SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Hovedutvalg teknisk, miljø og naturforvaltning Hovedutvalg oppvekst og kultur Hovedutvalg for helse og omsorg Formannskapet Kommunestyre Arkivsaksnr: 2015/6184 Klassering: 034 Saksbehandler: Torunn Austheim ORGANISERING AV EIENDOMSFORVALTNINGEN I STEINKJER KOMMUNE Trykte vedlegg: Rapport fra PWC av januar 2016 Rapport med anbefaling fra arbeidsgruppa av 31.03.16 Høringsbrev av 12.04.16 Høringsuttalelser Ikke trykte vedlegg: Kommunestyrevedtak (flere) Rådmannens forslag til innstilling: 1. Steinkjer kommune overfører alle formålsbygg til Steinkjerbygg KF. 2. Det fremmes eget forslag til kommunestyret med årsbudsjett og økonomiplan for eiendom slik at det kan konverteres for operativ drift fra og med 01.01.17. I dette inngår oversikt over eiendommer som overføres, bokført verdi og tilhørende langsiktig lånegjeld. 3. Foretaket utformer, i samarbeid med rådmannen, leieavtaler mellom Steinkjerbygg KF og de ulike kommunale enhetene. 4. Rådmannen bes om å avklare hvor oppgaver som ikke defineres som eiendomsforvaltning skal plasseres. 5. Rådmannen bes om å utrede internhusleie for eventuell innføring av dette fra og med 2018.
6. Rådmannen bes avklare de forutsetninger omkring arbeidsgiverpolitikk som arbeidsgruppa har lagt til sin anbefaling og sikre at ansattes arbeidsforhold som kommunalt ansatte ivaretas videre. 7. Det skal etableres retningslinjer for samhandling mellom foretaket og kommunen. Torunn Austheim Rådmann
Saksopplysninger: Bakgrunn I dag forvaltes bygningsmassen tilhørende kommunale formål gjennom to organisasjoner: Steinkjerbygg KF (utleieboliger, bofellesskap, omsorgsboliger, eldresentra) Steinkjer kommune (sykeheimer, skoler, barnehager, tekniske bygg mv) Det er argumenter for at det kan være hensiktsmessig å holde eiendomsforvaltningen samlet for å oppnå visse stordriftsfordeler, kostnadseffektivitet og fagkompetanse innen de mest relevante fagområder. Kravet til profesjonalisering av kommunal eiendomsforvaltning har økt de siste årene, en utvikling som kommer til å fortsette. Etter at hele eller deler av Steinkjerbygg AS sin eiendomsmasse er overdratt til et kommunalt foretak var det naturlig å starte en prosess for å vurdere begge foretaks oppgaver i forhold til å være eiendomsforvaltere i kommunen. Kort om historikk, politisk grunnlag og oppdragsbestilling Steinkjerbygg AS ble etablert i 1941 for å bidra til gjenreisningen av Steinkjer etter andre verdenskrig, og er fortsatt en viktig utbygger av Steinkjer. Kommunen har alltid hatt aksjemajoritet i selskapet og i 1981 ble kommunen eneeier. Kommunestyret behandlet i møte 14.10.09 Eierskapspolitikk utforming og gjennomføring. Om Steinkjerbygg står flg i vedtaket: "Steinkjerbygg AS videreføres som egen virksomhet. Selskapet rendyrkes som profesjonell eiendomsutvikler og eiendomsforvalter, mens sosialpolitikken utøves av kommunen. Steinkjerbygg AS skal anskaffe boligmasse etter kommunens behov/bestilling, mens øvrig boligmasse skal avhendes. Rådmannen bes om å utrede hvordan de kommunalt eide boligene i sin helhet kan selges til Steinkjerbygg AS. Rådmannen bes om å utrede hensiktsmessigheten av å omdanne Steinkjerbygg AS til et kommunalt foretak." I møte den 20.6.12 behandlet kommunestyret sak om organisasjonsformen til Steinkjerbygg. Her ble det ble vedtatt å "videreføre selskapet som heleid kommunalt aksjeselskap". Da saken var til behandling i 2012 ble det konkludert med at det ikke var avgjørende argumenter for valget av organisering av Steinkjerbygg AS som aksjeselskap eller kommunalt foretak og man valgte å fortsette som AS. I ettertid så en at håndteringen av Husbankens reviderte bestemmelser