Høringspapirer til 30. Ordinære Generalforsamling 22. Oktober 2009
Høringsrunde Høsten 2009 Dette heftet er laget for at saker som kommer opp på Generalforsamlingen skal få lufte seg litt og bli diskutert på forhånd. Sakene er sendt Representantskapet innen fristen 19. Oktober (unntak semestermelding Kvarterstyret). I tillegg kommer sak fra 29. GF. Innhold: Sak Fra Side Driftsbudsjett 2010 Økonomiansvarlig i Kvarterstyret 3 Investeringsplan 2010 Økonomiansvarlig i Kvarterstyret 7 Semestermelding Kvarterstyret 9 Statuttendring Skjenkegruppe Stian Dahle, Line Hølleland og Charlotte Hoem 13 Skjematisk Oversikt Stian Dahle, Line Hølleland og Charlotte Hoem 16 Statuttendring Erik Oramas 18 Statuttendring Jan-Fredrik Eliassen 22 Statuttendring Astri-Iren Helgesen og Espen Lehn-Nilsen 23 Statuttendring Astri-Iren Helgesen og Espen Lehn-Nilsen 24 Statuttendring Astri-Iren Helgesen og Espen Lehn-Nilsen 25 Statuttendring Astri-Iren Helgesen og Espen Lehn-Nilsen 27 Andre forhåndsmeldte saker Jens Tandstad 28 Forslag Aksjonærbevis Jens Tandstad 36 Representantskapet vil med dette oppfordre dere til å lese disse innleggene. Deretter setter vi pris på svar på høring. Dette er en mulighet til å komme med konkrete innvendinger og å forbedrede forslag til sakene. Fullstendige sakspapirer med semestermeldinger og Representantskapet sine innstillinger kommer ut torsdag 12. november Den videre gangen fremover ser slik ut: Fredag 30. Oktober kl 16:00 Tirsdag 09. November kl 17:00 Torsdag 12. November kl.16:00 Torsdag 12. November kl 17:15 Frist for svar på høring Frist for å melde saker til GF Saksliste og sakspapirer kommer ut Talerør NG2 Generalforsamlingen blir avholdt søndag 22. november, start kl 15:00, i auditoriet Egget på Studentsenteret. Legg spesielt merke til mandag 09. November klokken 1700. Dette er absolutt siste frist for arbeidsgrupper og driftorganisasjoners innrapportering av semestermeldinger med regnskap, samt handlingsplaner og budsjett. Hva hver enkelt gruppe/organisasjon skal levere inn til GF er regulert gjennom statuttene samt de gjeldende retningslinjer eller avtaler. Alle saker som gjelder Generalforsamlingen sendes til ordforer@kvarteret.no Representantskapet avholder Talerør når saksliste og sakspapir kommer ut, altså torsdag 12. november. Talerøre(t) er et forum hvor alle saker meldt til GF kan bli diskutert. Mer informasjon vil bli gitt senere. Vel møtt til Generalforsamling søndag 22. November! Med vennlig hilsen Representantskapet v/ (Sign) Espen Lehn-Nilsen Ordfører 2
TOTALBUDSJETT 2010 TOTAL JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES SALGSINNTEKTER 3010 3010 - SALG, ØL 9 632 000 0 1 459 600 1 029 200 1 029 200 970 400 440 800 0 1 225 920 1 018 720 998 720 998 720 460 720 3015 3015 - SALG, IMPORTØL 576 860 0 60 016 60 016 60 016 60 016 30 008 0 86 512 62 936 62 936 62 936 31 468 3020 3020 - SALG, VIN 424 116 0 43 334 42 805 43 574 44 181 38 753 0 40 346 43 800 41 427 43 277 42 620 3025 3025 - SALG, SOFTSPRIT 49 392 0 12 544 3 136 2 352 4 312 3 136 0 3 920 5 880 5 880 5 488 2 744 3030 3030 - SALG, MINERALVANN 248 400 0 27 440 27 440 27 440 27 440 13 240 0 29 840 27 440 27 440 27 440 13 240 3050 3050 - SALG, TOBAKK 278 939 0 39 468 25 916 43 521 41 916 18 122 0 20 618 34 327 18 412 25 756 10 882 3060 3060 - SALG, KAFFE, TE MM 326 280 0 51 360 31 200 31 200 31 200 21 120 0 48 000 31 200 31 200 31 200 18 600 3070 3070 - SALG, BRENNEVIN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3075 3075 - SALG, RUSBRUS, CIDER 257 269 0 25 480 21 560 20 776 19 522 6 311 0 67 560 33 080 31 560 23 080 8 340 3080 3080 - SALG, SNACKS 110 480 0 6 380 5 000 10 800 6 580 4 780 0 11 380 21 380 21 180 16 400 6 600 3090 3090 - SALG, MATVARER (VARM, KALD ETC) 1 227 360 0 143 520 143 520 143 520 143 520 39 600 0 143 520 143 520 143 520 143 520 39 600 3095 3095 - SALG, ANNET (AVIS ETC) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 SUM SALGSINNTEKTER 13 131 096 0 1 869 142 1 389 793 1 412 399 1 349 086 615 870 0 1 677 616 1 422 283 1 382 275 1 377 817 634 814 DRIFTSINNTEKTER OG TILSKUDD 3097 3097 - INNTEKTER FRA KOPIERING 20 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 0 0 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 3098 3098 - SPONSORER, ANNONSER MED MER. 1 076 000 79 167 79 167 89 167 79 167 79 167 115 167 79 167 79 167 89 167 79 167 79 167 149 167 3099 3099 - SALG, DIVERSE 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3200 3200 - BILLETTINNTEKTER 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3400 3400 - DRIFTSBIDRAG OG TILSKUDD 1 129 975 94 165 94 165 94 165 94 165 94 165 94 165 94 165 94 165 94 165 94 165 94 165 94 165 SUM DRIFTSINNTEKTER OG TILSKUDD 2 225 975 175 331 175 331 185 331 175 331 175 331 209 331 173 331 175 331 185 331 175 331 175 331 245 331 3999 3999 - PERIODISERING INNTEKTER SUM INNTEKTER 15 357 071 175 331 2 044 473 1 575 124 1 587 730 1 524 418 825 202 173 331 1 852 947 1 607 614 1 557 606 1 553 148 880 146 VAREKOSTNADER 4010 4010 - INNKJØP, ØL 5 002 153 0 797 940 546 740 546 740 517 640 256 240 0 599 805 503 625 494 375 494 375 244 675 4015 4015 - INNKJØP, IMPORTØL 249 067 0 26 711 26 711 26 711 26 711 13 356 0 36 546 26 378 26 378 26 378 13 189 4020 4020 - INNKJØP, VIN 152 441 0 15 425 15 268 16 107 16 095 13 413 0 13 871 15 770 15 160 15 748 15 584 4025 4025 - INNKJØP, SOFTSPRIT 11 888 0 3 019 755 566 1 038 755 0 943 1 415 1 415 1 321 660
