K2 MØTEREFERAT Til: Forhandlingsutvalgene Saksnr. 2015/876-36 Dato: Mandag 4. april 2016 Tid: Kl. 09.00 12.00 Sted: Ullensaker rådhus Tilstede: Hurdal kommune Runar Bålsrud, ordfører Gunne Morgan Knai, varaordfører Bjørn Brekke Paul Johan Moltzau Ove-Henning Morthen Ullensaker kommune Tom Staahle, ordfører Willy Kvilten, varaordfører Lise Kragset Furuseth Arne Arnesen Lars Egil Berg Administrasjon KS-Konsulent AS Lillian Nærem, rådmann Hurdal kommune Tor Arne Gangsø, rådmann Ullensaker kommune Klaus Wike, rådgiver Ullensaker kommune Håvard Moe, prosessleder Kommunereform - Samtaler om intensjonsavtale Hurdal og Ullensaker Oppstartsmøte Innholdsfortegnelse 1 Presentasjon av prosessleder og deltagere i forhandlingsutvalget... 2 1.1 Prosessleder... 2 1.2 Forhandlingsutvalgene... 2 2 Framdriftsplan og praktiske avklaring... 2 2.1 Krav til framdrift fra regjering og Storting... 2 2.2 Framdriftsplan for dette prosjektet... 3 2.3 Prosjektnavn... 3 2.4 Forretningsorden... 4
Side 2 av 2 2.5 Informasjon og kommunikasjonsplan... 4 3 Hva er en intensjonsavtale og hvilket nivå/ambisjon skal vi legges oss på i Hurdal/Ullensaker?... 4 3.1 Produkt og prosess... 4 3.2 Bevarings- eller utviklingsdokument?... 4 3.3 Resultatet av avtalen... 5 3.4 Avtalestruktur... 5 4 Spilleregler for et tillitsfullt samarbeid i forhandlingsprosessen forventningsavklaringer... 5 5 Kartlegging av sannsynlige utfordringsområder i forhandlingsprosessen... 6 1 Presentasjon av prosessleder og deltagere i forhandlingsutvalget 1.1 Prosessleder Partene har engasjert Håvard Moe fra KS-Konsulent AS som prosessleder. Moe er seniorrådgiver KS-Konsulent AS og forretningsansvarlig for Styring og analyse og Politikk og samfunn. Hans arbeidsoppgaver er særlig knyttet til spørsmål knyttet til strategi, ledelse- og organisasjonsutvikling, samt økonomiske, administrative og politiske analyser. Moe var engasjert som prosessleder ved forrige runde med diskusjoner om kommunestruktur fra 2003 2008. I denne runden har han vært prosessleder for arbeidet med intensjonsavtaler mellom Moss & Rygge og 5K i Indre Østfold. 1.2 Forhandlingsutvalgene Forhandlingsutvalgene fra de to kommunene er satt sammen som følger: Hurdal Runar Bålsrud (V), ordfører Gunne Morgan Knai (A), varaordfører Bjørn Brekke (H) Paul Johan Moltzau (SP) Ove-Henning Morthens (Glad i Hurdal (GIH)) Ullensaker Tom Staahle (Frp), ordfører Willy Kvilten (H), varaordfører Lise Kragset Furuseth (Krf) Janka Holstad (A) Lars Egil Berg (SP) Deltakerne presenterte sine innledende vurderinger av prosessen og var enige om at dagens møte var et oppstartsmøte. Forhandlingene knyttet til intensjonsavtale starter neste møte. 2 Framdriftsplan og praktiske avklaring 2.1 Krav til framdrift fra regjering og Storting 01.07.16: Alle kommuner skal ha behandlet spørsmålet og gitt sitt svar til Fylkesmannen 01.10.16: Fylkesmannen skal gi sin selvstendige vurdering til Kommunal- og moderniseringsdepartementet Våren 2017: Stortingsmelding med beslutning om kommunesammenslutninger
