Retningslinjer for gjennomføring av undersøkelsesplikten og budsjettering av arkeologiske registreringer i henhold til kulturminneloven 9, jf 10

Transkript

1 Saknr. 16/ Saksbehandler: Ove Holseng Retningslinjer for gjennomføring av undersøkelsesplikten og budsjettering av arkeologiske registreringer i henhold til kulturminneloven 9, jf 10 Innstilling til vedtak: - Fylkesrådet slutter seg til Klima- og Miljødepartementets ønske om å skape en enhetlig og forutsigbar praksis ved arkeologiske registreringer som skal gjelde for hele landet. - Fylkesrådet finner veilederen/retningslinjene informativ og nyttig spesielt for forståelsen av roller og detaljeringsnivået for hva en registrering innebærer. - Fylkesrådet ønsker å følge statlige satser for reisetid og reiseutgifter. - Fylkesrådet ønsker å opprettholde gjeldende likhetsprinsipp ved at fylkeskommunen bidrar til dekning av reiseutgifter og reisetid ved reiser ut over en og en halv times reisetid fra Hamar. Fylkesrådet vil komme tilbake til inndekning av merutgifter ordningen medfører. Vedlegg: - Veileder/Retningslinje av Saksprotokoll av (sak 237/14) - Budsjettmal Hamar, Per-Gunnar Sveen

2 fylkesrådsleder Dette dokumentet er elektronisk godkjent. Saksutredning

3 Retningslinjer for gjennomføring av undersøkelsesplikten og budsjettering av arkeologiske registreringer i henhold til kulturminneloven 9, jf 10 Hjemmel/referanse for saken Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 95/11. Innledning og bakgrunn Ved planlegging av offentlige og større private tiltak plikter den ansvarlige leder eller det ansvarlige forvaltningsorgan å undersøke om tiltaket vil virke inn på automatisk fredete kulturminner på en måte som nevnt i Kulturminnelovens 3 første ledd, jf. 8 første ledd. Hvert år gjennomfører fylkeskommunene, Sametinget og sjøfartsmuseene mer enn 1000 arkeologiske registreringer med hjemmel i kulturminneloven 9 i Norge. For å sikre likebehandling, forutsigbarhet og rettssikkerhet for både offentlige og større private utbyggere, har Klima- og miljødepartementet fastsatt retningslinje for gjennomføring av undersøkelsesplikten og budsjettering av arkeologiske registreringer i henhold til kulturminneloven 9, jf. 10. Saksopplysninger fakta Fylkeskommunene har etablert ulik praksis både når det gjelder timepriser og hva som faktureres for i forbindelse med registrering av automatisk fredete kulturminner. Departementet har derfor sett et behov for å se nærmere på denne praksisen og har nå fastsatt statlige retningslinjer for gjennomføring og budsjettering av arkeologiske registreringer. Utkast til retningslinjer ble første gang sendt på høring av Riksantikvaren (RA) i brev av 18.juli På bakgrunn av innkomne uttalelser ble det invitert til et bredt samarbeid. Nytt utkast til retningslinjer ble sendt til høring 26.juni Fylkesrådet behandlet utkastet i møte (vedlegg 2) Retningslinjene er utarbeidet av Riksantikvaren i samarbeid med Klima- og miljødepartementet, og en arbeidsgruppe bestående av representanter fra sju fylkeskommuner har gitt viktige innspill gjennom flere møter. Endelige retningslinjer og mal for budsjettering ble først oversendt fylkeskommunene i desember Retningslinjene gjelder fra 1. januar Til orientering nevnes at retningslinjene ikke gjelder for arkeologiske registreringer ved nydyrkingstiltak. Her gjelder særskilte regler fastsatt i Rundskriv t-2/99 (Undersøkelser og kostnadsdekning ved nydyrkingstiltak). Intensjonen med retningslinjene er at en skal sikre likebehandling, forutsigbarhet og rettssikkerhet for både offentlige og større private utbyggere i forbindelse med gjennomføring og budsjettering av arkeologiske registreringer. Hovedgrepet er at den tydeliggjør hvilke kostnadselementer som inngår i registreringen og som skal dekkes av tiltakshaver, og hvilke oppgaver som er saksbehandling og som regionalforvaltningen ikke kan ta seg betalt for. Retningslinjene er delt inn i tre hoveddeler:

