Nettverket nøkkeltall for benchmarking

Nettverket nøkkeltall for benchmarking Innhold Orientering om nfb Årshjulet Enkel veiledning for bruk av databasen Nfb-databasen 2006 Alle bygningstyper FDVUS - Løpende drift renhold energi Kontorbygninger FDVUS - Løpende drift renhold energi Skolebygninger FDVUS - Løpende drift renhold energi Helsebygninger - Løpende drift renhold energi 2 10 11 18 28 29 31 33 34 35 37 38

Orientering om Nettverket nøkkeltall for benchmarking (nfb) Ingeniørenes hus 31. oktober 2007 Ove Weisæth Daglig leder NBEF Dato: Side: 1 Innhold Organisasjon Bakgrunn/ Historikk Om nøkkeltall og benchmarking Databaseverktøyet og databasen Hva man kan tilby Veien videre Dato: Side: 2-2 - 1

Nettverksstyret Arne Kjeldsen, Bauda AS (leder) Håkon Kvåle Gissinger, NTNU Terje Madsen, Porsgrunn Kommune Sigmund Stikbakke, Sykehuset Innlandet Tore Reiersen, Forsvarsbygg Dato: Side: 3 Historikk og framdrift Starten var et FoU prosjekt Trinn 1 (avsluttet sommer 1999) Rapport Utarbeiding og bruk av nøkkeltall Forslag til ny kontoplan (NS 3454) Trinn 2: 1999-4.kv.2000 System og verktøy for innsamling, bearbeiding og presentasjon av nøkkeltall System og underlag for benchmarking-prosesser Pilot-prosjekt: 4.kv. 2000 Utvikling 2001-2007 Årlige oppdaterte nøkkeltall og benchmarkingsunderlag Foreningen Nøkkeltall for benchmarking stiftet 13. mars 2001 Nettverk i NBEF pr 1 januar 2003 Samarbeid med andre miljøer (spesielt i Norden (og Europa)) Benchmarkingsprosjekter 2004 05 KoBE midler i 2007 Dato: Side: 4-3 - 2

Hvem stod bak FoU-prosjektet Finansiert av: Statsbygg Forsvarets bygningstjeneste (Forsvarsbygg) Norsk Forening for Eiendomsforvaltning (Norges Bygg- og Eiendomsforening) Multiconsult AS Økobygg (GRIP-senter) SND Flere andre var bidragsytere i arbeids- og høringsgrupper, bl.a. NVE s byggoperatør NBEF eier i dag databaseverktøyet Dato: Side: 5 Nøkkeltall for Benchmarking Kartlegging av nøkkeltall/måltall som forteller om på hvilket nivå de forskjellige virksomheter/bedrifter ligger i forhold til hverandre - eller om utviklingen innenfor en virksomhet sett over tid Nøkkeltall er basert på faktisk registrert forbruk NB! Nøkkeltall er ikke bare kr/m 2 Dato: Side: 6-4 - 3

Hvilke nøkkeltall er det snakk om? NØKKELTALL AREAL VIRKSOMHETS- ARBEIDSPLASS/ PRODUKSJONSENHET KOSTNADER F D V U S x x AREAL x FORBRUKSDATA Energi Vann Renovasjon x x I tillegg: Tilstandsgrader Kundetilfredshet Dato: Side: 7 Nøkkeltall i praktisk anvendelse Økonomioppfølging og -styring Beslutningsstøtte Benchmarking Livsykluskostnader Investeringsanalyser, alternativsvurderinger Husleie Dato: Side: 8-5 - 4

Vær varsom - plakaten Ulikt referansegrunnlag kontoplan og standarder Avhengig av å kjenne hvilke påvirkningsfaktorer som gjelder for sammenligningsgrunnlaget Basert på reelle, ikke nødvendigvis optimale FDVUS-kostnader Nøkkeltall kan svinge betydelig fra år til år Fare for misbruk Bevisst bruk av nøkkeltall!!! Dato: Side: 9 Statistisk grunnlag/vurdering Verdien av dataene Dansk Facilities Management operer med følgende: Nøkkeltall basert på mer enn 25 svar anses for relativt gode 5-25 svar anses for mindre gode Mindre enn 5 svar oppfattes som eksempeltall Dato: Side: 10-6 - 5

