Saksfremlegg Saksnr.: 10/1313-1 Arkiv: 034 Sakbeh.: Per Prebensen Sakstittel: OMSTILLINGSPROSJEKTET - DIMENSJONERING AV ADMINISTRATIVE RESSURSER Planlagt behandling: Hovedutvalg for helse- og sosial Formannskapet Kommunestyret Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& Kommunestyret tar til etterretning at kravene til saksbehandling og dokumentasjon innenfor helse- og sosialtjenestene er blitt stadig strengere, og at det er behov for å styrke de merkantile tjenestene for å opprettholde nødvendig kontinuitet, kvalitet og utvikling i tjenestene. Kommunestyret godkjenner en opptrappingsplan for å imøtekomme dette i hht. saksfremlegget. Kostnadene dekkes ved omdisponeringer innenfor Alta kommunes totalramme i budsjettregulering 2010, og i økonomiplanen for 2011-2014. ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksopplysninger:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Vedlegg: Statusoversikt virksomhetsledere innen pleie og omsorg Andre saksdok.: K-sak 50/09 Omstillingsprosjektet statusrapport. Økonomiplan 2010-2013. Bakgrunn: Kommunestyret gjorde slikt vedtak i sak 50/09 (22.06.09) Omstillingsprosjektet : Kommunestyret merker seg styringsgruppas konklusjoner vedrørende behov for stillingsressurser og vil vurdere dette i forbindelse med behandlingen av økonomiplan 2010-2013. Omstillingsprosjektet i helse og sosialsektoren omfatter i alt 11 delprosjekter. Viktige elementer er organisering, struktur og ressursbruk. Når det gjelder organisasjonsstruktur ble ulike løsninger utredet våren 2009. Det ble innhentet sammenlignende tall for ressursbruk i andre kommuner med særlig vekt på merkantile/administrative ressurser. Styringsgruppas konklusjon var at Alta kommune ligger lavt i merkantile/ledelsesressurser, og at det var behov for styrking med 5-10 årsverk oppsummert slik:
Avdelinger Dagens org. Tilleggsbehov dagens org. Totalt behov i dag Tilleggsbehov flat struktur Totalt behov flat struktur Omsorgsavd. 14,3 3,3 17,6 5,8 20,1 Bistandsavd. 9,5 3,4 12,9 6,2 15,7 Helseavd. 4,8 2,7 7,5 3,2 8,0 Sum 28,6 9,4 38,0 15,2 43,8 HS-adm* 10,5 0,5 11,0 0,5 11,0 *En rekke spesielle fagstillinger inngår her (kommuneoverlege, helsekonsulent, jurist, IKT). Pleie og omsorgstjenestene ivaretas av omsorgsavdelinga og bistandsavdelinga. Tjenestene slik vi ser dem i dag er i hovedsak utviklet over de siste 20-30 årene gjennom sentralt styrte reformer og opptrappingsplaner: Sykehjemsreformen (1988). Eldremilliarden (1990). HVPU-reformen (1991). Opptrappingsplanen for eldre (1998-2006). Opptrappingsplanen for psykisk helse (1999-2008). Omsorgsplan 2015 St.meld. nr. 25 (2005-2006) inneholdende o 12.000 nye årsverk o 12.000 nye omsorgsplasser o Demensplan 2015 o Kompetanseløftet 2015 Tradisjonelt har merkantile/ledelsesressurser knyttet til virksomheter innen pleie og omsorg vært en fagleder som i tillegg til administrative funksjoner også delvis har deltatt i tjenesten. Fokus har vært innholdet i tjenestene og ikke administrasjon. Dette har vært i tråd med nasjonale og lokale føringer. Mange virksomheter har det fortsatt slik. Utvikling Utviklingen særlig de siste årene har gitt stadig økte krav til administrasjon og ledelse uten tilsvarende økning i administrative ressurser. Mye av årsaken til dette ligger i nytt lovverk med større rettighetsfokus med større krav til samhandling og dokumentasjon, samt til endringer i allerede gjeldende lovverk. For virksomhetene har dette medført at man må bruke mer tid til saksbehandling, dokumentasjon, koordinering, samhandling og kvalitetssikring av tjenestene, samt rapportering. Konkret nevnes: Ny lov om pasientrettigheter, ny lov om helsepersonell, ny lov om psykisk helsevern fra 1999. Større rettighetsfokus, mer krav til dokumentasjon. Endring i pasientrettighetsloven 2009. Nytt kapittel 4A om tvang ovenfor pasienter. Individuell plan 2001. For alle brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Stadig flere brukergrupper defineres inn under ordningen. Ny forskrift om legemiddelhåndtering i virksomheter som yter helsehjelp fra 2008. Ansvar for legemiddelhåndteringen inkl. rutiner, opplæring og lignende ble flyttet over fra legene til virksomhetsleder. IPLOS-forskriften 2006 omfattende registrering og rapportering av bistandsbehov hos alle brukere av pleie og omsorgstjenester. Forskrift om internkontroll for helse og sosialtjenesten av 2002. Nye krav til internkontroll, opplæring og avvikshåndtering for virksomhetene.
