Extens Opplæringsmateriell Fakturering Skole Brukerhåndbok 06.06.2003
ELEVFAKTURERING ARBEIDSGANG... 3 Lisenser Rettigheter...3 Faktureringsperiode...3 Registrering av faktureringsperiode...3 Betalingskoder...3 Fag / aktiviteter...3 Legge inn aktivitet / fag på eleven...3 Automatisk SFO-registrering i et egendefinert felt!...4 Kontroll av betalingskoder på fag...4 Koble betalingskode til elever...5 Registrere regningsmottaker...6 Lage regningsmottaker på flere elever...6 Registrere regningsmottaker til en elev...7 Endre / Slette regningsmottaker...8 Serieendre regningsmottakere...8 Familiebildet... Feil! Bokmerke er ikke definert. Avvikende, Ekstra Betalinger...9 Registrere betalingsavvik på flere elever samtidig... 10 Serieendre betalingsavvik på flere elever samtidig... 11 Kontroll av fakturakjøring/fakturagrunnlag... 11 Før neste fakturering... 11 SFO Skjema... 11 Registrere tidskjema... 12 Slette tidskjema... 12 Avslutt tidskjema... 13 Rapporter.... 13 2
Elevfakturering Arbeidsgang Lisenser Rettigheter Ser du ikke de siste flikene Betalingsavvik, Regningsmottaker, har du ikke nok rettigheter. Kontakt systemansvarlig som kan gi deg større rettigheter dersom dere har kjøpt Faktureringsmodulen. Faktureringsperiode Registrering av faktureringsperiode Faktureringsperioden brukes for å knytte en fakturering til et tidsrom. Det kan være en måned, termin eller et skoleår. Fil - Innstillinger - Fakturering skole Faktureringsperiode.. Viktig at betalingsavvik ligger innenfor rett periode. Betalingskoder Organisasjon Systemregister Betalingskode (Gjøres sentralt) Fakturering i Extens styres av betalingskoder. Kodene kobles til aktiviteter, produkter, lån eller direkte til eleven. Til betalingskoden registreres et beløp som er grunnlag for faktureringen av aktiviteten eller lånet eleven har. Fag / aktiviteter Legge inn aktivitet / fag på eleven Skal man legge inn for eksempel SFO som en aktivitet, går man til Elevregisteret og gjør et utvalg på en eller flere aktuelle elever. (Bruk F9). Prinsippet er at man først legger inn et fag på en elev, så kopieres dette faget til andre elever som er med i SFO med samme type aktivitet. 1. Stå i Register Elev, fliken aktivitet (Elevregister Flik) 2. Trykk F5 Ny 3. Skriv et fornuftig utvalg, eks SFO* 4. Velg det som passer i Fag 5. Periode kan brukes(følger skoleåret), kan stå tomt 6. Fradato må være fylt ut (Tildato kan stå tomt til eleven slutter i SFO) 3
7. Akt.type skal være T1 8. Andre felt trenger man ikke fylle ut 9. Trykk OK Da kommer faget tilsyne i fliken Aktiviteter 10. Merk SFO-faget 11. Høyreklikk i øvre del av fliken (tabellen). Velg funksjoner og Kopiere aktiviteter. 12. Gjør et passende utvalg, eks. SFO se tips over. (Kan også være klasser, grupper,.) 13. Merk de elevene som skal få kopiert en aktivitet og trykk på Kopiere. Nå skal avmerkede elever ha aktuelt fag. For andre fag/aktiviteter gjentas denne prosessen til alle SFO-elever er registrert. Automatisk SFO-registrering i et egendefinert felt! Samtidig med registrering av aktivitetene, blir fagkoden og Start datoene registrert i et egendefinert felt som heter SFO-aktivitet. Dette kan sees i listeform, (bruk F11 Feltvalg). Feltet kan brukes til utvalg i ulike sammenhenger. Når eleven slutter i SFO, må man manuelt tømme dette feltet. Kontroll av betalingskoder på fag Å kontrollere eller endre betalingskoder, kan gjøres på flere måter. Et sted er i Verktøy - Elev Serieendre tildelte aktiviteter(gruppeinndeling), et annet er å gå på den enkelte elev under Register - Elever Eksempel: 1. Verktøy - Elev Serieendre tildelte aktiviteter(gruppeinndeling) 2. F9 Utvalg/Sort, (Et aktuelt søkekriterie kan være (Tom) på Betalingskode) 3. Bruk F11 for å se bl.a. feltet Betalingskode (under mappen Betaling). 4. Bruk hurtiginntasting som beskrevet over. 4
