Utviklingsstrategi Orkdal kommune «Glød og go fot» Nyskapende Effek v Raus 2012-2015 Vi vil skape en arbeidsplass der ledere og ansatte jobber sammen om læring og forbedring. Vi mener at en slik arbeidsplass gir arbeidsglede for de ansatte og fornøyde innbyggere og brukere. Målet er å utnytte ressursene optimalt slik at vi leverer best mulig tjenester til innbyggerne og samfunnet. Slik kan alle parter bli vinnere og medvirke i utviklingen av et godt lokalsamfunn Våre strategier er: Utvikle arbeidsplassen til et veksthus - læring og vekst for ledere og ansatte Kontinuerlig forbedring og optimal ressursutnytting med bl.a. å ta i bruk LEAN-metodikk Optimal bruk av datateknologi verktøy for effektivitet og kvalitet
Hvorfor utviklingsstrategi? Våre styringsdokumenter gir oss tydelige mål for virksomheten. Vi skal arbeide for effektiv bruk av fellesskapets midler og for tjenester av høy kvalitet. Hva er status i forhold til målene? Vår utfordring som ledere og ansatte er å realisere disse målene og utnytte ressursene optimalt til glede for brukerne og lokalsamfunnet. Dette krever en utviklingsstrategi som alle er kjent med og som beskriver hvordan vi skal lykkes i å nå målene. Vi må ha fokus på utviklingsstrategien, involvere alle ledere og ansatte og følges opp med systematisk og målrettet arbeid. Vi må også legge vekt på å måle resultat for å se om vi lykkes i forhold til målene. Når vi lykkes, betyr det at vi også selv opplever trivsel og arbeidsglede og dermed oppnår vi en vinn-vinn situasjon både for lokalsamfunnet, alle brukerne og medarbeiderne. Orkdal kommune har en velfungerende organisasjon. Kommunen jobber bevisst både med brukerfokus og resultatorientering og er opptatt av utvikling og læring. Både interne, lokale og nasjonale undersøkelser understøtter dette. Videre er det et godt samspill mellom politikk og administrasjon. Verden rundt oss er imidlertid i konstant endring, samtidig som det hele tida utvikles nye muligheter oppstår det også nye behov. Derfor må vi også sørge for å være i kontinuerlig utvikling. Hvilken retning velger vi videre? Vårt mål er hver dag å gå et nytt skritt i retning av et bedre lokalsamfunn i Orkdal. Kvalitet og verdi for brukere og innbyggere skal hele tiden stå i fokus i all kommunal virksomhet. Vi er her for brukerne og innbyggerne Vi har et viktig samfunnsoppdrag. Måten hver enkelt av oss opptrer på i jobben er avgjørende for mennesket vi møter som bruker og som innbygger i lokalsamfunnet. Mange er i en sårbar situasjon og er helt avhengig av at vi gjør en best mulig jobb. Optimal utnytting av fellesskapets midler Når vi ikke utnytter ressursene optimalt, går det på bekostning av de behovene vi skal dekke. Målet er derfor at ressursene brukes målrettet slik at de kommer bruker og innbyggere direkte til gode. Vi må derfor videreutvikle vårt resultatfokus og søke ut til andre for å finne «best practice». Vi skal drive systematisk forbedringsarbeid og skape enda bedre resultater ved å kartlegge utfordringer og finne løsninger. Dette skal vi gjøre ved å involvere ansatte og fremme kreativitet og nytenking. Fokuset må være på effektive arbeidsprosesser også ved å optimalisere bruken av datateknologi. Arbeidet vårt skal også ivareta miljøaspektet og være en del av kommunens miljøsatsing. 1
Det er bl.a. inspirasjon fra andre kommuner som ligger til grunn for den nye utviklingsstrategien, bl.a. kommuner i Danmark og Sverige som har kommet lengre enn norske kommuner med innføringen av LEAN-metodikk. Særlig er Södertälje i Sverige er et godt eksempel, og de har satt seg som mål å bli et internasjonalt forbilde inne LEAN i kommunal sektor. Strategi 2012 2015 Visjon og verdier Ledergruppen vil videreutvikle organisasjonen ut fra følgende visjon: Glød og go fot For å skape resultater sammen må vi skape en glød i organisasjonen som frigjør energi og arbeidsglede. Vi