Modell for benchmarking Organisering Erfaringer Effektiv organisering Kontoplan Nøkkeltall Benchmarking Miljøeffektiv bygg- og eiendomsforvaltning Virksomhetsøkonomi KPI Effektiv produksjon Dato: Side: 11 Hva kan nfb tilby i dag Faglig nettverk m/ workshops WEB-sidene, registrering, rapporter, rapportgenerator m.m Årlig Standard rapport, anonymisert Pr. forvalter: individuell rapport med egne data pr. objekt Referansegruppe for tvilsspørsmål og justeringer Dato: Side: 12-7 - 6

Hva har vi lært siden starten? Ulik tolkning av definisjoner og referansegrunnlag; felles grunnlag oppnådd gjennom referansegruppe Fremskaffelse av data kan være arbeidskrevende WEB-registrering mangler/justeringer/tilpasninger Behov for videreutvikling av databaseverktøyet Behov for output, hvilke opplysninger er nødvendig? Er avhengig av hva medlemmene vil/ønsker. Utfordrende å få dratt i gang benchmarkingsprosjekter Behov for å ta ut egne rapporter Gjøre innlegging av tall mer fleksibel Danne egne benchmarkingsgrupper på nett Dato: Side: 13 Veien videre- slik vi ser det Begrepene kvalitet og kundeverdi/-tilfredshet vil bli sentrale måleparametere Få skilt de beste fra gjennomsnittet De som ikke vil drive med benchmarking vil bli tapere og ikke minst bli et lett bytte for Outsourcingskåte beslutningstakere BM vil bli en naturlig del av en eiendomsforvalters virksomhet - ingen kan lenger bare drive med sitt eget Forbedringsprosessene vil gå fra å være definerte prosjekter til kontinuerlige prosesser Nøkkeltallene vil bli flere og bedre, dvs. vi får gode snitttall for ulike typer bygg og eiendomsforvaltere Dato: Side: 14-8 - 7

Hva er benchmarking? Opprinnelig et referansepunkt for landmålere lere Engelsk definisjon: a a standard or point of reference against which things may be compared or assessed. Benchmarking er en læreprosess. l Det er en prosess for å finne, tilpasse og implementere beste praksis. Starter med å identifisere hva som skal bli bedre Dato: Side: 15 BM forteller deg: Hvor god er du. Kvalitet Mål Benchmark Trend Gap Nåværende tid Dato: Side: 16-9 - 8

Databasen gir deg bare 15% resten er læreprosesen! Dato: Side: 17 Årshjulet forberedende work-shop om våren. Opplæring av nye brukere. Starthjelp kickoff. Presentere vesentlige endringer Legg inn data. Frist 1. juni Årlig rapport lages av nettverket den 15. august. Presentasjon, Workshop ultimo oktober. Dato: Side: 18-10 - 9

Hurtigveiledning for bruk av nfb-databasen versjon 30 10 2007 1 Tilgang Brukernavn og passord Kontakt daglig leder Ove Weisæth: ove@tfsk.no Logg deg på: www.nfb-databasen.no - 11-1

2 Generell info og hjelp Informasjon og spesifikke brukerveiledninger finner man under Generelt og Hjelp - 12 -

3 Kjør rapport! Totalrapporten (anonymiserte data for hele databasen) kan kjøres uten at man selv har registrert data -velg Totalrapport under Rapporter og Vis rapport - gjør ønskede filtreringer - Oppdater rapport - 13 -

4 Forvalterdata Registrer dine Forvalterdata under Registrering - 14 -

5 Objektdata Registrer et eller flere objekter med tilhørende Objektdata - 15 -

6 Kostnadsdata Registrer FDVUS-kostnader for egne objekter - i henhold til NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk - eksklusiv MVA - 16 -

7 Rapporter - velg ønsket rapport - gå inn i rapporten ved å trykke Vis rapport - gjør ønskede filtreringer og oppdater rapport - 17 -

nfb-databasen 2006 Data registrert pr 29 10 2007 Hovedtall 2006 Antall forvaltere: 20 Antall objekter: 149 Antall m2 BTA: 1 512 711-18 -