Koble betalingskode til elever En annen måte å legge inn betalingskode på elever, er å gjøre det i listeform i elevregisteret direkte til hver elev. Man kan kun legge inn en kode, og den må slettes når den ikke er i bruk. Den kan heller ikke datostyres. Dette krever at man velger Elever i innstillinger Fakturering. 1. Velg Register Elev i listform og gjør f.eks. feltvalg i flg. bildet nedenfor ( Feltet betalingskode fins i mappen Betaling). Gjør et utvalg der man ser alle elevene som skal faktureres f.eks. feltet Klasse = 2A.. 2. Trykk/Velg [ F7 Marker alle] eller marker et utvalg. 3. Trykk/Velg [F10 Hurtiginntasting] 4. Skriv inn betalingskode og trykk deretter Lagre. 5
Nå har man registrert en betalingskode for alle elever som går i Klasse 2A. Registrere regningsmottaker Hver elev må ha en regningsmottaker for å kunne faktureres. Man registrer alltid familieoverhode (en av de foresatte) først (kolonnen til venstre i fliken). Dersom denne skal være regningsmottakeren, trenger man ikke gjøre mer. Familieoverhode/regningsmottakeren kan legges inn en og en eller du kan bruke et verktøy som lager flere av gangen. Det er elevens kobling til familieoverhode (den til venstre) som avgjør hvordan en eventuell søskenrabatt skal regnes ut. Om flere elever er koblet til samme familieoverhode, så regnes disse elevene som søsken og vil kunne få søskenrabatt, se evt. fakturainnstillinger og betalingskoder. Lage regningsmottaker på flere elever Elever som er under 18 år får den som er registrert som hovedforesatte som regningsmottaker. En elev som er over 18 år får seg selv som regningsmottaker. 1. Velg Register Elever.. i listform. 2. Ta et utvalg [F9- Utvalg / Sort] som passer til de regningsmottakerne du vil lage (Bruk for eksempel SFO-aktivitet.) 3. Trykk ned ( SHIFT) - tastene og trykk/velg [F6 Lage regn mott] Nå hentes/lages regningsmottaker fra foresattebildet til alle elever som mangler regningsmottaker ut fra utvalget som er valgt. Det går også an å få en liste på de elever som mangler regningsmottaker ved å se Elev registret i listform og trykk / velg [F9- Utvalg / Sort]. Velg deretter feltet regningsmottaker og gjør et utvalg på regningsmottaker = 0. TIPS! Når du har listen med elever som mangler regningsmottaker, høyreklikk og velg skriv ut listform for å få en hurtigutskrift på disse elever. Listen kan brukes senere ved registreringen av regningsmottaker. 6
Registrere regningsmottaker til en elev 1. Velg Register - Elever.. 2. Ta fram en elev i kartoteksform. 3. Trykk på fliken Regningsmottaker, og marker fliken, trykk [F2 Flik],slik at det blir en blå ramme rundt fliken. 4. Trykk / Velg [F3 Endre]. 5. I feltet Personid kan du direkte skrive inn et personnummer på en regningsmottaker og deretter trykke på Tab-tasten, da kommer adressen på personen fram hvis personen tidligere fins registrert i programmet. Dersom det ikke skjer, så får du skrive inn adresseopplysningene selv. Eller så kan du trykke på plukklisten og velge en person i listen. Den/de personer som kommer fram som forslag er den/de personer som fins registrert som Hovedforesatte i elevens foresattebilde.