vil bygge på «go fot»-teorien som betyr at alle må få videreutvikle det de er gode på og vokse på det. Det betyr også at vi må ha en bevisst holdning til hvordan vi bruker all tilgjengelig kompetanse optimalt. Følgende verdier skal være grunnlag for vår videreutvikling: Nyskapende Vi skal være nyskapende ikke bare utvikle oss i forhold til ytre krav. Effektiv Vi er bevisst på at vårt oppdrag er å sikre optimal utnytting av fellesskapets ressurser både hver for oss og i samhandling med andre.. Raus For at vi skal ha mot til nyskaping og for at alle skal vokse og utvikle seg optimalt i forhold til sine forutsetninger må relasjonene mellom leder, ansatte og brukere være preget av raushet. Hovedstrategier for utvikling Disse fire hovedstrategiene skal legges til grunn for videreutvikling av organisasjonen i perioden 2012 2015: Orkdal kommune skal utvikle seg til å bli «et veksthus for ledere og medarbeidere» der alle får utviklet sin «go fot» og oppleve læring og utvikling Vi skal arbeide systematisk med forbedring og optimal ressursutnytting, bl.a. gjennom å ta i bruk LEAN-metodikk Vi skal utnytte de mulighetene som ligger i bruk av datateknologi til å utvikle enda bedre tjenester både når det gjelder kvalitet og effektivitet Vi skal også bruke verktøyene i Lean også til å redusere virksomhetens miljøbelastning sløsing med energi, vann, materiale og til å begrense CO2 utslipp, det vil si «Grønn Lean». 2
Et veksthus for ledere og medarbeidere Med å tenke på organisasjonen som et veksthus tror vi at vi skaper arbeidsplasser der alle ansatte vokser samtidig som vi arbeider for forbedring av tjenester og lokalsamfunnet. For å lykkes må vi mobilisere de ressursene som ligger i hver enkelt leder og ansatt. Det er viktig at hver enkelt medarbeider har kompetanse og motivasjon til å nå våre mål. Alle må ha myndighet og medansvar i en forbedringskultur der vi hele tid skal bli bedre. Alle medarbeidere i Orkdal kommune vil derfor ha en todelt rolle: Løpende arbeidsoppgaver og ansvar for kontinuerlig forbedring og utvikling. Dette krever ledere som er synlige, gir tillit og ansvar gjennom å forvente bidrag fra sine medarbeidere men som også gir lederstøtte og trygghet. Strategier for å realisere ideen om organisasjonen som veksthus Lederutviklingsprogrammet vårt skal bidra til at ledere realiserer utviklingsstrategien innenfor sine ansvarsområder Alle i organisasjonen skal ha definerte utviklingsoppgaver Vi skal feire gode resultater og utvikle raushet i forhold til det å feile Vi skal utvikle en kultur for læring og kunnskapsdeling gjennom internopplæring og kollegalæring NB! kunnskap har liten verdi om den ikke kommuniseres, den eneste ressursen som ikke blir mindre om vi deler. Kontinuerlig forbedring optimal ressursutnytting - LEAN-metodikk Vi må ha fokus på det daglige arbeidet og hele tida spørre oss selv om vi kan utføre jobben på en måte som gir større verdi for brukerne. For å analysere og forbedre arbeidsprosessene tar vi i bruk LEAN-metodikk. Ved å ha fokus på elementer som gir økt brukerverdi og minimere unødvendigheter, reduserer vi feilmarginene og øker tilfredsheten. Alt for ofte fortsetter vi i gamle spor uten å ta oss tid til å vurdere alternative måter å løse oppgaven på. LEAN betyr slank og dette innebærer at vi analyserer arbeidsprosessene våre for å se på om vi bruker tid og ressurser på oppgaver som faktisk ikke har noen verdi for brukeren. Vi arbeider sammen med analyse og med forbedringsforslag slik at alle kan delta i forbedringsarbeidet på sine arbeidsområder. Ut fra dette bestemmer vi hvordan vi skal løse oppgaven videre vi skal stadig vurdere videre forbedring. 3
