Seksjonssjef Nina Melum/ Controller Ingvild Moe Toldnes

Transkript

1 av 7 Det medisinske fakultet Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Fra: Dekan Stig A. Slørdahl Signatur: Seksjonssjef Nina Melum/ Controller Ingvild Moe Toldnes O-SAK 0-0 Tertialrapport 0-00 Bakgrunn Dekanus rapporterer hvert tertial på statur på strategi, handlingsplaner/ indiakatorer og økonomistyring, herunder vurdering av regnskap hittil i år og prognoser for 00. Strategioppfølging. Overordnet vurdering av strategiarbeidet Fakultetets BOA-aktivitet har de siste årene ligget rundt eller over nivået på basis-finansieringen, dvs. større eller lik halvparten av fakultetets totalbudsjett. De fleste av tiltakene fra handlingsplanen fra 008 er i prosess og området er som sådan ivaretatt. Det er imidlertid utfordringer knyttet til risiko og forvaltning av BOA-området som bør utredes videre. Handlingsplanen fra 008 omhandlet økning av eksternt finansiert virksomhet. Fakultetet ønsker å endre dette fokuset over på å redusere risiko og bedre forvaltningen av BOA. En vurdering av nivået på en sunn BOA-andel og en risikoanalyse knyttet til sammensetningen av fakultetets BOA-portefølje vil være naturlig i kjølvannet av handlingsplanen fra 008. En vridning av porteføljen i retning av flere større flerårige prosjekter på bekostning av mindre kortsiktige prosjekter vil redusere risiko, øke forutsigbarheten (og dermed redusere behovet for midlertidige stillinger) og redusere ressursbehovet knyttet til det enkelte prosjekt. Fakultetet har god uttelling fra Samarbeidsorganet og også relativt god uttelling fra NFR. Den viktigste utfordringen for å endre sammensetningen av fakultetets BOA-portefølje ligger derfor i å øke finansieringen fra store utenlandske kilder, samt fra SFF-, SFI- og andre større nasjonale program. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Konsulent Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim Olav Kyrres gt Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 av 7 Utfordringen for fakultetet er at det fortsatt sendes for få EU-søknader; primært en kvantitativ utfordring, men fokus bør også ligge på å øke kvaliteten på innsendte søknader. NTNUs sentrale indikator for å måle økningen i EU-finansiering ivaretar resultatmålet. Fakultetet bør derfor ha særlig fokus på å arbeide fram langt flere og bedre EU-søknader de kommende årene gjennom konkrete tiltak og interne prosesser. Fakultetstyret ved DMF har uttrykt et ønske om sterkere fokus på forskningsaktivitet finansiert av tildeling fra EU og rekruttering av kvinner til vitenskaplige stillinger. Samtidig indikerer svak måloppnåelse på virksomhetsindikatorene for Ph.d.- produksjon og publiseringsindikatorene at fakultetet fortsatt har utfordringer på disse områdene. Fakultetets øvrige virksomhetsindikatorer vurderes å ha tilfredsstillende utvikling de siste år og krever ikke spesielt fokus nærmeste år. Fakultetet har gjennomført implementering av handlingsplan for å møte utfordringen på Ph.d.- indikatoren og vil følge opp utviklingen for denne indikator på måloppnåelse. Dekanus vurderer planlagt utrulling av handlingsplaner for publisering og kvinnerekruttering som tilfredsstillende for å møte utfordringer innen disse områder. Flere av tiltakene fra fakultetets handlingsplaner er fortsatt under implementering og vil kreve ytterligere oppfølging for å realiseres i løpet av høsten 00 og våren 0. I retrospekt er det åpenbart at omfanget av arbeidet med implementering av tiltakene var for omfattende i forhold til tilgjengelige ressurser og dermed ikke lot seg realisere i den grad og tempo det var planlagt. Det er imidlertid viktig å fullføre arbeidet som gjenstår, men samtidig på en overkommelig og effektiv måte. Effekt av tiltak som er implementert eller er under implementering vil først kunne måles over noe tid. Virkningen på virksomhetsindikatorene forventes derfor først i 0. Aktuelle tiltaksområder ble risikovurdert som del av prosessen med utvikling av handlingsplanene og i forhold til måloppnåelse på disse områdene er denne fortsatt gyldig. Dekanus finner derfor ikke grunnlag for at risikobildet er vesentlig endret i forhold til målområdene eller tiltakene som er under implementering. For å komme i prosess med strategiarbeidet og fakultetets fokusområder for 0 er det nødvendig å kvittere ut de eksisterende handlingsplanene fra 008 og vurdere hva som er fakultetets viktigste utfordringer de neste to årene. Områder som er ivaretatt gjennom tiltak fra handlingsplanene fra 008 gis derfor ikke spesielt fokus kommende år. Fakultetet har allerede igangsatt et forprosjektet for videreutvikling av teknisk-metodiske funksjoner som foreslås videreført i tre delprosjekter i 0. En omfattende tiltaksplan utarbeidet sammen med St. Olavs Hospital for økt integrasjon i universitetsklinikken skal også implementeres i 0. NTNUs HR-prosjekt vil rulles ut neste år og fakultetet vil i tillegg måtte kjøre et dokumentasjonsprosjekt i forlengelsen av innføringen av saksbehandlingssystemet ephorte. Fakultetet har i samarbeid med det regionale helseforetaket også overtatt ansvaret for Nasjonal samarbeidsgruppe (NSG) fra høsten 00. Arbeidet med innføring av kvalifikasjonsrammeverk og påfølgende revisjon av medisinstudiet er andre store prosjekter som vil kreve lederfokus kommende år. Totalt sett er det derfor mange tunge prosjekter som skal absorberes av organisasjonen og som vil være ressurskrevende å gjennomføre. På denne bakgrunn og i tråd med ovenstående gjennomgang av handlingsplanene fra 008 vil derfor fakultetet i 0 setter spesielt fokus på ett område; økt antall og høyere kvalitet på sendte EU-søknader, med tilhørende virksomhetsindikator. Fakultetet er i prosess med videreutvikling av strategi ved sine enheter og på nivå. Målsetting er å operasjonalisere strategien i større grad med fokus på hvordan fakultet og institutter kan relatere sin

