Vedlegg 2 KRAVSPESIFIKASJON. Anskaffelse av Medieovervåkingstjenester

Transkript

1 Vedlegg 2 KRAVSPESIFIKASJON Anskaffelse av Medieovervåkingstjenester

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1.0 FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSEN GENERELLE KRAV TIL TJENESTENE KILDER PROFILER LEVERANSER PUBLISERING KRAV TIL OPSJON 1 MEDIEOVERVÅKNING AV PAPIRAVISER, TIDSSKRIFTER, BLADER MED MER KRAV TIL OPSJON 2 MEDIEOVERVÅKNING AV ETERMEDIER TILLEGGSFUNKSJONER SOM SKAL VÆRE INKLUDERT I TJENESTENE STATISTIKK OG ANALYSETJENESTER VARSLINGSTJENESTER ARKIVTJENESTER FELLES KVALITETSKRAV FOR ALLE TJENESTENE LØSNINGENS FLEKSIBILITET OG BRUKERVENNLIGHET LØSNINGENS MULIGHET FOR EGENADMINISTRASJON KVALITET PÅ OPPLÆRING OG SUPPORT... 7

3 1.0 FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN De fire Regionale Helseforetakene i Norge (RHF) Helse Nord, Helse Midt-Norge, Helse Vest og Helse Sør-Øst med tilhørende Helseforetak (HF), har per i dag om lag ansatte. Totalt 32 Helseforetak er tilhørende de Regionale Helseforetakene. Deltagende RHF og HF for denne anskaffelsen, fremgår i vedlegg 1, og utgjør om lag ansatte totalt. Per i dag har de ulike RHF og HF ulike løsninger vedrørende medieovervåkning. Formålet med anskaffelsen er å få et effektivt og brukervennlig medieovervåkingssystem som bidrar til å fange opp aktuell medieomtale fra lokalsamfunn, brukere, offentlige instanser og ulike interessegrupper, samt spesifikke og dagsaktuelle nyhetssaker i riks- og lokalmedier. Virksomhetene må ha tidlig kunnskap om elementer i mediebildet som kan påvirke drift og omdømme, og ønsker en tjeneste som skal gi økt mulighet til raskt å kunne reagere på oppslag i nyhetsbildet som krever det. Anskaffelsen skal også bidra til at den enkelte virksomhet får et brukervennlig og tilpasset system, som gir dem tilgang på nyheter som er relevant for dem. For å imøtekomme virksomhetenes behov vil de deltakende virksomhetene etablere en rammeavtale med 1 leverandører som gir virksomhetene tilgang til et hensiktmessig og godt verktøy for medieovervåking, med hovedvekt på nettbasert tjeneste. Medieovervåkingstjenesten skal kunne tilbys alle Helseforetakene i landet. 2.0 ANSKAFFELSEN Oppdragsgiver ønsker tilbud på: Nettbasert medieovervåkningstjeneste, inkludert: a) Statistikk og analysetjenester. b) Varslingstjenester. c) Arkivtjenester Disse tjenestene samlet, vil i den videre kravspesifikasjonen bli omtalt som Grunnpakke. I tillegg ønskes tilbud på følgende opsjoner: Opsjon 1: Medieovervåkningstjeneste av trykte medier. Tjenesten skal også kunne implementeres i Grunnpakkens: a) Statistikk og analysetjenester. b) Varslingstjenester. c) Arkivtjenester Opsjon 2: Medieovervåkningstjeneste av etermedier (Radio og TV). Tjenesten skal også kunne implementeres i Grunnpakkens: a) Statistikk og analysetjenester. b) Varslingstjenester. c) Arkivtjenester