4030 4030 - INNKJØP, MINERALVANN (13%) 134 010 0 14 749 14 749 14 749 14 749 7 162 0 16 447 14 749 14 749 14 749 7 162 4050 4050 - INNKJØP, TOBAKK 189 337 0 26 709 17 634 29 856 28 568 12 278 0 13 849 23 382 12 379 17 197 7 486 4060 4060 - INNKJØP, KAFFE, TE (13%) 46 713 0 6 384 4 527 4 527 4 527 3 678 0 6 259 4 527 4 527 4 527 3 228 4070 4070 - INNKJØP, BRENNEVIN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4075 4075 - INNKJØP, RUSBRUS, CIDER 110 000 0 10 979 9 300 8 964 8 433 2 755 0 28 635 14 039 13 475 9 841 3 578 4080 4080 - INNKJØP, SNACKS (13%) 41 379 0 2 277 1 644 3 899 2 519 1 852 0 4 346 8 113 8 092 6 185 2 451 4090 4090 - INNKJØP MATVARER 490 944 0 57 408 57 408 57 408 57 408 15 840 0 57 408 57 408 57 408 57 408 15 840 4095 4095 - INNKJØP, ANNET (AVISER ETC) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4220 4220 - DRIFTS- OG FORBRUKSMATERIELL 152 822 12 735 12 735 12 735 12 735 12 735 12 735 12 735 12 735 12 735 12 735 12 735 12 735 4500 4500 - BANDHONORAR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4510 4510 - ANDRE ARRANGEMENTSKOSTNADER 18 000 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 4520 4520 - TONO / NCB AVGIFTER 271 741 22 645 22 645 22 645 22 645 22 645 22 645 22 645 22 645 22 645 22 645 22 645 22 645 4999 4999 - PERIODISERING ANDRE ARR. KOSTN SUM VAREKOSTNADER 6 870 494 36 880 998 480 731 615 746 407 714 567 364 210 36 880 814 990 706 285 684 838 684 609 350 733 DEKNINGSBIDRAG (NB! KUN SALG MOT VAREKOSTN) 6 703 165 0 907 542 695 058 702 872 671 399 288 541 0 899 506 752 879 734 318 730 088 320 961 51,05 % #DIV/0! 48,55 % 50,01 % 49,76 % 49,77 % 46,85 % #DIV/0! 53,62 % 52,93 % 53,12 % 52,99 % 50,56 % LØNNSKOSTNADER 5000 5000 - LØNN FASTE, HELTIDSANSATTE 642 857 53 571 53 571 53 571 53 571 53 571 53 571 53 571 53 571 53 571 53 571 53 571 53 571 5001 5001 - LØNN VARIABLE, TIMEANSATTE 344 000 28 667 28 667 28 667 28 667 28 667 28 667 28 667 28 667 28 667 28 667 28 667 28 667 5010 5010 - FERIEPENGER 112 231 9 353 9 353 9 353 9 353 9 353 9 353 9 353 9 353 9 353 9 353 9 353 9 353 5030 5030 - KOSTNAD FOR SIVILARBEIDER 356 700 29 725 29 725 29 725 29 725 29 725 29 725 29 725 29 725 29 725 29 725 29 725 29 725 5040 5040 - INNELEIDE VIKARER ETC 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5400 5400 - ARBEIDSGIVERAVGIFT 191 669 15 972 15 972 15 972 15 972 15 972 15 972 15 972 15 972 15 972 15 972 15 972 15 972 5410 5410 - ARBEIDSGIVERAVGIFT AV FERIEP. 15 825 1 319 1 319 1 319 1 319 1 319 1 319 1 319 1 319 1 319 1 319 1 319 1 319 5800 5800 - REFUSJON AV SYKEPENGER 5820 5820 - REFUSJON AV ARBEIDSGIVERAVGIFT 5920 5920 - YRKESSKADEFORSIKRING 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5950 5950 - OTP FOR ANSATTE 15 797 1 316 1 316 1 316 1 316 1 316 1 316 1 316 1 316 1 316 1 316 1 316 1 316 5990 5990 - ANDRE PERSONALKOSTNADER 559 478 44 179 49 068 49 068 49 068 49 068 44 179 39 290 44 179 49 068 49 068 49 068 44 179 5999 5999 - PERIODISERING LØNN SUM LØNNSKOSTNADER 2 238 557 184 102 188 991 188 991 188 991 188 991 184 102 179 213 184 102 188 991 188 991 188 991 184 102 4
ANDRE DRIFTSKOSTNADER 6100 6100 - FRAKT TRANSP.KOST.FORSIKRINGER 19 375 1 615 1 615 1 615 1 615 1 615 1 615 1 615 1 615 1 615 1 615 1 615 1 615 6300 6300 - LEIE LOKALER 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6340 6340 - LYS VARME (STRØMKOSTNADER) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6360 6360 - RENHOLDSUTGIFTER 877 384 73 115 73 115 73 115 73 115 73 115 73 115 73 115 73 115 73 115 73 115 73 115 73 115 6390 6390 - ANDRE KOSTNADER LOKALER 10 000 833 833 833 833 833 833 833 833 833 833 833 833 6400 6400 - LEIE MASKINER 85 150 7 096 7 096 7 096 7 096 7 096 7 096 7 096 7 096 7 096 7 096 7 096 7 096 6410 6410 - LEIE ANNET (INVENTAR ETC) 4 491 374 374 374 374 374 374 374 374 374 374 374 374 6540 6540 - INVENTAR 72 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6550 6550 - DRIFTSMATERIALER 76 269 6 356 6 356 6 356 6 356 6 356 6 356 6 356 6 356 6 356 6 356 6 356 6 356 6570 6570 - ARBEIDSKLÆR OG VERNEUTSTYR 64 677 47 980 500 500 500 10 697 500 500 1 500 500 500 500 500 6600 6600 - REP. OG VEDLIKEH.BYGNINGER 140 000 11 667 11 667 11 667 11 667 11 667 11 667 11 667 11 667 11 667 11 667 11 667 11 667 6620 6620 - REP. OG VEDLIKEH.UTSTYR 203 160 16 930 16 930 16 930 16 930 16 930 16 930 16 930 16 930 16 930 16 930 16 930 16 930 6702 6702 - REVISJONSHONORARER 45 000 0 22 500 0 0 0 0 0 0 0 0 0 22 500 6706 6706 - REGNSKAPSHONORARER 196 000 18 000 28 000 15 000 15 000 15 000 15 000 10 000 15 000 20 000 15 000 15 000 15 000 6721 6721 - INNLEIDE KONSULENTER 22 800 1 900 1 900 1 900 1 900 1 900 1 900 1 900 1 900 1 900 1 900 1 900 1 900 6800 6800 - KONTORREKVISITA 60 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 