3 3 av 7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet virksomhet og strategiske mål mot de store nasjonale og globale samfunnsutfordringene gjennom å samordne og spisse aktiviteten på områder man har særlige forutsetninger for å lykkes. Dette arbeidet kobles opp mot videreutviklingen av NTNUs strategi slik at DMFs strategiske mål svarer på NTNUs overordnete utfordringer om å bli internasjonalt fremragende.. b/c) Status på handlingsplaner og indikatorer HANDLINGSPLANER Handlingsplan Status Kommentarer til status og tiltak satt i verk HP Økt antall publikasjonspoeng Implementering forsinket. Økt fokus og HP Økt antall ph.d-grader HP3 Økning i eksternfinansiert virksomhet I henhold til plan Implementering forsinket. Økt fokus og HP 5 Internasjonalt samarbeid Implementering forsinket. Økt fokus og FORSKNING MÅLEINDIKATORER Indikator Måltall Status pr. tertial Prognose Publikasjonspoeng per vitenskapelig ansatt (unntatt phd) (oppgi antall poeng i parentes),6,6 Kommentarer til status og tiltak satt i verk Resultat 009 =,57 Andel publikasjoner nivå 3% 9% Resultat 009 = 7,8%. Økning til 3% er urealistisk og justeres ned. Antall uteksaminerte ph.d. grader Institutter melder lavere produksjon for året totalt etter siste rapportering. Ekstern finansiering (totalaktivitet) Prognose tilsier noe lavere tall en oppri. mål. Svak forbedring ift. tertial. EU 3 3 Resultat.T = ca. 8, mill. Mål opprettholdes.

