Namsos kommune Byggesak, kart og oppmåling Namsos Saksmappe: 2014/3666-66 Saksbehandler: Hanne Marthe Breivik Saksframlegg 20/587 - Klage på avvisningsvedtak - klage på saksbehandlingsfeil Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos Plan, byggesak og teknisk drift Rådmannens innstilling Vedtak av 16.03.2016 opprettholdes, klage på saksbehandlingsfeil avvises som for seint fremsatt. Hjemmel for vedtaket er: Fvl 41, 29, 31
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I 08.05.2014 20/587 - Spillumsåsen - Ettrinn - Tor Ingar Lande Oppføring av enebolig med garasje U 08.05.2014 VS: Mangler ved søknad Tor Ingar Lande I 08.05.2014 Redgjørelse fra ansvarlig søker Tor Ingar Lande I 09.05.2014 Fotomontasje av fasade Tor Ingar Lande I 16.05.2014 Revidert fotomontasje mottatt Tor Ingar Lande 16.05.14 U 16.05.2014 Vedr. mangler ved søknad 'Tor Ingar Lande' I 19.05.2014 Redgjørelse fra ansvarlig søker Tor Ingar Lande U 19.05.2014 Innkalling til møte vedr. ansvarsrett 'Tor Ingar Lande' og evnt. disp I 18.05.2014 Manglende dokumentasjon - Tor Ingar Lande orientering vedr. personlig godkjenning samt nabovarsel I 27.05.2014 Søknad om ansvarsrett Geo Survey as v/bjørar Sævik I 27.05.2014 Terrengsnitt og arealoversikt Tor Ingar Lande I 27.05.2014 Bekreftelse vedr. ansvarsrett for Tor Ingar Lande rørlegger I 28.05.2014 Søknad om dispensasjon Tor Ingar Lande m/begrunnelse I 28.05.2014 Gjennomføringsplan Tor Ingar Lande I 28.05.2014 Revidert søknad om personlig Tor Ingar Lande godkjenning S 16.05.2014 20/587 Spillumsåsen - Søknad om dispensasjon fra plan - Søknad om enebolig m/garasje på skrånende tomt med forstøttningsmur for gårdsplass. U 12.06.2014 20/587 Spillumsåsen - Melding om Tor Ingar Lande vedtak. X 11.06.2014 Godkjente dokumenter I 09.07.2014 Endringssøknad - endring av Tor Ingar Lande kotehøyde U 10.07.2014 Mangler ved søknad Tor Lande I 18.07.2014 20/587 - Spillumsåsen - Intern vurdering av byggehøyde. Namsos Kommune - Kjeld Erik I 21.10.2014 Opplysninger fra ansvarlig søker Gipling - Tor Ingar Lande vedr. endring U 05.11.2014 20/587 Spillumsåsen - Varsel om Tor Ingar Lande pålegg om stans av grunn- og terrengarbeid X 06.11.2014 Fotoer fra befaring 05.11.14. Stein Arve Hagen I 26.11.2014 Uttalelse fra siv.ing Robert Williamsen - Robert Williamsen Williamsen I 28.11.2014 Søknad om endring av gitt tillatelse Gipling - Tor Ingar Lande U 28.11.2014 søknad om endring av gitt tillatelse Gipling - Tor Ingar Lande I 01.12.2014 Vedr. søknad om endring av gitt tillatelse Gipling - Tor Ingar Lande
I 01.12.2014 Tillatelse til planering for pelemaskin Namsos Kommune - Kjeld Erik I 01.12.2014 Vedr. nabovarsler Gipling - Tor Ingar Lande X 01.12.2014 Oppdatert naboliste Stein Arve Hagen I 01.12.2014 Søknad om ansvarsrett for Gipling - Tor Ingar Lande prosjektering av grunnarbeid U 02.12.2014 Mangler ved søknad om ansvarsrett Tor Ingar Lande I 02.12.2014 Søknad om lokal godkjenning for Gipling - Tor Ingar Lande utførelse peling U 02.12.2014 Status - byggesak 14/3666 Tor Ingar Lande I 28.04.2015 Søknad om endring av gitt tillatelse Tor Ingar Lande U 29.04.2015 20/587 Kreklingvegen 16 - Tillatelse Tor Ingar Lande til endring I 19.06.2015 Samsvarserklæring fra Tyr as Tyrbygg - Gunnar Strømhylden I 30.09.2015 Vridning av planlagt bygning Gipling - Tor Ingar Lande I 17.12.2015 Konklusjon etter kommunal befaring Namsos Kommune - Kjeld Erik I 18.12.2015 Tilsynsrapport