SAKSPAPIRER STYREMØTE 26.01.2016 Allrommet, BI Trondheim
INNHOLDSFORTEGNELSE Sak 12 16 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 13 16 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 14 16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 15 16 Oppføring av eventueltsaker Sak 16 16 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret og ledelsen Sak 17 16 Orienteringssak: Fremgang strategi og videre arbeid Sak 18 16 Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak 19 16 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak 20 16 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede: Leder, ØA, FA, NA, MA, NLD, UA, KA, SPA, SA, HRa, HRb, HRc Sak 12 16 Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak : Godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent Sak 13 16 Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak : Leder som ordstyrer og HR som referent.
Godkjent Sak 14 16 Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak : Godkjenner referat fra styremøte den 12.01.2016 Godkjent Sak 15 16 Oppføring av eventueltsaker FA: 1 Diskusjonssak: Klassens time Leder: 1 Orienteringssak Lager Sak 16 16 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret FA: Var på møte om modernisering av eksamensformer, talte studentenes sak, fikk høre om litt prøveordninger fra BI. Hadde månedsmøte med utvalget i går, avgjorde komiker til temakvelden, blir veldig bra. Har bestemt oss for å prøve å ha klassens time litt annerledes. Har ønsket at det skal innføres 100%, men viktig at studentene tar det til seg når informasjon kommer. Krever engasjement fra studentene. Fra og med nå kommer det månedlig post på facebook i steden, oppstår det eventuelt noe annet relevant gjennomføres det en klassens time. Leder: Nye eksamensformer? FA: Mer muntlig for meglere, mer på PC, og det å gå bort fra multiple choice. NA: Jobbing med NLD, ser lysere ut enn en uke siden. To møter i morgen som kan bli spennende, signert en ny bedrift i dag, også ny sponsor i går. Næringsforeningen kommer på stand, jobber med betaling, blir en bytteavtale hvor vi får noen medlemskap til studentene og muligens noen billetter til SMB dagen. Tror det blir bra, de kan stå og prate om nettverk. MA: Seminar i helgen, morsomt, lærerikt og slitsomt. Hyggelig å møtes igjen, hadde besøk av Nicholas fra Engasjert Byrå på lørdagen, presentasjonsteknikker og personlighetstester, spennende. Har sendt tilbud til Nordea om samarbeid, ikke fått svar enda. Har blitt lovet svar
denne uken. Skal ha første møte med MU i 2016 i morgen, skal ta for oss omstrukturering av utvalget, skal også ha individuelle samtaler med alle i utvalget om deres nye stilling. NLD: Forberedelser til Kickoff, seminar. Women@BI er ikke helt sikkert enda, tar det når de er klare. Er uansett lovet et arrangement. Jobber med en siste foredragsholder, kommer muligens en person gratis. Kickoff var kjempesuksess, 1. klasse økad var ikke på skolen og likevel fullt i A1. Solgt over 100 allerede, satser på flere når 1. økad kommer i morgen. Skal også gå inn i timen deres i morgen. UA: Møte med undergruppene for å høre hvordan det går der, idrett har satt årsoppgjøret 6 april, arrangement på Facebook. Tennistreninger er i gang, bra oppmøte. Studentaksjonen har jobbet mye med ballet, sliter litt med kalenderen som ble auksjonert, skal ha fått inn nok nå. Skal ha kaffeavtale med Rema, hvor de får 1 kr per kaffe. Skal også ha hemmelig kunde oppdrag, også aksjonsuke snart. Bull Invest begynt med aksje NM, er også med i Dekningsbidraget, hvor de lærer opp om aksjer. Skal også ha et arrangement, ikke helt bestemt hva de skal ha enda. Jobber med foredragsholder. Woman@BI sliter litt med lunsjen til NLD, spurt om penger til hjelp der. Bestemte seg for ikke å søke penger likevel, søker heller til Fokusaften. StartBI sliter med å få pengene fra Trondheim Kommune, men er godt i gang med arrangementene sine. Jentemiddagen er så og si spikret, har to foredragsholdere. Leder: Er det lite penger som skal til for å gjennomføre den kvinnelunsjen, er det noe vi må snakke om å ordne. UA: Foredragsholder koster 15 000 kr. KA: Jobbet mye med nettsiden, fått bilde av SPA på plass. Gjort grafisk sentralt ift banner til studentaksjonen, laget et par utkast der. Jobbet litt med messeveggen før ballet, litt kortere enn jeg forventet men ble mye bra bilder. Jobber med ballbilder, skal legge ut i løpet av morgendagen. Tatt portrettbilder av faddersjef og SPA. Fikset grafisk til NLD, generell promotering, endelig utkast til avisen kommer til meg torsdag, avisen kommer ut etter VL. Hatt workshop med utvalget.