(for kontroll av foresattebildet se avsnittet Foresattebildet ). Sjekkboksen Lås fliken ved oppdatering, er viktig å hake av dersom man velger en annen enn hovedforesatte1. Ellers kan den bli overskrevet. Feltet Bank, Kontonummer kan brukes om man har satt kryss i ruten for Autogiro. Dette avgjøres av hver enkelt kunde hvorvidt dette skal fylles ut. OBS! Vær nøye med å kontrollere hvordan økonomisystemet håndterer autogiro og kontakt IST før integrasjonen kjøres mot økonomisystemet for at håndteringen av autogiro skal fungere på et tilfredsstillende måte. Feltet Kunde id kan brukes ved håndtering av kundenummer for noen økonomisystem. 6. Trykk / Velg [F3 Lagre.] Registrere alternativ regningsmottaker / delt faktura Skal man ha en alternativ regningsmottaker eller dele regningen likt med en annen regningsmottaker, gjør man følgende: 1. Trykk/Velg F3 Endre 2. Kryss av for Alt.mottaker. 3. Fyll i personid i feltet til høyre. Skriver man deler av personid, kan man søke ved å trykke på knappen >>> (Trykker TAB) 4. Sett verdi i prosentfeltet. 100 betyr at den alternative får hele fakturaen. Ved 50% deler familieoverhodet og alt.mottaker regningen likt. Feltene Institusjon og Privat brukes etter avtale med IST. 7
Endre / Slette regningsmottaker 1. Velg Register - Elever.. 2. Ta fram eleven i kartoteksform. 3. Trykk på fliken regningsmottaker og marker fliken, trykk [F2 Flik] slik at det blir en blå ramme rundt fliken. 4. Trykk/Velg [F6 Slette.] Svare ja på spørmålet. 5. Trykk/Velg [F3- Endre]. Skriv inn eller velg den nye regningsmottagerens personnummer, Trykk på Tab-tasten. 6. Trykk/Velg [F3 Lagre] Serieendre regningsmottakere Ønsker man å forandre/registrere kunde id, avtalegiro, kontonummer og/eller bank på flere regningsmottakere kan dette gjøres fra Verktøy Fakturering Serieendre regningsmottakere. Bruk F11 - feltvalg for å se de rette feltene og F9 for å foreta utvalg. Foresattebilde 1. Velg Register Elever 2. Finn en elev i kartoteksformat. Pek med musepekeren i øvre delen av vinduet(hodet) på elevkortet og høyreklikk. Velg Gå til familie. Nå vises elevens foresattebilde. Her kan du legge til et nytt familiemedlem. Ved å markere personene kan du se foresattes og barnets adresseopplysninger.(arbeider du i en felles databaseløsning bør forandring av foresattebildet unngås, ettersom dette kan påvirke foresattebildet for andre moduler av programmet (eks. barnehagebetalingen).før en forandring gjøres bør noen som jobber med Extens barnehageprogram kontaktes for å diskutere hvordan man skal håndtere dette i kommunen.) a) Nytt familiemedlem. Trykk på fliken Oversikt og marker fliken slik at det blir en blå ramme rundt fliken. Velg/Trykk deretter på [F5 Ny.] b) I vinduet fyller du ut personnummer og trykker på Tab - tasten. Fins personen registrert i personregistret kommer adresseopplysninger opp automatisk. Om ikke personen fins registrert tidligere, må navn og adresseopplysningene fylles ut. I det illustrerte eksemplet registreres en ektefelle/samboer. Trykk deretter på Knappen [OK.] 8