knyttet til investeringstilskudd ved bygging av omsorgsboliger/institusjonsplasser var krevende å håndtere når byggingen skjer i regi av andre enn kommunen selv. Kommunestyret 18.06.14 (Steinkjerbygg as framtidig organisering II): I 2014 vedtok kommunestyret blant annet at "Det stiftes et kommunalt foretak (Steinkjerbygg KF) med tanke på å overta hele/deler av eiendomsmassen i Steinkjerbygg AS fra 01.01.15." I saksfremlegget til saken i 2014 beskrives hvordan eiendomsforvaltningen i dag er fordelt mellom de to organisasjonene Steinkjerbygg og eiendomsenheten og at det kan være "argumenter for å holde
eiendomsforvaltningen samlet for å oppnå en viss stordriftsfordel, kostnadseffektivitet og fagkompetanse innen de mest relevante fagområder. I tilfelle Steinkjerbygg AS's eiendomsmasse overdras til et kommunalt foretak kan det være naturlig å starte en prosess for å vurdere begge organisasjoners oppgaver i forhold til å være eiendomsforvaltere i kommunen. " Rådmannen ble i samme sak derfor bedt om å igangsette en prosess for "å vurdere det samlede ansvarsområdet for Steinkjerbygg KF" og også ansvarsdelingen mot Steinkjerbygg AS. Som et resultat av dette ble det i tilknytning til stiftelsen av Steinkjerbygg KF vedtatt flg formålsbestemmelse: Foretaket skal på vegne av kommunen stå ansvarlig for eierskap, forvaltning, drift og vedlikehold av den del av kommunens eksisterende og fremtidige bygningsmasse med tilhørende eiendom som kommunestyret til enhver tid legger til foretaket. Foretaket skal sørge for at fellesskapets verdier beholdes og for at hensiktsmessige bygg, boliger og arealer stilles til rådighet for vedtatt kommunal tjenesteproduksjon og kommunal boligtildeling. Ivareta byggherrefunksjonen ved utbygging av eiendommer som er tillagt foretaket. Kommunestyret 17.12.14 (kommunale eiendomsselskaper konsern modell): Utdrag: "Likeledes ønsker kommunestyret en vurdering av forholdet mellom kommunens eiendoms- og utbyggingsenhet og Steinkjerbygg KF." Realiserings av kommunestyrets bestilling Å samle kommunens eiendomsforvaltning ble altså aktualisert gjennom stifting av Steinkjerbygg KF (kommunalt foretak) kommunestyrevedtak 18.06.14. Den konkrete bestillingen fra kommunestyret til rådmannen gjennom vedtak 17.12.14. Steinkjer KF ble stiftet 17.09.14. En lang prosess med avklaring av skattemessige forhold opp mot skattemyndighetene har gjort at overføring av bygningsmassen fra as`et til ks`et ble gjennomført fra og med 01.01.16. (De bygningene som overføres er alle bofellesskap og omsorgsboliger, alle eldresentra unntatt hovedbygget på Ogndal eldresenter, og de fleste utleieboliger. De bygningene som holdes igjen i as`et er bygninger som skal utvikles eller selges). Om lag 15 ansatte i as`et ble overført fra samme tidspunkt til ks`et gjennom virksomhetsoverdragelse. Det nevnes i denne sammenheng at en eventuell overføring av ansatte fra enheter i kommunen til Steinkjerbygg KF ikke er en virksomhetsoverdragelse ettersom et KF regnes som en del av den ordinære driftsorganisasjonen (se vedlagte organisasjonskart). Rådmannen satte ut fra gjennomføringstidspunkt 01.01.16 for reell oppstart av kf`ets virksomhet i gang arbeidet med å levere på kommunestyrets bestilling en vurdering av forholdet mellom kommunens eiendoms- og utbyggingsenhet og Nedsatt arbeidsgruppe bestående av representanter fra Steinkjer kommune, Steinkjerbygg KF og tillitsvalgte, benyttet ekstern kompetanse i arbeidet med grunnlagsmateriale. PWC fikk i oppdrag å gjøre en vurdering av: Hva innebærer en organisering av kommunens eiendomsforvaltning i et kommunalt foretak Erfaringer fra kommuner som har gått over til og gått fra å organisere virksomheten i kommunalt foretak Fordeler og ulemper med å organisere forvaltning og drift av de kommunale eiendommene i to ulike organisasjonsmodeller Rapporten fra PWC er vedlagt saken. Arbeidsgruppen fremla sin anbefaling den 31.mars se vedlegg Arbeidsgruppens flertall (mot 1 stemme) konkluderer med at kommunens eiendomsforvaltning, inklusiv utbygging av formålsbygg, burde samles i en organisasjon og at det etableres retningslinjer for samhandling
