MANDAT FOR FORANALYSE FULLMAKTER FOR INNBYGGERE

Transkript

1 MANDAT FOR FORANALYSE FULLMAKTER FOR INNBYGGERE 1. Bakgrunn Leveranser Rammebetingelser Overordnete rammer og føringer Interessenter/målgrupper Gjennomføring Organisering Hovedaktiviteter og framdrift Avgrensninger, avhengigheter og risiko Avgrensninger og avhengigheter i foranalysen Usikkerheter og risiko i gjennomføringen av foranalysen Budsjett Ressurser og kompetansebehov Økonomi BAKGRUNN Det er et generelt mål at forvaltningen skal kommunisere elektronisk med innbyggerne, og at innbyggerne skal kunne kommunisere elektronisk med forvaltningen. Et ikke ubetydelig antall innbyggere representeres ved fullmektig. Fullmakter 1 medfører komplekse problemstillinger, og er utfordrende å forvalte, både for innbyggerne, fullmektigene og forvaltningen. Det finnes per i dag ingen fellesoffentlige løsninger for å håndtere fullmakter elektronisk, og forvaltningsorganene har i liten grad etablert løsninger for elektronisk håndtering av fullmakter. Dette innebærer at fullmakter i i stor grad håndteres manuelt. For å nå de politiske målene om økt digitalisering, er det behov for å utrede nærmere hvilke tiltak og løsninger som er nødvendige for å håndtere fullmakter elektronisk slik at innbyggernes, fullmektigenes og forvaltningens behov kan ivaretas. Kompleksiteten på området må analyseres, og det vurderes om det er behov for tiltak på tvers av forvaltningen. 2. LEVERANSER Foranalysen skal til juni 2015 levere følgende: 1 Med «fullmakt» menes i dette mandatet tilfeller hvor noen har rett til å opptre på vegne av en innbygger. «Fullmektig» er den som opptrer på vegne av innbyggeren. 1

2 Dagens situasjon Beskrivelse av sentrale problemstillinger og behov innenfor behovsområdet, herunder o oversikt over interessenter på området o avklaring av hvilke behov som er felles for etatene o avgrensninger for videre arbeid o beskrivelse av rettstilstanden: beskrivelse av de ulike rettsreglene knyttet til ulike fullmaktsforhold, samt krav og rettslige rammbetingelser ved utvikling av IKTløsninger (som krav til taushetsplikt, personvern og informasjonssikkerhet) o kartlegging av eksisterende løsninger for fullmaktshåndtering o identifisering av datagrunnlag og masterkilde for ulike fullmaktsopplysninger o oppdaterte behovsbeskrivelser i behovskatalogen Ønsket situasjon Beskrivelse av overordnede målbilder på området basert på innbyggernes, fullmektigenes og forvaltningens behov. Overordnet gap-analyse - hva er gapet mellom dagens versus ønsket situasjon Prosjektgruppen velger selv metode for analysen. Forslag til handlingsplan innenfor behovsområdet Foranalysen skal på bakgrunn av resultatene av arbeidet i foregående punkter forslå aktuelle tiltak og annet videre arbeid innenfor dette behovsområdet. Eventuelle forslag til konkrete løsninger skal være basert på en overordnet vurdering av aktuelle alternativer. Merknad Det vil umiddelbart etter oppstart bli utarbeidet detaljerte planer for gjennomføringen, basert på en ny og grundig vurdering av omfang og videre hvilke aktiviteter som kan gjennomføres med de ressurser som er avgitt fra deltakervirksomhetene. Dersom det blir vanskelig å komme i mål til juni 2015 med samtlige delleveranser, vil det bli lagt opp til at alt arbeidet relatert til en handlingsplan innenfor dette behovsområdet skyves til andre halvår Skate vil da i så fall behandlet nåsituasjonsbeskrivelsen, ønsket situasjon og overordnet gap-analyse, og vil kunne gi innspill og føringer til det videre arbeidet med en slik handlingsplan. 3. RAMMEBETINGELSER 3.1. Overordnete rammer og føringer En rekke overordnete rammer og føringer må legges til grunn for arbeidet. Generelle føringer kan kan utledes av blant annet Digital agenda for Norge (Meld. St. 23 ( ) og av digitaliseringsrundskrivet. Spesifikt for denne foranalysen er at forvaltningens håndtering av fullmakter er underlagt juridiske rammebetingelser. Under nevnes noen av de viktigste: Avtaleloven - inneholder blant annet regler om oppnevning av fullmektig og tilbakekall av fullmakt Forvaltningsloven 2