ØA: Når kommer nettsiden? KA: Vi er klare for å lansere, venter på Bergen og Stavanger. Leder: Misforstod jeg da jeg hørte lanseringsdato i november (nettsiden)? KA: Det var miskommunikasjon mellom BIS og Idium, var mye arbeid igjen da. Nå er alle effektene vi trenger der klare. Interaktiv skjerm har vi også, så det krever litt mer hos oss enn de andre skolene. SPA: Blitt intervjuet av studentavisen, vært i møte i Studentrådet, hadde om forskjellige handlingsplaner til vold i nære relasjoner og seksuelle overgrep. Var på motivasjonsseminar i helgen, veldig hyggelig og ble også godt kjent, gjør det lettere å diskutere. Hatt ekstraordinært velferdstingmøte, varte veldig kort. Endret bare vedtektene så Ålesund og Gjøvik ble med. Satt debatten, blir styreleder for konsernstyret i Velferdstinget som styrer den. Hatt møte med ØA og fått godkjent budsjett. ØA: Brukt mye tid på å få regnskapsført november, desember og januar. Fakturering, regninger, vært i møte med leder for tennis. Vært i møte med Erlend om LNU, garantert at vi uansett får penger. Fremover blir det møte med utvalget for å kartlegge semesteret, mye som skal ordnes allerede nå, skal fakturere alle som kjøpte på auksjonen på ballet, skal også på seminar i februar, der skal årsregnskap stå i fokus. Ellers vært det vanlige, regninger og refusjoner. Ser også på den økonomiske situasjonen og hva som blir gjort med budsjett osv. SA: Gjennomført ballet og akedag. Ballet var en suksess, god tilbakemelding fra alle involverte. Politiet auksjonerte mot et hotellrom søndagen fordi de hadde funnet forfalskede penger, det var konfettien vår. Det var bare morsomt. Kostnadene ved ballet var det noen overskridelser på, men tror vi holdt oss innenfor budsjett. Ble litt overtid på noen av teknikerne, men det var nødvendig. Akedagen var det nok bare 35 på, men det var gøy. Bør promoteres mer neste år. Har vært dårlig oppmøte hvert år, men vokser litt hvert år. Quiz i dag, kveldsoppgjør, BIS bowling 11. februar. Har planer om en dag i Pirbadet, men det er lenge til. Skriver også attester til fadderstyret. HR: Utlyst fadderstyret, søknadsfrist på søndag. Intervjuer etter vinterlekene. Vært på seminar i helgen, forberedelser før det, gikk gjennom vedtekter. De lokale standardiserte
vedtektene blir innlemmet i de sentrale vedtektene, skaper ryddighet. Gjort jobbanalyser av Leder, ØA, fag, skal gjøre flere etterhvert som vi får mer av Styringsgruppen om omstruktureringen. Sett på måter å gjøre GF mer effektiv, utarbeidet stillingsinstruksene for de ulike vervene i fadderstyret, til nå har det bare vært én felles. Har forbedret intervjumal til fadderstyret, sett på det store styremøtet vi har snakket om. Blir mest sannsynlig 23. februar. Gjør ikke en stor greie ut av det, blir ganske som et vanlig styremøte. Karoline og Rebecca er frivillige på VL så de drar fredag. Leder: Jobbet med strategien, vært på møte i helgen. Under VL har vi styringsgruppemøte og skal fortsette der. Vært på styringsgruppemøte i Norges Beste studieby, månedsmøte med Asgeir, snakket om lager der som jeg tar på eventueltsak. Tok også opp NLD, økonomien til BIS fordi det ligger som bakteppe for mange av sakene jeg tar med Asgeir. Begynt å se på økonomien med ØA, blir spennende spesielt mot NLD hvor vi får et klarere bilde. Ser også på hvor vi kan spare inn om det går litt dårlig med økonomien. Ser på de faktiske kontantstrømmene fra høsten, fordi det da er lettere å se hva vi faktisk har brukt. Setter brems på U4 til vi får avklart situasjon rundt NLD og samarbeidspartner. U4 fungerer godt som det er i dag, må se om inntektstapene vi har lidd vil holde i flere år. Er absolutt ikke krise, vi har hatt veldig stor aktivitet så vi må i større grad vurdere utgiftene. Blir også strengere på for eksempel mat fremover. Sak 17 16 Orienteringssak : Fremgang strategi og videre arbeid Bakgrunn : Leder har vært på strategimøte Presenteres av: Leder Leder: Har nytt møte til helgen, men ønsker å orientere om hvor langt vi har kommet per i dag. Forklarer at Styringsgruppen ble pålagt et mandat av landsmøtet om at dette skal gjennomføres. Går gjennom strategien, organisasjonsstrukturen, hvor vi skal gå videre og deretter åpne for spørsmål. 18:05 HRb forlater møtet. Sak 18 16 Orienteringssak: Saker til eventuelt
FA: Diskusjonssak Klassens time Alle må sende inn sine arrangementer for neste måned, så vi får opplyst om disse i klassens time. Leder: Orienteringssak Lager : Leder: Asgeir er villig til å gå inn med halvparten av kostnaden. Vi kommer ikke til å gå videre med kro lokaler, kun hva vi vil ha ut av den. Å gjøre en så stor investering for vår del vil bli rart, og det behøves ikke gjøre en så stor investering for kun to år, det er et kortsiktig perspektiv spesielt fra BIs side. Lageret bør ikke koste mer enn 2000 kr per kvm i året. UA: Hvem snakker med driftssjef? Sies det at vi skal ha BI pris? FA: Ja, det skal vi gjøre. UA: Dersom det blir BI pris og 2 årskontrakt, vurderer vi det? Leder: Om det ikke er 2 årskontrakt er det uaktuelt. Sak 19 16 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker HR går gjennom oppfølgingssaker. Sak 20 16 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Flinke og engasjerte i strategisaken, selv om den dro langt ut. Flott presentasjon av Nikolai.