Avvikende, Ekstra Betalinger Avvikende betalinger kan man legge inn i fliken Betalingsavvik i Elevregisteret. Man kan legge inn en avvikende kostnad eller en rabatt. Den avvikende betalingen blir lagt opp på en egen fakturarad på fakturaen med et + eller beløp. 1. Velg Register Elever.. 2. Velg å se registret i kartotekform. 3. Trykk på fliken Betalingsavvik og marker fliken slik at det blir en blå ramme rundt fliken. 4. Trykk Velg [F5 Ny]. Betalingstype Betalingskode Velg Aktivitet. Velg en passende betalingskode eller få laget en ny betalingskode for den avvikende betalingen, f.eks. fratrekk. Den avvikende betalingskoden kan man senere velge i plukklisten. Når du velger en kode, får opp den sum som tilhører betalingskoden. (Denne kan forandres, se Sum nedenfor). VIKTIG! Du kan bare velge en betalingskode som ikke er berettiget til Søskenrabatt. Vil man at den avvikende betalingen skal ha Søskenrabatt, kontakt da IST. Benevning Fr.o.m. dato Til.o.m. dato Sum Her skriver du inn den tekst som senere kommer ut på fakturaraden for avvikende betaling. Det er datoen fra når denne avvikende betalingen skal gjelde. Det er datoen når avvikende betalingen avsluttes. Den sum som skal på fakturaen. Husk ved beløp som er til fratrekk. Beløpet kan variere fra elev til elev. 9
Til mottaker Konto1-4 Merknad Brukes for å styre et betalingsavvik til en bestemt regningsmottaker. Regningsmottaker 1 er den til venstre, i regningsmottakerfliken, mens 2 er den alternative. NB! 0 lagres som blankt, og deles evt. etter reg. i regningsmottakerfliken. Konto1-4 brukes kun av noen. Ta kontakt med systemasnvarlig hvis du er i tvil. Det er betalingskodens Kontostreng som styrer hvilken Kontostreng som kommer å bli registrert på en avvikende betaling. Her kan du skrive opplysninger om den avvikende betalingen. Ved en fakturakjøring kommer følgende avvikende betalinger med: Alle avvikende betalinger med Fr.o.m. dato tidligere enn faktureringsperiodens sluttdato kommer med på faktureringen. T.o.m. datoen bestemmer hvor lenge denne avvikende betalingen skal gjelde. Om en avvikende betaling er blitt integrert og fakturert, så ved ny fakturakjøring på samme betalingsperiode kommer ikke den avvikende betalingen med. Har man en avvikende betaling som har en T.o.m. dato som går innenfor neste betalingsperiodes datointervall, kommer den avvikende betalingen å bli fakturert en gang til på den nye betalingsperioden. Feltet Til fakturanr brukes kun ifbm Kreditfaktura. Brukes kun etter avtale med IST. Registrere betalingsavvik på flere elever samtidig 1. Velg Register Elever.. i listform. 2. Marker de elever som skal ha en avvikende betaling, hold knappene [SHIFT] nede og trykk/velg [ F1 Lage betaling]. 3. Velg ønsket betalingskode og fyll i øvrige opplysninger. Trykk deretter på knappen Ok. 10
Serieendre betalingsavvik på flere elever samtidig Verktøy Fakturering Serieendre betalingsavvik Her kan man slette eller forandre alle opplysningene under betalingsavvik for flere elever samtidig. Man kan dessverre ikke få frem elevens navn og klasse i denne versjonen. Planen er at det skal være på plass i neste versjon. Ved feilregistreringer har man likevel mange muligheter for å søke frem de rette opplysningene. Kontroll av fakturakjøring/fakturagrunnlag Utskrift faktureringsrapport 1. Gå til Fil Utskrift(Rapportgenerator) 2. Velg rapporten FA_GRL02.rpt under Fakturering 3. Gjør et utvalg på enheten (skole-koden) 4. Fyll inn kjøringsnr 5. Trykk OK, resultatet kommer opp. 6. Skriv ut de aktuelle sider av rapporten om man ønsker en papirkopi. 7. Rett feil innenfor det tidsrommet du har til rådighet. Før neste fakturering Dersom elever slutter før tiden og ikke skal faktureres ved neste fakturakjøring, må man gå inn å rette opp Til dato på de ulike aktivitetene. Det samme kan gjelde betalingsavvik og lån. Datointervallet i fliken Betalingsavvik må ligge utenfor betalingsperioden dersom disse ikke skal bli med på kjøringen. Disse må eventuelt fjernes direkte i Betalingsfliken til den enkelte elev. SFO Skjema er en ny flik som gjør det mulig å registrere når barn skal vær til stede i SFO. Man har da også mulighet til å lage frammøtelister. 11