6820 6820 - TRYKKSAKER 198 750 40 000 10 000 7 500 7 500 7 500 3 750 0 50 000 7 500 50 000 7 500 7 500 6840 6840 - AVISER TIDSSKRIFTER MV. 10 500 0 0 0 0 0 5 250 0 0 0 5 250 0 0 6860 6860 - MØTEKOSTNADER 11 740 840 840 840 840 2 340 840 0 840 840 840 1 840 840 6890 6890 - ANDRE KONTORKOSTNADER 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6900 6900 - TELEFON 98 700 8 000 8 000 8 000 8 000 9 350 8 000 8 000 8 000 8 000 9 350 8 000 8 000 6910 6910 - EDB KOSTNADER 24 040 2 003 2 003 2 003 2 003 2 003 2 003 2 003 2 003 2 003 2 003 2 003 2 003 6940 6940 - PORTO 1 500 125 125 125 125 125 125 125 125 125 125 125 125 7140 7140 - REISEKOSTN.IKKE OPPGAVEPLIKTIG 19 500 1 625 1 625 1 625 1 625 1 625 1 625 1 625 1 625 1 625 1 625 1 625 1 625 7320 7320 - MARKEDSAKTIVITETER 179 000 36 500 14 250 12 000 12 000 12 000 0 0 42 000 14 250 12 000 12 000 12 000 7350 7350 - REPRESENTASJONSUTGIFTER 12 900 0 1 300 1 300 1 300 1 300 1 300 600 1 300 1 300 1 300 1 300 600 7400 7400 - KONTIGENTER FRADRAGSBERETTIGET 5 000 5 000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7420 7420 - UTGIFT TIL GAVER 9 350 75 150 150 150 1 150 2 075 0 3 075 150 150 150 2 075 7500 7500 - FORSIKRINGSPREMIER 180 032 15 003 15 003 15 003 15 003 15 003 15 003 15 003 15 003 15 003 15 003 15 003 15 003 7600 7600 - AVGIFTER OG LISENSER (SKJENKEAVG., NrK ETC) 64 670 17 335 0 0 15 000 0 0 2 335 15 000 0 0 0 15 000 7770 7770 - BANK-OG KORTGEBYRER (INKL TERMINAL) 20 260 1 688 1 688 1 688 1 688 1 688 1 688 1 688 1 688 1 688 1 688 1 688 1 688 7790 7790 - ANDRE KOSTNADER 2 616 557 218 046 218 046 218 046 218 046 218 046 218 046 218 046 218 046 218 046 218 046 218 046 218 046 7792 7792 - KASSEDIFFERANSE 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5
7999 7999 - PERIODISERING ADK SUM ANNEN DRIFTSKOSTNAD 5 328 805 543 107 454 917 414 667 429 667 428 714 406 092 390 812 506 092 421 917 463 767 415 667 453 392 SUM DRIFTSKOSTNADER (VARE, LØNN OG ADK) 14 437 856 764 089 1 642 387 1 335 272 1 365 064 1 332 272 954 403 606 905 1 505 183 1 317 192 1 337 595 1 289 267 988 227 RESULTAT FØR AVSKRIVNINGER (EBITDA) 919 216-588 757 402 086 239 852 222 666 192 146-129 201-433 574 347 764 290 423 220 011 263 882-108 081 6010 6010 - AVSKRIVING MASKINER OG INVENT. 698 143 58 179 58 179 58 179 58 179 58 179 58 179 58 179 58 179 58 179 58 179 58 179 58 179 FINANSPOSTER 8050 8050 - ANDRE RENTEINNTEKTER 292 488 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 292 488 8070 8070 - ANDRE FINANSINNTEKTER 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8150 8150 - ANDRE RENTEKOSTNADER 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8170 8170 - ANDRE FINANSKOSTNADER 6 000 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 SUM FINANSPOSTER 286 488-500 -500-500 -500-500 -500-500 -500-500 -500-500 291 988 RESULTAT FØR SKATTEKOSTNAD 507 560-647 436 343 407 181 173 163 987 133 467-187 880-492 252 289 085 231 744 161 333 205 203 125 728 6
Fra Thomas Calder, økonomiansvarlig Til Generalforsamlingen 16.10.2010 Investeringsbudsjett Vedlagt er investeringsplan. Dette er delt opp i prioriteringer basert på inkrementer á 1.000.000. Innenfor disse stegene er det åpninger for å finne gode løsninger etter hvert som vi får inn penger. F.eks ser vi på muligheter for å få inn visse underdeler av lyd/lys noe tidligere enn de totale pakkene innen lyd/lys er prioritert, men dette er avhengig av de totale midlene vi har tilgjengelig ved investeringstidspunktet. Vedlagte prioritering er den gjeldende i sin helhet over samlepunktene. Prioriteringene er gjort basert på potensiell inntjening fremover, mulighet for blokker under 1.000.000 og eksisterende utstyr. SKiBAS har pr. dags dato løst godkjent bruk av 1.500.000 NOK. Dette vil omfatte punkt 1 & 2 på investeringsplanen. Etter hvert som midler kommer inn, enten i form av inntjening på huset eller støttemidler, vil disse gå til resten av punktene på planen. Det vil da være åpent for nevnte miksing av underpunkter på lyd/lys for å få mest mulig muligheter ut av de midlene man får tilgjengelig. Punkt 3-6 er sendt ut på anbud og man håper at denne prosessen vil få de endelige kostnadene under nivået beskrevet i investeringsplanen, da summene i investeringsplanen i hovedsak er basert på stykkpris. Det har blitt hentet inn ønskede investeringer fra arbeidsgruppene, og disse er inkludert i de forskjellige underpunktene i oversikten. Kvast anbefaler sterkt at det ikke blir lagt frem alternative investeringsforslag på Generalforsamlingen. Eventuelle tilleggsinvesteringer vil komme som punkter prioritert etter punktene på denne investeringsplanen. Med vennlig hilsen Thomas Calder Økonomiansvarlig, Kvarterstyret
8