Namsos Kommune - Kjeld Erik I 18.12.2015 Nabo etterspør nabovarsel Haldor T. Holien I 18.12.2015 Tilsvar til nabo fra tiltakshaver Gipling - Tor Lande I 16.01.2016 Manglende nabo-/gjenboervarsel Ruth Elisabeth Bakken Holien Spillumsåsen I 18.01.2016 Manglende nabo-/gjenboervarsel Tor Ingar Lande Spillumsåsen I 25.01.2016 Svar til ansvarlig søker- Tor Ingar Lande I 30.01.2016 Klage på saksbehandling Ruth E. B og Haldor T. Holien byggesaksavdelingen Namsos Kommune I 06.02.2016 Korrespodanse mellom tiltakshaver Ruth Elisabeth Bakken Holien og nabo I 05.01.2016 Søknad om endring av gitt tillatelse Tor Ingar Lande I 12.02.2016 Klage på saksbehandling - Tor Ingar Lande byggesaksavdelingen Namsos Kommune U 12.02.2016 Orientering om mottatt klage på Ruth E. B og Haldor T. Holien saksbehandling I 14.02.2016 Merknader til endringsvarsel Ruth E. B. Holien I 17.02.2016 Tilsvar til tilsvar klage februar 2015 Ruth og Haldor Holien S 02.03.2016 Klage over saksbehandling av byggesak - manglende nabovarsel X 16.03.2016 Særutskrift Klage over saksbehandling av byggesak - manglende nabovarsel U 18.03.2016 Melding om vedtak - Klage over Ruth E. B og Haldor T. Holien saksbehandling av byggesak - manglende nabovarsel U 22.03.2016 Tidspunkt for befaring og Tor Ingar Lande manglende dokumenter i endringssøknad. I 29.03.2016 Ettersending av naboerklæring med Gipling - Tor Ingar Lande
mere S 30.03.2016 20/587 Kreklingvegen 16 - Søknad om endring av tillatelse og behandling av naboklage. I 03.04.2016 Klage på vedtak 2014/3666-57 Saksbehandling U 04.04.2016 Foreløpig tilbakemelding - klage på Ruth Elisabeth Bakken Holien Postmottak Namsos Kommune m.fl. vedtak 2014/3666-57 X 20.04.2016 Særutskrift - 20/587 Kreklingvegen 16 - Søknad om endring av tillatelse og behandling av naboklage. U 21.04.2016 Melding om vedtak Tor Ingar Lande S 27.04.2016 20/587 - Klage på avvisningsvedtak - klage på saksbehandlingsfeil Vedlegg: 1 Melding om vedtak - Klage over saksbehandling av byggesak - manglende nabovarsel 3 Klage på vedtak 2014 3666 57 Saksopplysninger Plan, byggesak og teknisk drift i Namsos kommune traff 16.03.2016 enstemmig vedtak om å avvise klage over saksbehandlingsfeil som for seint fremsatt. Saken gjaldt manglende nabovarsel for tiltak i nyetablert boligområde, som fortsatt er under utbygging. Klagere er gjenboere (dvs naboer over veien) til den aktuelle tomta hvor det var manglende nabovarsel. Eiere er Ruth Elisabeth b. Holien og Haldor T. Holien, gnr/bnr 20/567. Vedtak av 16.03.2016 ble påklaget av Holien 03.04.2016. Vedtak og klagen er vedlagt saksframlegget. Vurdering Klagen anses innkommet innen klagefristen. I klagen opplyses Holien å være eier av gnr/bnr 500/567. Administrasjonen legger til grunn at dette er en skrivefeil, og at riktig nummer skal være 20/567. I klagen hevder Holien at Namsos kommune i sitt vedtak om å avvise deres klage over saksbehandlingsfeil, er basert på feilaktige premisser, og blander sammen saksforhold som ikke er relevante for klagen. I klagen anføres bekymringer omkring høyde på naboens tiltak. Det ble gitt dispensasjon fra reguleringsplanen for etablering av toppstue. Dette ble behandlet politisk, og det er denne byggesøknaden Holien ikke har mottatt nabovarsel for. Dette er det etter administrasjonen sitt syn heller ingen tvil om, og dette er også blitt redegjort for i saksutredningen til vedtak som ble truffet 16.03.2016 (det påklagede vedtaket).
