Høringspapirer til. 29. Ordinære Generalforsamling

Transkript

1 Høringspapirer til 29. Ordinære Generalforsamling 03. April 2009

2 Høringsrunde våren 2009 Dette heftet er laget for at saker som kommer opp på Generalforsamlingen skal få lufte seg litt og bli diskutert på forhånd. Sakene er sendt Representantskapet innen fristen 01. April. I tillegg kommer sakene som ikke er blitt behandlet på 28. GF. Innhold: Sak Fra Side Søknad om Borg 4 Driftsorganisasjonsstatus Vedlegg dorge status Borg 6 Sanksjonsvedlegg endring Rett vesenet 8 Investeringsbudsjett Kraft 9 Investeringsbudsjett- info Kvarterstyret 10 Revidert Driftsbudsjett Kvarterstyret 11 Representantskapet vil med dette oppfordre dere til å lese disse innleggene. Deretter setter vi pris på svar på høring. Dette er en mulighet til å komme med konkrete innvendinger og å forbedrede forslag til sakene. Fullstendige sakspapirer med semestermeldinger og Representantskapet sine innstillinger kommer ut torsdag 30. april. Den videre gangen fremover ser slik ut: Fredag 17. april kl 16:00 Tirsdag 27. april kl 17:00 Torsdag 30. April kl.16:00 Torsdag 30. April kl 17:15 Frist for svar på høring Frist for å melde saker til GF Saksliste og sakspapirer kommer ut Talerør NG2 Generalforsamlingen blir avholdt søndag 10. mai, start kl 15:00, i auditoriet Egget på Studentsenteret. Legg spesielt merke til mandag 27. april klokken Dette er absolutt siste frist for arbeidsgrupper og driftorganisasjoners innrapportering av semestermeldinger med regnskap, samt handlingsplaner og budsjett. Hva hver enkelt gruppe/organisasjon skal levere inn til GF er regulert gjennom statuttene samt de gjeldende retningslinjer eller avtaler. Alle saker som gjelder Generalforsamlingen sendes til ordforer@kvarteret.no Representantskapet avholder Talerør når saksliste og sakspapir kommer ut, altså torsdag 30. april. Talerøre(t) er et forum hvor alle saker meldt til GF kan bli diskutert. Mer informasjon vil bli gitt senere. 2

3 Vel møtt til Generalforsamling søndag 10. Mai! Med vennlig hilsen Representantskapet v/ (Sign) Espen Lehn-Nilsen Ordfører 3

4 Søknad om status som driftsorganisasjon Studentforeningen BORG ble opprettet vår 2006 under navnet B.O.R.G. (Bergen Organiserte Rombookingslaug for Gamers) av en gjeng spillinteresserte studenter som jobbet ved Kvarteret. Hensikten var å spille tv-spill i en sosial setting. Som studentforening fikk vi disponere gratis lokaler på Kvarteret og gjennom dialog med spill/spillkonsollprodusenter, fikk vi tilgang på diverse konsoller/spill. Vi hadde gjennom høst 2006 og vår 2007 flere spillarrangement på Kvarteret, primært på fredager. BORG ble startet av en gruppe mennesker som også savnet et større klubbtilbud på Kvarteret. Da det under høsten 2007 manglet et kulturtilbud på Kvarterets midlertidige lokaler, NG2, grep vi muligheten til å arrangere klubbkonsepter i helgene. Disse klubbkonseptene har vært en stor suksess, med jevnt over meget gode besøkstall og omsetning på NG2 i helgene. Denne endringen av har ført til mange endringer i organisasjonen og vi byttet navn til Studentforeningen BORG for å passe med våre nye aktiviteter. Hittil har BORG arrangert ca. 100 klubbkvelder på NG2. Vi har fokusert på regelmessige konsepter fra Bergensregionen, men har også hatt et knippe bookinger fra utlandet og andre steder i Norge samt samarbeidskvelder med Ekkofestivalen og Phonofestivalen. Vi fokuserer på å få inn nye og spennende lokale konsepter, og ønsker å bidra til at klubbmiljøet i Bergen får gode forhold for vekst og nyskaping. BORG fyller et tidligere tomrom i studentenes kulturtilbud. Det har vært sporadiske klubbkonsepter på Kvarteret, men aldri som et fokusfelt eller fast tilbud. Vi ser fra tilbakemelding og publikumstall at dette er et tilbud som er sterkt ettertraktet og som i aller høyeste grad er levedyktig. Fokus på klubbdrift har vært en del av Kvarterets strategiske handlingsplan. BORG er en rendyrket klubbarrangør, og vi ønsker å fortsette vårt klubbtilbud på Kvarteret også etter nyåpning. Vi ønsker primært tilgang til den nye flerbrukssalen for å arrangere klubb på kveldstid i helgene, og anerkjenner at dette kun er mulig via dorgestatus. Samtidig er status som driftsorganisasjon i tråd med organisasjonens målsetninger (Punkt 3: Jobbe for å sikre Studentforeningen BORG en permanent plass hos Det Akademiske Kvarter). BORG har på kort tid opparbeidet seg en unik og sterk kompetanse innen klubbdrift, og er den studentorganisasjonen med størst erfaring med dette segmentet. I tillegg har BORG et omfattende kontaktnettverk innenfor klubbmiljøet, både i Bergensregionen og nasjonalt. Vi har bidratt med rådgiving til oppstart av tilsvarende tilbud for studentene i Oslo, og har en solid posisjon innen bl.a. Ekkofestivalen og Bergenfest. Dette kontaktnettet vil kunne bidra til spennende samarbeidsprosjekter på Kvarteret. BORG er en ung organisasjon, men er startet av rutinerte mennesker fra studentkulturen og har tiltrukket seg engasjerte og kompetente medarbeidere. Vi har høy fokus på kompetansebygging av medlemmer og utviking av organisasjonen, og har egne poster i 4