4 Ved utløsning av Opsjon 1 og/eller 2, skal overvåking av disse kildene kunne innarbeides i grunnpakkens funksjoner. Altså i statistikk- og analysetjenesten, varslingstjenesten og arkivtjenesten. Tjenesten skal tilbys som en pakkeløsning for den enkelte oppdragsgiver (RHF). Med tanke på de underliggende virksomhetenes (HF) ulikhet, blant annet geografisk tilhørighet og virksomhetenes størrelse, vil ønsker og behov knyttet til medieovervåkingstjenesten være ulik. Dette betyr at tjenesten det inngis tilbud på, må kunne tilpasses den enkelte virksomhets behov. Leveransen bør derfor ta utgangspunkt i en generell tjenesteleveranse med standardisert innhold, hvor tilpassnings mulighetene og fleksibiliteten fremgår. Tilbyder bes gi en utfyllende beskrivelse av tjenestens innhold og funksjonalitet ihht. denne kravspesifikasjonen. 3.0 GENERELLE KRAV TIL TJENESTENE. 3.1 Kilder Det vil variere fra virksomhet til virksomhet hvilke kilder som er aktuelle. Derfor bør leverandøren kunne tilby kildeovervåkning i et bredt spekter som dekker: Internett nettaviser, offentlige instanser, fagforeninger og lignende. Andre nettkilder er også aktuelle ved spesifiserte behov ved det enkelte HF, eksempelvis organisasjoner, bransje og fagrelaterte nettsteder, blogger osv. Trykte medier riksaviser, regionaviser og lokalaviser, men også med mulighet for å kunne spesifisere andre medier med spesiell interesse for den enkelte virksomhet regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Radio og TV riksdekkende, regionale/lokale sendinger. Tilbyder skal legge ved kildegrunnlag/kildeliste for nevnte kildeområder. 3.2 Profiler Søkeprofiler og definering av søkeord, herunder filtrering for presis leveranse, må kunne utarbeides av den enkelte virksomhet på egenhånd eller eventuelt i samarbeid med leverandør. Det er i tillegg ønskelig at systemet er tilrettelagt for at virksomhetene selv skal kunne endre søkeprofil og søkeord på en enkel måte som til enhver tid gjør tjenesten egnet til å dekke skiftende behov. 3.3 Leveranser Tilbyder skal kunne tilby ulike utdata alt etter behovet til den enkelte virksomhet. Følgende utdata anses aktuelle: E-post Newsfeed Lyd/bilde Medieportal/mediesenter

5 RSS SMS Utdata bør kunne leveres til et ubegrenset antall brukere i virksomhetene uten priskonsekvens. 3.4 Publisering Leverandørene må oppgi responstid og/eller leveransetid for sine produkter og beskrive eventuell fleksibilitet i disse. Det anses som særlig viktig å motta leveranser på nyhetssaker på et tidligst mulig tidspunkt. Oppdragsgiver ønsker å kunne publisere resultater fra verktøyet til inter- og intranett på hensiktsmessig måte, og verktøyet bør derfor støtte de vanligste metodene for implementering på annen nettside (RSS, live html for iframe). Resultatenes visning bør være konfigurerbare med tanke på hvilke felt som skal vises og design (egendefinert CSS). Det bør også være støtte for webservices. 3.5 Krav til Opsjon 1 Medieovervåkning av papiraviser, tidsskrifter, blader med mer. Det enkelte Helseforetak kan utløse opsjon på kjøp av digital medieovervåkningstjeneste av trykte medier, tidsskrifter, magasiner, blader etc. Trykte medier skal leveres i PDF/Fulltekst. Tilbyder bes beskrive leveranserutiner. Med dette menes når på dagen, på hvilke dager leveransen av PDF skjer til kunden, og hvordan disse gjøres tilgjengelig for kunden. For medieovervåkning av trykte medier vil ønske over kildeutvalg være ulik fra virksomhetene. Tilbyder må derfor legge ved oversikt over standard kildeomfang ved tilbudet. I de tilfeller der samme artikkel/melding går igjen i samme versjon i mange aviser, er det ønskelig at leverandøren kan levere kun en sak som viser teksten i artikkelen/meldingen samt referanse til hvilke andre medier som har hatt saken på trykk. 3.6 Krav til Opsjon 2 Medieovervåkning av Etermedier Det enkelte Helseforetak kan utløse opsjon på kjøp av Medieovervåkningstjeneste av Etermedier (Radio og TV). Tilbyder bes også oppgi når på døgnet tjenesten leveres. Tjenesten skal leveres på samme plattform som de andre mediene. Kilde for radiosaker må da merkes eksempelvis lyd NRK Nordland. Tilbyder bes også beskrive hvordan det arbeides med tekstene (resymetjeneste) som skal videreformidles til kunden, og hvordan resymetjenesten kan leveres. I dette inngår også kompetanse og erfaring til de ansatte som utfører denne delen av arbeidet. Ved treff i etermedier bør leverandøren undersøke muligheten for om brukeren kan å gå inn via varslingen og se/høre innslaget uten å måtte betale ekstra til det aktuelle mediet (f.eks. TV2).

