STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 10.03.2015 Tid: 15.30 Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: Leder, HR1, HR2, HR3, KA, SPA, NU, MA, UA, ØA, SA, FA, AK Påtroppende: HR1, HR2, MA, KA, SA, Leder, ØA Sak 35 15: Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og AK som referent. Godkjent Sak 36 15: Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige møte, innkallingen og sakslisten. Godkjent Sak 37 15: Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 30 min HR: Generalforsamling er avholdt. Er ute ny søknadsprosess for de gjenværende
vervene, med frist på tirsdag kveld. Ekstraordinært styremøte blir avholdt, hvor de nye søkerne skal holde appell for det sittende styret. ØA: Tenkt på å sette økonomiassistent snarest, går dette? Leder: De påtroppende tar ansvar for dette i slutten av mars/ starten av april. HR: Der setter vi alle utvalgslederne, og tar inn økonomiassistent. UA: Bedre å sette leder for BIS Care før sommeren, slik at dette kan reklameres for i fadderuka HR1: Ja, det blir satt før sommern. SPA blir utlyst nå snart. PT SA: Hvorfor ble ikke SPA satt på GF? HR1: Fant ut at det var best å sette den i etterkant. Leder: Prøver å innarbeide vervet, så valgt å vente med dette. UA: Har vært i møte med Møller (bil), ØA vil informere mer om dette senere. Vært i møte med Red Bull angående papirfly konkurransen. SPA: Vært i møte på Vellferdstinget, vært i Berget. Sett på verv til vellferdstinget. NU: NLD er ferdig, så driver med tilbakemeldinger fra bedrifter. Ser på disse og hvilke erfaringer vi kan ta med oss til neste år. ØA: Skal dere sette Bed.presser til høsten nå? NU: Ja, hvis ikke blir det travelt på høsten. PMA: Jobber mot markedskveld. MA: Vært i litt møter, jobber med markedskveld. Even (PMA) i møte med Memira som tilbyr en god avtale i forhold til laserbehandling. Vi vil få til et samarbeid med optiker i Trondheim, med rabatterte priser. Prøver å se hvordan vi kan få til en avtale, så er litt i forhandlinger. PMA: Pratet med en på 1.året her på BI, som kan hjelpe oss med å få en bra deal. Fortsetter dialog med han. ØA: Jobbet mye med GF. Fortsatt litt med VL, hvor vi blant annet venter på skadeoppgjøret. Sitter med NLD. Skal gjøre litt småting før jeg blir ferdig i vervet mitt. SA: Litt dårligere oppmøte på sist quiz, men satser på bra oppmøte i dag. Sosialtseminar pratet mye om overlappingsprosess og hvordan vi skal få til bedre kommunikasjonsflyt mellom skolene. Mye planlegging med revy sjef. Leier inn et
profesjonelt firma til lyd og lys fått et godt tilbud nå. Trommesett er endelig anskaffet. Er i videre forhandlinger med Lerkendal, hvor ballet skal være. Temaet og ball og revy billetter er sluppet. Salget ligger litt på etterskudd, men det kan henge sammen med påventende stipend. Pratet med de som snekrer nede ved Dromedar, så de har sett litt på markedsveggen vår. Mye dialog med grafisk, og planlegger overlappingstur. MA: Når får vi informasjon om overlappingsturen? SA: Blir etter dette møtet. PMA: Er temaet for ballet utformingen av selve ballet, eller gjelder dette for gjestene og bekladning? SA: Det er for utformingen av selve lokalet. KA: Jobbet med promotering opp mot GF, og generelle arrangementer. Snakket med sentralt mulig det sendes søknad om å få være med på GF i Bergen. De skal slippe mye nytt, så bra å få med seg. PSA: Er det tatt noe grep omkring de mange plakatene? Leder: Kommer egen sak etterpå. PKA: Jobber med vegen nå. Blir mer klart når vi får retningslinjer PSA: Fadderuka begynner å ta form FA: Jobbet med temakvelden. Var på visning for lokaler til linjebattle. På grunn av mye styr med flyvningene til Norwegian, så dro ingen fra Trondheim på studentpanel. Får tilsendt det som ble sagt i ettertid. Var på Fagansvarligsamling på lørdag sammenkjørte alt til èn evaluering som blir sendt til administrasjonen. PSA: Det ligger BIS gensere utenfor lesesalen, skal disse fjernes? ØA: Vi kan bare gå ned å kaste disse etter møtet. Leder: Har vært GF, så jobbet med forberedelser før dette, samt NLD. Vært i møte med Asgeir, han kommer til å følge opp det vi pratet om da. Dette gjelder spesielt kommunikasjonen og samarbeidet mellom ledelsen og BIS. Ser på mulighet for månedlig lunsj. Tok opp med han eventuelle lokaler til kro. Har vært på Styringsmøte i Bergen, hvor vi fikk presentasjon av nye nettsiden og lit diverse.
