Møteinnkalling Utvalg: Namsos formannskap Møtested: Formannskapssalen, Namsos samfunnshus Dato: 04.11.2014 Tidspunkt: 12:00 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig på e-post tine-nermark.johnsen@namsos.kommune.no eller telefon 941 74 355/74 21 71 00. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Sakliste Utvalgssaksnr PS 89/14 PS 90/14 Innhold Rutine og ansvarsfordeling i tilsettingssaker Seniorpolitikk i Namsos kommune - vurdering av tiltakene Namsos, 28.10.14 Morten Stene/sign. ordfører Tine Nermark Johnsen/sign. møtesekretær
Sakliste Utvalgssaksnr PS 89/14 PS 90/14 Innhold Rutine og ansvarsfordeling i tilsettingssaker Seniorpolitikk i Namsos kommune - vurdering av tiltakene
Namsos kommune Personalavdelingen Namsos Saksmappe: 2014/5661-3 Saksbehandler: Egill Vatne Saksframlegg Rutine og ansvarsfordeling i tilsettingssaker Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos administrasjonsutvalg 2/14 04.11.2014 Namsos formannskap 89/14 04.11.2014 Namsos kommunestyre 27.11.2014 Rådmannens innstilling Rutiner og ansvarsfordeling i tilsettingssaker I tilsettingsrutinene brukes betegnelsen Ansvarlige ledere om ledere som er tildelt personalansvar for ansatte i kommunen 1. Formålet med tilsettingsrutinene Tilsettingsrutinene skal ivareta behovet for: Å ha en overordnet tilsettingspolitikk som gjelder for hele kommunen Å få tilsatt best mulig kvalifiserte medarbeidere Å gi ansvarlige ledere nærhet til beslutning om tilsettinger innenfor eget ansvarsområde Å ha rutiner som følger opp gjeldende bestemmelser i lov- og avtaleverk på tilsettingsområdet Å håndtere behovet for interne omplasseringer Å yte god service overfor søkere til ledige stillinger i Namsos kommune Å gi Namsos kommune godt omdømme i tilsettingssaker 2. Ansvars- og oppgavefordeling Ved tilsettinger i Namsos kommune gjelder følgende fordeling av ansvar og oppgaver:
Personalsjefen har ansvar for dokumentasjon, prosesstyring og lovlighetsvurdering. Det skal alltid brukes intervju ved tilsetting i kunngjorte stillinger, såfremt dette åpenbart ikke er nødvendig. Den som innkaller til intervju må kreve at kandidatene medbringer kopi av attester og vitnemål. Det skal være særskilt oppmerksomhet rundt autorisasjoner og arbeidstillatelser når det er aktuelt. Personalsjefen har ansvar for at det alltid sjekkes ved søk i SAK-basen at påkrevde autorisasjoner innenfor helse/omsorgs-området ikke er inndratt. Ansvarlig leder avgjør, etter drøftinger med tillitsvalgte og innenfor rammen av gjeldende lovlighetskriterier, hvem som skal tilsettes. Innstillingen fra ansvarlig leder skal inneholde skriftlig begrunnelse relatert til utlysningsteksten, både i forhold til valg av kandidater og i forhold til søkere som ikke nådde fram. Formelt vedtak om tilsetting fattes av personalsjefen. Normalt vil vedtaket være det samme som innstillingen fra ansvarlig leder. Mellom innstilling og vedtak blir det gjennomført en lovlighetsvurdering. Hvis tilsettingen finnes å være i strid med lov/avtaleverk, eller kommunens overordnede tilsettingspolitikk, sendes saken tilbake til ansvarlig leder med henstilling om å vurdere tilsettingen på ny. Lovlighetskravet ved tilsettinger er absolutt. Tilsetting av resultatenhetsledere gjennomføres av et utvalg bestående av aktuell leder, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Utvalgets konklusjon forelegges for rådmannen før tilsetting skjer. Tilsetting av fagsjef gjennomføres av et utvalg bestående av rådmannen, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Kommunestyret tilsetter rådmann. Saken forberedes av et utvalg valgt av kommunestyret. Kommunestyret kan vedta at det leies inn ekstern tjeneste som ivaretar prosesstyring, dokumentasjon og lovlighetsvurdering. 