Side 3 av 3 01.01.2020: Nye kommuner trer i kraft (kan velge 01.01.2019) 2.2 Framdriftsplan for dette prosjektet Hurdal 30. mars kl. 17-19: Møte Styringsgruppa, Hurdal kommune 4. april kl. 08.00 09.00 Fellesmøte ordførere og rådmann Ullensaker rådhus 4. april kl. 09-12: Fellesmøte Forhandlingsutvalg på Ullensaker rådhus, 7. april kl.19-21: Folkemøte intensjonsavtale (i Hurdal) -muligheter for innspill 12. april kl. 9-15: Fellesmøte 19. april kl. 9-15: Fellesmøte Forhandlingsutvalg, Ullensaker rådhus, 27. april kl. 9-15: Fellesmøte Ambisjon: Signatur intensjonsavtale Formannskapsmøte (kveld) 11. mai kl. 18.00: Kommunestyremøte med behandling av utkast til intensjonsavtale. 11. mai: Kommuneproposisjon, inntektssystemet Mai (datoer ikke bestemt): Folkemøter/infomøter (2 eller 3 stk) Ullensaker 4. april kl. 08.00 09.00 Fellesmøte ordførere og rådmann Ullensaker rådhus 4. april kl. 09-12: Fellesmøte Forhandlingsutvalg på Ullensaker rådhus, 5. april kl. 16.00 Redegjørelse til HOP/referansegruppa fra ordfører 12. april kl. 9-15: Fellesmøte 19. april kl. 9-15: Fellesmøte Forhandlingsutvalg, Ullensaker rådhus, 27. april kl. 9-15: Fellesmøte Ambisjon: Signatur intensjonsavtale Formannskapsmøte (kveld) 10. mai kl. 17.00: Kommunestyremøte med behandling av utkast til intensjonsavtale. 11. mai: Kommuneproposisjon, inntektssystemet Mai (datoer ikke bestemt): Folkemøter/infomøter (1 eller 2 stk) 29.-30. mai Rådgivende Folkeavstemming 30. mai Rådgivende Folkeavstemming 15. juni: Kommunestyremøte med endelig behandling av intensjonsavtalen 14. juni: Kommunestyremøte med endelig behandling av intensjonsavtalen 2.3 Prosjektnavn Arbeidet knyttet til å utarbeide en intensjonsavtale mellom Hurdal og Ullensaker gis prosessnavnet «K2».
Side 4 av 4 2.4 Forretningsorden Forhandlingsutvalgene er folkevalgte organ og skal ha saksbehandling i tråd med kommuneloven kapittel 6. Dette innebærer blant annet at møtene skal kunngjøres på kommunens nettside, de holdes for åpne dører og det publiseres referat fra møtene. Spørsmålet om det skal benyttes vararepresentanter håndteres kommunevis. Hurdal har ikke valgt vara. Ullensaker legger opp til personlig vara per parti. Prosessleder er møteleder. Ordføreren gis myndighet til å godkjenne referatene i fellesskap. Teksten i utkastene til intensjonsavtale vil bli fargekodet som følger: Svart tekst = Drøftet og avklart. Grønt tekst = Innspill fra administrasjonen Rød tekst = Drøftet politisk, men ikke avklart. Administrasjonen vil lage utkast til avtale i forkant av hvert møte. 2.5 Informasjon og kommunikasjonsplan Rådmennene lager utkast til et felles kommunikasjonsløp. Planen presenteres på neste møte. Informasjonen fra møtene skal være mer enn møtebok. Det skal også gi veiledning til innbyggerne. Referater og dokumenter fra arbeidet skal presenteres på kommunens nettsider. Arbeidet med å forhandle intensjonsavtale mellom kommunene får plass i ett av de fire vinduene under toppmenyen på forsiden av kommunenes nettsider. 3 Hva er en intensjonsavtale og hvilket nivå/ambisjon skal vi legges oss på i Hurdal/Ullensaker? 3.1 Produkt og prosess Som innbygger i en kommunene vet en hva man har. Intensjonsavtalen skal avklare rammene for et alternativ i form av en ny kommune. Intensjonsavtalen er det produktet innbyggerne skal si ja eller nei til i folkeavstemmingen. Videre er avtalen det grunnlaget en søker Stortinget om tillatelse til sammenslåing på. 3.2 Bevarings- eller utviklingsdokument? Intensjonsavtalen vil inneholde elementer av begge deler. Normalt vi en starte med fokus på framtid og avslutte med å lage sikringsbestemmelser for å bevare. Intensjonsavtalen blir «grunnloven» for den nye kommunen. Det vil være vanskelig politisk å avvike fra avtalen i ettertid. Formelt kan den avvikes fra etter ordinære vedtak i fellesnemnda og det nye kommunestyret.