4 4 av 7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet HANDLINGSPLANER Handlingsplan Status Kommentarer til status og tiltak satt i verk HP7 - Utdanningskvalitet Implementering i oppstart MÅLEINDIKATORER Indikator Måltall Status. tertial Vurdering Kommentarer til status og tiltak satt i verk UTDANNING Antall primærsøkere per studieplass (tatt opp, og begynt endelige tall foreligger 5. oktober) Gjennomsnittlig karakterpoeng for primærsøkere ved opptak (tatt opp, og begynt endelige tall foreligger 5. oktober) 7,8 5,5 Prognose uendret fra forrige år Økning i andel mastergrader år etter opptak (oppgi andel i parantes) 5% (75%) ORG OG RESSURSER Økning i andel - - mastergrader 5 år etter - opptak (oppgi andel i parantes) HANDLINGSPLANER Handlingsplan Status Kommentarer til status og tiltak satt i verk HP4 - Økt andel kvinner blant nytilsatte i faste vitenskapelige stillinger Implementering forsinket. Økt fokus og MÅLEINDIKATORER Indikator Måltall Status pr. tertial Prognose Kommentarer til status og tiltak satt i verk Andel kvinner av nytilsatte i vitenskapelig stilling som 35% 35 % krever doktorgrad Prognose uendret

5 av 7 Økonomistyring. overordnet vurdering av økonomistyringen DMFs institutter/ enheter har kvartalsvise rapporter til fakultetet som inneholder status på regnskap, prognose for året samt vurderinger av disse. Det rapporteres på alle rammer, også på BOA. Den kvartalsvise rapporteringen på bidrags- og oppdragsprosjekter ble innført i 00, og det jobbes kontinuerlig med forbedring både av innhold og struktur på disse rapportene. Den kvartalsvise rapporteringen på BOA bygger på månedsrapporter som prosjektøkonomene lager med bakgrunn i en felles databaseløsning for prosjektrapportering utarbeidet ved DMF. I tillegg til rapportering på økonomiske forhold, bes det om status og prognoser på instituttvise indikatorer, samt en generell vurdering av status på områdene økonomi, forskning, undervisning, formidling, nyskaping og organisasjon/ ressurser Fakultetets seksjoner har tilsvarende rapportering innenfor sine områder. Gjennomgangen av regnskap og rapporter hittil i år viser en aktivitet som i stor grad er som planlagt, likevel er det noe lavere nedbygging av avsetningene på strategi- og omstillingsmidler enn budsjettert. Som vi omtalte i forrige tertialrapport har det største usikkerhetsmomentet vært knyttet til oppkjøpsordningen av medisinplasser i utlandet. Der har vi bygget opp store avsetninger som følge av manglende fakturering fra Vrije Universitet, Amsterdam. I den senere tid har det kommet signaler fra Vrije om at det vil komme et krav på disse midlene, og det jobbes nå med å få avklart hvor stort et eventuelt krav fra dem vil være, og hvordan vi skal forholde oss til dette.. Kommentar til de ulike rammene RD - Grunnbevilgning NTNU DMF har tradisjonelt hatt god oversikt over økonomien knyttet til RD. Store deler av budsjettet er knyttet til faste stillinger, og fastlønnsbudsjettet forvaltes på fakultetsnivå. Det legges inn bevilgning til et par ekstra stillinger (overtas fra BOA) som øker lønnskostnadene ifht budsjett. Som omtalt i forrige tertialrapport forventes det noe avvik knyttet til enkelte tiltak bl.a implementering av handlingsplaner som blir noe utsatt. Dette gjør at kostnadene reduseres noe. Avsetningene på RD ved inngangen av året skyltes overførte ubrukte midler knyttet til oppkjøpsordningen med studieplasser i utlandet, og som nevnt over jobbes det med avklaringer her. Ordningen er under avvikling og det forventes at alle kostnader gjøres opp i 00/0. Prognose RD: Det er noen forsinkelser i planlagte tiltak som vil gi mindreforbruk i 00. Samtidig forventes det en begrenset økning av lønnskostnadene som gjør at det totale resultatet for den ordinære drifta stort sett er i tråd med budsjett. Usikkerhet: -3 mill RD69 - Overhead/ forskningskontoer En stor del av fakultets samlede avsetninger er knyttet til RD69. Som et ledd i å redusere disse er det utarbeidet et avsetningstak også på instituttnivå. Noen institutt forventes å ligge tett opp mot taket, og det jobbes nå med tettere oppfølging av prosjekter på denne rammen, spesielt såkalte forskningskontoer. Det rapporteres bl.a. på prosjektnivå i kvartalsrapporten fra institutt til fakultet. Ved avslutningen av regnskapsåret 009 ble en del overføringer til BOA ikke fanget opp slik at avsetningsnivået i år er kunstig høyt.