mellom foretaket og basisorganisasjonen i kommunen. Arbeidsgruppen legger en rekke forhold til grunn som forutsetning for sin anbefaling se rapporten side 12. Anbefalingen ble deretter sendt på høring til alle avdelingene, som igjen videresendte til berørte enheter og 5 arbeidstakerorganisasjoner med svarfrist til 1.mai. Det har innkommet til sammen 4 høringsuttalelser se vedlegg Høringsuttalelser Fra høringsuttalelsene fremgår blant annet at (rådmannens kommentarer er vist i kursiv): Enhet utbygging: Å gjennomføre samling av eiendomsforvaltningen som inkl utbygging vil resultere i splittelse av lite fagmiljø. Rådmannen ser poenget i dette, men understreker at situasjonen også er slik i dag med to forvaltningsmiljø både Steinkjerbygg og Steinkjer kommune har behov for utbyggingskompetanse/miljø. Dersom alle bygg løftes over vil vi imidlertid sitte igjen med et mindre fagmiljø rettet mot kommunalteknisk infrastruktur (renovasjon, vann, avløp, veg, park) og det må derfor gjøres ytterligere vurderinger av hvordan utbyggingsmiljøet skal organiseres fremover. Enhetsleder utbygging mener at effektiviserende tiltak og bedre FDV like gjerne kan iverksettes i dagens organisasjon. Dette er riktig. Igangsatt prosess har imidlertid fokus på hvorvidt det er mest hensiktsmessig å ha en eller to eiendomsforvaltere i Steinkjer kommune. NITO: Stiller spørsmål med tempo. Rådmannen viser til samlet tid for behandling av problemstillingen og ser ikke at dette er en utfordring. NITO mener at rapporten mangler økonomisk oversikt nå og i fremtiden. Rapporten har hatt lite fokus på økonomi all den tid formålet med gjennomgangen har vært å avklare hvorvidt det er mest formålstjenlig med en eller to eiendomsforvaltere. NITO mener at internhusleie ikke er nødvendig for å oppnå økonomisk forutsigbarhet. Rådmannen mener at de enkelte tjenesteenhetene får større kostnadsbevissthet når de selv må velge behov for lokaler og kvalitet enn at enhetene bestiller og kostnadene dekkes av enhet eiendom. NITO mener at ulik avlønning i de to virksomhetene vil være problematisk. Rådmannen mener at dette på sikt må harmoniseres. Omsorg: Omsorg peker på at ingen fra brukersiden var med i arbeidsgruppen. Sammensetningen av arbeidsgruppa ble omtalt i rådmannens ledergruppe hvor også omsorgssjef deltar uten at dette forholdet ble bragt inn. Det pekes på forventninger om et annet/bedre samspill mellom rådmann og KF dersom alt skal samles i KF. Det vil bli jobbet videre med samhandlingen mellom Steinkjerbygg og administrasjonen likt det som også gjøres i forholdet mellom dagens eiendomsavdeling og kommunens "arealbrukere". Det uttrykkes bekymring for husleiebetaling som skal skje uavhengig av om tjenester (eks vedlikehold) blir levert eller ikke, at overskudd nyttes andre steder, at foretaket kan bygge overskudd, at det betales for areal som ikke kan nyttes. Videre fremheves usikkerhet omkring vedlikehold og hvorvidt dette gjøres på en måte som gir tilstrekkelig effektivitet i utleie og frustrasjon omkring ansvarsfordelingen i oppgaver mellom den enkelte leietaker og utleier. Det oppleves også at praktiske driftsoppgaver som ikke er omfattet av avtalene blir en salderingspost og øker arbeidsmengden til ansatte ved de ulike enhetene.