3. Vurderinger før en stilling meldes ledig/kunngjøres Før en stilling meldes ledig til personalsjefen, skal den vurderes i forhold til å trekkes inn eller holdes vakant. I stillinger som man beslutter å holde vakant skal det ikke innleies midlertidig ansatte. Ansvarlig leder skal drøfte med fagsjef behovet for inndragning eller vakanse. Beslutning om inndragning eller vakanse meldes til personalsjefen på særskilt skjema. Hvis konklusjonen er at stillingen ikke skal trekkes inn eller holdes vakant, skal den vurderes i forhold til interne omplasseringsbehov før den meldes ledig. Ansvarlig leder har ansvaret for å ta spørsmålet om intern omplassering opp til drøfting på ledernivå innenfor aktuelt fagområde. Det ligger i sakens natur at mye av det interne omplasseringsbehovet normalt vil måtte håndteres innenfor det aktuelle fagområdet. Når en stilling er meldt ledig til personalsjefen, har personalsjefen ansvaret for å vurdere stillingen i forhold til intern omplassering, også på tvers av fagområdene, før den kunngjøres ledig.
4. Kunngjøring av ledige stillinger Som hovedregel kunngjøres ledige stillinger ved ekstern utlysning. Dette gjelder faste stillinger og midlertidige stillinger med varighet 6 måneder eller mer. Kunngjøringsteksten er det juridiske grunnlaget som utvelgelsen bygger på. Det er derfor viktig at utlysningsteksten er uttømmende i forhold til kravspesifikasjoner til stillingen, og samtidig så fleksibelt utformet at den ikke innskrenker mer enn man ønsker. Saksbehandler ved personalavdelingen vil bidra i utformingen av utlysningsteksten. Intern utlysning av faste stillinger benyttes når det finnes kvalifiserte deltidsansatte i kommunen, som gjennom ledig stilling kan få øket sin stillingsandel, jfr. hovedtariffavtalen 2.3 og arbeidsmiljøloven 14.3. 5. Særskilt om midlertidige stillinger Ansvarlig leder har ansvaret for å tilsette i midlertidige stillinger med mindre enn 6 måneders varighet. Normalt vil slike stillinger ikke bli kunngjort ledig. Ansvarlig leder har ved disse tilsettingene ansvar for ivaretagelse av prosess, all dokumentasjon og lovlighetskrav. Hvis det etter hvert viser seg at behovet for midlertidig tilsetting overstiger 6 måneder, skal stillingen meldes til personalsjefen for vurdering av videre oppfølging; forlengelse, omplassering eller utlysning. 6. Ivaretakelse av personer som har særskilte utfordringer på arbeidsmarkedet Namsos kommune har gjennom samarbeidsavtalen om et inkluderende arbeidsliv forpliktet seg til å åpne virksomheten for personer som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Oppfølgingen av denne forpliktelsen skal skje i nært samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten. Hvis det er søker(e) med innvandrerbakgrunn til en stilling, som oppfyller de formelle kvalifikasjonene som er etterspurt, skal alltid minst 1 av dem tas inn til intervju. 7. Tillitsvalgtes medvirkning De tillitsvalgtes rettigheter ved tilsettinger er hjemlet i Hovedavtalen del B, 3-1 d og e, samt 3-2 g. Namsos kommune skal gjennomføre tilsettingsprosessene slik at disse rettighetene blir ivaretatt. Faste rutiner ved alle tilsettinger er: Det gjennomføres drøfting med tillitsvalgte om ledige og nyopprettede stillinger, også i forhold til utlysningsteksten hvis det konkluderes med at stillingen skal lyses ledig. Tillitsvalgte skal delta som observatør på alle jobbintervjuer og ved drøftinger/oppsummeringer som gjennomføres etter at intervjuene er ferdige. Arbeidsgiversiden trekker endelig konklusjon om innstilling etter å ha mottatt tillitsvalgtes vurderinger
Innstillingen skal være påført underskrift og eventuell merknad fra tillitsvalgte. Det bør fra partene etterstrebes konsensus i tilsettingssaker. 8. Annet Personalsjefen har ansvar for å utarbeide og oppdatere skjema og saksbehandlingsmanualer knyttet til tilsettingsrutinene.
