KONKURRANSEGRUNNLAG anskaffelse av medisinske undersøkelser 2015 Åpen anbudskonkurranse 1
ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE 1 1 INNLEDNING 4 1.1 Oppdragsgiver... 4 1.2 Anskaffelsens formål... 4 1.3 Anskaffelsens ytelse og omfang... 4 1.6 Varighet og økonomisk omfang for anskaffelsen... 5 1.8 Kunngjøring... 6 2 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON OG TILLEGGSOPPLYSNINGER 6 2.1 Oppdragsgivers representant... 6 2.2 Tilleggsopplysninger... 6 2.3 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 3 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 7 3.1 Regler for konkurransen... 7 3.2 Anskaffelsesprosedyre... 7 3.3 Avvisning av leverandør... 7 3.4 Avvisning av tilbud... 7 3.5 Avklaringer... 7 3.6 Retting av åpenbare feil... 7 3.7 Offentlighet... 8 3.8 Taushetsplikt... 8 4 TILBUDET 8 4.1 Tilbyders kvalifikasjoner... 8 4.1.1 Innledning... 8 4.1.2 Tilbyders kvalifikasjoner... 8 4.1.3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling... 9 4.1.4 Finansiell og økonomisk stilling... 9 4.1.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 4.2 Tilbudsbrevet... 10 4.3 Tilbudets utforming... 10 4.4 Innleveringssted... 11 4.5 Innleveringsfrist/tilbudsfrist... 11 4.6 Vedståelsesfrist... 11 4.7 Konfidensialitet... 11 2
4.8 Kostnader forbundet med deltagelse i konkurransen... 11 5 OM AVTALEN 12 6 VALG AV TILBUD 13 6.1 Generelt om evalueringen... 13 6.2 Kriterier for valg av tilbud i denne konkurransen... 13 7 MEDDELELSE OM HVEM SOM TILDELES KONTRAKT 14 8 VEILEDENDE TIDSPLAN 14 Vedlegg 1 Opplysningsskjema Vedlegg 2 Tilbudsbrev Vedlegg 3 Avtaleutkast Vedlegg 4 Tilbudsskjema Vedlegg 5 Egenerklæring - internkontroll Vedlegg 6 Egenerklæring - HMS 3
1 Innledning Helse Vest RHF har ansvaret for spesialisthelsetjenesten i Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjordane. Helse Vest RHF har sitt hovedkontor i Stavanger og er eier av totalt fem helseforetak inkludert Sjukehusapoteka Vest HF. I tillegg eier Helse Vest RHF Helse Vest IKT AS. 1.1 Oppdragsgiver Helse Vest RHF heretter kalt oppdragsgiver eller Helse Vest innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av medisinske undersøkelser. Anskaffelsen gjelder nevrofysiologiske og gastroenterologiske undersøkelser. 1.2 Anskaffelsens formål Helse Vest RHF har i henhold til spesialisthelsetjenesteloven 2-1a ansvar for å yte spesialisthelsetjenester til befolkningen i helseregionen. Disse tjenestene ytes dels gjennom egne helseforetak og dels gjennom avtaler med private leverandører av spesialisthelsetjenester. Helse Stavanger HF har ikke kapasitet til å dekke behovet for disse undersøkelser. Dette fører til lange ventetider for pasientene. Formålet med denne anskaffelsen er å kjøpe ekstra kapasitet innen disse fagområder for å avhjelpe Helse Stavanger HF. 1.3 Anskaffelsens ytelse og omfang Konkurransen gjelder rammeavtale om følgende undersøkelser: elektromyografi ( EMG) og nevrografi (NCV). Se punkt 1.4 under. I tillegg gjelder konkurransen endoskopiske undersøkelser i regi av medisinsk gastroenterolog. Se punkt 1.5 under. Etter spesialisthelsetjenesteloven 2-1a skal Helse Vest RHF sørge for at pasienter hjemmehørende i Helseregion Vest tilbys spesialisthelsetjenester. Da formålet med denne anskaffelsen er å avhjelpe Helse Stavanger HF med å få ned køen på denne type undersøkelser ønskes tjenesten utført i Helse Stavangers opptaksområde. 