KF-modellen øker kravet til bestillerkompetanse som kan gå på bekostning av kjernevirksomheten til enhetene. Enhet eiendom oppleves å tenke mer helhetlig i tilbudet og strekker seg langt i sitt tilbud. Rådmannen mener avdelingen fremhever viktige poeng. Det er åpenbart behov for tydelig og klare avtaler enten tjenesten skal leveres av kommunal enhet eller foretak. Ressursbruken bør være sammenlignbar. Økt tilbud ut over ressursavsatt levering vil måte gå på bekostning av noe, enten tjenesten er kommunal eller foretaksorganisert. Erfaringene fra skolene viser at dialog og tydelige avtaler øker tillit og samarbeid mellom "leverandør og kunde". Det må arbeides videre med å få på plass klare leieavtaler med tydelig forventningsavklaring. Kjernepunkt er altså felles forståelse av avtaler og hva som skal leveres dette fordrer både bestillerkompetanse og leveringsdyktighet, uansett organisasjonsform. Det forutsetter også at kommunikasjon mellom bestiller og leverandør er sikret forankring hos den delen av bestillerens organisasjon som opplever konsekvensene av bestilling i sin tjenesteyting. Rådmannen understreker at Steinkjerbygg er et kommunalt eid foretak som forutsettes å drive sin virksomhet på forretningsmessig basis. Det er likevel viktig med gjensidig forståelse og respekt for hverandres oppgaver og funksjon og sikre dialog for avklaringer av leveransene og hvordan overskudd skal sikre økt vedlikehold og utvikling av boligmasse som kommunen selv etterspør. Fagforbundet inkl. 6 vedlegg: Her fremkommer en rekke kritiske kommentarer rundt bakgrunn, mandat og gjennomføring av arbeidet. Dette tas til orientering. Bestillingen fra kommunestyret er lagt til grunn for arbeidsgruppen og i rådmannens saksutredning. Uttalelsen kommenterer PWC sine vurderinger rundt fordeler og ulemper med dagens todelte løsning. (Viktige innspill som ikke kommenteres enkeltvis men oppfordres til å leses i sin helhet). I høringsuttalelsen hevdes at en eventuell overføring av all eiendomsforvaltning vil innebære at dagens administrasjon mister styring av ikke uvesentlige størrelser innen økonomi. Rådmannen vil understreke den styrings- og oppfølgingsrett både politisk og administrativ ledelse har i forhold til kommunale foretak. Rådmannens rolle overfor foretak er redusert og noe mer tilbaketrukket i forhold til den generelle administrative rollen i kommunen og rådmannen er ikke lenger direkte ansvarlig for foretakets drift, men derimot fortsatt ansvarlig for å utøve et overordnet forvaltningsmessig tilsyn og initiativ på vegne av kommunestyret. Rådmannens rolle overfor foretak ligger således noe nærmere kontroll-rollen enn overfor andre deler av den kommunale forvaltningen. Fagforbundet beklager at det ikke ble gjennomført en brukerundersøkelse. Arbeidsgruppens begrunnelse for dette var at de ulike enhetene i kommunen stort sett får tjenester enten fra enhet eiendom eller fra Steinkjerbygg. En brukerundersøkelse vil da være av mindre verdi. Rapporten ble i stedet sendt på høring. Det bemerkes at det er behov for garantier for å redusere de arbeidsgiverpolitiske forskjellene mellom kommunen og foretaket. Det vises her til kommentarer i utredningen. Uttalelsene mener at det er for lite fokus på økonomisk effekt av en evt endring. Rådmannen understreker at arbeidet har hatt fokus på hvorvidt det er formålstjenlig samlet sett å drive eiendomsforvaltning gjennom en eller to enheter. Fagforbundet er generelt skeptisk til overføring til et KF. Innspill fra andre som vedlegg til uttalelsen understøtter fagforbundets syn. Flere av de punkt som er tatt opp i vedlegg vil bli vurdert i perioden fram til realisering forutsatt vedtak i kommunestyret om samorganisering, blant annet park og hjelpemiddelteknikere. Vedtak om dette fattes ikke i foreliggende sak. Rådmannen vil understreke betydningen av å lese høringsuttalelsene i sin helhet for å få et fyllestgjørende bilde av innspill til saken.