4 - En generell del som omhandler saksbehandling, arkeologiske registreringer og tiltakshavers undersøkelses- og dekningsplikt (del I) - En del som tar for seg kostnadselementer ved budsjettering (del II) - En del som omhandler budsjett, regnskap, betaling og frister (del III) Del 1 går i dybden på undersøkelsesplikten og saksbehandlingsrutiner/praksis og spesifiserer tiltakshavers dekningsplikt. Det gis klare rammer for hva som er kortvarige og langvarige registreringer. Kortvarige registreringer der definert som registreringer som har en samlet varighet på inntil 75 timer, mens langvarige registreringer er alt som har en samlet varighet på mer enn 75 timer. I en registrening inngår forarbeid, feltarbeid og etterarbeid. Disse 3 områdene blir alle klart definert i veilederen. I forbindelse med feltarbeid blir det presentert ulike registreringsmetoder og hjemler for fylkeskommunens anvendelse av disse. Etterarbeidet innlemmer også innsending av prøver, overlevering av funn og dokumentasjon/faglig rapport til Kulturhistorisk museum m.m. Omfang av indirekte kostnader, sosiale utgifter, eventuelle dykkertillegg m.m. er også spesifisert. I retningslinjene står det: Dersom fylkeskommunen, Sametinget eller sjøfartsmuseene planlegger flere (kortvarige) registreringer i samme område, uten mellomliggende reise tilbake til kontorsted, skal det budsjetteres og faktureres med den relative andelen av reisekostnadene som hver registrering utgjør. Timepris for feltarbeid med overnatting skal benyttes dersom det er behov for overnatting mellom to eller flere slike korte registreringer, jf. punkt 4. I del 2 og 3 om kostnadselementer ved budsjettering samt regnskap og betaling gås det i dybden på ulike budsjettposter. Det er utarbeidet en egen budsjettmal for dette som skal følges (se vedlegg). Ved uforutsette forhold må det utarbeides nytt budsjett som må godkjennes av tiltakshaver. Det spesifiseres at reisetid også regnes som arbeidstid, og at fylkeskommunene derfor har anledning til å beregne lønnskostnader for reisetiden. Hva som kan inngå i indirekte kostnader og hvordan reise, kost og losji, bruk av tjenestebil og forbruksmateriell og utstyr skal beregnes er tatt med. Det samme gjelder kjøp av tjenester (gravemaskin o.a teknisk utstyr, naturvitenskapelige analyser, andre konsulenttjenester) som skal avtales særskilt. Ny budsjetteringspraksis i henhold til retningslinjer Kortvarige og langvarige registreringer Kortvarige registreringer er definert som registreringer som har en samlet varighet (for-, felt- og etterarbeid) på inntil 75 timer. Langvarige registreringer er definert som registreringer som har en samlet varighet (for-, felt- og etterarbeid) på mer enn 75 timer. Budsjettering For kortvarige registreringer skal det budsjetteres og faktureres med en felles fast timepris som omfatter lønn, sosiale utgifter, indirekte kostnader, utstyr, kost- og losji. Der det er aktuelt skal det budsjetteres med: Nødvendige reiseutgifter Gravemaskin Kjøp av tjenester Håndtering av funn, prøver og dokumentasjonsmateriale