3 - 12 regulerer retten til å la seg representere ved fullmektig overfor forvaltningen på alle trinn av en sak - 13 pålegger forvaltningen taushetsplikt - Forvaltningslovens bestemmelser gjelder ikke for alle forvaltningsorganer. Blant annet følger det av ligningsloven 1-2 at forvaltningsloven ikke gjelder på ligningslovens område eforvaltningsforskriften - 31 hjemler adgangen til å registrere fullmakter i kontakt- og reservasjonsregisteret - 10 stiller krav om at fullmektiger skal opptre i eget navn og ikke benytte innbyggernes elektroniske identitetsbevis Vergemålsloven hjemler opprettelse av vergemål for personer over 18 år, og regulerer vergemål for både personer over og under 18 år E-signaturloven stiller krav til bruk av elektronisk signatur Personopplysningsloven stiller krav til behandlingen av personopplysninger 3.2. Interessenter/målgrupper I utgangspunktet er hele forvaltningen interessenter i håndtering av fullmakter for innbyggere. Det antas at følgende Skatemedlemmer er hovedinteressenter: Helsedirektoratet, NAV, Skatteetaten, KS/KommIT, Brønnøysundregistrene, Lånekassen, Kartverket og Difi. Øvrige interessenter vil blant annet være Statens sivilrettsforvaltning, Domstolsadministrasjonen, UDI, Fylkesmennene, Statens Innkrevingssentral, Utdanningsdirektoratet (FEIDE) og BUFetat. Innbyggere og fullmektiger vil også være viktige interessenter. Som ledd i foranalysen vil det bli utført en større interessentanalyse som vil kunne avdekke ytterligere interessenter enn dem som er nevnt her. 4. GJENNOMFØRING 4.1. Organisering Prosjektorganisasjonen legges opp i henhold til den modellen som gjelder for alle tiltakene som iverksettes første halvår Se saksframlegg for beskrivelse av denne Hovedaktiviteter og framdrift Figuren under er en grovskisse til aktiviteter og framdriftsplan. Hovedaktiviteter og framdrift vil bli detaljplanlagt i forhold til tilbudte ressurser umiddelbart etter oppstart. 3

4 4.3. Avgrensninger, avhengigheter og risiko Avgrensninger og avhengigheter i foranalysen Forhold som ikke innebærer at noen «opptrer på vegne av» innbyggeren faller utenfor mandatet. Videre må foranalysen vurdere hvorvidt dødsfall faller inn under begrepet «opptre på vegne av noen» og deretter om det bør tas ut i egen analyse eller inngå i foranalysen. Denne foranalysen tar for seg fullmakt for innbyggere, det vil si der fullmaktsgiver er en fysisk person med et fødselsnummer (eller tilsvarende). Det avgrenses følgelig mot tiltaket Kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter. Utfordringer knyttet til enkeltpersonsforetak må likevel vurderes og koordineres med foranalysen knyttet til fullmakter for virksomheter. Det er også enkelte felles utfordringer knyttet til fullmektig. Det er nødvendig med en løpende avklaring mellom de to tiltakene underveis for å sikre at dette behandles på en betryggende og felles måte. I foranalysen er man avhengig av tett samarbeid med og jevnlig koordinering med de øvrige tre tiltakene fra Veikartarbeidet Usikkerheter og risiko i gjennomføringen av foranalysen Det er en del vesentlige risiko på nåværende tidspunkt: 1) Manglende tilgang til avtalte ressurser 2) Omfattende behovsområde med til dels uavklarte problemstillinger og vanskeligheter med å avgrense området 3) Tid til rådighet 4) Kompleksitet vedrørende å koordinere arbeidet mellom flere etater 5) Manglende koordinering mellom de ulike tiltakene i Veikartarbeidet 6) Manglende involvering av viktige interessenter fordi behovsområdet er stort 4

5 4.4. Budsjett Ressurser og kompetansebehov NAV og Helsedirektoratet leder arbeidet med foranalysen. Øvrige Skatemedlemmer (se oversikt nedenfor) har forpliktet seg til deltakelse i arbeidet, enten i «kjernegruppen» og/eller «øvrig prosjektgruppe». Deltakende virksomheter stiller med ressurser som gjør at man totalt sett har kompetanse innenfor følgende fagområder: Juridisk (regelverk og andre rammebetingelser) Faglige og funksjonelle behov, samt grensesnitt med andre etater IT politiske føringer Forretnings og informasjonsarkitektur IKT- sikkerhet og arkitektur Deltakere i foranalysen må sikre forankring i egen virksomhet. Vurderinger rundt ressursbehov Fordi mange ulike behov skal behandles og mange interessenter skal involveres, vil det være arbeidskrevende å koordinere og dokumentere i prosjektet. Aktivitetene skal gjennomføres på kort tid og det må derfor etableres en solid prosjektledelse med prosjektleder og prosjektstøtte, slik at deltakerne fra etatene kan konsentrere seg om behov, rettslige rammebetingelser og funksjonelle og arkitekturmessige områder i størst mulig grad. På bakgrunn av erfaringer når det gjelder arbeidet med mandatet og gjennomføring av sammenliknbare prosjekter i etatene, estimerte mandatgruppa et ressursbehov på ca. 4 ½ heltidsressurser i tillegg til 1 prosjektleder og 1 prosjektstøtte på 100% hver i prosjektgruppa ut fra foreløpige planer. I møte i Arbeidsgruppe veikart presenterte etatene hvor mye ressurser de kan avse til arbeidet. Dette ble lavere enn estimatene fra mandatgruppa. På bakgrunn av dette er omfanget på arbeidet justert ned (jf avsnitt 2 Leveranser), og tilpasset det ressursuttaket som er tilbudt. Oversikt over tilbudte ressurser Tilbud bemanning framgår av tabellen under. Denne vil bli lagt til grunn ved detaljplanlegging av gjennomføringen: 5

6 I tillegg inviteres viktige interessenter (avtalt): Domstoladministrasjonen o bidrar med kompetanse for å få en oversikt over utfordringene knyttet til dødsfall Sivilrettsforvaltningen o bidrar med beskrivelse av sin fullmaktsløsning Øvrige viktige interessenter som det foreløpig ikke er gjort avtaler med: UDI BUF-etat Fylkesmannsembeter Statens innkrevingssentral Utdanningsdirektoratet Ulike bruker/interesseorganisasjoner Økonomi Den enkelte etat/aktør dekker egne kostnader knyttet til foranalysen. 6