Saksvurderinger Rådmannen finner grunn til å understreke at Kommunestyret har besluttet at eiendomsforvaltningen av gjennomgangsboliger mm skal organiseres gjennom Steinkjerbygg KF. I denne saken som omhandler prosessen for vurdering av eiendomsforvaltningen i kommunen er det derfor kun to alternativ: - fortsette som i dag - to eiendomsforvaltere legge all bygningsmasse til Steinkjerbygg KF - en eiendomsforvalter I den krevende prioriteringen av ulike kommunale utfordringer er det viktig å ha en langsiktig strategi for å sikre gode bygninger. Bygninger og eiendommer er en viktig ressurs i driften og utviklingen av kommunen og tar en stor del av de samlede utgiftene. Det er betydelige verdier lagt ned i samlet eiendomsmasse og det er et viktig grunnlag for kommunens samlede tjenesteproduksjon. Dette krever at eiendomsforvaltningen har sterkt politisk fokus og sentral administrativ posisjon. Det er viktig å stille spørsmål ved hva man har, hva som trengs og hvordan det forvaltes. Den kommunale eiendomsmassen kan deles inn i tre arter: Tjenestebygg/formålsbygg (skoler, barnehager, kulturhus, rådhus, sykehjem osv). Bygninger som er spesialtilpasset sitt bruksformål og som derfor ikke er utformet med sikte på omsettelighet eller utleie i eiendomsmarkedet. Boliger (boliger til vanskeligstilte husleiefinansiert). De fleste kommuner har en egen boligadministrasjon som ivaretar forvaltningen av denne boligmassen. Strategiske eiendommer (grunneiendommer for gjennomføring av kommunale planer og politikk). Det er kommunestyret som bestemmer hva kommunen skal eie, hvem som skal forvalte eiendomsmassen, hvordan det skal skje og hvordan det skal rapporteres. Eiendomsforvaltning i kommunen er et langsiktig og systematisk arbeid og krever årlig vedlikeholdsinnsats. I Steinkjer er det laget en plan for drift og vedlikehold av den kommunalt drevne bygningsmassen (formålsbyggene). Steinkjerbygg har laget en tilsvarende for boliger som er i foretakets eie. For begge virksomheter gjelder at tilstrekkelige ressurser til vedlikehold er helt nødvendig for å bevare bygningsmassens levetid. Den vanligste organiseringen av boligforvaltningen i kommunene er en egen eiendomsforvaltning innenfor kommunens sentraladministrasjon, men det finnes også en rekke eksempler på kommuner som har valgt andre organisasjonsformer på sin eiendomsforvaltning. Eier av kommunal bygningsmasse er kommunestyret. Eier har ansvar for at eiendomsdriften utøver sitt arbeid i hht gjeldende lover og forskrifter og har ansvar for at kommunens verdier forvaltes på best mulig måte uavhengig av hvordan eiendomsdriften organiseres. Dette krever strategier for eiendomsdrift. Dette skjer hos oss gjennom budsjett/økonomiplan, strategidokument og kvartalsrapportering og årsrapport. I veileder fra KS om bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold fremheves at organisasjonsmodellen ikke er avgjørende. Lokale forhold som politisk fokus, god kommunikasjon og personlige egenskaper hos aktørene har større betydning enn hvilke organisasjonsmodell som er valgt. Likevel sier veilederen at KF-modellens fortrinn knytter seg til at det lettere blir sterkere fokus på langsiktighet, større profesjonalitet, fokus på effektivitet og at det lettere kan innføres avtaler mellom leietaker og utleier.
