SAKSFRAMLEGG Arkivsaksnummer.: Arkivnummer: Saksbehandler: 08/1159 610 Jan Marcussen Solveig Klevstad Aud Norunn Strand FORVALTNING AV KOMMUNALE BOLIGER - ORGANISERING RÅDMANNENS FORSLAG: 1. Stilling som boligforvalter organiseres under helse- og sosialetaten. 2. Rådmannen gis fullmakt til å omdisponere andel av årets budsjettmidler for boligformål til nytt kapittel Kommunale boliger ut fra oppstartstidspunkt. 3. 500 000 kr av vedlikeholdsfond, konto 256.99.601, tilføres boligkapitlet. Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Bakgrunn Med bakgrunn i kommunestyresak 56/06 om vedlikehold av den kommunale eiendomsmassen, nedsatte formannskapet i sak 112/06 ei arbeidsgruppe som skulle vurdere organisering og drift av kommunens eiendomsforvaltning. Arbeidsgruppas rapport forelå 23. april 2007, og formannskapet vedtok i sak 34/07 å sende rapporten på høring. Kommunestyret vedtok i sitt møte 11.02.2008, sak 5/08, følgende: 1. Prinsippet om at kommunen skal eie og ha det overordnede ansvaret for eiendomsmassen står fast. 2. Det er enighet om å samle alle boligene inn under en felles administrasjon med resultatansvar forvaltning og utleie av boligmassen sentraliseres. 3. Leiligheter eller boliger hvor kommunen i dag har etablert en husleieordning skal inngå i et eget framtidig resultatområde. 4. Rasjonell drift av boligmassen vil kreve et kontorstøtteprogram som holder oversikt over alle sider av boligforvaltningen. 5. Organisasjonsformer som aksjeselskap, stiftelse, og borettslagsmodellen er uaktuelle. 6. Rådmannen bes utrede en organisasjonsmodell basert på forutsetningene i punktene 1-5, der eiendomsforvaltningen inngår som en del av den ordinære virksomheten. Rådmannen legger i denne saken fram sitt forslag til organisering av boligforvaltningen innenfor kommunens ordinære virksomhet, jf pkt 6. I utredningsarbeidet har rådmannen hatt møter med ansatte i helse- og sosialetaten, teknisk etat og tillitsvalgte
Hensikten med omorganiseringen er å samle ansvaret for forvaltning av de kommunale boligene på ett sted og på den måten få en mer effektiv drift. Ved å skille ut og styrke forvalterrollen vil koordineringen av de ulike oppgavene bli bedre. Blant annet vil omorganiseringen bidra til en mer samordnet vurdering av boligmassen og mer planmessig prioritering av vedlikeholdsoppgavene. Å sikre forsvarlig vedlikehold av bygningene er en målsetting. Videre er en av begrunnelsene for omorganiseringen å skille kommunens roller som bestiller og utfører. Kommunale boliger Omorganiseringen skal omfatte alle boliger der bruker betaler husleie, dvs alle botilbud utenom Modumheimen, avlastningshjem for barn og barneboligen. De kommunalt eide boligene omfatter: Boliger disponert av sosialkontoret Boliger disponert av flyktningekontoret Bo- og dagsenter Bofellesskap for aldersdemente Trygdeboliger Omsorgsboliger Boliger m/bistand (PU-boliger, Tomtebo ekskl. Storebo, Internatveien osv.) I tillegg er det leiligheter i borettslag eller i privat eie som pleie og omsorg kun har tildelingsrett til. Dette gjelder Solstad, Telesletta, Sommerfryd og Dælveien. Modum kommune har for tiden ingen boliger for ansatte. Dagens organisering Det er helse- og sosialetaten som tildeler/disponerer og fakturerer husleie for kommunale boliger. Sosialtjenesten og flyktningetjenesten tildeler de boligene de disponerer. For øvrige boliger sendes søknad til sonekontorene eller til tiltaksenheten. Saksbehandler