6 av 7 Inntektene på fakultetets overheadkonto går i all hovedsak til å dekke kostnader som regnskapsføres på RD. Prognosen på boa-aktiviteten ligger noe lavere enn budsjettert, noe som kan få betydning for overheadinntektene til fakultetet. I tillegg vil noe av overheadmidlene få til inndekning av underskudd på refusjonskonto for stipendiater med lovpålagt forlengelse etter permisjoner. Prognose RD69: Saldo på fakultetets overheadkonto ved utgangen av året forventes å ligge på omtrent 6 mill. Dette er nokså lavt i forhold til at styret anbefaler en buffer på nærmere 0 mill. Instituttene planlegger delvis opp- og nedbygging av sine avsetningskonto (avhengig av nivå ifht vedtatt avsetningstak). Usikkerhet på prognosen er 3-5 mill som bla kan knyttes til bruk av forskningskontoer og nivå på overheadinntekter. RSO Strategi- og omstillingsmidler Erfaringsvis vil det alltid være en del mindreforbruk knyttet til strategiske stillinger som følge av permisjoner og sykefravær. Dette gjør at det samlet er relativt store avsetninger på denne rammen. For å redusere disse avsetningene forskutterer vi framtidige tildelinger og lyser ut flere stillinger enn de tildelte stillingene fra NTNU, men effekten av dette kommer først i 0. Ordningen med midler til avansert vitenskapelige utstyr gir en del avvik ifht budsjettet, men prognosen fra.tertial er lite endret. En del av avsetningene er knyttet til tildelinger fra FUGE. Det har vært forsinkelser på oppstart slik at det er akkumulert ubrukte midler her. Prosjektene går nå som planlagt og vil bygge ned midlene etter plan godkjent av FUGE. Prognose RSO: Nye stipendiater/ post.dok tiltrer generelt noe senere enn budsjettert slik at lønnskostnadene forventes å bli noe lavere enn prognosen.tertial. Forøvrig er aktiviteten stort sett som planlagt og prognosen videreføres på samme nivå. Usikkerhet er i hovedsak knyttet til forventet belastning av investering på avansert vitenskapelig utstyr og sykefravær. Usikkerhet samlet sett -5 mill RF - Ramme Felles utstyr nytt sykehus I 009 ble kostnader periodisert flere ganger uten å bli reversert. Det gjorde at 009-regnskapet viste et kunstig høyt kostnadsnivå. Dette er reversert i 00 og gir regnskapsmessige inntekter på 47 mill. Budsjettet er nå revidert for å gi et riktig bilde. Prosjektet nærmer seg nå siste fase og vil i løpet av 00 benytte mill. Det er nokså stor usikkerhet knyttet til periodisering av disse kostnadene. Prognosen pt er at om at omtrent 30 mill overføres fra 00. Av dette skal 4 mill settes av til bygging av kunnskapssenteret, mens resten er planlagt brukt i 0..3 Status på tiltak knyttet til etterlevelse av gjeldende lov- og regelverk, samt retningslinjer vedrørende anskaffelser Reduksjon av innkjøp som går utenom bestillingssystemet Det har vært en betydelig bedring av antall kjøp utenom bestillingssystemet, men noe gjenstår fremdeles. Vi bruker aktivt avviksrapporter for å kartlegge hvor det er størst andel innkjøp utenfor system og har igangsatt aksjoner, bl.a. informasjonsmøter, for å bedre prosenten i disse miljøene. Spesielle problemstillinger ved DMF er samboerskapet med St.Olavs Hospital. Med to forskjellige bestillingssystemer er det utfordrende å få alle typer bestillinger gjennom systemet. Det har derfor vært nødvendig å lage en del spesialordninger for at det skal fungere. Det gjenstår en del utfordringer med noen leverandører fordi de godtar bestillinger utenom systemet, dette vil vi forsøke å ta tak i samarbeid med den sentrale Økonomiavdelingen.

7 av 7