Side 5 av 5 3.3 Resultatet av avtalen Resultatet av avtalen kan bli en ny kommune, ei ny eining etter inndelingslova. Den nye kommunen blir en ny juridisk person med nytt organisasjonsnummer. I forhold til de tilsatte vil en sammenslutning representere en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven. De vil etter en sammenslutning ha en ny arbeidsgiver. De tidligere kommunene vil ikke eksistere lenger. 3.4 Avtalestruktur Formålene presisjon og effektiv framdrift må balanseres mot hverandre. Intensjonsavtalen skal være grundig nok til at man får avklart de essensielle spørsmål for kommunestyret og befolkning, men samtidig tilstrekkelig overordnet til at man får fremdrift og løsning. Intensjonsavtalen mellom Rissa og Leksvik kommuner er et eksempel på avtale med lavt presisjonsnivå. Det har preg av å være et forhandlingsreferat og lister mange forhold som må avklares nærmere. Utkastet til intensjonsavtale mellom fem kommuner i Indre Østfold representerer motsatte ytterlighet. Utkastet er på nærmere 30 sider og det skrives fortsatt. Arbeidet med avtalen har vært langsiktig og målrettet. Deretter er det brukt tid på avklaringer, herunder plass på å beskrive volum og kvaliteten på de framtidig ønskede tjenestene. Intensjonsavtalen mellom Larvik og Lardal er en mellomløsning på seks sider. Prosessleder framholder denne avtalen som et godt utgangspunkt for avtalearbeidet mellom Hurdal og Ullensaker. Partene deler denne vurderingen. Partene pekte på avtalen bør ha et forord om premissene, herunder hva en ikke ble enige om eller ikke rakk å drøfte. Videre bør den beskrive hvordan prosessen skal løpe videre etter en eventuell inngåelse av intensjonsavtale. Partene var enige om å unngå å beskrive løsninger så konkret at de ville kunne binde opp kommunene til uhensiktsmessige løsninger i framtiden. En god frase for å sikre framdrift i prosessen vil være «Dette overlater vi til fellesnemnda eller det nye kommunestyret». Det skal sitte folkevalgte også i det nye kommunestyret. Partene er enige om å ha fokus på arbeidsoppgaven, nemlig det å lage en best mulig intensjonsavtale. Når den er på plass, kan deltakerne i forhandlingsutvalgene argumentere for eller i mot om avtaleutkastet bør vedtas eller ikke i offentligheten. Forhandlingsteknisk er partene enige om at ingenting er ferdig før alt er ferdig. 4 Spilleregler for et tillitsfullt samarbeid i forhandlingsprosessen forventningsavklaringer Partene var enige om at følgende forhold ville være sentrale for sentrale for en vellykket prosess: Positivitet til hverandre og til prosessen Mulighetsfokus Ryddig kommunikasjon forhandlingsutvalget framstår samlet
Side 6 av 6 Fokus på det som er mandatet/jobben; skape en best mulig intensjonsavtale Klar tale - integritet Humor Lytte - respekt for hverandres perspektiv og ståsted Stille forberedt - sikre god forankring i egen organisasjon Distriktssenteret har forsket på kritiske suksessfaktorer ved de sammenslutninger som ble gjort i forrige runde og har pekt på følgende som de mest sentrale: Politisk eierskap til prosessen Bred medvirkning fra politikere og ansatte Åpenhet Styrke den lokale identiteten. Satse bevisst på å skape en ny kultur. Dyrke humoren og glimtet i øyet. Ha tydelige visjoner for hva en vil med den nye kommunen. God kommunikasjon, informasjon og en prosess som preges av åpenhet Ulikhetene som en styrke Likeverdighet mellom kommunene. Raushet er nøkkelen til å lykkes! Tilstrekkelige ressurser til å gjennomføre prosessen. Dette gjelder både økonomiske og menneskelige ressurser. 5 Kartlegging av sannsynlige utfordringsområder i forhandlingsprosessen Partene listet opp forhold de antok en ville bruke mest tid på i forhandlingene: Nærdemokratiordninger Bevaring av identitet og særegne/stedsspesifikke prosjekter Gebyrer/brukerbetalinger Kommunenavn Primærtjenestene - opp eller ned? Partene var enige om å ha fokus på de store tingene som må avklares i avtalen. Små ting kan overlates til rådmennene for utredning, til fellesnemnda eller det nye kommunestyret.