Kvalitetssikring av vedtak, rapporter, kartleggingsskjema og lignende Økte krav til rapportering (Kostra, IPLOS, regnskap, sykefravær) Tilskudd til ressurskrevende brukere 2004. Tilskuddsordning med omfattende krav til dokumentasjon. Oppfølging av vederlagsforskriften overtatt fra NAV 01.01.2009. Også befolkningsvekst, økt antall brukere, økte forventninger, økt antall tilsyn og økt fokus på tildeling av tjenester har medført strengere krav til saksbehandling og dokumentasjon. Dette gjelder særlig innen hjemmebasert omsorg som har en kontinuerlig utskifting av brukere. Flere av våre virksomheter er store med mange stillingshjemler. Dette gir store utfordringer i forhold til økte krav til personaloppfølging. Høyt sykefravær gjør at lederne bruker mye tid til sykefraværsoppfølging. Til dels stor turnover og arbeidsmarkedssituasjonen generelt gir store utfordringer i forhold til rekruttering. Flere virksomheter har også utfordringer i forhold til å utarbeide og følge opp HMS rutiner for å ivareta sikkerheten for ansatte. Konsekvenser Mange av virksomhetslederne føler at de ikke strekker til. De har problemer med å holde seg à jour, med å holde tidsfrister og de rekker ikke over stadig mer omfattende krav til personaloppfølging. Det rapporteres om mye ekstraarbeid og en følelse av at man må være tilgjengelig hele døgnet, man har aldri fri. Sektorledelsen registrerer at rekrutteringssituasjonen for virksomhetsledere blir stadig vanskeligere. Få søkere og flere gangs utlysning av lederstillinger er blitt regelen. Manglende stabilitet og kontinuitet blant virksomhetslederne er uheldig, og medfører at hovedfokus mer og mer dreier seg om daglig drift. Nytenkning og utvikling av tjenestene blir skadelidende, og til sist vil det kunne ramme den samla kvaliteten i tjenestene. Tilbakemeldinger fra virksomhetslederne er at de synes jobben er interessant og givende. Men det blir det mer og mer tydelig at tilstrekkelig tid til ledelse og administrasjon er en kritisk faktor for å fortsatt ville stå i jobbene. I denne situasjonen oppleves det også vanskeligere å motivere virksomhetene til omstilling og utvikling. Tiltak Sektoren har iverksatt flere tiltak for å støtte opp om lederne, gi de trygghet i jobben, samt stimulere til at de ønsker å stå i stillingene lengre: Lønn Virksomhetslederne i helse og sosial har vært prioritert i lokale forhandlinger og har hatt en høyere lønnsvekst enn gjennomsnittet de siste årene. Fortsatt ligger de lavt i forhold til grupper de sammenligner seg med sett i forhold til virksomhetenes størrelse, kompleksitet og at dette er døgntjenester med drift hele året. Lederopplæring ca. 45 ledere i helse og sosialsektoren har vært igjennom et omfattende lederopplæringsprogram i 2009. Det har vært fokus på opplæring i avtaleverk, ulike verktøy for å ivareta personalet, samt fokus på lederutvikling.vi har fått gode tilbakemeldinger på dette og er nå i en oppfølgingsfase. Avdelingsvise ledernettverk med ekstern veiledning vil bli igangsatt i løpet av 2010. Opplæring innenfor ulike fagområder. Sektoren kjører selv kurs og møter for å gi økt kompetanse innenfor nytt regelverk, både for ledere og ansatte. Avtale om merkantil støtte i perioder for å ta unna restanser. Tidsavgrensede avtaler om merkantilt personell gjennom NAV har ikke fungert tilfredsstillende pga. manglende grunnkunnskaper og stort behov for opplæring.