reiser som regel på hjemmebesøk/kontakt med pårørende. Søknaden behandles i tiltaksenheten som fatter enkelt vedtak om tildeling. I møte deltar også seksjonslederne for hjemmetjenestene og funksjonshemmede. Teknisk etat har stått for oppussing og vedlikehold. Kjøp/salg av leiligheter/boliger i henhold til pkt 4.4 i delegeringsreglementet, ivaretas i dag av sentraladministrasjonen. Ny organisering Ved omorganisering må fastsettes hvilke oppgaver og ansvar som skal legges til boligforvalter, og hvilke oppgaver som skal ivaretas av kommuneorganisasjonen for øvrig. Tiltaksenheten, sosialkontoret og flyktningetjenesten gjør vedtak om tildeling av bolig og vil dermed fortsatt være bestillere. Det foreslås at boligforvalter får ansvar for følgende:
Oversikt Boligforvalter skal ha samla oversikt over boligmassen og leieforhold. Det vil imidlertid ofte være bestiller som i praksis har oversikt over hvilke boliger som blir ledige og som kan være egnet for de ulike brukerne. Det vil derfor være behov for tett samarbeid mellom bestiller og boligforvalter ved tildeling. Kommunestyret har vedtatt at Rasjonell drift av boligmassen vil kreve et kontorstøtteprogram som holder oversikt over alle sider av boligforvaltningen. Innflytting Ved innflytting skal boligforvalter ha ansvar for kontrakt og utlevering av nøkler. Dette gjelder imidlertid ikke trygdeboliger, Åmot bofellesskap, Furulund bofellesskap og bo- og dagsentrene. Der inngås det ikke kontrakt i tillegg til vedtak, og bemanningen sørger for nøklene. Boligforvalter må imidlertid informeres om alle endringer. Utflytting Ved avslutning av leieforhold må boligforvalter følge opp at leietaker/pårørende har vasket, lest av strøm og levert nøkkel. Erfaringsmessig er dette et problem i tilknytning til boliger disponert av sosialkontoret. Innleide tjenester belastes bruker/sosialkontor. Boligforvalter vil ha ansvar for eventuell oppsigelse og utkastelse. Fakturering Boligforvalter skal ha ansvar for fakturering. Det må være samarbeid med økonomiavdelinga som har oversikt over eventuell manglende betaling, og med bestiller for å vurdere konsekvenser. Vedlikehold Boligforvalter har ansvar for å ha oversikt over vedlikeholdsbehov og bestille nødvendig vedlikehold av boligene. Vedlikeholdsavdelingen kan gjøre faglige vurderinger. Vedlikeholdsavdelingen kan utføre arbeidet selv mot betaling, eller oppdrag kan gis til andre. Ved hærverk er det som hovedregel beboer som skal betale utgiftene. Fastsetting av husleie I arbeidsgruppas utredning ble det foreslått at ved et eventuelt kommunalt foretak skulle husleiesatser vedtas av styret. Spørsmålet blir om fastsetting av husleiesatser nå skal delegeres til rådmannen, eller om rådmannen kun skal fremme forslag til politisk behandling i forbindelse med budsjett. I dag vedtas endringer i husleiesatser politisk, mens indeksjusteringer foretas administrativt. I følge delegeringsreglementets 4.4 a) er også individuelle saker vedrørende husleiefastsettelse delegert til rådmannen. Det foreslås at dagens praksis videreføres. Videre foreslo gruppa å innføre prinsippet om at husleien skal dekke 100 % av kommunens selvkostnad. I avsnittet om økonomi ser vi at dette vil medføre en betydelig husleieøkning. Dette må veies opp mot boligsosiale hensyn. Større økning av husleiesatser må eventuelt gjennomføres over tid. Det vil være naturlig at behov for økt ressursinnsats innen boligområdet dekkes av økte husleieinntekter.