Strategier for kontinuerlig forbedring gjennom LEAN Alle ledere skal ha kunnskap om LEAN og LEAN-ledelse Vi skal utdanne LEAN-veiledere gjennom internopplæring og praksis. Alle arbeidsplasser skal gjennomføre forbedringsprosjekter ved bruk av LEAN-metodikk. Prosjektene videreføres med forbedringsgrupper og forbedringsmøter på alle arbeidsplasser Vi skal forsterke koblinger mellom resultatmål, forbedringsprosesser og resultatmåling. Datateknologi verktøy for effektivisering og kvalitet Data betyr informasjon, og det er en stor utfordring for en kommune å håndtere dagens enorme informasjonsmengde godt. Datateknologi gir store muligheter, som vi ennå ikke har utnyttet optimalt. Det er innført fagsystem på alle områder, men vi tar gjerne ikke systemene i bruk fullt ut. Å investere i datateknologi uten å utnytte den er sløsing både med arbeidstid og teknologi/ kapasitet. Den største årsaken til det er usikkerhet i forhold til mestring. Den eneste måten å bli kvitt usikkerhet på er å ta i bruk verktøyet og trene! Underveis vil det gjøre vondt (de gangene du sykler deg av) men det er ingen snarvei til målet. Når vi øker kompetansen, opplever vi mestring, og det gir arbeidsglede for alle! Arbeidet vårt krever at vi har god tilgang på informasjon om for eksempel lover og forskrifter, lokale retningslinjer og prosedyrer.. Alle må ha lett tilgang til nødvendig informasjon, uten å måtte bruke unødig tid på å finne fram. Vi produserer også store mengder informasjon som dokumenterer tjenesteproduksjonen. Denne informasjonen må håndteres sikkert og effektivt. Når vi utvikler bruken av datateknologi, må vi være bevisste på å ta ut gevinsten ved å utnytte den optimalt. En slik gevinstrealisering kan være både økt kvalitet og/eller effektivisering. Frigjort tid skal komme brukerne til gode ved at vi da får mer tid til det som gir størst verdi for dem! Vi skal også være bevisste på at bruken av datateknologi har et miljøaspekt ved at vi får redusert det store papirforbruket organisasjonen har. Strategier for optimal bruk av datateknologi Vi skal øve oss og sammen opparbeide mestring i bruk av ny teknologi I alle LEAN-prosesser vil det bli lagt stor vekt på optimal bruk av IKT-verktøy. Vi skal innføre papirløse møter både med tanke på miljøet og intern effektivitet Vi skal tilstrebe at data registreres der informasjonen oppstår, kun en gang, med en automatisk informasjonsflyt videre til ulike dataprogram Data og informasjon som er aktuell for alle eller flere i organisasjonen skal lagres kun en plass og skal være lett tilgjengelig for alle. Hjemmesida skal inneholde lett tilgjengelig informasjon for brukerne. Søknadsskjema skal være tilgjengelig, elektroniske og integrert med fagsystemene Gevinstrealisering skal inngå i alle innføringsprosjekt for ny programvare 4
Slik skal strategien implementeres Strategien er utgangspunktet for utvikling, men har liten verdi uten at den implementeres på en god måte i organisasjonen. Som en vanntrapp En vanntrapp renner og foredler vannet i flere steg på en naturlig og effektiv måte. Vanntrappa er også et godt symbol på hvordan vi skal implementere strategien. Om alt skal fungere må vi hele tiden ha god flyt av informasjon og ha kontakt med alle ledd i organisasjonen. Flyten må gå både oppover og nedover i organisasjonen. Noen ganger må den også stikke av i et sidespor, akkurat som vannet i vanntrappen som tar en avstikker horisontalt for å få nytt oksygen. I et veksthusmiljø benyttes vanntrappen også som en metode for å styrke og forsikre at filosofien forplantes i hele organisasjonen og at den får ønsket effekt. Slik gjør vi det: Utviklingsstrategien skal forankres på alle ledernivå Vi skal forplikte oss på konkrete tiltak i årlig rullering av Handlingsplanen Lederavtalene skal inneholde konkrete avtaler om implementering i enhetene Vi skal feire og synliggjøre gode resultat både internt og eksternt Utviklingsstrategien skal videreutvikles ved at vi er utadvendte og opptatt av de gode eksemplene Vi skal benytte relasjoner til fagmiljø og andre kommuner for hele tida å være i vekst og utvikling 5