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat U 15.07.2014 Tilsettingsrutiner - høringsnotat 'Akademikerforbundet' m.fl. I 15.07.2014 Svar - Tilsettingsrutiner Fagforbundet Namsos kommune S 15.10.2014 Rutine og ansvarsfordeling i tilsettingssaker Saksopplysninger Gjeldende tilsettingsrutiner ble vedtatt den 01.02.2005. Senere er det foretatt en endring knyttet til søkere med innvandrerbakgrunn. Forslaget til reviderte tilsettingsrutiner innebærer ikke grunnleggende endringer i ansvarsforhold i tilsettingssaker, men forslaget har et mer entydig fokus på å beskrive formål, ansvarsfordeling og de tillitsvalgtes rolle. I de gjeldende tilsettingsrutinene er det mange tekniske saksbehandlingsbeskrivelser. Disse beskrivelsene kan virke forstyrrende på hovedbudskapet og de er nå tatt ut. Det utarbeides egne manualer med slike beskrivelser, oppdatert i forhold til nytt datastyringsvektøy innenfor tilsettingsområdet. I det foreliggende forslaget til tilsettingsrutiner er forhold omkring fortrinnsrett etter AML 14.3 og HTA 2.3, og derav behov for intern utlysning, presisert. Forslaget til reviderte tilsettingsrutiner har vært til høring hos arbeidstakerorganisasjonene. Det har kommet en tilbakemelding, fra Fagforbundet, som melder at rutinene fra deres side ser ok ut. Vurdering Det vurderes som viktig at prosesstyring og dokumentasjon i tilsettingssaker har høy profesjonalitet og at tilsettingsvedtakene lovlighetsvurderes. Dette vil være egnet til å ivareta arbeidsrettslig høy kvalitet samt behovet for godt omdømme i tilsettingssaker. I tillegg vurderes det som viktig at den enkelte enhetsleder innenfor rammen av lovlighetskravet har avgjørende innflytelse på ansettelser innenfor eget ansvarsområde. Det er rådmannens vurdering at de foreslåtte tilsettingsrutinene ivaretar disse behovene på en god måte. Miljømessig vurdering I den grad tilsettingsrutiner har miljømessig betydning, vil det kunne avspeiles i befolkningens grad av tillit til at ansettelser i det offentlige styres av ryddige rutiner og arbeidsrettslig høy kvalitet. Det vurderes at de fremlagte rutinene ivaretar behovet for tillit fra befolkningen på en god måte.