I Steinkjer er vi i den situasjonen at det, gjennom flere politiske prosesser er klargjort at boliger til vanskeligstilte skal eies og driftes av Steinkjerbygg KF. I tillegg er det besluttet at Steinkjerbygg KF skal eie og drifte Helse- og beredskapshuset. Rådhuset eies av et AS underlagt Steinkjerbygg KF. Foretaket er dermed også inne på eier- og driftssiden av kommunale formålsbygg. Kommunens formålsbygg for øvrig drives og forvaltes av kommunens eiendomsavdeling. Spørsmålet som nå er oppe til vurdering omhandler altså hvorvidt all boligforvaltning skal legges i samme virksomhet eller om vi fortsatt skal ha to boligforvaltere en for boliger til vanskeligstilte, samt enkelte formålsbygg, og en for de resterende formålsbyggene. Dersom konklusjonen er å legge bygningsforvaltningen til samme virksomhet, er det derfor kun alternativet Steinkjerbygg KF som er aktuelt. Uansett valg av organisasjonsform har de fleste kommuner en boligforvalter som har ansvar for boligporteføljen med forvaltning, kjøp, salg, innleie og utleie av boliger. I NOU 2004:22 påpekes at det ikke er noen automatikk i at fristilling (AS eller KF) fører til en mer effektiv eiendomsforvaltning. Det argumenteres likevel for at god eiendomsforvaltning bør sikres en viss selvstendighet i forhold til den øvrige kommunale forvaltningen slik at det legges til rette for å se de øvrige sider ved eiendomsforvaltningen i et samlet langsiktig perspektiv. Dette tilsier som et minimum at eiendomsforvaltningen bør ivaretas gjennom egne organisatoriske enheter, enten som egne rettssubjekt eller som enheter som er underlagt kommunestyrets myndighet (KF). Kommunenes eiendomsfaglige kompetanse på eiendomsforvaltning bør således være samlet ett sted for å sikre helhetlig og samlet blikk på eiendomsmassen. Det underliggende argumentet har vært at dette vil bidra til en klarere ansvars og oppgavefordeling, noe som dermed også bidrar til klare forventninger mellom involverte aktører. Det er vesentlig at personell som arbeider med eiendomssaker har god eiendomskompetanse og har denne type oppgaver som primærfunksjon. Målsettingen må være ett strategisk kompetansesenter innenfor forvaltning og drift av eiendom. Alle henvendelser relatert til eiendom og bygg, både fra interne og eksterne brukere, bør rettes ett sted. I Steinkjer er det i dag to innganger til eiendomsforvaltning. I arbeidsgruppens rapport fremheves at en todeling av eiendomsforvaltningen stiller høyere krav til samspill mellom foretaket og enhetene, at vedlikeholdet kan bli salderingspost og at lokalene fremstår som gratis. Fordelen med å fortsette som i dag er at ansatte ikke berøres av endring og at enheten har større nærhet til rådmann og politisk ledelse. Det grunnleggende målet i vurderingen av organisering og innretning av kommunens eiendomsforvaltning må være å sikre og utvikle en sterkt og profesjonell eiendomsforvaltning, og nødvendige økonomiske rammer som gir kommunens tjenesteproduserende enheter, brukere og ansatte gode rammevilkår til enhver tid. Flere resultatenheter må i dag forholde seg til to eiendomsforvaltere. Rådmannen mener det er formålstjenlig med "en dør inn" hvor en forvalter samlet utøver bestilleroppgaver innenfor vedlikehold, renhold og drift. På bakgrunn av en samlet vurdering av muligheter og utfordringer med å fortsette som før opp mot det å samle all eiendomsforvaltning finner rådmannen det formålstjenlig å samle all eiendomsforvaltning inn i eksisterende foretak Steinkjerbygg KF. Det betyr at foretaket vil få ansvaret for alle formålsbyggene i Steinkjer i tillegg til det ansvaret selskapet allerede har for boliger til vanskeligstilte samt noen av våre formålsbygg. Med et slikt grep vil oppgaver og ansvar være tydelig samlet og plassert. Foretaket får et styre direkte underlagt kommunestyret med et sterkt fokus på eiendomsforvaltning. Dette gir etter rådmannens vurdering et forbedret grunnlag for å bygge en sterkt profesjonell organisasjon.