5 Anledning til å belaste tiltakshaver for landsdelsmuseenes håndtering av prøver og funn på inntil 10% av lønnskostnadene (inkl. sosiale utgifter) For langvarige registreringer (over 75 timer) skal det budsjetteres og faktureres med reelt lønnsnivå. Der det er nødvendig skal det også budsjetteres med: Nødvendige reiseutgifter Forbruksmateriell og utstyr Gravemaskin Kjøp av tjenester Håndtering av funn, prøver og dokumentasjonsmateriale Følgende timepriser skal benyttes: For- og etterarbeid, samt feltarbeid uten overnatting: kr 750,- Feltarbeid med overnatting: kr 1 000,- Budsjetteringspraksis De nye retningslinjene tas i bruk med virkning fra Det varierer imidlertid hvordan de ulike fylkeskommunene bidrar til dekning av kostnader. Hedmark fylkeskommune har i flere omganger siden delegeringen i 1990 behandlet saker om budsjettering. Senest vedtok fylkesrådet en timepris på kr 800,- som deretter er blitt indeksregulert til kr 815,- i Timeprisen skal i sum dekke utgiftene til arbeidene, men det har til nå ikke blitt fakturert særskilt for reisetid og reiseutgifter. Timepris på kr 815,- dekker imidlertid ikke de faktiske kostnadene når det ikke faktureres for reisetid og reiseutgifter. I sak 237/14 vedtok fylkesrådet bl.a. følgende: «Fylkesrådet ønsker å opprettholde gjeldende likhetsprinsipp ved å ikke fakturere reisetid og reiseutgifter, og vil videreføre den praksis som er etablert i Hedmark med en fast timepris som indeksreguleres årlig.» I budsjett for 2016 (tjeneste 4207 Arkeologi) er det beregnet en inntekt/inntjening på kr 2,8 mill ( ,-) for arkeologiske registreringer. Antall registreringsoppdrag og varighet av disse varierer fra år til år og årlig inntekt/inntjening er dermed uforutsigbar og vanskelig å beregne. Beløpet for beregnet inntekt/inntjening for 2016 kan derfor være noe optimistisk. Nye retningslinjer opererer nå som nevnt med en lavere timepris (kr 750,- for kortvarige registreringer) enn fylkeskommunen tidligere har benyttet (kr 815,-), men åpner nå for ar det tas betalt for reisetid og reisekostnader. Nedenfor er det satt opp to enkle regnestykker for kortvarig registrering uten overnatting med eksempler fra Os og Ringsaker. Dette for å synliggjøre kostnadsforskjeller for registrering (feltarbeid) av to timers varighet og to timer etterarbeid for tiltakshavere i de to ulike kommunene. Registrering i Os (dagsreise): Reiseutgifter 600 km á kr 4,10 Kr 2 460,- Bilgodtgjørelse Reisetid 8 timer T/R á kr 750,- Kr 6 000,- Tid i felt 2 timer á kr 750,- Kr 1 500,- Etterarbeid 2 timer á kr 750,- Kr Total Kr ,-