Semestermelding fra Kvarterstyret Til: Generalfosamlingen Fra: Kvarterstyret 10/20/2009 Medlemmer Erik Alexander Oramas - Leder Anne Marte Lunde Tobro Eksternansvarlig Stian Dahle Intern Internansvarlig/prosjektansvarlig Thomas Peter Calder - Økonomiansvarlig Bendik Wilhelm Nagel Støren - Pr ansvarlig Ingrid Norgren - Prosjektansvarlig/Internansvarlig Lars Arnesen Skjenkeansvarlig Frafallende: Sigrid Sundfjord Otterlei Skjenkeansvarlig Kvarterstyret innad. Semesteret begynte bra med et fulltallig kvast. Med mange nye medlemmer fikk vi en utfordring med overlapping da noen av stillingene ikke tidligere hadde vert fylt, var det vanskelig å gi Pr og prosjektansvarlig en god nok oppfølging. Vi fikk dessverre frafall av skjenkeansvarlig tidlig i semesteret. Dette ble ansvaret ble overtatt av økonomiansvarlig, noe som var en lite ideell løsning da det belastet økonomiansvarlig med betydelig ekstra arbeidsbyrde. Gleden var derfor stor da vi endelig fikk en ny skjenkeansvarlig. Det ble også gjort en omrokering av Prosjekt og Intern-ansvarlig sine stillinger noe som har ført til nytt engasjement i begge stillinger. Hjelpen vi har fått fra tidligere skjenkeansvarlig har betydd mye i denne situasjonen. Semesteret har ellers generelt sett vert preget av mye arbeid noe som til en viss grad har gått ut over det sosiale, men vi ser med optimisme på gjenåpningen. Kommunikasjon i organisasjonen. Kommunikasjon med RS Det har vært noe uenighet om RS sitt mandat. Kvarterstyret mener at Representantskapet i høyere grad har jobbet med aktiv politikk enn det som er deres verv tiltenkt. 9
Kommunikasjon mellom kvast og organisasjonen. Kommunikasjonen innad i organisasjonen har vert preget av at kvarterstyret og organisasjonen generelt har hatt en stor arbeidsbyrde den siste tiden. Modellen med GLEM som en interaktiv arena fortsetter og har bidratt konstruktivt med å belyse hva organisasjonen er opptatt av. Dette har blant annet resultert i talerør for flerkameraproduksjon ble tatt opp. Det er fortsatt stort forbedringspotensial i kommunikasjonen fra kvast til arbeidsgruppene. For å bedre kommunikasjonen mellom kvast og organisasjonen er det imidlertid viktig at også arbeidsgruppene i større grad blir flinkere til å oppsøke kvast i de forumene vi har for dette: Glem møter og mail-listen Kvast@kvarteret.no. Hvis dette ikke fungerer i tilstrekkelig grad bør nye kommunikasjonsforum også etableres. Det har også vært preg av at viktige beskjeder kommer muntlig og på upassende tidspunkt, dette gjør at Kvarterstyret ikke får mulighet til å behandle sakene som et plenum. Byggeprosessen Byggeprosessen som for alvor skjøt fart i slutten av forrige semester nærmer seg nå ferdigstilling og vi føler oss sikker på åpning 5. februar. Vi har imidlertid hatt vanskeligheter med å få midler til teknisk utstyr. Selv om det fortsatt mangler en del midler ser vi nå positiv til å kunne åpne eksisterende bygg og den nye salen for Også prosessen rundt Villaen nærmer seg en avklaring og vil etter all sannsynlighet snart stå klar for innflytting i løpet av året. Internt i organisasjonen Også dette semesteret har vi fokusert mye på bemanningsproblemene våre. Nå når vi nærmer oss gjenåpning av Kvarteret har vi kartlagt det reelle behovet for medlemmer, og laget en oversikt over hvor mange medlemmer en vil trenge ved gjenåpning i forhold til hvor mange vi er per dags dato. Dersom en skal ha en full åpning av bygget må antallet frivillige tredobles. Dette er en endring i forhold til fjorårets situasjon, da medlemstallet måtte mer enn firedobles. Grunnet pengemangel har det vært et problem å kurse våre medarbeidere, noe som kommer til å påvirke neste semester i veldig stor grad. Vi ser imidlertid viktigheten av kursing for å heve kompetansenivået, og har dermed hentet en del gratis tilbud fra eksterne aktører, og satt av en betraktelig sum til kursing i 2010. Forrige semester presiserte vi tre hovedproblemstillinger ved rekruttering; rekruttering, holde på medlemmer og kompetanseoverføring. Vi mener det har vært en betraktelig fremgang på spesielt to av disse problemene: rekruttering og å holde på medlemmer. Den siste problemstillingen er en av hovedfokusene for neste semester. Rekruttering. Rekrutteringen dette semesteret har fungert veldig bra. Dette skyldes en markant økning i foredrag som blir presentert av kvarteret og spesielle markedsføringsteknikker som ikke har blitt gjennomført tidligere. Det kan nevnes en aksje som ble sendt ut til alle nye studenter i Bergen og et kaffebånd som ga alle studenter i Bergen gratis kaffe og te på NG2. 10
Vi har slitt med døde arbeidsgrupper dette semesteret. Info var så godt som ikke eksisterende, og romvesenet manglet medlemmer til undergruppene prokom og hammerlauget. Mye av fokuset dette semesteret har vært å få opp igjen disse gruppene. I dag teller infogruppen over 30 medlemmer, og vi mottar en del mailer om mennesker som ønsker å begynne i prokom. Ny@kvarteret.no har fungert veldig bra som rekrutteringskanal. Vi har per dags dato ca. 182 medlemmer, og veldig mange forespørsler å behandle. Holde på medlemmer. Medlemstallet i organisasjonen nærmer seg fullt for NG2-målet. Vi mangler totale tall på hvor mange medlemmer vi er per dags dato, men det antas å være en plass mellom 150-200 medlemmer. Vi venter på endelige tall her. Målet for NG2 er 220 personer, og vi mottar fremdeles mail om folk som ønsker å begynne hos oss. I løpet av semesteret har medlemmene mye å se frem til. Vi