Dette grepet innebærer at anskaffelse, utvikling, forvaltning og drift av all eiendom i Steinkjer kommune (med unntak av de strategiske eiendommene tomtene) samles i en organisatorisk enhet som skal drives med grunnlag i forretningsmessige prinsipper og styringssystemer. Foretaket utøver eierskapet for kommunens bebygde eiendommer og boliger, med tilhørende ansvar for drift og vedlikehold. Ansvaret for kommunens byggherrefunksjon innebærer at foretaket gjennomfører alle kommunens byggeprosjekt i fast eiendom. Som kompetanseenhet innenfor eiendom ivaretar foretaket i tillegg kommunens interesser ved eiendomsutvikling, inn- og utleie av eiendom fra private og kjøp- og salg av eiendom. Foretaket vil forvalte store verdier og gjennomføre store byggeprosjekt. Det forutsettes at foretaket videreutvikler spisskompetansen på drift, utvikling og utbygging i kombinasjon med kjøp av tjenester i markedet. Fremtidig suksess avhenger av fornøyde kunder og eiere. KF-et skal fortsatt ha stort fokus på kundetilfredshet og levere resultater som bidrar til at også eiers og kommunens målsettinger blir nådd. Hovedmålet med å løfte alle formålsbyggene inn i foretaket er at eiendomsdriften skal effektiviseres, bygningsstandarden bedres, vi skal sikre profesjonell gjennomføring av byggeprosjekt og kompetansen skal styrke kommunens posisjon i eiendomsmarkedet i Steinkjer. Ansattes rettigheter ved overgang fra kommunal enhet til foretak skal videreføres gjennom tilknytning til bedriftshelsetjeneste, verneombudstjeneste, AKAN-opplegg og evt etablering av IA-avtale. Finansiering av FDV Gjennom husleieordning synliggjøres verdien av bygningsmassen og alle kostnader forbundet med bruk av bygningsmassen. Dette gir økt incitament til å vurdere arealkostnader opp mot andre kostnader, og gir et bedre grunnlag for å vurdere alle følgekostnader ved investeringer i nye bygg. Bygningens kostnader blir synlige for politikere og andre beslutningstakere, og gir bedre styringsinformasjon for å vurdere behovet for nyinvesteringer, fordi driftskonsekvenser er kjent før beslutning skal tas. Husleie kan bidra til en effektiv utnyttelse og riktig kvalitet på arealene. På lengre sikt vil incitamenter for å redusere kostnadene kunne gi bedre arealeffektivitet, ved at brukerne blir mer kostnadsbevisste. En viktig målsetting med husleie er å sikre fornøyde leietakere/brukere, slik at de best mulig kan fokusere på sin kjernevirksomhet. Dette vil også kunne gi en klarere rollefordeling mellom ulike aktører (eier, forvalter og leietaker). Undersøkelser viser at intern husleie ikke nødvendigvis gir rask og kortsiktig gevinst, men kan fordre (på kort sikt) krevende rutiner med mer byråkrati og merarbeid. Det er spesielt i forhold til formålsbygg at det kan være vanskelig å se noe utslag av arealeffektivisering. I Steinkjer benyttes ikke intern husleie for kommunale bygg. Steinkjerbygg KF har beregnet husleie for fellesareal i sine bygg. For kommunale utleieboliger benyttes husleiebetaling fra leietakere etter gjengs leie. For eiendomsmassen for øvrig/formålsbyggene avsettes driftsutgifter til FDV inkl renhold og strøm i de årlige budsjettene. Intern husleie kan være et aktuelt virkemiddel for synliggjøring av verdier og pengestrømmer. Dette krever en forankring i tjenesteområdene og må utredes og avklares nærmere for så å fremlegges til politisk behandling. Rådmannen vil holde muligheten åpen for at internhusleie kan være aktuelt på sikt, men foreslår at prinsippet ikke utredes nærmere nå.
Rådmannen mener at en evt innføring av internhusleie må bygges opp gradvis og i mellomtiden må internhusleie avspeile de økonomiske rammer som kommunestyret til enhver tid kan prioritere i økonomiplan til eiendomsområdet. I denne forbindelse er det greit å peke på to utfordringer: Vedlikeholdsetterslep og økt areal ved utvidelse av kommunalbygningsmasse. Prinsipper ved overføring av enhet eiendom til Steinkjerbygg KF: Regnskapsmessig og budsjettmessig tilrettelegging Det tas sikte på å overføre alle formålsbyggene med tomter til foretaket. Bygninger som inngår i kommunaltekniske anlegg, eks pumpestasjoner, renseanlegg, servicebygg for driftsenhetene innenfor VARsektoren, beholdes som kommunal eiendom, som del av kommunalteknisk infrastruktur.. Bygg som er under oppføring overføres når de er ferdigstilt og tatt i bruk. Nye prosjekt regnskapsføres direkte inn i foretaket. Eiendommene som overføres til bokført verdi