Fastsetting av husleiesatser vil ha betydning for budsjettrammer både for boligavdelingen, men også indirekte for sosialtjenesten som til en viss grad må dekke økte boutgifter. Kjøp/salg/leie I følge delegeringsreglementets pkt 4.4 er følgende delegert til rådmannen: - Kjøp, salg og makeskifte av fast eiendom med verdi opp til 1 500 000 kr. - Leie/utleie av fast eiendom/lokaler med leiepris inntil 300 000 kr per år og varighet inntil fem år. Det er naturlig at boligforvalter får ansvar for kjøp/salg og leie/utleie av boliger innenfor vedtatt budsjettrammer. Planlegging/Byggeprosjekter Det forventes at boligforvalter har en aktiv rolle i planlegging, og på lik linje med andre virksomheter kommer med innspill i budsjettprosessen og andre planprosesser, herunder boligsosial handlingsplan. Det er videre naturlig at boligforvalter involveres i planleggingen av konkrete byggeprosjekter. Vurdering Hensikten med omorganiseringen er å samle ansvaret for boligforvaltning i kommunen på ett sted. I dag er boligforvaltning spredt på flere personer. Det forventes at økt satsing på dette området medfører behov for økte personalressurser. Oppgavene vurderes å fylle ett årsverk. Det er lite hensiktsmessig å frigjøre dette årsverket ved omrokkeringer internt. Det foreslås at ny stilling som boligforvalter lyses ut. God dialog og samspill mellom kommunale virksomheter vil være avgjørende for en vellykket organisering av forvaltningen av kommunale boliger. Det er en forutsetning at boligforvalter må ha nært samarbeid og dialog med helse og sosialetaten og teknisk etat. Ved vurdering av hvor i kommuneorganisasjonen boligforvalter skal plasseres er det tatt hensyn til hvilke områder som krever tettest samhandling. Her veies brukernærhet opp mot det byggfaglige. Rådmannen mener at det i det daglige er mest kontakt mot helse- og sosialetaten, og at det derfor er mest hensiktsmessig å knytte boligforvalter til den etaten. Økonomi Kommunale boliger må organiseres som eget ansvars- og tjenesteområdet. I den forbindelse må det foretas budsjettjusteringer. Ved omorganisering overføres vedtatt budsjett fra de berørte budsjettkapitlene til nytt kapittel Kommunale boliger. Det foreslås at omposteringene av andel budsjettet for 2008 gjøres av rådmannen avhengig av faktisk oppstartstidspunkt. I budsjettet for 2009 innarbeides helårsvirkningen. Helårsdrift ville gitt følgende omposteringer:
Budsjett 2008 boliger 600 BRUKERBETALING 100 000 630 HUSLEIEINNTEKTER 11 675 000 631 HUSLEIEINNT. BORETTSLAG 2 200 000 729 REFUSJON MVA 536 000 Sum driftsinntekter 14 511 000 100 KONTORREKVISITA 1 000 129 ANNET FORBRUKSMATERIELL 23 000 130 TELEFON, TELEFAKS 4 000 180 ELEKTRISK ENERGI 917 000 185 FORSIKRING 215 000 190 HUSLEIE 1 800 000 195 KOMMUNALE AVGIFTER 1 050 000 199 KONTIGENTER, LISENSER 5 000 200 INVENTAR OG UTSTYR 8 000 230 VEDLIKEHOLD BYGNINGER 2 917 000 231 VEDLIKEHOLD UTSTYR 72 000 232 VEDLIKEHOLD VEIER 2 000 233 BRØYTING 92 000 240 SERVICEAVTALER 2 000 260 RENHOLD 200 000 290 INTERNKJØP (leie Tomtebo) 384 000 429 BETALT MVA 536 000 Sum driftsutgifter 8 228 000 Netto driftsinntekt 6 283 000 Følgende kapitler får tilsvarende endringer i sine rammer: Budsjett 2008 1300 Bolig 2 015 000 3600 Bo- og dagsenter (renhold) -200 000 3601 Bo- og dagsenter, botilbud 3 447 000 3611 Bofellesskap aldersdemente 835 000 3620 Trygdeboliger 631 000 3630 Omsorgsboliger 1 031 000 3720 Boliger m/bistand 1 441 000 Vedlikeholdsavd -2 917 000 6 283 000 Omposteringene innebærer at sentraladministrasjonen på årsbasis får økt sin nettoramme med kr 2 015 000, teknisk sektor får redusert sin ramme med kr 2 917 000, og helse- og sosialsektoren får økt sin nettoramme med kr 902 000. Netto driftsinntekt på de kapitlene som er tatt med i tabellen over er på nesten 6,3 mill kr. Dette vil dekke utgifter budsjettert på andre kapitler. Dette gjelder blant annet - Administrasjon (lønn og utstyr) og interne tjenester, i dag fordelt på mange steder. - kapitalkostnader, føres som renter og avdrag/ kalkulatorisk avskriving. I tillegg til dagens budsjett må utgiftsøkning til personell, kontorstøtteprogram og eventuelt økt vedlikehold vurderes. Vedlikehold Normalt blir vedlikeholdsutgifter ført på felles vedlikeholdsavdeling og belastes ikke de ulike sektorene. Utgiftene blir kun fordelt på virksomhetene med tanke på KOSTRA-rapportering.