1 Av hensyn til pasienten bør reiseavstanden fra bosted til behandlingssted ikke være lengre enn høyst nødvendig. Oppdragsgiver krever av denne grunn at tjenestene utføres i Helse Stavanger HF sitt opptaksområde. Tilbud med annet leveringssted vil bli avvist. Alle henvisninger av pasienter skal skje fra Helse Stavanger HF. Pasienten vil stå på Helse Stavangers ventelister fram til undersøkelsen er gjennomført. Tilbyder skal gi Helse Stavanger melding om utført undersøkelse og resultat av undersøkelsen. Ved overlevering av henvisninger skal det være tett dialog mellom Helse Stavanger og tilbyder. Nærmere angivelse av omfang og hvilke undersøkelser/tilstander Helse Vest ønsker å inngå avtale om går frem av vedlagte tilbudsskjema (vedlegg 4). Tilbudet må inneholde opplysninger om hvor tjenesten skal leveres og en angivelse av leverandørenes kapasitet relatert til kontraktsverdi. 1 Sokndal. Eigersund, Hå, Klepp, Time, Bjerkreim, Lund, Gjesdal, Sandnes, Sola, Forsand, Stavanger, Randaberg, Strand, Kvitsøy, Rennesøy, Hjelmeland og Finnøy 4
Helse Vest ønsker primært å inngå avtale med en leverandør som kan tilby alle undersøkelser innen begge fagområder. Det vil bli inngått rammeavtale med tilbyder ut fra de prinsipper som er fastsatt i punkt 6 «Valg av tilbud». Det er i konkurransen anledning til å gi tilbud innenfor ett eller begge fagområder. Det stilles imidlertid krav om at leverandøren skal gi tilbud og levere på samtlige undersøkelser innenfor ett eller begge fagområdene. Det er ikke anledning til å ta forbehold mot enkelte typer av undersøkelsene innenfor ett fagområde Det stilles krav om at leveransen skal påbegynnes snarest og senest 1.5.2015. 1.4 Nærmere om de nevrofysiologiske undersøkelser Helse Stavanger har behov for ekstra kapasitet til å få utført undersøkelser av pasienter henvist for EMG og NCV. Totalt er der snakk om ca 600 undersøkelser i 2015. Undersøkelsene skal utføres som en del av utredning av lidelser i det perifere nervesystemet og muskler, og kan innebære diagnoser slik som : Polynevropatier Vertebrogene lidelser med utstrålende smerter Radikulopatier og pleksopatier Entrapment i armer og bein Traumatiske skader av perifere nerver i armer og bein. Myopatier 1.5. Nærmere om gastroenterologiske undersøkelser Helse Stavanger har behov for ekstra kapasitet for å få utført endoscopiske undersøkelser. Dette gjelder både colonoscopier og gastroscopier. Behovet er 1300 colonoskopier og 700 gastroscopier i 2015. 1.6 Varighet og økonomisk omfang for anskaffelsen Formålet med denne konkurransen er å tilføre Helse Stavanger ekstra kapasitet til disse bestemte undersøkelsene for å få ned ventetiden i Helse Stavanger. Helse Stavanger HF arbeider med å få på plass større kapasitet innen disse områder slik at pasienter i Helse Stavangers opptaksområde ikke må vente unødvendig lenge på disse undersøkelsene. Av den grunn vil denne avtalen være av kortere varighet. Avtalene skal gjelde ut 2015 med en mulighet for forlengelse, se under. Avtaleperiode: fra avtaleinngåelse... 31.12.2015. Det vil i avtalen bli gitt en økonomisk ramme for oppdraget. Produksjon utover det økonomiske tak godtgjøres ikke av Helse Vest. Leverandørens leveringsplikt gjelder innenfor økonomisk rammen. 5
1.7 Opsjon Helse Vest RHF skal ha en rett, men ingen plikt til å forlenge avtalene for ytterligere 1 år. En eventuell forlengelse vil kunne omfatte de gastroenterologiske undersøkelsene eller de nevrofysiologiske undersøkelsene eller både gastroenterologiske- og nevrofysiologiske undersøkelsene. Vurderingen av om noen og eventuelt hvilke undersøkelser som skal forlenges vil bero på oppdragsgivers vurdering av behov for den aktuelle tjenesten. Utløsing av opsjon skal varsles med minimum to(2) måneders varsel. 