5 budsjettet for kursing, seminarer og festivaler vi ønsker å tilby engasjerte medarbeidere. Siden oppstart har vi hatt rundt 10 aktive medlemmer godt fordelt mellom nye og rutinerte, og målet er å rekruttere 10 nye i løpet av neste halvår. Denne medlemsmassen har vært nok til å drifte tilbudet på NG2, men en økning av antall aktive er nødvendig for å møte det ansvaret vi ønsker å påta oss som driftsorganisasjon. Vi vil satse sterkt i åpningsuken for å nå dette målet. BORG har solid økonomi og har estimert driftsoverskudd på NOK fra Dette skyldes god og nøktern drift, hvor fokus er på nulldrift som dårligst mulig utfall og overskudd som mål er budsjettert med estimert omsetning på NOK og har til nå vært positivt økonomisk. BORG vil mest sannsynligvis kunne gå inn i rollen som driftsorganisasjon med god egenkapital. Vi ønsker ikke å fokusere på skjenking under arrangement og er derfor positive til en dorgeavtale hvor majoriteten av ølinntektene fra skjenkepunkt under våre arrangement går til Kvarteret. Vi ønsker å videreutvikle organisasjonen og opprettholde den som en studentorganisasjon med spisskompetanse og erfaring ovenfor klubbdrift. Dette er kun mulig med tilgang til Kvarterets lokaler. Som klubbarrangør vil vi ikke komme i direkte konkurranse med ASF og RF, men vil frigjøre disse til å bedre fokusere på sine kompetanseområder og bidra til å øke bredden på Kvarterets kulturelle tilbud. Dette er også i tråd med Kvarterets strategiske handlingsplan (KUL1: Kvarteret skal være et nyskapende kulturhus som til en hver tid setter standarden for et bredt kulturtilbud for studenter). Sammen med konserttilbudet til ASF og RF, vil klubbtilbudet til BORG sørge for et bredt og helhetlig musikktilbud på Kvarteret. Vi har fra arrangementer på NG2 erfart at klubbtilbud bidrar til å trekke mange gjester, og å holde dem i lokalet hele kvelden. Dette øker potensiell inntjening for Kvarteret i flerbrukssalen. Fast klubbdrift har lenge vært en del av tilbudet til Samfundet i Trondheim, og det er nylig startet suksessfull klubbdrift på Det Norske Studentersamfund i Oslo. BORG ønsker å gi dette tilbudet også til studenter i Bergen. Studentforeningen BORG legger derfor frem følgende vedtaksforslag for Generalforsamlingen: Generalforsamlingen ved Det Akademiske Kvarter vedtar å endre 6.3 i Kvarterets statutter til å inkludere Studentforeningen BORG som driftsorganisasjon. Mvh Leonard M. Kongshavn Leder 5