At det var høyden som var sentral, fremkommer, etter administrasjonens vurdering, ikke klart av den første klagen over saksbehandlingsfeil. Videre hevdes det i klagen at Holien ikke var kjent med klagemuligheten, og at dette var årsaken til at klagen ikke var fremsatt på et tidligere tidspunkt. Holien hevder at det fremkommer uriktige opplysninger i saksframlegget. De hevder aldri å ha mottatt etterspurte dokumenter fra kommunen. Videre hevdes at det aldri ble informert om klageadgang på vedtaket som ble truffet juni 2014 da de kontaktet kommunen i oktober 2014. Haldor Holien har vært på besøk på kommunens kontorer utover høsten 2014. Saksbehandler bekrefter at det da ble utgitt kopi av godkjente tiltak på naboeiendommen. Dette er imidlertid ikke loggført i noen av våre systemer. Administrasjonen har e-postkorrespondanse fra 16.10.2014 hvor det opplyses at jeg vedlegger godkjente dok i saken til Tor Ingar Lande så ser du plassering og godkjente høyder. Tiltakshaver har i sitt tilsvar (12.02.2016) til opprinnelig klage fra Holien vist til møte mellom Holien og tiltakshaver hvor Haldor Holien kom med nabovarsel på sitt tiltak, og samtidig fikk se tegninger av tiltakshavers godkjente tiltak. Haldor Holien var også adressat på e-post som ble sendt fra tiltakshaver 16.10.2016, hvor høyder på tiltakshavers prosjekt og Holiens hus var presisert. Vedlagt denne e-posten var tegninger over planlagt endring av garasje. Høyden på toppstue skulle ikke endres, og er angitt på skissene som er sendt over. Holien har derfor etter administrasjonens oppfatning hatt mulighet til å gjort seg kjent med høydene på tiltakshavers prosjekt. Holien hevder saksbehandlere hos Namsos kommune har unnlot å handle i henhold til opplysnings- og veiledningsplikten jfr fvl. Videre hevdes at kommunen allerede fra oktober 2014 burde ha regnet dem som part i saken med motstridende interesser som tiltakshaver og at kommunen burde vært spesielt oppmerksomme på å være objektive. Holien hevder kommunen på ingen måte har vært slik saken har utviklet seg. Veiledningsplikten følger av fvl 11. Bestemmelsen er gjengitt nedenfor. Forvaltningsorganene har innenfor sitt sakområde en alminnelig veiledningsplikt. Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte. Omfanget av veiledningen må likevel tilpasses det enkelte forvaltningsorgans situasjon og kapasitet til å påta seg slik virksomhet. Forvaltningsorganer som behandler saker med en eller flere private parter, skal av eget tiltak vurdere partenes behov for veiledning. Etter forespørsel fra en part og ellers når sakens art eller partens forhold gir grunn til det, skal forvaltningsorganet gi veiledning om: a) gjeldende lover og forskrifter og vanlig praksis på vedkommende sakområde, og regler for saksbehandlingen, særlig om parters rettigheter og plikter etter forvaltningsloven. Om b) mulig bør forvaltningsorganet også peke på omstendigheter som i det konkrete tilfellet særlig kan få betydning for resultatet.