1.8 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i nasjonal Database for offentlige innkjøp; www.doffin.no. 2 Oppdragsgivers kontaktperson og tilleggsopplysninger 2.1 Oppdragsgivers representant Oppdragsgivers kontaktperson er seniorrådgiver Hanne Løvereide Årstad. Adresse: Helse Vest RHF Postboks 303 Forus 4066 Stavanger 2.2 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan spørsmål merket Kjøp av medisinske tjenester fra private leverandører sendes til: helse@helse-vest.no Frist for innsendelse av spørsmål er 6. februar kl 1200. Senere henvendelser vil ikke bli besvart. Innkomne spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli fortløpende distribuert på Doffin. 2.3 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart publiseres på Doffin databasen. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en enkelt tilbyder, skal umiddelbart også gis til de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt ovenfor kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderen å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om forlengelsen. 6
3 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, med forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr 402 del I og II (uprioriterte tjenester). Tilbyderne forutsettes å ha tilstrekkelig kjennskap til ovennevnte regelverk. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men den tillater ikke forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudene skulle vært avvist. 3.3 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører av årsaker som angitt i forskrift om offentlige anskaffelser 11-10 første ledd. Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandører av årsaker som angitt i forskrift om offentlige anskaffelser 11-10 annet ledd. Oppdragsgiver viser til de krav som er stilt tilbyder i punkt 4.1 og som skal oppfylles for at leverandøren skal bli kvalifisert. Avdekkes det handlinger eller annet samarbeid mellom tilbyderne som kan vanskeliggjøre oppdragsgivers gjennomføring av anskaffelsen, kan dette medføre utelukkelse fra konkurransen. 3.4 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i forskrift om offentlige anskaffelser 11-11 første ledd. Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i forskrift om offentlige anskaffelser 11-11 annet ledd. 3.5 Avklaringer Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Imidlertid er det adgang til avklaringer av tilbud som vist til i forskriften om offentlige anskaffelser 12-1 annet ledd. 3.6 Retting av åpenbare feil Oppdragsgiver kan rette åpenbare feil i tilbudet i tråd med forskriften om offentlige anskaffelser 12-1 tredje ledd 7
3.7 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. 3.8 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningene angår. 4 Tilbudet 4.1 Tilbyders kvalifikasjoner 4.1.1 Innledning I tilbudet skal leverandørene dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kravene nedenfor. Kravene skal sikre at leverandørene har en god gjennomføringsevne og er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente ytterligere dokumentasjon og opplysninger i den utstrekning forskriften om offentlige anskaffelser gir anledning til dette. Tilbydere som oppfyller samtlige krav i punktene 4.1.2 til 4.1.5 vil være kvalifisert til delta i konkurransen. Manglende dokumentasjon vil kunne føre til at tilbudet blir avvist. Dokumentasjon skal foreligge ved tilbudsfristens utløp. Alle krav i konkurransegrunnlaget skal i utgangspunktet tilfredsstilles, men dersom tilbyder i sitt tilbud må ta forbehold til noen av bestemmelsene, eventuelt reservere seg fra enkelte av kravene i konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme som et eget punkt i tilbudet, jf. tilbudsbrevet (vedlegg 1). 4.1.2 Tilbyders kvalifikasjoner Krav Det kreves at tilbyder ikke, uten saklig grunn, har restanser på skatter og avgifter. Dokumentasjon Krav Dokumentasjon Det kreves fremlagt skatteattest for merverdiavgift fra skattefogd (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-3. Det kreves at tilbyder oppfyller lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS-attest), jf. forskriften om offentlige anskaffelser 3-4.(Se vedlegg 6) 8
