Vedlegg A: Kravspesifikasjon Telefonitrafikk og anskaffelser av mobiltelefoner Vedlegg A - Kravspesifikasjon Side 1 av 6
Innhold 1. Innledning... 3 2. Overordnede mål for anskaffelsen... 3 3. Krav til avtalepartner... 3 4. Tilbyders dekning mobiltelefoni... 3 5. Tekniske krav... 4 5.1. Generelle krav og avklaringer... 4 5.2. Krav til ytelse... 6 5.3. Krav til implementering... 6 5.4. Krav til fleksibilitet mobilabonnementer... 6 Vedlegg A - Kravspesifikasjon Side 2 av 6
1. Innledning Vår sentrale telefoniløsning er basert på: - Avaya CS1000 - Trio - Zetafax Bruk av løsninger basert kun på mobiltelefoni har etter hvert fått mer og mer utbredelse i vårt nett, og vi antar at dette vil bli aktuelt på flere lokasjoner i løpet av avtaleperioden. 2. Overordnede mål for anskaffelsen Våre overordnede mål for anskaffelsen er: - Lavest mulig telefonikostnader - En solid og forutsigbar tjeneste for kommunenes ansatte - Lavest mulig ressursbruk for våre egne ansatte - Fleksibel og enkel anskaffelse av mobiltelefonapparater for kommunenes ansatte - Godt utbygget leveranse- og serviceapparat for mobiltelefonapparater, som er tilgjengelig for våre brukere - God dekningsgrad for mobiltelefoni i alle våre seks kommuners befolkede område 3. Krav til avtalepartner Våre krav til avtalepartner for anskaffelsen: - Dokumentert apparat for service og support på leveranser og service på mobiltelefonapparater. o Standard responstider ved feilsituasjoner skal oppgis. o Supportapparat, inklusive eventuelle underleverandør skal beskrives. o Vakt utenfor arbeidstid for trafikk, som sikrer tilgang til teknisk nøkkelpersonell hos Leverandør 24/7/365. - Fakturering skal skje etterskuddsvis pr. kvartal (kvartal 1 = januar, februar, mars) - Leverandør skal ta initiativ til jevnlige statusmøter, sørge for innkalling, avtale deltagerliste og lage referat fra hvert møte. Leverandør er ansvarlig for nødvendig deltagelse fra eventuelle underleverandører i disse møtene. 4. Tilbyders dekning mobiltelefoni Det er viktig for en fleksibel telefoniløsning, som tillater en fleksibel bruk av både fasttelefoni (IPtelefoni) og mobiltelefoni, at vårt geografiske område har så god dekningsgrad innen mobiltelefoni som mulig (både GSM og 4G). Tilbyder bes derf0r om å legge ved dekningskart alle de seks kommunene omfattet av konkurransen. Oppdragsgiver har enkelte områder vi opplever at dekningsgraden fra enkelte leverandører ikke er bra nok for våre ansatte som er avhengige av mobilitet. Se pr. kommune under: - Grue kommune: Fylkesvei 201 (Finnskogveien) ved Vollstadvika i nordenden av Frysjøen. Her er årsdøgntrafikken =1000 biler. På østsiden av Skasen langs fylkesvei 201 er det også stedvis veldig dårlig dekning pga skogen skjermer mot masten i Skasberget Svullrya Vedlegg A - Kravspesifikasjon Side 3 av 6
- Kongsvinger kommune: Roverud Austmarka Sæther (området nord for Kongsvinger på vestsiden av Glomma) - Løten kommune Slettmoen (tettbefolket) Ådalsbruk (tettbefolket) Ånestad-Jønsrud (industriområde) - Nord-Odal kommune: Fylkesvei 181 mellom Nord-Odal og Eidsvoll Riksvei 24 ved grensen mot Stange kommune - Stange kommune Strandlykkja Trautskogen-Espa-Kolomoen Riksvei 222, flere steder mellom Stange sentrum og Hamar og mellom Stange sentrum og Tangen Deler av Vestbygda Tallbergroa Åsbygda ved Åsen handel Sjøveien mellom Hekne og Gjetholmsjøen - Hamar kommune Øst for Hjellum mot Løtengrensen (Kongsveien) og et område nord for Ilseng Greftenmoen og områdene vest, øst og nord for Greftenmoen Lageråveien og Øståsveien med områdene rundt og opp mot Gåsbu. Nordøst for Ingeberg (Tomtervegen) I tillegg har kommunene våre utfordringer med dekning langs veger, som er mye brukt i almenningsområder/utfartsområder. Tilbydere bes derfor å legge ved dekningskart for sin nettoperatør for de angitte områdene, og gi en beskrivelse av sin nettoperatørs utbyggingsplaner for de samme områdene. 5. Tekniske krav Se skjemaet Vedlegg B Prisskjema. Alle grønne felter i dette skjemaet skal fylles ut som angitt. Det anbefales også å bruke feltene for kommentarer, for å klargjøre at hvert punkt er riktig forstått av tilbyder. 5.1. Generelle krav og avklaringer Tilbyders trafikkmaskin skal fungere sømløst sammen med Hedmark IKTs telefoniløsning, som består av: - Hussentral: Avaya CS1000 SW versjon 7.6 o To stk. CS1000 i redundant løsning o Avaya Aura 6.3, Collaboration pack - Trio, versjon 5.0 - Zetafax 2014 versjon 16.5.1046 o Innkommende faks kommer via Avaya Session Manager til Zetafax, og styres til multifunksjonsmaskin definert i Zetafax o Utgående faks styres via mail-server Vedlegg A - Kravspesifikasjon Side 4 av 6