6 Vedlegg søknad Borg Ofte stilte spørsmål/misfortåelser om BORG: 1. Hva er klubb? Er det en sliten Dj fra fana? Hensikten med klubb er å få folk til å danse over en lengre periode. Så klubb er dansing med alle de måtene det kan gjøres på. Et klubbkonsept varer, til forskjell fra en konsert, som regel over flere timer og har som regel en utskifting av klientellet(altså folk kommer å går). Klubbsjangeren mye mer enn kun elektronisk musikk. Vi arrangerer klubbkvelder innen forskjellige sjangere som elektronisk musikk, hip-hop, indiepop(men da ikke konserter), Reggae o.l. 2. Hvorfor trenger vi BORG, det er jo så mange andre som kan arrangere klubb. BORG er den studentforeningen i Bergen som har mest erfaring med arrangering av klubb. Vi har arrangert klubb i over 2 år, har fornøyde artister, sunn økonomi og gode besøkstall å vise til. Vi har i tillegg gode kontakter de riktigte stedene som gjør at vi kan booke de beste konsepetene. 3. Men det er veldig snevert det dere gjør. Jeg er bekymret for at det bare blir klubb og elektronisk musikk på det nye Kvarteret. Premissene i dette spørsmålet er helt galt. Som det står i svar på spørsmål 1, er klubb et begrep som f.eks en debatt eller et foredrag. Klubb er ikke snevert. Det blir ikke bare klubb og elektronisk musikk på det nye Kvarteret. At BORG blir DORG gir Studentene i Bergen et godt alternativ til byens kommersielle (og tidvis dårlige) klubbaktører. Av erfaring vet vi at det er bare i helgene det er mulig å drive klubb i Bergen, så å drive noen andre dager vil ikke fungere. Kvarteret har i en årrekke manglet et skikkelig klubbtilbud for studenter i helgene, og det er dette vi bidrar med.vi leverer samme tilbud innenfor klubbsjangeren som ASF og RF gir innenfor konsertsjangeren. 4. Hvorfor må dere være en seperat organisasjon? Kan dere ikke være en endel av en annen DORG eller Kvarteret? Hovedgrunnen er at vi ønsker å selvråderett over det vi gjør. En annen god grunn er som selvstendig studentforening har vi tilgang på støtte på lik linje med andre og dette bidrar til at vi kan holde høy kvalitet på våre arrangementer. Klubbsjangeren er en såpass stor og viktig del av et helhetlig musikktilbud at det er gunstig å ha en egen organisasjon som fokuserer på dette. Det er en vesentlig forskjell på noen som sørger for at det spilles musikk fra en cd og noen som aktivt holder liv i et dansegulv gjennom flere timer. Vi ønsker også å være behjelpelige for dorgene med å finne riktige djs til å spille også etter konserter arrangert av ASF og RF. Dette vil frigjøre de eksisterende musikkdorgene til å fokusere på sine kompetansefelt innen konsertavvikling. Vi ønsker ikke å være en konsertarrangør, men en klubbarrangør. 5. Jeg mener dere er et skalkeskjul for at Kvarteret selv skal kunne arrangere kultur. Dette er helt feil. Vi er en selvstendig organisasjon som er godkjent av Kulturstyret som brukerorganisasjon ved Det Akademiske Kvarter og vi er registrert i Brønnøysund som en frivillig forening. At noen av de som er i BORG har tidligere erfaring fra Kvarteret, er bare en bonus da tar vi med oss de gode verdiene fra Kvarteret tilpasser og viderefører de inn i vår organisasjon. 6. Dere er jo bare ti stk i BORG styret. Det er ikke nok til å være en DORG. Og hvordan vet vi om organisasjonen overlever dere som startet den? At vi bare er ti er en problemstilling vi er klar over. Derfor jobber vi med å rekruttere flere medlemmer og har 6