4.1.3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Krav Dokumentasjon Firmaattest som ikke er eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Det kreves at tilbyder ikke har eiere eller aksjonærer (med vesentlig innflytelse i virksomhetens daglige drift) som også har ansettelsesforhold i Helse Vest RHF og underliggende foretak. Dette for å unngå habilitetskonflikt. Det skal legges ved en egenerklæring som viser at kravet er oppfylt. 4.1.4 Finansiell og økonomisk stilling Krav Det kreves at tilbyder har en tilfredsstillende økonomisk stilling som kan sikre leveranse gjennom hele avtaleperioden Dokumentasjon Årsmelding med revisorgodkjent regnskap for regnskapsåret 2013 med revisors uttalelser og foreløpig regnskap for 2014 skal vedlegges.. For tilbydere som er under etablering kreves det oppsatt forsvarlig budsjett og en åpningsbalanse bekreftet av revisor. For nyetablerte selskaper eller selskaper som er usikre på om den økonomiske stillingen er god nok, kan det sammen med tilbudet inngis morselskapsgarantier, bankgaranti eller lignende som gir tilsvarende sikkerhet for gjennomføringen. Også denne dokumentasjon skal eventuelt følge med tilbudet. For det tilfelle at morselskapsgaranti er aktuelt, skal ovennevnte dokumentasjon legges ved for morselskapet. Tilbyder må også legge ved et forslag til et forsvarlig budsjett. For virksomheter som ikke har vært i drift de tre siste årene (men som ikke anses som nyetablert) skal regnskap m/balanse og revisjonsberetning for siste år de var i drift samt resultat og balanse med sammenligningstall hittil i år legges frem. Tilbyder må også legge ved et forslag til et forsvarlig budsjett. Helse Vest RHF forbeholder seg retten til å foreta kredittvurdering av tilbyder. 4.1.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Spesialistene som skal utføre undersøkelsene innen nevrofysiologi må være godkjent spesialist i klinisk nevrofysiologi. 9
Dokumentasjon Spesialistene som skal utføre undersøkelser innen gastroenterologi må være spesialist innen medisinsk gastroenterologi eller gastrokirurgi. Som dokumentasjon ber vi om at leverandøren sender inn utskrift fra databasen til Statens autorisasjonskontor for helsepersonell (SAFH) For tilbydere under etablering eller nyetablerte kreves det plan for rekruttering av spesialist. Dokumentasjon på autorisasjon og godkjenning som spesialist skal foreligge for utførende spesialist ved avtalens oppstart. Krav Dokumentasjon Det er et krav at personell som har pasientkontakt behersker norsk språk. Det skal gis en egenerklæring over språklige kvalifikasjoner for personell som har pasientkontakt. 4.2 Tilbudsbrevet Tilbudsbrev for anskaffelsen, jf. vedlegg 1, skal innleveres i utfylt stand. Tilbudsbrevet skal være datert, underskrevet av autorisert representant for tilbyder 4.3 Tilbudets utforming Tilbudet skal være utformet på norsk i - 2 to eksemplarer på papir, samt en elektronisk versjon på egnet lagringsmedium. Den elektroniske versjonen skal ha samme inndelingsstruktur som papirutgaven. Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd og forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Tilbyder skal i tilbudet i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, angi hvilke opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6 eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentlighetsloven. Tilbudet skal presenteres i permer, med vedlegg inndelt etter følgende skilleark: Bak skilleark 1: Opplysningsskjema vedlegg 1. Tilbudsbrev vedlegg 2. Bak skilleark 2: 10
Dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Rekkefølgen i punkt 4.1 skal følges. Bak skilleark 3: Tilbudsskjema i utfylt stand, vedlegg 4 4.4 Innleveringssted Tilbudet skal sendes eller leveres til: Helse Vest RHF Postboks. 303 4066 Stavanger Alternativ innlevering ved vår besøksadresse: Nådlandskroken 11, 4034 Stavanger Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «anskaffelse av medisinske undersøkelser» og «Åpnes kun av mottaker». 4.5 Innleveringsfrist/tilbudsfrist Tilbudet skal være Helse Vest RHF fysisk i hende 23.02.2015 innen kl 12.00. Tilbudene vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for mottaket av tilbudet. Det er tilbyders ansvar å besørge korrekt levering. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli gjennomført åpen tilbudsåpning. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved tilbudet frem til 27.4.2015. 4.7 Konfidensialitet Helse Vest RHF vil behandle all informasjon fra tilbyderne konfidensielt. Tilsvarende forutsettes tilbyderne å håndtere tilsendt informasjon fra Helse Vest RHF i tilknytning til anskaffelsen konfidensielt, herunder ivareta både Helse Vest RHF og andre berørte parters konfidensialitet også etter at anskaffelsen er avsluttet. Innkomne tilbud vil ikke bli returnert, men arkivert eller forskriftsmessig destruert. 4.8 Kostnader forbundet med deltagelse i konkurransen Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering samt oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 11
5 Om avtalen Avtalen som inngås vil være en rammeavtale med varighet fra ikrafttredelse til og med 31.12.2015, jf. utkast til rammeavtale vedlegg 3 Vedlegg 1 til avtalen vil inneholde nærmere opplysninger om ytelsen og pris. I avtalene vil det bli satt en total økonomisk ramme for de tjenester som kan leveres i henhold til avtalen, jf. utkast til rammeavtale vedlegg 3. Nedenfor følger et utvalg av kontraktsbestemmelsene: a) Helse Vest er ikke forpliktet til kjøp av et bestemt volum under rammeavtalen som inngås. Avrop skjer ved viderehenvisninger fra Helse Stavanger HF etter samtykke fra pasient. b) Ved ledig kapasitet innen avtalens ramme kan oppdragsgiver bestemme at ledig kapasitet benyttes for pasienter som står på venteliste på et annet helseforetak i regionen. c) Leverandøren skal ta imot alle pasienter som viderehenvises fra Helse Stavanger HF. d) Leverandøren skal ikke rettighetsvurdere pasienten på nytt og skal ikke endre vurderingen som allerede er gjort. e) Leverandøren skal planlegge produksjonen slik at de kan ta imot pasientene fra Helse Stavanger i tråd med avtalte volum. f) Helse Stavanger skal på sin side legge til rette for at det, så langt som mulig, og etter behov, skjer en jevn fordeling av henvisninger fra sykehuset til leverandøren. Det skal være dialog mellom leverandør og Helse Stavanger rundt de tilviste pasienter. g) Det forutsettes at leverandør samarbeider med Helse Stavanger HF. Leverandør skal i samarbeid med helseforetaket finne egnede arbeidsrutiner for samarbeidet til beste for pasientene. h) Leverandør skal informere pasienten om undersøkelsen, resultatene av denne og etter undersøkelsen forklare pasienten hva som videre vil skje. i) Ved fullført undersøkelse skal Helse Stavanger ha melding fra leverandør, slik at de kan slette pasienten fra sine ventelister, eventuelt kalle inn til videre oppfølging. j) Henviser/fastlege skal sikres god informasjon om gjennomført undersøkelse og resultater av denne. k) Helse Vest gjør særskilt oppmerksom på at undersøkelser innenfor rammeavtalen forutsettes å skje av personell som ikke er ansatt i hovedstillinger i helseforetak underlagt Helse Vest RHF. l) Leverandør skal utføre de nevrofysiologiske undersøkelsene i tråd kapittel 8 i «retningslinjer for Metoder i Klinisk Nevrofysiologi» utgitt av den norske legeforening, revidert i 2008. 12