Antall organisasjoner(forvaltere) pr år, fordelt pr sektor 30 25 4 20 2 3 4 15 2 16 4 Statlig Privat Kommunal Fylkeskommunal 5 14 12 9 10 12 3 1 8 5 0 4 4 6 5 4 3 3 3 2 1 1 1 1 1 2 1 1 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Antall organisasjoner(forvaltere) pr år 30 25 20 15 25 10 20 21 20 18 16 14 5 8 0 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006-19 -

Antall objekter (med registrerte kostnader) pr år 400 350 300 250 200 150 100 50 0 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Total 101 101 157 340 300 330 136 149 Antall m2 BTA (med registrerte kostnader) pr år 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 0 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Total 712592 750384 1408850 1943645 1453600 1901234 1316335 1512711-20 -

Antall m2 BTA (med registrerte kostnader) pr år, fordelt pr sektor 2500000 2000000 1500000-21 - 1000000 500000 0 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Statlig 133901 32970 84970 461712 295482 473163 821433 889022 Privat 47311 247003 348491 622860 312228 429894 65415 168227 Kommunal 141867 86438 596963 660521 651407 774749 244472 289700 Fylkeskommunal 389513 383973 378426 198552 194483 223428 185015 165762

Antall m2 BTA (med registrerte kostnader) pr år, fordelt pr sektor 1000000 900000 800000 700000 600000-22 - 500000 400000 300000 200000 100000 0 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Fylkeskommunal 389513 383973 378426 198552 194483 223428 185015 165762 Kommunal 141867 86438 596963 660521 651407 774749 244472 289700 Privat 47311 247003 348491 622860 312228 429894 65415 168227 Statlig 133901 32970 84970 461712 295482 473163 821433 889022

600000 500000 400000 300000 200000 100000 0 Antall m2 BTA pr år fordelt på bygningstyper 2004 2005 2006 11 - Enebolig 12 - Tomannsbolig 13 - Rekkehus og kjedehus 14 - Andre småhus 15 - Boligblokk 21 - Industribygning 22 - Energiforsyningsbygning 23 - Lagerbygning 25 - Verkstedsbygning 29 - Annen industri- og 31 - Kontorbygning 311 - Cellekontor 321 - Bilforretningsbygning 39 - Annen kontor- og 44 - Biltilsynsbygning 49 - Annen samferdsels- og 61 - Skolebygning 611 - Barnehage, lekepark 612 - Grunnskole 613 - Videregående skole 6131 - Allmenfaglig 6132 - Kombinert allmenfag 6133 - Yrkesfaglig 6134 - Landbruksskoler 6135 - Folkehøgskoler 614 - Annen skolebygning 62 - Universitets- og 63 - Laboratoriebygning 64 - Museums- og 312-65 - Idrettsbygning 653 - Svømmehall 66 - Kulturhus 67 - Bygning for religiøse 71 - Sykehus 711 - Somatisk sykehus 72 - Sykehjem 721 - Psykiatrisk sykehus 722 - Alders- og sykehjem 723 - Ungdomspsykiatrisk 73 - Primærhelsebygning 82 - Beredskapsbygning - 23 -

Antall m2 BTA 2006 fordelt på bygningstyper - 24-82 - Beredskapsbygning 723 - Ungdomspsykiatrisk enhet 722 - Alders- og sykehjem 71 - Sykehus 63 - Laboratoriebygning 62 - Universitets- og høgskolebygning 614 - Annen skolebygning 6134 - Landbruksskoler 6133 - Yrkesfaglig 6132 - Kombinert allmenfag og yrkesfag 6131 - Allmenfaglig 612 - Grunnskole 611 - Barnehage, lekepark 61 - Skolebygning 44 - Biltilsynsbygning 39 - Annen kontor- og forretningsbygning 321 - Bilforretningsbygning 312 - Kombikontor/kontorlandskap 311 - Cellekontor 31 - Kontorbygning 29 - Annen industri- og lagerbygning 25 - Verkstedsbygning 15 - Boligblokk 13 - Rekkehus og kjedehus 11 - Enebolig Total 0 100000 200000 300000 400000 500000 600000