6 4.0 TILLEGGSFUNKSJONER SOM SKAL VÆRE INKLUDERT I TJENESTENE. 4.1 Statistikk og analysetjenester. Tjenesten skal gi mulighet for uttak av statistikk og analyse. Analysen skal gi grunnlag for en evaluering av resultater knyttet til den daglige medieovervåkningen. Denne tjenesten skal kunne administreres av oppdragsgiver og tjenesten må derfor ha verktøy for dette. Analysen kan eksempelvis inneholde statistikk som viser antall oppslag på en enkelt sak, oppslag for spesifiserte temaområder, vekting av arikler osv. Verktøyet bør være tilrettelagt for bruk av statstikk til egne presentasjoner og rapporter på en enkel og oversiktlig måte. Analysene skal kunne sammenstilles årlig for videre bruk i virksomhetenes årsrapporter. 4.2 Varslingstjenester. Utvalgte i det enkelte Helseforetak har behov for å bli varslet raskt når viktige ting skjer. Varsling per e-post er mest aktuelt, men SMS kan også være aktuelt som varslingsmetode for en begrenset krets av administrativ ledelse og virksomhetsledere. Mulighet for å kunne tipse andre om sak per e-post, og eventuelt SMS, er også ønskelig. Varslingstjenesten må kunne administreres av utvalgt personell i virksomhetene. 4.3 Arkivtjenester. Helseforetakene ønsker å kunne søke tilbake i tid, etter saker som kanskje ikke lenger ligger tilgjengelig på internett. Tilbyder skal beskrive tilbudt arkivløsning som gjør dette mulig.

7 5.0 FELLES KVALITETSKRAV FOR ALLE TJENESTENE. 5.1 Løsningens Fleksibilitet og brukervennlighet Tilbyder skal beskrive tjenestens fleksibilitet og brukervennlighet herunder: o Tjenestens muligheter for fastsettelse og endring av søkeprofil og søkeord for den enkelte virksomhet. o Tjenestens mulighet for differensiering av leveranseform for den enkelte virksomhet. 5.2 Løsningens mulighet for egenadministrasjon. Tilbyder skal beskrive tjenestens muligheter for at hvert enkelt Helseforetak kan administrere bl.a følgende funksjoner: Regulering og styring av brukerlister, brukeradgang og brukerrettigheter Valg av varslingsmetode, varslingsrutiner, spesifisering av hvilke nyheter som skal varsles og til hvilken kanal. Valg av leveranse av nyhetslister Egenadministrasjon av statistikk og analyseverktøy Egenadministrasjon av søkeprofil og søkeord 5.3 Kvalitet på Opplæring og support Tilbyder skal beskrive løsninger og rutiner vedrørende følgende: Opplæring av nøkkelmedarbeidere i den enkelte virksomhet. Implementering i de ulike virksomheter Kundekontakt og kontaktpersoner Generell support