Vi har 6 stk. UT-180 kanaler. Disse skal over til IPT med 120 kanaler, men vi må beholde noen UTkanaler pga faks, som ikke kommuniserer på IP-linjer. Mobiltelefonabonnementer - Én avtalt standard abonnementstype skal foreslås, som inkluderer en fast mengde tale/sms/dataoverføring o Se spesifisering «Vedlegg B Prisskjema» - Standardabonnement skal inneholde mulighet til å sperre abonnement ved tap av telefon - Oppdragsgiver ønsker ikke en avtale som gir bindingstid på abonnementer, eller bindinger til uttak av volumer på trafikk Mobiltelefonapparater - Avtalen skal gjelde for hele porteføljen av mobiltelefonapparater og mobiltelefontilbehør hos Leverandør. - Det ønskes en prismodell med fast påslag på leverandørens kostpris. Leverandøren skal oppgi et fast påslag i prosent på mobiltelefoner som oppfyller kravspesifikasjonen. - Det skal inngis priser på modeller som oppfyller følgende krav: o Det skal kun tilbys modeller som har vært på markedet i under ett år (12 måneder) o Det skal ikke tilbys utgåtte modeller, eller modeller som er i slutten av sin salgstid i markedet. Modellene som tilbys skal som minimum dekke kravene i tabellen under: Modell nr. 1 Modell nr. 2 Modell nr. 3 Modell nr. 4 Modell nr. 5 Modell nr. 6 Modell nr. 7 Modell nr. 8 OS=Android, CPU-hastighet=1,2 GHz, RAM=1,5 G, internminne=8g, nettverk=2g 3G 4G, batterikapasiet surfing=min 9 timer OS=iOS9, CPU-hastighet=1,3GHz, RAM=1G, internminne 16G, nettverk= 2G 3G 4G, batterikapasitet surfing=min 10 timer OS=Win8.1, CPU-hastighet=1,2 GHz, RAM=1G, internminne=8g, nettverk=2g 3G 4G, batterikapasitet tale=min 20 timer OS=iOS9, CPU-hastighet=1,4GHz, RAM=1G, internminne 16G, nettverk=2g 3G 4G, batterikapasitet surfing=min 8 timer OS=Android, RAM=1,2 G, internminne=1,2g, nettverk=2g 3G, batterikapasiet tale=min 10 timer, IP67-sertifisert OS=Android, CPU-hastighet=1,6G, RAM=12G, internminne=16g, nettverk=2g 3G 4G, batterikapasiet surfing=min10 timer, IP67-sertifisert OS=iOS9, CPU-hastighet=1,4GHz, RAM=1G, internminne 16G, nettverk=2g 3G 4G, batterikapasitet surfing=min 8 timer OS=iOS, CPU-hastighet=1,3G, RAM=1G, internminne=32g, nettverk=2g 3G 4G, batterikapasitet tale=min 10 timer Bruk «Vedlegg B Prisskjema» o Det skal legges ved en egen liste med kostpris og påslagsprosent på øvrige modeller (de som ikke er oppgitt i prisskjema). Det vil ikke bli evaluert på disse modellene, men de skal tas inn i kontrakt. - Oppdragsgiver ønsker ikke en avtale som gir bindinger til uttak av et visst antall mobiltelefonapparater, eller som låser telefonene til et bestemt abonnement. Vedlegg A - Kravspesifikasjon Side 5 av 6
Analoge abonnementer fasttelefoni - Vi har fortsatt et mindre antall abonnementer på fasttelefoni, som vi skal ha mulighet til å portere over til valgte leverandør telefonnett Fakturering av leveransen av tjenestene skal skje kvartalsvis. - Oppdragsgiver skal kunne motta separat faktura pr. kommune, og full oversikt over fakturerte produkter og tjenester pr. kommune vedlagt faktura. - Faktura skal kunne splittes i den detaljeringsgrad hver enkelt kommune måtte ønske, og ha mulighet til å fakturere privat bruk (eksempelvis i en avtalt periode av døgnet) eller visse tjenester (eksempelvis betaling av parkering, offentlig transport, gaver til veldedige formål osv.) Krav til distribuering og lagring - Oppdragsgiver skal ikke måtte bruke egne ressurser eller ha kostnader til lagerhold knyttet til distribusjon av mobiltelefonapparater til våre brukere. 5.2. Krav til ytelse - Forslag til felles regime mellom Leverandør og Oppdragsgiver for håndtering av varslede feil skal foreslås i tilbudet. Det skal gå tydelig frem hva som er leverandørs ansvar og hva som er oppdragsgiver ansvar i feilsituasjoner. Endelig regime vil bli utarbeidet som en del av kontrakt, med utgangspunkt i det forslaget som skal følge tilbudet. - Leverandør skal kunne tilby drifts- og/eller utrykningsavtaler i kombinasjon med døgnkontinuerlig vaktordning, der oppdragsgiver ser behov for det. - Leverandør må selv, eventuelt via underleverandør(er), tilby service på mobiltelefoner. Tilbyder skal beskrive sitt serviceapparat: o Leveringstid fra bestilling til fysisk overlevering o Serviceopplegg knyttet til brukerproblemer, og priser på dette (se også vedlegg B Prisskjema) o Reparasjoner av alle typer, og priser på disse (se også vedlegg B prisskjema) o Bestilling av ny mobiltelefon, med eller uten abonnement (se også vedlegg B prisskjema) 5.3. Krav til implementering - Tilbudet skal vedlegges et forslag til trinnvis og tidfestet plan for portering av abonnementer, der dette er nødvendig. - Porteringsplanen skal klart skille på hva som er tilbyders, og hva som er oppdragsgivers ansvar. 5.4. Krav til fleksibilitet mobilabonnementer - Oppgitte priser for alle tjenester vedrørende mobiltelefoni skal gjelde uansett abonnementstype Vedlegg A - Kravspesifikasjon Side 6 av 6