1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Antall kostnadsregistreringer pr kostnadskode fordelt pr år 2006 2005 2004 2003 2002 2001 2000 1999 0 - Totalsum 2 - Forvaltning 20 - Ledig 21 - Skatter og avgifter 22 - Forsikringer 23 - Administrasjon 29 - Diverse 3 - Drift 30 - Ledig 31 - Løpende drift 311 - Egne ansatte 312 - Kjøpte tjenester 319 - Diverse 32 - Renhold 321 - Egne ansatte 322 - Kjøpte tjenester 329 - Diverse 33 - Energi 331 - El-kraft 332 - Flytende brensel/olje 333 - Fjernvarme 334 - Bioenergi 335 - Andre energikilder 339 - Diverse 34 - Vann og avløp 35 - Avfallshåndtering 36 - Vakt og sikring 37 - Utendørs 39 - Diverse 4 - Vedlikehold 40 - Ledig 41 - Planlagt vedlikehold 42 - Utskiftinger 47 - Utendørs 49 - Diverse 5 - Utvikling 50 - Ledig 51 - Løpende ombygging 52 - Offentlige krav og pålegg 53 - Oppgradering 57 - Utendørs 59 - Diverse 7 - Service- og støttekostnader 71 - Administrativ kontorledelse 72 - Sentralbord- og resepsjonstjeneste 73 - Kantine- og cateringtjeneste 74 - Møbler og inventar 75 - Flytting/rokkering arbeidsplasser 76 - Tele- og IT-tjenester 77 - Post- og budtjeneste 78 - Rekvisita- og kopieringstjeneste 79 - Diverse - 25 -

160 140 120 100 80 60 40 20 0 117 112 32 94 49 13 141 138 39 35 18 Antall kostnadsregistreringer pr kostnadskode for 2006 135 120 108 95 91 75 73 39 41 31 23 20 23 11 15 1 5 1 15 12 17 93 13 44 33 13 2 59 6 1 37 0 - Totalsum 2 - Forvaltning 21 - Skatter og avgifter 22 - Forsikringer 23 - Administrasjon 29 - Diverse 3 - Drift 31 - Løpende drift 311 - Egne ansatte 312 - Kjøpte tjenester 319 - Diverse 32 - Renhold 321 - Egne ansatte 322 - Kjøpte tjenester 329 - Diverse 33 - Energi 331 - El-kraft 332 - Flytende brensel/olje 333 - Fjernvarme 334 - Bioenergi 335 - Andre energikilder 339 - Diverse 34 - Vann og avløp 35 - Avfallshåndtering 36 - Vakt og sikring 37 - Utendørs 39 - Diverse 4 - Vedlikehold 41 - Planlagt vedlikehold 42 - Utskiftinger 47 - Utendørs 49 - Diverse 5 - Utvikling 51 - Løpende ombygging 52 - Offentlige krav og pålegg 53 - Oppgradering 57 - Utendørs 59 - Diverse 7 - Service- og støttekostnader 74 - Møbler og inventar 77 - Post- og budtjeneste 79 - Diverse - 26 -

Hele databasen / alle bygningstyper - 27-1

Hele databasen / alle bygningstyper - FDVUS Hele databasen / alle bygningstyper - FDVUS Vektet gjennomsnittlig kr/bta Indeksjustert til 2006-kroner 800 kr/m2 BTA 700 600 500 400 300 547 573 29 93 116 89 62 64 715 86 653 583 71 178 55 85 128 66 70 71 473 23 71 64 719 88 639 44 143 108 58 67 7 - Service- og støttekostnader 5 - Utvikling 4 - Vedlikehold 3 - Drift 2 - Forvaltning 200 299 297 334 326 339 289 408 384 100 0 40 30 51 47 44 25 23 36 1 999 2 000 2 001 2 002 2 003 2 004 2 005 2 006-28 - 2