Uavhengig av om sak pågår, plikter forvaltningsorganet innen sitt sakområde å gi veiledning som nevnt i annet ledd til en person som spør om sine rettigheter og plikter i et konkret forhold som har aktuell interesse for ham. Dersom noen henvender seg til urette myndighet, skal det forvaltningsorgan som mottar henvendelsen, om mulig vise vedkommende til rett organ. Inneholder en henvendelse til et forvaltningsorgan feil, misforståelser, unøyaktigheter eller andre mangler som avsenderen bør rette, skal organet om nødvendig gi beskjed om dette. Organet bør samtidig gi frist til å rette opp mangelen og eventuelt gi veiledning om hvordan dette kan gjøres. Kongen kan gi nærmere bestemmelse om utstrekningen av veiledningsplikten og om den måten veiledningen skal ytes på. Bestemmelsen angir ikke omfang av veiledningsplikten, men legger opp til en skjønnsmessig vurdering av behov for veiledning. Bestemmelsen angir i andre ledd at forvaltningsorganet selv skal selv vurdere partenes behov for veiledning. Administrasjonen har ikke tidligere oppfattet at det var høydene som var utfordrende for Holien. Vi kan ikke se av korrespondansen som har vært at dette har vært det sentrale. Administrasjonen har også vurdert Holien dithen at vårt veiledningsansvar har vært tilstrekkelig ivaretatt. I klagen anføres at Namsos kommune begikk en ny saksbehandlingsfeil da Holien ikke ble gjort oppmerksom på sine klagemuligheter i oktober 2014. Administrasjonen ønsker å vise til fvl 11. Bestemmelsen angir ikke rekkevidden av veiledningsplikten. Administrasjonen er kjent med at både Ruth og Haldor Holien har bakgrunn fra forvaltningen, og således burde vært kjent med adgangen til å påklage forvaltningsvedtak. Fvl 11 andre ledd pålegger forvaltningsorgan å gi partene veiledning ut fra partenes behov eller når partenes forhold tilsier det. Administrasjonen har i foreliggende tilfelle ikke vurdert at det var behov for slik veiledning. Dette sammenholdt med at høydene på tiltaket, etter det vi har oppfattet, heller ikke har blitt eksplisitt problematisert før klagen av 03.04.2016. I klagen anfører Holien at klageadgangen ville blitt benyttet dersom de hadde blitt kjent med denne tidligere. De hevder videre at vilkårene i fvl 31 første ledd bokstav b er oppfylt, og at kommunen derfor ikke uten videre kan avvise klagen som for seint innkommet. Fvl 31 første ledd bokstav b gir anledning til å ta klagen under behandling selv om klagefristen er oversittet såfremt det av særlige grunner er rimelig at klagen blir prøvd. Administrasjonen kan ikke se at det i klagen er nærmere presisert hva som menes med særlige grunner, men ut fra klagen antas dette å være betydning av høydene på naboens tiltak. Fvl 31 tredje ledd lyder Klagen kan ikke tas under behandling som klagesak dersom det er gått mer enn ett år siden vedtaket ble truffet. Begrunnelsen for denne bestemmelsen er at det må være et skjæringstidspunkt for når et forvaltningsvedtak ikke lenger er angripelig, slik at den vedtaket retter seg mot kan innordne seg etter vedtaket. I foreliggende tilfelle har det gått mer enn et år etter at opprinnelig vedtak ble truffet før klage ble fremmet.
Holien bemerker også kommunens vurdering av fvl 41. Det hevdes her at hadde de fått nabovarsel, og deres merknader ikke hadde blitt tatt til følge, ville de ha påklaget vedtaket til Fylkesmannen. Holien skriver i sin klage i lys av det vi forstår er fylkesmannens restriktive holdning til dispensasjonssøknader fra reguleringsplaner, finner vi det sannsynlig at dette kunne ha fått konsekvenser for dispensasjonsvedtaket. Videre hevdes at det dermed ikke kan utelukkes at saksbehandlingsfeilen ville ha fått konsekvenser for vedtaket. Det følger av pbl 19-1 at regionale og statlige myndigheter hvis saksområde blir direkte berørt, skal få mulighet til å uttale seg før det gis dispensasjon fra planer, plankrav og forbudet i 1-8. Administrasjonen har i foreliggende tilfelle ikke sendt dispensasjonssøknaden til uttalelse til regionale og statlige myndigheter. Administrasjonen er ikke kjent med at Fylkesmannen har en generell restriktiv holdning il dispensasjon fra reguleringsplaner. Holien ber i sin klage om fullstendig ny saksbehandling av tiltakshavers byggesak. Dette begrunnes i at det i klagen fremkommer opplysninger kommunen har unnlatt å forholde seg til i sitt saksframlegg, og at Holien ønsker at høyere forvaltningsinstanser skal ta stilling til disse. Administrasjonen kan ikke se at det i klagen fremkommer opplysninger som ikke er vurdert tidligere. Konklusjon Vedtak av 16.03.2016 opprettholdes, klage på saksbehandlingsfeil avvises som for seint fremsatt.