Når det gjelder de gastroenterologiske undersøkelser skal de utføres i samsvar med norsk praksis. m) Leverandøren plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Se for øvrig avtalens punkt 12. n) Leverandøren må påse at deres private tilbud ikke er til fortrengsel for tjenester som er omfattet av avtalen. Leverandøren skal ikke på eget initiativ drive aktiv og direkte markedsføring av sitt private tilbud i direkte kontakt med pasienter som er henvist til leverandøren i henhold til denne avtalen. o) Leverandøren skal, for egen kostnad, etterleve de til enhver tid gjeldende krav om rapportering til offentlige registre og de krav om rapportering som oppdragsgiver krever. Rapporteringen skal gjøres til den tid og på det format som er fastsatt. Særskilt nevnes: Rapportering til Norsk Pasientregister (NPR) hver fjerde måned (pr. tertial) på til enhver tid gjeldende format, for tiden NPR-melding (XML), jf. forskrift om innsamling og behandling av helseopplysninger i Norsk pasientregister (Norsk pasientregisterforskriften). p) Rapportering til Egenandelsregisteret minimum hver 16. dag, jf. forskrift om behandling av helseopplysninger i Egenandelsregisteret (egenandelsregisterforskriften). 6 Valg av tilbud 6.1 Generelt om evalueringen Tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, vil få sine tilbud evaluert i tråd med bestemmelsene i dette punktet. 6.2 Kriterier for valg av tilbud i denne konkurransen Hovedkritet for valg av tilbud i denne konkurransen er følgende: Laveste pris Tildelingen skjer ut fra hvilke tilbud som har lavest pris. Beregning av tilbyders konkurransepris skjer ved at tilbyders priser for undersøkelsene blir multiplisert med etterspurt aktivitet. Deretter blir det foretatt en gjennomsnittsberegning av prisen for alle undersøkelser som inngår i avtalen. Tilbyderen med lavest gjennomsnittspris kommer best ut i evalueringen. Helse Vest ønsker primært å inngå avtale med en leverandør for levering av undersøkelser innen begge fagområdene. Helse Vest vil imidlertid inngå to avtaler dersom dette gir mer enn 10 % lavere gjennomsnittspris pris enn å tildele en leverandør hele oppdraget. 13
Dersom ingen leverandører kan levere innen begge fagområder, vil vi gå inn på to avtaler - en avtale for nevrofysiologiske undersøkelser og en for gastroenterologiske undersøkelser. Dersom flere tilbydere kommer likt ut i rangeringen vil volumet deles likt mellom tilbyderne. Leverandør skal utføre alle undersøkelser som inngår i konkurransen i tråd med Helse Vest sitt behov. 7 Meddelelse om hvem som tildeles kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som får tildelt kontrakt skal skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet for undertegning av kontrakten av begge parter. Meddelelsen skal inneholde en kort begrunnelse for valget og angi en frist for leverandøren til å klage over beslutningen. Dersom oppdragsgiver etter at meddelelsen er gitt finner at beslutningen om å tildele kontrakt ikke er i samsvar med pkt. 6 kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. 8 Veiledende tidsplan Anskaffelsen gjennomføres etter den tentative tidsplan som er gjengitt i tabellen nedenfor. Milepæl Dato Kunngjøring av anskaffelsen 28.1.2015 Frist for tilleggsspørsmål 6.2.2015 Tilbudsfrist 23.2.2015 kl 12.00 Evaluering av tilbud Uke 9 og 10 Kontraktstildeling Uke 10 Kontraktinngåelse Uke 11 Avtalens ikrafttredelse Fra avtaleinngåelse Vedståelsesfrist 27.4.2015 14