Hele databasen / alle bygningstyper Løpende drift, Renhold, Energi Hele databasen / alle bygningstyper Løpende drift, Renhold, Energi 400 Vektet gjennomsnittlig kr/bta Indeksjustert til 2006-kroner 390 389 kr/m2 BTA 350 300 250 200 150 100 289 282 80 77 137 131 323 327 323 98 96 112 143 125 137 282 113 106 141 153 170 146 33 - Energi 32 - Renhold 31 - Løpende drift 50 72 74 83 106 74 63 78 90 0 1 999 2 000 2 001 2 002 2 003 2 004 2 005 2 006-29 - 3

Kontorbygninger - 30-4

Kontorbygninger FDVUS Kontorbygninger FDVUS 1000 Vektet gjennomsnittlig kr/bta Indeksjustert til 2006-kroner 896 800 793 272 kr/m2 BTA 600 400 200 248 576 487 483 202 113 217 5 186 63 95 6 81 54 52 259 217 213 194 218 98 263 348 11 31 70 219 472 4 405 48 0 50 112 70 260 287 7 - Service- og støttekostnader 5 - Utvikling 4 - Vedlikehold 3 - Drift 2 - Forvaltning 0 47 19 34 34 44 18 25 21 1 999 2 000 2 001 2 002 2 003 2 004 2 005 2 006-31 - 5

Kontorbygninger Løpende drift, Renhold, Energi Kontorbygninger Løpende drift, Renhold, Energi Vektet gjennomsnittlig kr/bta Indeksjustert til 2006-kroner 280 253 270 kr/m2 BTA 240 200 160 120 215 75 179 50 204 83 230 223 216 93 113 102 114 123 33 - Energi 32 - Renhold 31 - Løpende drift 80 93 93 77 56 80 69 96 98 40 0 67 47 36 44 53 38 43 49 1 999 2 000 2 001 2 002 2 003 2 004 2 005 2 006-32 - 6

Skolebygninger - 33-7

Skolebygninger FDVUS Skolebygninger FDVUS Vektet gjennomsnittlig kr/bta Indeksjustert til 2006-kroner kr/m2 BTA 800 700 600 500 400 300 477 13 110 56 523 140 65 750 17 263 62 684 19 634 10 169 134 73 79 542 16 82 71 488 0 71 79 470 3 82 73 7 - Service- og støttekostnader 5 - Utvikling 4 - Vedlikehold 3 - Drift 2 - Forvaltning 200 267 289 346 376 370 345 316 287 100 0 31 29 61 47 41 27 22 25 1 999 2 000 2 001 2 002 2 003 2 004 2 005 2 006-34 - 8

Skolebygninger Løpende drift, Renhold, Energi Skolebygninger Løpende drift, Renhold, Energi Vektet gjennomsnittlig kr/bta Indeksjustert til 2006-kroner kr/m2 BTA 400 350 300 250 200 150 100 258 72 128 275 65 146 338 83 174 373 108 172 359 110 172 338 101 169 327 333 104 114 161 153 33 - Energi 32 - Renhold 31 - Løpende drift 50 0 58 64 81 93 76 69 61 66 1 999 2 000 2 001 2 002 2 003 2 004 2 005 2 006-35 - 9

Helsebygg - 36-10

Helsebygg FDVUS Helsebygg FDVUS Vektet gjennomsnittlig kr/bta Indeksjustert til 2006-kroner 1000 934 kr/m2 BTA 800 600 400 200 728 754 155 152 78 83 440 492 843 29 202 680 9 62 61 59 513 524 491 27 413 20 19 94 27 54 296 284 103 845 67 226 168 34 39 548 548 7 - Service- og støttekostnader 5 - Utvikling 4 - Vedlikehold 3 - Drift 2 - Forvaltning 0 56 27 38 27 52 32 23 23 1 999 2 000 2 001 2 002 2 003 2 004 2 005 2 006-37 - 11

Helsebygg Løpende drift, Renhold, Energi Helsebygg Løpende drift, Renhold, Energi 600 Vektet gjennomsnittlig kr/bta Indeksjustert til 2006-kroner 500 400 440 454 468 107 113 150 440 47 503 175 523 184 kr/m2 BTA 300 200 216 217 193 158 323 133 265 152 221 216 33 - Energi 32 - Renhold 31 - Løpende drift 100 0 235 130 36 117 123 125 107 123 61 77 1 999 2 000 2 001 2 002 2 003 2 004 2 005 2 006-38 - 12