7 som målsetning å få 10 nye i løpet av året. Vi fokuserer på å verve unge nye mennesker som ikke har erfaring fra studentkulturen, slik at de kan være lenge i vår organisasjon. Vi vet også at RF har lenge vært styrt av en mindre gruppe mennesker og at de har greid seg veldig bra. Vi har allerede klart å drifte et tilbud på både fredager og lørdager med dagens mannskap. Vi jobber også kontinuerlig med vår organisasjonsstruktur for at den skal være så stabil og effektiv som mulig og etablerer f. eks vitebøker slik at kunnskap blir i organisasjonen. 7. Ingen utenfor Kvarteret vet hvem dere er. Det stemmer ikke. Vi samarbeider med mange av de aller viktigste aktørene innen musikkbransjen i Bergen. Vi nevner i fleng: Ekko-festivalen, Tellé Records, The Fix/Bergenfest, Festspillene i Bergen og Ploink/Standing Ovation. Vi har også bidratt til at en tilsvarende organisasjon i studentmiljøet i Oslo er blitt gjenopprettet. Denne heter Bajass og har på like kort tid som oss blitt en anerkjent klubb-arrangør, fordi de i likhet med oss fokuserer på et tilbud studentene har etterspurt, men ikke før har hatt. 8. Hvorfor er det viktig for dere å bli Dorg nå? Kan dere ikke vente til vi er tilbake på huset og ting har roet seg ned? Vår intensjon er å få tilgang på den nye flerbruksalen i helgene. Den eneste måten vi kan få regelmessig tilgang på de er som dorg. For å bli en dorg må vi igjennom to generalforsamlinger. Så om vi skal være med fra starten av det nye kvarteret må vi gjennom den førstkommende generalforsamlingen. Vi mener det er viktig å være med fra starten av det nye kvarteret, da det er da rammene rundt driften blir fastsatt. Å være delaktig i prosessen med å sette disse rammene vil være essensielt for at vi skal få levert et godt tilbud til studentene. Som en borg har vi kun rett på lokaler dersom ingen dorger ønsker å bruke de og det vil sannsynligvis foreligger andre vilkår. Dorger fikk tidligere prosenter av ølsalget og fritak fra regel om at penger ikke kunne tas ut av huset. Eller så løper ikke kvarteret noen risk å ta inn BORG som dorg, om det viser seg at klubb ikke fungerer eller det ikke er en drift i BORG så er det bare fjerne oss fra statuttene på to påfølgende GF. 7

8 Endringer av Sanksjonsreglementet Den 29. Generalforsamling bes om å vedta tillegget til Det Akademiske Kvarters sanksjonsreglement som Rett vesenet fremlegger. Grunngivning: Den første delen av sanksjonsreglementet gjelder for alle undergrupper og det foreslås her å ta inn et nytt tillegg for Kvarterstyret spesielt, før delen med "Det skal i saksfremlegget gjøres rede for" kommer. Tillegget som innføres er: "Tilfeller for Kvarterstyret: Ethvert tilfelle av brudd på bindingskontrakt/stillingsinstruks behandlesindividuelt, hvor formildende og skjerpende omstendigheter skal tas i betraktning. Sanksjonene gjelder for atferd utvist på Det Akademiske Kvarters eiendommer og handlinger/holdninger i kraft av personens verv eller binding til Det Akademiske Kvarter. Representantskapet kan anvende sanksjonsmulighet a) overfor et kvarterstyremedlem dersom det finnes grunnlag for det. Det skal stemmes over vedtak om sanksjon. Avstemningen skal være skriftlig og anonym. Vedtaket krever kun simpelt flertall. Minst 2/3 av Representantskapet skal være til stede på et sanksjonsmøte for å være vedtaksdyktig." Grunnen til at dette bør settes inn er for å kunne tette hullet som gjør at man ikke har noen mellomting angående sanksjonering av Kvarterstyret, eller medlemmer av Kvarterstyret. Slik som reglementet nå er utformet er det enten mistillit, eller ingenting. Dette undergraver misstillitsvotumet sin effektivitet på den måten at det i enkelte tilfeller vil måtte bli brukt i mindre alvorlige saker ettersom man ikke har noe annet å benytte seg av som reaksjonsmåte. Dette går på bekostning av rettsprinsippet om at straffen skal stå i samsvar med den forbrytelse som er begått. Det Akademiske Kvarters Representantskap er øverste instans når det gjelder personalsaker på Kvarteret, og det sees derfor som naturlig at de også gis anledning til å gi refselser som er av mindre alvorlighetsgrad enn mistillitsvotum overfor KvaSt. Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar at Rett vesenets tillegg om Kvarterstyret blir innlemmet i sanksjonsregelmentet for Det Akademiske Kvarter. Mvh: (Sign.) Therese Småland Leder Rett vesenet Det Akademiske Kvarter 8