For å stimulere virksomhetene til omstilling og utvikling og fremstå som en fremtidsrettet og spennende arbeidsgiver, deltar pleie og omsorg i flere nasjonale satsinger: Nasjonal strategi for elektronisk samhandling 2008-2013 Samspill 2.0. Alta kommune er pilotkommune for ElinK elektronisk samhandling mellom ulike tjenestenivå. Demensplan 2015. Deltar i programmet Dagsenter for demente som en ressurskommune for å utvikle gode modeller/maler for andre kommuner. Etisk kompetanseheving. Deltar i KS nasjonale program Samarbeid for etisk kompetanseheving foreløpig med 1 sykehjem og 1 sone i hjemmesykepleien. Undervisningssykehjem i Finnmark. Etter søknad ble sykehjemmene i Alta i november 2009 tildelt rollen som satelitt-undervisningssykehjem i Finnmark. Alle sykehjemmene deltar og vil dekke ulike tema som rehabilitering, lindring, demens, ernæring, etikk, IKT, mv. Høring/merknader: Økonomiske konsekvenser: I økonomiplan for 2010-2013 var det ikke rom for å avsette midler til oppfølging av omstillingsprosjektet. En vellykket omstilling vi ofte koste mer på kort sikt for å gi varige innsparinger / mer rasjonelle løsninger på lengre sikt. Manglende ressurser vil kunne svekke gjennomslagskraften og dermed gi redusert eller ingen effekt av omstillingen. Vurdering: Helse og sosialsektoren opplever rekrutteringssituasjonen for ledere som problematisk. Mange av dagens ledere signaliserer at de er slitne og godt kan tenke seg over i andre jobber. Flere har søkt om permisjon. Tradisjonelt er helse- og sosialtjenesten mer løsningsorientert og handlingsorientert enn planorientert. Fokus er å gi gode tjenester til brukerne. Vanskelig rekruttering og liten stabilitet på ledere fører til at hovedfokus i virksomhetene i enda større grad rettes mot daglig drift. Nye utfordringer møtes med ad hoc-løsninger som ikke alltid er optimale strukturelt eller økonomisk. En vellykket omstilling betinger en planmessig tilnærming til nye utfordringer jfr. igangsatte prosess med kommunedelplan. Et viktig element for å lykkes er at vi har god stabilitet på våre virksomhetsledere. Arbeidsgiver må legge forholdene best mulig til rette for at dette kan skje. Kartleggingen våren 2009 viste et behov for administrative tilleggsressurser på 5-10 årsverk. Behovene var noenlunde jevnt fordelt på avdelingene (se tabell foran). Av økonomiske årsaker ble det ikke bevilget midler til oppfølging av dette i økonomiplanen 2010-2013. På bakgrunn av ovenstående er det etter vår vurdering nødvendig å ha fortsatt fokus på saken. Med utgangspunkt i den vanskelige økonomiske situasjonen foreslås en opptrappingsplan for å løse dette: Avdeling/Årsverk 2010 2011 2012 2013 Sum Omsorgsavdelingen 1,3 1,0 2,3 Bistandsavdelingen 1,0 1,0 2,0