Namsos kommune Personalavdelingen Namsos Saksmappe: 2014/8083-1 Saksbehandler: Egill Vatne Saksframlegg Seniorpolitikk i Namsos kommune - vurdering av tiltakene Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos administrasjonsutvalg 3/14 04.11.2014 Namsos formannskap 90/14 04.11.2014 Namsos kommunestyre 27.11.2014 Rådmannens innstilling Rådmannen foreslår følgende reduksjoner i seniortiltakene: 1. Innslagspunktet for å få fri med lønn økes fra 60 år til 62 år 2. Fra og med 01.01.2015 avsluttes ordningen med kr. 8.000 i økt lønn ved fylte 62 år Tiltak 2 gis ikke tilbakevirkende kraft for ansatte som allerede har fått lønnsøkningen. De 2 tiltakene vil medføre følgende kostnadsreduksjoner i økonomiplanperioden: Tiltak 2015 2016 2017 2018 1. 200.000 200.000 200.000 200.000 2. 171.000 347.000 515.000 686.000 SUM 371.000 547.000 715.000 886.000
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 22.10.2014 Seniorpolitikk i Namsos kommune - vurdering av tiltakene Saksopplysninger I 2005 utarbeidet en partssammensatt arbeidsgruppe forslag til overordnet plan for seniorpolitikk i Namsos kommune. Forslag til overordnet plan samt en konkret tiltaksplan ble behandlet i Administrasjonsutvalget og vedtatt i Kommunestyret den 30.06.2005, sak KST 56/05. Tiltaksplanen: Tiltak Målgruppe Kostnad 2013 Seniorsamtaler med leder (milepælssamtaler) Ansatte 55+ 0 Redusert arbeidstid, 10 % i forhold til stillingsstørrelse Ansatte 60+ med 1.355.668 stilling større enn 50% Særskilt tilrettelegging av arbeidssituasjonen ved Ansatte 55+ med 0 behov slikt behov Fokus på faglig oppdatering Ansatte 55+ Uspesifisert innenfor tilgjengelige kompetansemidler Fysisk aktivitet i arbeidstida. Inntil 2 t/u i full stilling. Redusert i forhold til stillingsstørrelse. Ansatte 55+ med stilling større enn Skal gjennomføres uten bruk av vikar 50% Årlige seniorseminarer Ansatte 60+ 35.000 Tilbud om bedriftshelsetjeneste Ansatte 55+ Etter at dette i 2010 ble obligatorisk, har det ikke utløst ekstra kostnader Lønnstillegg kr. 8.000 pr år i full stilling (Dette tiltaket ble innført i 2008) Ansatte 62+ 544.000 Pr. 31.12.2014 Dagens totale utgifter med seniortiltakene. 1.934.000 Målsettingen med en uttalt seniorpolitikk og konkrete tiltak er å øke den reelle pensjoneringsalderen i Namsos kommune, samt å forebygge sykefravær og uføretrygding blant arbeidstakere eldre enn 55 år. Noe av gevinsten ved å oppnå økt reell pensjoneringsalder er reduserte AFP-kostnader og noe av gevinsten ved redusert uføretrygding er reduserte pensjonskostnader. En reduksjon i sykefraværet vil i tillegg til mange positive ringvirkninger også medføre reduserte utgifter.
Fakta knyttet til utvikling av kostnader i Namsos kommune knyttet til AFP, uføretrygding og sykefravær blant arbeidstakere 55+: I) AFP Kommunene kan velge blant 3 alternative måter å betale for AFP 62-64: 1. Full samordning med en gruppe av sammenlignbare kommuner. Dette innebærer at de totale kostnadene innenfor gruppen av kommuner fordeles likt mellom kommunene. Denne ordningen var Namsos kommune tilsluttet i 2005. 2. 50 % samordning. Dette innebærer at 50 % av kostnadene fordeles som i alternativ 1, og 50 % av kostnadene betales i sin helhet av den enkelte kommunen. 3. Full selvrisiko. Kommunen betaler selv sine samlede kostnader med ordningen AFP 62-64. Samtidig som seniortiltakene ble iverksatt, endret Namsos kommune måten å betale AFP 62-64 på fra alternativ 1 til alternativ 3. Den gangen medførte ikke dette økte AFP-kostnader, og derved var vi i en situasjon der kommunen ville få fullt økonomisk utbytte av en eventuell reduksjon av uttaket av AFP 62-64. Regnskapstall tilbake til 2005 viser at Namsos kommune har hatt langt lavere utgifter knyttet til AFP 62-64 enn sammenlignbare kommuner. I 2013 betalte vi kr. 963.307 for AFP 62-64. KLP har beregnet at utgiftene til AFP 62-64 i 2013 ville ha vært kr. 3.058.409 dersom vi fortsatt hadde deltatt i alternativ 1, den solidariske utjevningsordningen med sammenlignbare kommuner. Dette viser: 1) at vi har i dag langt lavere AFP 62-64 uttak enn sammenlignbare kommuner, og 2) at vi i 2013 sparte kr. 2.095.102 i forhold til om vi fortsatt hadde deltatt i utjevning av kostnadene mellom sammenlignbare kommuner. Oppsummert: Hvis vi i regnestykket trekker fra dagens totale utgifter til seniortiltak, har vi fortsatt en gevinst på ca. kr.160.000 i forhold til om vi hadde hatt AFP-utgifter på samme nivå som sammenlignbare kommuner.
Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. II) Uføretrygd Diagrammet ovenfor viser utviklingen av uføregraden i Namsos kommune sammenlignet med Nord-Trøndelag og alle kommunene innenfor KLP. Som det fremgår ligger vi ca. på samme nivå som Nord-Trøndelag, og ca. 1 % høyere enn landsgjennomsnittet. III) Sykefravær Fra datasystemene våre, hvor sykefraværet er lagret, har det ikke vært mulig å skille ut aldersgruppen 55+ lengre tilbake enn til 2009. Statistikken tilbake til 2009 viser at det totale sykefraværet i kommunen i aldersgruppen 55+ i perioden 2009 2013 er redusert fra 14.3 % til 10,1 %. Dette innebærer at det i 2013 innenfor samme gruppe var 9,6 færre årsverk sykemeldt enn i 2009, som gir en kostnadsreduksjon på ca. 1 mill kr. Vurdering Den positive utviklingen i forhold til AFP uttak og sykefravær 55+ etter 2005 er klart påviselig. I hvor stor grad den skyldes seniortiltakene er ikke mulig for oss å beregne. Men det er rimelig å anta at de spiller en rolle i denne positive utviklingen. Da vi i 2008 gjennom en spørreundersøkelse evaluerte virkningen av seniortiltakene, var det mange som svarte at de uten seniortiltakene ville ha valgt å gå av etter AFP-ordningen. Det er ikke noe som tyder på at seniortiltakene har hatt en positiv innflytelse på uføregraden i Namsos kommune. Alt i alt er det sannsynliggjort at summen av seniortiltak gir en positiv økonomisk gevinst på i overkant av 1 mill pr. år, etter at utgiftene til seniortiltakene er trukket fra. Den viktigste effekten kommunen har oppnådd med tiltakene er knyttet til et redusert uttak av AFP. I vurderingen av tiltakene er det også en erkjennelse av at Namsos kommune har en raus politikk knyttet til seniorer i forhold til mange kommuner. I prioritering av tiltakene er det antatt at den viktigste driveren for å holde ansatte lenger i jobb som alternativ til AFP er knyttet til tiltaket om redusert arbeidstid fra og med det tidspunkt AFP
er ett reelt alternativ. I den sammenhengen er det rimelig å anta at en forskyving av innslagspunktet for rett til redusert stilling fra 60 til 62 år ikke skal ha vesentlig betydning for det faktiske AFP uttaket. Det er derfor foreslått å beholde arbeidstidsreduksjonen, men da først fra 62 år. Som tiltak for å forebygge AFP og uførhet er ett lønnstillegg på 8000 kroner vurdert som lite treffende. Det er vanskelig å se at en slik lønnskompensasjon ut over den fordelen redusert arbeidstid gir skal medføre ytterligere redusert AFP. Med det som utgangspunkt vil rådmannen foreslå følgende reduksjoner i seniortiltakene: 1. Innslagspunktet for å få fri med lønn økes fra 60 år til 62 år 2. Fra og med 01.01.2015 avsluttes ordningen med kr. 8.000 i økt lønn ved fylte 62 år Det foreslås ikke at pkt. 2 gis tilbakevirkende kraft. Det virker unødvendig negativt å ta bort lønn som ansatte allerede har fått, og i løpet av ca. 4 år vil denne kostnaden likevel fases ut, da de aktuelle arbeidstakerne går av med pensjon. Disse 2 tiltakene vil medføre følgende kostnadsreduksjoner i økonomiplanperioden: Tiltak 2015 2016 2017 2018 1. 200.000 200.000 200.000 200.000 2. 171.000 347.000 515.000 686.000 SUM 371.000 547.000 715.000 886.000 Miljømessig vurdering Det er vanskelig å se at de foreslåtte tiltakene har miljømessig betydning.