9 Til Generalforsamlingen Fra Kraftetaten Ny trosserigg til Teglverket. Kraftetaten har behov for å kunne sette i stand Teglverket for utstyrstesting og trening av nye teknikere. Dette er det et elementært behov for, og vi må ha så mye av høstsemesteret som mulig tilgjengelig for denne aktiviteten. Denne riggen er nødvendig for å kunne åpne Teglverket for aktiv bruk igjen, da den gamle ble totalt underkjent etter en befaring. Det finnes, med andre ord, ingen plan B. Å søke midler til dette fra eksterne kilder, mener Kraft, er veldig usikkert med tanke på vår mulighet til å forberede driften av OK49, samt et mulig avslag på søknad vil utsette investeringen til vår Det kommer til å bli sendt store søknader på utstyr, og en risiko for avslag på enkelte områder, f.eks trosserigg, vil være ganske alvorlig. Dette utgjør en risiko for at Teglverket ikke er klart til åpning på tiden, og et problem da vi vil ha svært begrenset tidsrom for å trene oss opp på konsertdrifting. Ved å skille ut riggen fra de øvrige søknader, hvor hen de nå går til, vil man spre risikoen for nyåpningen da Teglverket ikke behøver utstyr fra investeringene som går ut på DAK2. Man vil da med andre ord sikre en konsertarena til åpning. Innstilling: Med bakgrunn i det som nå er nevnt innstiller Kraftetaten til at Generalforsamlingen vedtar å sette av kr ekd mva til innkjøp av ny trosserigg til Teglverket. Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar å sette av kroner eks mva til innkjøp av ny trosserigg i Teglverket. For Kraftetaten Erik Milford Lysmaterialforvalter 9

10 Fra Til Thomas Calder økonomiansvarlig, Kvarterstyret Generalforsamlingen Notat om investeringsbudsjett, vår 2009 Det foreligger intet konkret investeringsbudsjett fra Kvarterstyret på nåværende tidspunkt. Utstyr og innredning til DAKII vil bli en betydelig investering og har en totalsum langt over det Kvarterets investeringsbudsjett tillater. Midler til dette vil derfor innhentes via andre kanaler. UiB har tilsidesatt NOK for å tilbakeføre DAKI til opprinnelig funksjonell og teknisk standard etter skader, slitasje eller mangelfullt veldikehold er også tilgjengelige fra Eiendomsavdelingen ved UiB for innkjøp av møbler til rom i DAKII. Det er laget en liste over ønskede utbedringer i DAKI som er oversendt Eiendomsavdelingen ved UiB. Denne listen inneholder bl.a. oppussing av fasaden, utskifting av dører, sliping/lakkering/bytte av gulv i forskjellige rom, oppgradering av elektrisk system og maling av rom. Listen inneholder utbedringer som til sammen vil overstige de bevilgede NOK. Eiendomsavdelingen er i skrivende stund på god vei med å samle inn pristilbud på de forskjellige punktene. Dette blir ikke ferdigstilt før etter påske. Når tilbud er samlet inn vil det bli gjort en prioritering på hva de NOK fra UiB skal dekke. En del av punktene på listen vi derfor falle utenom de bevilgede midlene. Etter påske vil det da også bli gjort en vurdering av hvilke av disse punkter Kvarteret evt. har mulighet til å ta over investeringsbudsjett. Dette er grunnlaget for at Kvarterstyret ikke har mulighet for å levere et konkret investeringsbudsjett i tide til frist for høringspapirer. Kvarterstyret ønsker derfor å presentere sitt investeringsbudsjett ved GF eller ved nærmeste mulig frist etter ferdigstilling. 10