har fått en ny villa i fosswinkels gate 7, og vi kan begynne å flytte inn i olav kyrres gate 49 (det akamemiske kvarter). Vi merker at gruppene begynner å bli mer sosiale internt, og at internfestene fungerer veldig bra for å holde på medlemmene. Kompetanseoverføring. Vi har mottatt muntlig og skriftlig beskjed fra en del ildsjeler og tidligere kvartermedarbeidere som ønsker å hjelpe til ved åpningen av kvarteret. I tillegg har vi tatt kontakt med flere mennesker som var med å starte opp det akademiske kvarter som har vist seg å være til stor hjelp, og som kommer til å være det også da vi har åpnet. Kursing har det vært stor mangel på dette semesteret, men det lover vi en forbedring på til neste semester. Orientering om PR PR-forumet er gjenopprettet, der representanter fra dorgene og pr-ansvarlig kommer sammen og diskuterer samarbeid innen PR og markedsføring. Forumet har fungert bra så langt, og har laget en viktig link for samarbeid og felles prosjekter på mellom organisasjonene. Dette styrker alliansen mellom Kvarteret og dets driftsorganisasjoner, og driftsorganisasjonene seg imellom. Deltakerne har vist interesse og initiativ, og særlig i forbindelse med åpningen har det vært mange gode innspill. Forumet er dog fortsatt ungt, og vi jobber med å få i gang faste møter og struktur. Arbeidet med ny internettside er påbegynt og det legges opp til full lansering før åpning 5.februar. Rekruttering er kanskje det viktigste markedsføringsmålet i organisasjonen nå. Ny villa vil hjelpe på rekruttering og å holde på medlemmene. Jobber med målrettet rekruttering, skreddersy annonser for målgruppene. Det mangler fortsatt engasjerte ledere i mange av gruppene. På dette punktet har Kvarteret mye å hente. Infoetaten er på full fart oppover, med mange nye medlemmer, men mangler i skrivende stund fortsatt en solid ledelse og fast styre. Etter å ha vært helt uten medlemmer en kort periode, består etaten nå følgelig av svært mange ferske medlemmer. Med det blir kompetanseoverføring svært viktig. Åpning: Gjennom PR-forumet og i Infoetaten planlegges en markedsføringsplan for åpningen. Den er fortsatt under arbeid. 11
Samarbeid med Driftsorganisasjonene og Brukerorganisasjonene Semesteret startet veldig bra med besøk fra flere store kull med fadderbarn. Det er veldig viktig å vise oss fram til byens nye studenter, så dette må vi igjen få til i større grad når vi flytter tilbake ti det gamle huset. Videre utover høsten har det blitt opprettholdt en arrangementfrekvens. Det har vært arrangement samtlige lørdager, hovedsaklig fra BORG og noen arrangert av RF. Det har også blitt avholdt konsert nesten hver torsdag, og med litt flere unntak fredager. Utover helgedagene er det quiz hver tirsdag, som forøvrig er svært vellykkede. Dessverre blir det avholdt få arrangement på mandager og onsdager. Dette er mye fordi vinkveldkonseptet har falt litt bort. Det er mange av de forskjellige brukerorganisasjonene som henvender seg, og ønsker å gjennomføre arrangement hos oss. Gjennomføringen av slike arrangement har gått bra, dessverre merker vi at NG2 ikke har kapasiteten og mulighetene til å tilrettelegge for arrangørene. Derfor gleder vi oss veldig til å flyte inn i OK49 slik at vi igjen får bedre forutsetninger for oppfylle formålsparagrafen vår. Utover driften på NG2 har vi avholdt noen arrangement på Verftet. Disse har stort sett gått bra med hensyn på gjennomføring, dog med noen unntak. Grunnene til problemer der har blant annet vært kommunikasjonssvikt mellom Verftet og Kvarteret. Samarbeidet med driftsorganisasjonene går meget bra, hovedfokuset er neste semester og løsninger rundt åpningen og regulær drift senere. Vi står alle ovenfor store utfordringer her, men vi har sammen et positivt syn på fremtiden. Den økonomiske situasjonen Budsjett 2010 Det har vært en ganske stor utfordring å lage budsjett for 2010 siden tidligere regnskap fra hovedhuset er litt for begrenset. Alle utgifter og inntekter som er budsjettert er enten basert på tidligere tall eller informasjon som har blitt hentet inn, det vil si at økonomiansvarlig har ikke gjettet til seg noen tall (som er bra!). Forhåpentligvis så er slutt resultatet noe som kan brukes når Det Akademiske Kvarter flytter tilbake til OK49. Rapportering Rapportering til kvarterstyret og resten av organisasjonen har fungert greit dette semesteret. Økonomirapporten blir lagt fram en gang i måneden til kvarterstyret og Skibas. I tillegg legges den ut på kvarterets offentlig område hvor alle kan få lov å lese den. Hvis det er noe spørsmål om økonomien som er ikke tatt med i økonomirapporten så er økonomiansvarlig alltid tilgjengelig på mail. Økonomistyring I en organisasjon som kvarteret så er det ikke alltid lett å ha fullstendig kontroll over økonomien, og det har vært et par enkelte tilfeller hvor det gått litt galt. Men med dagens rutiner så har økonomiansvarlig kontroll på økonomien. Det er sjelden penger går ut av kontoen uten at han er klar over det. Antall inkasso saker har vært veldig lavt høsten 2009, og økonomiansvarlig føler at han har vært flink til å kontakte forskjellige ARGer om faktura som må godkjennes. 12