Registrere tidskjema Tidskjemaet kan bestå av flere uker. Til startdatoen som angis for tidskjemaet, kobles en viss rulleringsuke, som gjør at tidskjemaet ruller i tråd med kalenderen. Et avvikende tidskjema, som gjelder for en viss periode, kan bryte det ordinære tidskjemaet. Når gyldighetstiden for det avvikende tidskjemaet har sluttet å gjelde, bruker programmet det ordinære tidskjemaet igjen. 1. Søk fram aktuelt tidskjema i Elevregisteret, Fliken SFO Skjema. 2. Klikk [F5-Ny] for å legge til et nytt tidskjema. 3. Navn på tidskjema, Tidskjema, er ikke obligatorisk å angi. Trykk [tab] mellom feltene. 4. Angi i Intervall når tidskjemaet skal begynn gjelde fra og eventuelt opphørsdato. Skal tidskjemaet gjelde inntil videre, lar du det høyre feltet stå tomt. 5. Angi antall rulleringsuker (i Ant rulleu) og hvilken rulleringsuke (i Første rulleu) som er den første rulleringsuken for tidskjemaet. Trykk [tab] igjen for å komme til første dialogfelt på tidskjemaet (første kolonne lengts opp til venstre, under Start 1). 6. Angi tidene ved å skrive inn fire siffer, f.eks. 0800. Når sifferne er angitt vil forflytning til neste kolonne skje automatisk og kolon settes inn mellom time- og minuttangivelsen. Trykk [Enter] for å begynne på en ny rad. Hvis det skal angis like tider for alle ukens dager, trykk [Shift] + [F3-Kopiere til ti-fre]. 7. Når alle tider er angitt, trykk [F3-Lagre]. Gjennomsnittstiden for hele tidskjemaet og den uken du står i vil nå beregnes og tidskjemaet lagres. Tenk på at Med [Shift] + [F3-Kopiere til ti-fre], kopiere mandagens angitte tider til ti-fre, samt kopiere/lime inn markerte felt. Slette tidskjema Den eneste gangen du skal slette et tidskjema er hvis du har registrert et feil. 1. Søk fram aktuell elev som du vil slette tidskjema på. Trykk [Ctrl] + [F9-Hurtigutvalg], angi elevens personid og trykk [Ok]. 2. Elevens opplysninger vises nå i kartoteksformat. Velg fliken SFO Skjema og marker med [F2-Flik]. 3. Marker i flikens listeform det tidskjema du vil slette. Trykk [F6-Slette] eller høyre musknapp Funksjoner/Slett tidskjema. 4. Du spørres om tidskjemaet virkelig skal slettes? Svar [Ja]. Se også fig under. 12
Avslutt tidskjema Å avslutte et tidskjema kan foretas på to måter. Enten legger du en opphørsdato på tidskjemaet eller så legger du et nytt tidskjema på plasseringen det gamle tidskjemaet vil avsluttes automatisk. Velg Register Elever og fliken SFO Skjema. 1. Søk fram aktuell elev som du vil avslutt et tidskjema på. Trykk [Ctrl] + [F9-Hurtigutvalg], angi elevens personid og trykk [Ok]. 2. Elevens opplysninger vises nå i kartoteksformat. Velg fliken SFO Skjema + marker med [F2-Flik]. 3. Marker det tidskjema som skal avsluttes og skift det over til kartoteksform. Trykk [Shift] + [F10-Dialogmeny] og velg Kartotek/Listeform. Trykk [F3-Endre] og skriv inn en opphørsdato. 4. Hvis du heller vil legge et nytt tidskjema, trykk [Shift] + [F10-Dialogmeny] og velg Funksjoner Nytt tidskjema eller høyre musknapp Funksjoner/Nytt tidskjema. 5. I begge tilfellene vil det tidligere tidskjemaet avsluttes. Rapporter. Foreløpig er det en aktuell rapport; Skole\SFO\SF-SKJEM.RPT 13