11 Budsjett for 2009 TOTAL JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES SALGSINNTEKTER SALG, ØL SALG, IMPORTØL SALG, VIN SALG, SOFTSPRIT SALG, MINERALVANN SALG, TOBAKK SALG, KAFFE, TE MM SALG, BRENNEVIN SALG, RUSBRUS, CIDER SALG, SNACKS SALG, MATVARER (VARM, KALD ETC) SALG, ANNET (AVIS ETC) SUM SALGSINNTEKTER DRIFTSINNTEKTER OG TILSKUDD INNTEKTER FRA KOPIERING SPONSORER, ANNONSER MED MER SALG, DIVERSE BILLETTINNTEKTER DRIFTSBIDRAG OG TILSKUDD SUM DRIFTSINNTEKTER OG TILSKUDD PERIODISERING INNTEKTER SUM INNTEKTER VAREKOSTNADER INNKJØP, ØL INNKJØP, IMPORTØL INNKJØP, VIN INNKJØP, SOFTSPRIT INNKJØP, MINERALVANN (13%) INNKJØP, TOBAKK INNKJØP, KAFFE, TE (13%) INNKJØP, BRENNEVIN INNKJØP, RUSBRUS, CIDER INNKJØP, SNACKS (13%) INNKJØP MATVARER INNKJØP, ANNET (AVISER ETC) DRIFTS- OG FORBRUKSMATERIELL BANDHONORAR ANDRE ARRANGEMENTSKOSTNADER TONO / NCB AVGIFTER PERIODISERING ANDRE ARR. KOSTN SUM VAREKOSTNADER DEKNINGSBIDRAG (NB! KUN SALG MOT VAREKOSTN) ,29 % 51,78 % 49,05 % 48,37 % 48,99 % 49,10 % 49,57 % #DIV/0! 48,35 % 49,79 % 49,51 % 49,30 % 49,01 % LØNNSKOSTNADER LØNN FASTE, HELTIDSANSATTE LØNN VARIABLE, TIMEANSATTE FERIEPENGER KOSTNAD FOR SIVILARBEIDER INNELEIDE VIKARER ETC ARBEIDSGIVERAVGIFT ARBEIDSGIVERAVGIFT AV FERIEP REFUSJON AV SYKEPENGER REFUSJON AV ARBEIDSGIVERAVGIFT YRKESSKADEFORSIKRING OTP FOR ANSATTE ANDRE PERSONALKOSTNADER PERIODISERING LØNN SUM LØNNSKOSTNADER ANDRE DRIFTSKOSTNADER FRAKT TRANSP.KOST.FORSIKRINGER LEIE LOKALER LYS VARME (STRØMKOSTNADER) RENHOLDSUTGIFTER ANDRE KOSTNADER LOKALER LEIE MASKINER LEIE ANNET (INVENTAR ETC) INVENTAR DRIFTSMATERIALER ARBEIDSKLÆR OG VERNEUTSTYR REP. OG VEDLIKEH.BYGNINGER REP. OG VEDLIKEH.UTSTYR REVISJONSHONORARER REGNSKAPSHONORARER INNLEIDE KONSULENTER KONTORREKVISITA TRYKKSAKER AVISER TIDSSKRIFTER MV MØTEKOSTNADER ANDRE KONTORKOSTNADER TELEFON EDB KOSTNADER PORTO REISEKOSTN.IKKE OPPGAVEPLIKTIG MARKEDSAKTIVITETER REPRESENTASJONSUTGIFTER KONTIGENTER FRADRAGSBERETTIGET UTGIFT TIL GAVER FORSIKRINGSPREMIER AVGIFTER OG LISENSER (SKJENKEAVG., NrK ETC) BANK-OG KORTGEBYRER (INKL TERMINAL) ANDRE KOSTNADER KASSEDIFFERANSE PERIODISERING ADK SUM ANNEN DRIFTSKOSTNAD SUM DRIFTSKOSTNADER (VARE, LØNN OG ADK) RESULTAT FØR AVSKRIVNINGER (EBITDA) AVSKRIVING MASKINER OG INVENT FINANSPOSTER ANDRE RENTEINNTEKTER ANDRE FINANSINNTEKTER ANDRE RENTEKOSTNADER ANDRE FINANSKOSTNADER SUM FINANSPOSTER RESULTAT FØR SKATTEKOSTNAD

12 RevidReviedert driftsbudsjett for 2009 For Kvarterstyret Thomas Calder økonomiansvarlig 12