Dette semesteret har økonomiansvarlig tatt på seg arbeidsoppgavene til regnskapsmedarbeider. Dette er litt dumt siden det tar en del tid, men samtidig får økonomiansvarlig mye bedre kontroll over penger flyten. MVH. På vegne av Kvarterstyret: Erik Oramas Kvarterstyreleder. Fra Til Stian Dahle, Line Hølleland og Charlotte Hoem Det Akademiske Kvarterets Generalforsamling 19.10.2009 For ordens skyld: I dette skrivet er den eventuelle sammenslåingen beskrevet som barstyret og bargruppen for å enkelt kunne skille mellom hva som er gjeldende på NG2, og hva som eventuelt er den nye styreformen. Antall vedlegg: 1 Bakgrunnen for forslaget I vår begynte diskusjonen om hvordan vi skulle klare å få i stand tre, eventuelt fire skjenkestyrer når vi flytter tilbake til OK49. På det tidspunktet diskusjonen startet, var det ikke en gang nok medlemmer i Skjenkegruppa til å fylle alle styreposisjonene. Det gjorde at man måtte gå i tenkeboksen og se om det fantes andre løsninger. 30. april ble det avholdt et møte om forslag til omstrukturering av styrene i OK49. Hele organisasjonen var invitert, og det møtte opp medarbeidere som har jobbet både Stjernesalen, Pub og Skjenkegruppa. I dette skrivet er det omfattet både hva som var før, hva som er nå på NG2 og forslag til ny styrestruktur. Det er fortsatt lite aktuelt å klare å opprette fire styrer til gjenåpingen. Gjeldende struktur for OK49 Når vi holdt til i Olav Kyrres gate 49, hadde Puben og Stjernesalen hvert sitt styre på 5-10 personer, begge med blant annet leder, økonomiansvarlig, personalansvarlig og sosialansvarlig.. GA hadde et styre på 3 personer. I tillegg var Stjernesalen inndelt i 6 grupper med gruppeansvarlige, med et snitt på 10 personer i hver gruppe. Da huset stengte i 2007, var det et stort problem at gruppene opererte med hvert sitt gruppebudsjett. Dette medførte konflikt om ressurser, og at pengene ikke alltid ble 13
plassert der det var mest behov. Dette kan unngås ved å slå sammen etatene og budsjettene, slik at barstyret hele tiden vil tenke på hvor det er mest behov uavhengig av etat. Tidligere var det orgsek som tok seg av bestillingene. Det er en praksis som burde gjeninnføres når vi flytter tilbake. Gjeldende struktur for NG2 Baren i NG2 drives av Skjenkegruppa. Styret består av leder, økonomiansvarlig, innkjøpsansvarlig, personalansvarlig, kokkeansvarlig, informasjonsansvarlig/kk og IK. (KK - Kurs og kompetanse, IK internkontroll). Personalansvarlig er den som setter opp alle skiftlister, og som i utgangspunktet skal ha ansvar for å ta imot alle nye medlemmer. Forslag til ny struktur Forslaget går ut på å ha en bargruppe for alle de fire skjenkepunktene. Barstyret vil bestå av 9 personer: leder, økonomi/innkjøp, IK, KK, Kokkeansvarlig (personal- og sosialansvarlig for kokkene), samt fire personal-/sosialansvarlig for de fire skjenkepunktene Stjernesalen, Puben, Halvtimen og Eldorado. Grunnen til at økonomi- og innkjøpsansvarlig er slått sammen til én stilling, er at det vil igjen bli praksis at det er orgsek som tar seg av innkjøpene. Derfor vil det ikke være det samme behovet for en innkjøpsansvarlig i barstyret. Det er heller ikke sikkert at økonomiansvarlig trenger å ha den fulle tittelen øko/innkjøp, men denne personen vil uansett gå gjennom fakturaer og ha kontroll over vareflyten. Tanken bak å ha fire personalansvarlige, er at hver enkelt skal ha personal- og sosialansvaret for hvert sitt skjenkepunkt. I tillegg er det ønskelig å videreføre praksisen fra Stjernesalen med grupper og gruppeledere. Det er noe vi ønsker å ha på hvert skjenkepunkt. Det vil være gruppelederne sitt ansvar å sette opp folk på jobb, og ikke personalansvarlig i styret. De skal kun ha det overordnede ansvaret. I tillegg vil også gruppelederne fungere som en slags sosialansvarlig, som tidligere i Stjernesalen. Andre fordeler er det vil bli en helhetlig forståelse for at skjenkepunktene skal dra i samme retning, ikke i fire forskjellige. Det vil også bli større muligheter for bytte mellom skjenkepunktene. I rekrutteringsøyemed kan man også sette opp nye frivillige på ett skift i hver bar, så de selv kan bestemme hvor de vil jobbe. FAQ. 1. Blir det vanskeligere å garantere medlemmer at de får jobbe der de foretrekker? a. Tvert imot. Når man går inn i bargruppen, vil man ha mulighet til å velge mellom fire skjenkepunkter. Dersom man ikke er fornøyd med sitt valg, kan man søke intern overgang til et annet skjenkepunkt gjennom personalansvarlig. Dette var også en mulighet før, men kunne til tider være vanskelig fordi alle ville holde på sine skjenkere. Ved å danne en felles gruppe øker muligheten for helhetlig tenking. 2. Vil man miste noe av tilhørighet ved en så stor gruppe? a. Når det gjelder sosialisering, er det ingen reell endring fra den tidligere strukturen, da det fortsatt er én sosialansvarlig på hvert skjenkepunkt. Ved innføringen av gruppeledersystemet fra stjernesalen på alle skjenkepunkter, vil en ny barmedarbeider føle seg velkommen og ivaretatt uavhengig av hvilket skjenkepunkt han eller hun begynner i. Samholdet på hvert skjenkepunkt vil i høyeste grad opprettholdes, da de forskjellige gruppeansvarlige går sammen om å arrangere sosiale sammenkomster for 14