Oppdrag i tilknytning til investeringsprosjekter blir imidlertid ført i prosjektregnskapet og som inntekt på vedlikeholdsavdelingen. I forbindelse med omorganiseringen foreslås imidlertid at vedlikeholdsutgiftene budsjetteres på kapitlet Kommunale boliger. Dersom vedlikeholdet utføres av vedlikeholdsavdelingen blir det en inntektspost i deres regnskap. For 2008 er det budsjettert med 7,6 mill kr til vedlikeholdsavdelingen, og at 2,9 mill kr fordeles til kommunale boliger. Dette beløpet er innarbeidet i forslag til ompostering. Arbeidsgruppa foreslår flere steder å øke ressursene til vedlikehold. Dette er ikke innarbeidet i budsjettforslaget. Interne tjenester Det er naturlig at det for boligforvaltning, på samme måte som for andre kommunale virksomheter, benyttes tjenester fra IKT-avdeling, kommunekasse, servicetorg osv. Det er ikke praksis med internfakturering for denne type tjenester. Boligforvalter Oppretting av ny stilling vil anslagsvis medføre merutgifter på kr 500 000 på årsbasis. Kontorstøtteprogram I kommunestyresak 5/08 ble det vedtatt 4. Rasjonell drift av boligmassen vil kreve et kontorstøtteprogram som holder oversikt over alle sider av boligforvaltningen Det foreslås å sette av midler til innkjøp av kontorstøtteprogram. Eiendomsverdi og kapitalkostnad Bokført verdi for de bygninger boligforvalter vil ha ansvar for, er fordelt på flere balanseposter: Bokført verdi pr 21.12.07 227.99.010 Kommunale boliger 22 501 469 227.99.020 Spesialboliger 94 774 256 ek sk l avlastningshjem og barnebolig 227.99.080 Sykehjem, institusjoner 33 973 687 ek sk l. Modumheimen 227.99.210 Borettslagsleiligheter 5 015 541 Sum bokført verdi 156 264 953 Det betyr at boligene utgjør nesten 20 % av faste eiendommer og anlegg i Modum kommune, som er på totalt 835 mill kr. I kommunens regnskap føres låneutgifter i driftsregnskapet. Disse utgiftene påvirker driftsresultatet. I tillegg føres kalkulatoriske avskrivinger som benyttes i rapporteringssammenheng. Det betyr at i KOSTRA-tall for tjenesten er avskrivinger inkludert. I driftsregnskapet føres imidlertid avskrivingene mot en motpost, slik at de ikke får resultateffekt. Avskrivinger for kommunale boliger i 2007 var 3 776 631 kr. Avskrivingstid er 40 og 50 år.
Lånebeløp tilsvarende bokført verdi på 156 264 953 kr vil belaste driftsregnskapet med avdragsutgifter på 7,8 mill kr med 20 år nedbetalingstid og renteutgifter på 7,8 mill kr med 5 % rente. Eksempelvis fører Drammen Eiendom avskrivinger og renteutgifter i sitt regnskap. Tilsvarende vil utgjøre rundt 12 mill kroner for Modum kommunes boliger i 2008. Det er ikke praksis i Modum kommune at kapitalkostnader i form av avskrivinger eller renter og avdrag, belastes sektorenes rammer. Det foreslås ikke å endre på dette. Det forutsettes imidlertid at det ved fastsetting av husleiesatser tas høyde for at de også skal bidra til å dekke kapitalkostnadene. Det betyr at kapitlet for kommunale boliger må ha en betydelig netto driftsinntekt. Oppsummering God dialog og samspill mellom kommunale virksomheter vil være avgjørende for en vellykket organisering av forvaltningen av kommunale boliger. Rådmannen mener at det i det daglige er mest kontakt mot helse- og sosialetaten, og at det derfor er mest hensiktsmessig å knytte boligforvalteren til den etaten. Budsjettmessig overføres dagens bevilgninger til ny tjeneste Kommunale boliger. Rådmannen mener det bør opprettes egen stilling som boligforvalter. I tillegg bør det settes av midler til innkjøp av kontorstøttesystem og til andre kontorutgifter. Til sammen foreslås bevilget 500 000 kr som dekkes av vedlikeholdsfond. Fondet er i dag på 1 mill. kr. Det forutsettes at personalkostnadene og annen utgiftsøkning fra 2009 dekkes inn ved økt husleie. Videre foreslås at årlige justeringer av husleie kan foretas administrativt, mens større justeringer fortsatt skal vedtas politisk. Individuelle saker vedrørende husleiefastsettelse er delegert til rådmannen.