Helseavdelingen 1,0 1,0 2,0 Sum 1,3 2,0 2,0 1,0 6,3 Sektoradministrasjon 1,0 1,0 2,0 Sum 1,3 3,0 3,0 1,0 8,3 I første omgang velger vi å prioritere de store sonene i hjemmetjenesten. Trangere nåløye for å få tjenester har medført betydelig større krav til saksbehandling og dokumentasjon. For 2010 foreslås det derfor en styrking av administrasjonen ved de 2 store sonene i hjemmetjenesten med til sammen 0,8 årsverk. Elvebakken sykehjem har 1,5 administrativ stilling. På grunn av arbeidssituasjonen har man midlertidig økt dette med 0,5 årsverk. Erfaringen med dette tilsier at det ikke er mulig å redusere igjen, og det er helt nødvendig med en permanent videreføring av dette. Kartleggingen våren 2009 viste et samlet behov for styrking i avdelingene på 9,4 årsverk spesifisert på den enkelte virksomhet. Den foreslåtte opptrappingsplanen forutsetter at ca. 3 årsverk finansieres ved interne omprioriteringer. De styrkinger som er lagt på avdelingsnivå i planperioden forutsettes at den enkelte avdeling selv prioriterer. Prosjektstillingen rettet mot ElinK (elektronisk samhandling) og Profil (opplæring, omkoding mv) forutsettes tilskuddsfinansiert også i 2011. Fra 2012 må stillingen videreføres i ordinær drift som fagsystemansvarlig for Profil. Fagsystemet Profil er svært omfattende og har i dag ca. 3-400 brukere i omsorgsavdelingen og noen brukere i barn og ungesektoren. Stadig flere virksomheter knyttes på systemet, og i løpet av 2010 vil store deler av bistandsavdelingen ha tatt systemet i bruk. Det vil da være ca. 5-600 brukere, og det vil ikke være mulig å drifte dette videre uten en systemansvarlig med ansvar for oppfølging, samordning, support, oppdatering, opplæring, utvikling og prosedyrer i Profil. Behovet er satt opp under administrasjonen, men retter seg hovedsakelig direkte mot pleie og omsorg. Øvrige behov Sektoradministrasjonen har en rådgiverstilling (retrettstilling) som ikke er finansiert. Denne brukes nå som prosjektleder for kommunedelplanen, men bør innarbeides som en permanent planstilling og finansieres (tatt med fra 2011).
Vedlegg Statusoversikt virksomhetsledere innen pleie og omsorg Virksomhet Navn Tilsatt Merknad (i forhold til historikk) Omsorgsavd. Avdelingsleder MS Okt. 2006 Slutter. Stillingen utlyst Helsesentret sykehjem VL Jan. 2009 Ekornsv. Sykehjem IT Jan. 2009 Ustabilt. Leder søkt 1 års permisjon fra 1. mai 2010 Elvebakken sykehjem IJK 2005 1 års permisjon fra april 2010 Kåfjord sykehjem RP Jan. 2009 Sone Vest SP Mars 2009 Ustabilt Sone Ytre Vest HM 2000 Stabilt Sone Øst ÅK Mars 2009 Ustabilt Versthuset NO 1993 Stabilt 4 Prosjekter Ustabilt. 1 prosjekt har hatt 4 ledere på 3,5 år Bistandsavd. Avdelingsleder SI 2005 Tiltaksleder MRK 2000 Miljøarbeidertj. HP 2005 1 års permisjon fra april 2010 Kongleveien AH 2005 Komsa 2009 Etablert 2009 Kinoveien 2007 Trudvang 2007 Felles leder fra 2007 Frøyas vei 2007 Skiveien 2000 Felles leder fra 2007 Myrveien 12 2007 Myrveien 9 2005 Felles leder fra 2006 Avlastningsbolig 2006 Marienlund 2007 DOAS OE 2009 Relativt stabilt Maskinsvingen Konst. 2010 Etablert 2008, ustabilt Psyk.enhet EM 2008 Rekrutteringsvansker... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&&