sitt skjenkepunkt, gjerne gjennom sosialansvarlig i barstyret. Tilhørligheten vil til og med kunne vokse, da de fire sosialansvarlige møtes på barstyremøte én gang i uken, og informasjonen mellom skjenkepunktene bedres. 3. A) Blir det mer krevende å sitte i et slikt styre? B) Blir det vanskeligere å rekruttere til styret? a. Arbeidsmengden og ansvaret vil øke ved en sammenslåing av gruppestyrene. Utfordringene og erfaringene vil bli større, og utbyttet av å sitte på gruppestyrenivå økes. b. Både ja og nei. Arbeidsmengden per styremedlem vil øke, men en vil samtidig trenge færre mennesker til å sitte i et slikt styre. 4. Det blir færre som får styreerfaring. Vil det da bli vanskeligere å fylle høyere posisjoner? a. Representantskapet: Et krav for å sitte i RS er at man har 1 års styreerfaring fra en arbeidsgruppe. Om man tenker på alle arbeidsgruppene som er på huset, vil det fortsatt være ni arbeidsgrupper å få styreerfaring fra. Dermed burde ikke dette være et problem. Det totale grunnlaget for rekruttering vil gå ned med 9 personer (10 personer fra stjernestyret, 3 personer fra GA-styret og 5 personer fra pubstyret blir nå 9 personer i barstyret). b. Kvarterstyret: De siste årene har det vært et mindretall av kvarterstyremedlemmene som har styreerfaring fra en arbeidsgruppe. Det er heller ikke et krav at man har det. Man kan komme fra en dorg, en arbeidsgruppe, en borg eller ganske enkelt være en engasjert student gjennom SiB. Det totale rekrutteringsgrunnlaget er fortsatt over 24.000. 5. Vil man i mindre grad få mulighet til å sette et personlig preg på etaten? a. Dette spørsmålet er mye besvart i spørsmål to. Siden man opprettholder det sosiale miljøet på hvert skjenkepunkt, vil man også kunne sette sitt personlige preg. 6. Blir det vanskeligere å holde på medlemmer, da man ikke føler seg like viktig når man er en av mange som når man er en av få? a. Det er ingen grunn til at man skal føle seg mindre viktig. Uansett hvordan skjenkepunktene styres, er hvert enkelt medlem like viktig for å holde Kvarteret åpent. 7. Kan bargruppen kuppe GF? a. For at dette skal kunne gjennomføres, må lederen for bargruppen ha seriøse diktatortendenser og greie å overbevise 200 mennesker til å stemme på sitt forslag. Om han eller hun greier det, kan han/hun også å overbevise resten av organisasjonen. Vedtaksforslag: Det Akademiske Kvarters Generalforsamling vedtar å stadfeste opprettelsen av Skjenkegruppa, og dermed oppløse følgende arbeidsgrupper; Kafégruppen, Skumetaten og Geriatrisk Avdeling. Leddet vil da lyde som følger; - Skjenkegruppa (etabl. 2009): Har ansvar for drift av skjenkepunkter på huset. En sammenslåing av de tidligere gruppene; Kafégruppen (etabl. 1993), Skumetaten (etabl. 1993) og Geriatrisk Avdeling (etabl. 2001). Med vennlig hilsen Stian Dahle, prosjektansvarlig i Kvarterstyret Line Hølleland, leder for Skjenkegruppa Charlotte Hoem, tidligere skjenkeansvarlig i Kvarterstyret 15
Skjematisk oversikt over gjeldende struktur for OK49 16
Skjematisk oversikt over gjeldende struktur for NG2 Skjematisk oversikt over forslag til ny struktur for OK49 *Leder velger selv nestleder når styret skal konstituere seg. 17
Statuttendringsforslag. Til: Generalforsamlingen Fra: Erik Oramas, Kvartermedarbeider/student 19.10.2009 Bakgrunn: Disse statuttendringene kommer som et resultat fra arbeidet mitt i statuttkomiteen ble nedsatt av generalforsamlingen for å gå gjennom statuttene og komme med forbedringspunkter. Denne komiteen ble forsøkt startet opp i slutten av forgje semester, men har etter dette ikke hatt noen møter. Innledning: Det viktigeste forbedringspotensialet jeg ser i statuttene er at formålet ikke kommer tydelig nok frem. Dette fører til at mange diskusjoner i realiteten baserer seg på forskjellige virkelighetsoppfatningen over hva Kvarteret er og står for. Statuttene er (slik jeg er blitt fortalt) skrivd utifra en hensikt å begrense makt i organisasjonen og fokuserer i for liten grad på hva vi faktisk skal gjøre. Et kvarterstyret kan f.esk. sittet en hel periode og praktisk talt nesten ikke gjøre noe som helst utenom å fylle ut byrokratiske dokumenter, uten at dette kommer i konflikt med formålet eller statuttene. Komentar er: 1.0 formål. Paragraf: 1.1 Formål Det Akademiske Kvarter er et selvdrevet studentkulturhus. Organisasjonen "Det Akademiske Kvarter" ("Kvarteret") disponerer "Hovedhuset" Olav Kyrres gt. 49, og "Villaen" Olav Kyrres gt. 53, som fristasjon fra Universitetet i Bergen. Kvarteret skal legge til rette for den største mulige bredden av kulturell, sosial eller almenpolitisk virksomhet, som er selvorganisert, og som det er bred og demokratisk deltagelse fra studenter ved Universitetet i Bergen, Norges Handelshøyskole, og andre tilsvarende høyskoler i Bergen. Kvarteret skal ikke selv drive med kulturell virksomhet. Kvarteret kan ikke legge føringer på de brukende organisasjonenes kulturelle eller sosiale profil. Endres til: " 1.1 Formål Kvarteret skal være et selvdrevet studentkulturhus som sikrer størst mulige bredde av kulturell, sosial og almenpolitisk virksomhet for studentene i Bergen. Kvarteret skal basere seg på de demokratiske verdiene frihet, likhet og fellesskap." 2.1 Frihet 2.3 Generalforsamlingens oppgaver " 2.3 Generalforsamlingens oppgaver 2.2 Likhet Generalforsamlingen er en arena som har i oppgave å ivareta prinsippet om frihet." 2.7.3 Representantskapet " 2.7.3 Representantskapet Representantskapet har i oppgave å ivareta likhetsprinsippet i organisasjonen." 18