6 Registrering i Ringsaker (dagsreise Moelv): Reiseutgifter 60 km á kr 4,10 246,- Bilgodtgjørelse Reisetid 1 time T/R á kr 750,- 750,- Tid i felt 2 timer á kr 750, ,- Etterarbeid 2 timer á kr Total 3 246,- For tilsvarende registrering i 2015 ble tiltakshaver belastet kun for feltarbeidet og etterarbeidet, d.v.s tidsrom brukt i felt og ikke reisetid og reiseutgifter uavhengig av geografisk beliggenhet. Begge tiltakshavere ville således i 2015 blitt fakturert med kr 3 246,-. Vurderinger Fylkeskommunen har stor forståelse av at det er behov for en likebehandling, forutsigbarhet og ikke minst rettsikkerhet i forbindelse med håndteringen av arkeologiske registreringer i landet. De nye retningslinjene er nyttige, og gir en presis definisjon av håndteringen av registreringsoppdrag, rollefordeling, lovverket og forvaltningen av automatisk fredet kulturminner. Når det gjelder likebehandling har Hedmark fylkeskommune praktisert dette på en måte som også gjelder hver enkelt tiltakshaver, og det er følgelig ikke fakturert for reisetid og reisekostnader uansett geografisk beliggenhet. En konsekvens av de statlige retningslinjene er at fylkeskommunen nå ser seg nødt for å fakturere reisetid særskilt. De fleste registreringsoppdrag er kortvarige (under 75 timer), og med en timepris på kr 750 kr (i dag tar vi 815 kr + konsumprisindeks) vil vi ikke klare å dekke inn nødvendige utgifter. Timeprisen på kr. 815 har også vist seg å være noe for lav til å klare dette. Slik vi tolker retningslinjene er det er opp til fylkeskommunen om vi er villige til å dekke nødvendige kostnader til reise, eller om vi skal fakturerer tiltakshavere for dette, slik som nye retningslinjer åpner for. Dersom tiltakshavere nå i tillegg til timeprisen for selve registreringen, skal faktureres for reisetid og reiseutgifter, vil dette utgjøre betydelige forskjeller av kostnader for tiltakshavere i de ulike delene av fylket, jf. regnestykker over. I henhold til tidligere gjengitt sitat fra retningslinjene vil de økte kostnadene for hver enkelt tiltakshaver som belastes for lang reisetid, kunne reduseres noe ved at det samles opp flere saker som registreres på en og samme reise. Det kan imidlertid være vanskelig å vite hvor mange søknader/saker med lang reiseavstand som skal registreres i løpet av en sesong og likeledes på hvilket tidspunkt søknader/saker oversendes til behandling i fylkeskommunen. Av tidligere erfaring vet vi at det kan haste å få gjennomført en arkeologisk registrering. I slike tilfeller må det foretas registrering av enkeltsaker, også i områder med lang reiseavstand, som dermed vil bli uforholdsmessig fordyrende for tiltakshaver. Åpner vi for at tiltakshaver skal betale for reisetid og reiseutgifter uavhengig av avstand, avviker fylkeskommunen fra tidligere praksis om like kostnader uavhengig av geografi, og pålegger kommuner

7 og tiltakshavere i områder langt fra Hamar betydelige større kostnader enn tidligere, jf. kostnadseksempel over. Det er gjort en samlet omtrentlig beregning av reisekostnader og reisetid i alle deler av fylket for 2015 og totalbeløpet kommer på om lag kr ,-. Av dette utgjør reisetid om lag kr når det beregnes en timepris på kr 750,- og ikke dagens timepris på kr 815,-. For å opprettholde mest mulig likebehandling av kostnader for tiltakshavere uavhengig av geografi, foreslås det at tiltakshavere f.o.m faktureres for reisetid/reisekostnader ved reiser av inntil en og en halv times varighet og at reisetid og reisekostnader ut over en og en halv times varighet dekkes av fylkeskommunen. Ut fra foreløpige beregninger som er foretatt vil dette medføre at fylkeskommunen dekker reisetid/reiseutgifter av et årlig beløp på kr ,-. Dette beløpet er det ikke dekning for innenfor avdelingens budsjett i dag. Konklusjon Fylkesrådet har forståelse for at Klima- og miljødepartementet ønsker å skape en enhetlig og forutsigbar praksis ved arkeologiske registreringer som skal gjelde for hele landet. Retningslinjen er informativ og nyttig spesielt for forståelsen av roller og detaljeringsnivået for hva en registrering innebærer. Ny retningslinje avviker imidlertid fra gjeldende praksis. Fylkesrådet ønsker å opprettholde gjeldende likhetsprinsipp ved at fylkeskommunen selv dekker reiseutgifter og reisetid ut over en og en halv times reisetid fra Hamar. All reisetid og reiseutgifter ved reiser innenfor en og en halv times reisetid fra Hamar faktureres tiltakshaver. Beløp som dekkes av fylkeskommunen er beregnet til omlag kr ,- pr. år. Dette beløpet er det ikke dekning for innenfor avdelingens budsjett. Fylkesrådet vil komme tilbake til merutgifter ordningen medfører.