Sak 38 15: Til behandling: Retningslinjer for plakater Bakgrunn: Grunnet kaos på plakatfronten, ønskes det retningslinjer på når, hvor og antall. Presenteres av: SA Estimert tidsbruk: 5 min SA: Ønsker å utforme retningslinjer på dette? Leder: KA og påtroppende KA kan sammen sette opp retningslinjer for dette. KA: Enn så lenge, når det ikke er laget noen, plan har ingen lov til å henge opp uten å ha vært i samtale med meg. De som har kontaktet meg er godkjent. Leder: UA tar også ansvar for dette. MA: Kommer en del plakater for arrangement til våre samarbeidspartnere som skal henge oppe en stund. KA: Det er jeg klar over. Sak 39 15: Til behandling: Velkomstdrikke til markedskveld Bakgrunn: Under Markedskvelden 2015 ønsker markedsutvalget å tilby ett glass velkomstdrikke til de 100 første, som et trekkplaser til arrangementet. Etter betaling av lokale og standplasser, dekker ikke budsjettet underholdningsinnslag eller noen store innkjøp, så velkomstdrinken er tenkt som et gode til studentene. Vi ønsker derfor å servere ett glass Cava til de 100 første. Servitørene hos Clarion vil stå for utdelingen, men den totale summen på 7 500 kr må dekkes av markedsbudsjettet. Presenteres av: MA Estimert tidsbruk: 10 min Forslag til vedtak: Godkjenne innkjøp av Cava
MA: Har brukt kr 15 000, på lokaler, alle prisene gikk opp etter sommeren. Vi vet ikke per dags dato hvor mange bedrifter vi får på stand, så vanskelig å si hvordan vi ligger økonomisk. HR1: Vedtekt sier at dette ikke er lov. Anbefaler alle å stemme ned dette forslaget, slik at vi kan legge det dødt med èn gang. MA: Jeg har spurt tidligere om det var noen retningslinjer for det, men fikk ikke et klart svar da. Leder: Det har blitt godkjent på tidligere møter, men vi må holde oss innenfor vedtektene. HR1: Vet det har blitt gjort tidligere, men dette har da vært et vedtekts brudd. MA: Har diskutert omkring hva annet vi kunne servert, eventuelt snacks. Det de da kan tilby er et pizzastykke. Altså, de matcher oss ikke på pris. Det blir fort dyrt. PLeder: Det kan vel tas opp i styret om det er en spesiellanledning eller ei? HR2: Dette er en direkte vedtekt. HR1: Står klart og tydelig at det er nulltoleranse for dette. Leder: Hvert styremedlem skal gjøre seg opp sin egen mening, så vi skal stemme over det. HR1: Tanken bak er at det ikke skal gis alkohol til studentene. Blir noe annet når det er til Olav Lilleberg for den jobben han gjør. SA: Hva er rabattene? Var veldig dyrt til tross for rabatt. MA: Er BI prisene vi har derfra. HR3: Mener det ikke er nødvendig å diskutere for hver gang om det er en spesiell anledning som gjør det greit å kjøpe alkohol. Forslag: Nedstemt.
Sak 40 15: Til informasjon: Status varebil Bakgrunn: Økonomiansvarlig ønsker å informere om status på varebil per dags dato. Presenteres av: ØA Estimert tidsbruk: 5 min ØA: Vært på besøk hos Møller. Fått 2 tilbud per dags dato. Å leie; Alt av service inkludert. 7791,. Leasing; Verksted og alt selv. Mer langsiktig; 5500, ca. Har ikke inngått noen avtale. Ser ikke ut som det blir noe før til høsten. Blir opp til neste styret å se på behovet. Selv ville jeg prøve en leieperiode. Leder: Styret har besluttet at vi skal anskaffe bil, med mindre dere melder opp til styremøtesak og stemmer dette ned, skal det anskaffes bil. PSA: Lagt opp til mye reklame på bilen? ØA: Møller vil ha sin logo, vært snakk om Centric og DNB. Kun snakk ennå, så ingen ting er bestemt. MA: Vil ikke kjøre rundt med mange forskjellige, men heller få og større reklamer. PMA: Sett på om de som får reklame kan betale noen måneder av leia. ØA: Kunne hørt med Rema 1000 Pirsenteret. Kunne spart penger ved å bli sponset med parkeringsplass. SA: Har dere hørt med administrasjonen om de har noen plass? Leder: De betaler soneparlering som alle andre, så det er lite å hente der. PMA: Kan høre med Ford Melhus bil angående bil. SA: Har dere satt opp det økonomiske forskjellene ved å lease istedenfor å kjøpe bil? ØA: Nei.
Sak 41 15: Til diskusjon: Tradisjonstiltak for styret og ledelsen Bakgrunn: Leder orienterer. Presenteres av: Leder Estimert tidsbruk: 10 min Leder: Velger å stryke denne saken. Sak 42 15: Til diskusjon: Landsmøtet 2015 Bakgrunn: Leder må på møtet få endelig bekreftet hvem som kan og vil dra på LM. Dette er absolutt siste frist for å melde sin interesse. Presenteres av: Leder Estimert tidsbruk: 5 min Leder: Fått utsatt fristen til i kveld. Bindende påmelding. Datoen er 10. 12. April, og det skal avholdes på Gardermoen. KA: Når bestilles flybillettene? Leder: Det styrer Tone. Ta kontakt med henne ved spesielle behov. ØA: Lokalavdelingene har satt av litt penger til å dekke noe av dette. Sak 43 15: Til diskusjon: Overlapping Bakgrunn: Påtroppende styre og ledelse er satt, og leder vil orientere litt om overlappingen fremover. Avtroppende skal også diskutere overlappingstur etter styremøtet. Presenteres av: Leder Estimeres tidsbruk: 5 min Leder: Her blir tips og triks gitt. Sett dere ned med deres påtroppende så fort som mulig, og helst før overlappingsturen. FA: Erfaringsrapport sendes inn til HR? Leder: Nei, skal kun leveres til den som tar over.
Sak 47 15: Kritikk av møtet Møtet vil vare rundt 105 min og vil være ferdig ca kl.17:15