2.3 Felleskap 2.7.2 Kvarterstyret " 2.7.2 Kvarterstyret Tilføying: Kvarterstyret har i oppgave å forvalte felleskapet og resursene til det beste for studentene i Bergen." 1.5 Felleskapsresurser: Kvarteret disponerer "Hovedhuset" Olav Kyrres gt. 49, og "Villaen" Fossvinkelsgate gate. 53, som fristasjon fra Universitetet i Bergen. 1.5 Nomenklatur: " 1.6 Nomenklatur: 3.0 Ansvarsfo rdeling 5.1 Arbeidsgruppene Kvarteret drives av styret med en organisasjon av faste arbeidsgrupper. I tillegg kan styret nedsette midlertidige utvalg. De faste arbeidsgruppene skal besitte kompetanse til å drive husets tekniske, praktiske og salgsfasiliteter. Hver arbeidsgruppe er en egen budsjettenhet, med begrenset selvstyre. 6.3 Driftsorganisasjoner For å sikre at det er en fast drift rettet mot brede studentgrupper kan enkeltorganisasjoner gis særlige rettigheter i huset mot at de påtar seg en jevn og omfattende drift. Denne statusen benevnes "driftsorganisasjon" og er knyttet til de deler av organisasjonens virksomhet som omfattes av driftsorganisasjonskontrakten. - Frihet: Prinsipp om at alle si størst mulig grad skal få bestemme over sin egen hverdag så lenge det ikke kommer i konflikt med fellskapets beste eller andres mulighet til å gjøre det samme. - Likhet: Prinsipp om at alle skal ha de samme mulighetene basert på objektive kriterier. - Fellesskap: Summen av hvem vi er og hva vi skaper. - Felleskapsresurser: Felles resurser som brukes for å oppnå formålet vårt. - Studenter: Folk som studerer på høyskolenivå." " 5.1 Arbeidsgruppene De faste arbeidsgruppene skal sikre best mulig kompetanse innenfor sine arbeidsområder og sikre forsvarlig drift av Kvarterets fasiliteter." 6.3 Driftsorganisasjoner For å sikre at det størst mulige bredde av kulturell, sosial og almenpolitisk virksomhet rettet mot studentene kan enkeltorganisasjoner gis særlige rettigheter i huset mot at de påtar seg en jevn og omfattende drift. Denne statusen benevnes "driftsorganisasjon" og er knyttet til de deler av organisasjonens virksomhet som omfattes av driftsorganisasjonskontrakten. 1.0 Formål. "Kvarteret skal være et selvdrevet studentkulturhus som sikrer størst mulige bredde av kulturell, sosial og almenpolitisk virksomhet for studentene i Bergen." Formålet vårt tilsvarer det som i fagliteraturen kalles foretningsidé. Med selvdrevet studentkulturhus mener vi at vi skal være en uavhengig organisasjon drevet av og for studenter. En viktig faktor som ligger i dette er å sikre økonomisk uavhengighet. 19
Sosial, kulturell og alemenpolitisk "bredde" betyr at Kvarteret skal være totallevrandør av slike aktiviteter for studentene og at alle studenter i Bergen skal få behovene sine dekket på et og samme sted. 2.0 Verdier: "Kvarteret skal basere seg på de demokratiske verdiene frihet, likhet og fellesskap." Verdiene er ment å gi et ideologisk grunnlag for organisasjonen og for hvilken organisasjonskulturen vi ønsker å ha. Verdiene dette forslaget baserer seg på er basert på Kvarterets demokratiske oppbygging og forsøker å støtte opp under dette. Vi finner allerede disse verdiene igjen i mange av statuttene og ved å opphøye de til en del av formålet vårt og gjøre de til gjennomgående prinsipper minker vi behovet for å lage ad-hoc statutter for f.esk. regulering av maktbruken i organiasasjonen. Statuttene er det fremste symbolske dokumentet for organisasjonen og ved å inkludere verdier i dette dokumentet gjør vi en viktig anerkjennelse av at det ideologiske engasjemanget er like viktig som behovet for struktur og regler. 2.1. Frihet: 2.1.0 Beskrivelse: Prinsippet om frihet ble formulert av John Stuart Mill som at: "Enhver har rett til å velge sin livsvei og sin livsstil og leve ut sine ønsker og drifter forutsatt at det ikke skader andre." 2.1.1 Tolkning For statuttene betyr dette at det ikke skal skje unødvendige ingrep ovenfor friheten og at bruk av makt må begrunnes i forhold til at det er nødvendig i forhold til formålet vårt, felleskapets beste eller for å hindre unødvendige ingrep i andres frihet Dette gir seg utslag i: Mål om størst mulig autonomi i organisasjonen. Mål om åpne besluttningsprosesser for saker med almen interesse. Mål om vellfungerende fellesforum som tillater meningsutveksling. Med frihet kommer det også et ansvar. Alle i organisasjonen må ha et felles ansvar om åpenhet i besluttningsprosesser og informasjonsspredning gjennom hele organisasjonen. Det krever engasjement og aktiv deltagelse i fellesforumene. 20