vil bli avskrevet med samme årlige beløp som i kommunen. Det betyr at årlige avskrivninger beregnes ut fra opprinnelig kostpris og at de avskrives til null over den gjenværende levetiden. Nye eiendommer blir avskrevet over levetiden i samsvar med regnskapsforskriftene. Det betyr avskrivninger over 50 år (2%) eller 40 år (2,5%) alt etter hvilken type bygg det gjelder. Overføringen av eiendeler og gjeld fra kommunen til foretaket skal skje til bokførte verdier (kontinuitet). Det fremgår av foreløpig standard fra foreningen for god kommunal regnskapsskikk KRS nr 10 og fra forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale foretak nr 1033. I merknader til forskriftenes 9 står det følgende: Ved utarbeidelse av åpningsbalanse for foretak skal det ikke legges til grunn nye verdivurderinger. Fraværet av et juridisk skille mellom foretak og eierkommune innebærer at avgrensningen mellom kommunes og foretakets balanse (og overføring av aktiva og passiva mellom dem) kun vil være av ren teknisk karakter. Det har ikke funnet sted noen transaksjon, og verken kommuneloven eller regnskapsloven gir mulighet for oppskrivninger (kun reversering av nedskrivninger). Eiendeler skal derfor føres opp i foretakets balanse med samme verdi som de hadde i kommunens anskaffelseskost fratrukket avskrivninger og kommunen vil fremdeles stå oppført som eier. Finansieringen av anleggsmidlene (eiendommene) som overføres foretaket kan skje ved at andel av eksterne lån overtas fra kommunen eller at det etableres et ansvarlig lån mellom kommunen og foretaket. I det videre arbeid må en se nærmere på overføring av langsiktig gjeld skal tilsvare summen av bokførte verdier som overføres. Det innhentes aktuarberegninger slik at pensjonsmidler og pensjonsforpliktelse kan legges inn i balansen. Avtalemessige forhold Det er viktig å se på hvilke konsekvenser overgangen til KF vil ha for kommunens resultatsenhetsledere og å identifisere avbøtende tiltak. Dagens ordning med at resultatenhetsledere årlig gir innspill til drifts- og vedlikeholdsoppgaver som må løses med basis i endringer og utviklinger av tjenestene, videreføres. Kommunikasjon mellom tjenesteenhetene og eiendomsforvalteren må sikres gjennomført på en slik måte at direktekommunikasjon og mulighet til oppfølging av avvik blir ivaretatt. Foretaket må derfor i denne sammenheng underlegges samme avvikssystem som det som til enhver tid er løsningen i kommuneorganisasjonen for øvrig.
Overordnet drift av bygg og eiendommer er en oppgave som i dag ivaretas av eiendom og som nå overføres som KF sin oppgave. Dagens avtale mellom eiendom og resultatenhetene videreføres og videreutvikles og overføringen av eiendomsmassen vil dermed ikke innebære endring for berørte enheter. Enhet eiendom ivaretar i dag oppgaver som ikke direkte omhandler eiendomsforvaltning; hjelpemiddelhåndtering. Videre håndtering av dette må avklares i egen sak. Både foretaket og enhet eiendom drifter i dag areal utenfor sine bygg. Det er i enkelte områder en problemstilling at flere enheter (Eiendom, VTP, Steinkjerbygg og Kirkelig fellesråd) drifter areal i samme område. Det har vist seg vanskelig, av ulike årsaker, (bla ulikt driftsnivå og kombinasjon med andre driftsoppgaver for noen av aktørene) å koordinere disse driftsoppgavene. Det er også en utfordring at ulikheter i kvaliteten på drift av områdene ikke gjenspeiler et beslutta behov i forskjeller. Ved overføring av formålsbyggene foreslås det at foretaket har ansvar for hele eiendommen inkl uteområdet. Dette for å forenkle forholdet til brukerne. Rådmannen vil vurdere ansvarsplassering i administrasjonen av forvaltning av kommunens festeavtaler og framfesteavtaler og salg av kommunal grunn. Politisk ønske om å benytte skolebygg som del av kommunalt virkemiddelapparat for å legge til rette for aktivitet mot barn og unge vurderes uavhengig av organisering av eiendomsforvaltningen, og utleie av skolebygg til frivillige lag og organisasjoner ut fra vedtatt reglement forutsettes ivaretatt av eks servicetorget. Det vil bli gjort en grundig vurdering av utbyggingsenhetens forankring. Ved overføring av alle kommunale bygg til Steinkjerbygg KF vil utbyggingsenheten ansvarsområde omfatte kommunaltekniske anlegg. Dette er med dagens utbyggingstakt en omfattende oppgave, men det kan på sikt bli utfordrende å opprettholde dette som en interessant enhet for kompetent arbeidskraft og rådmannen vil derfor arbeide videre, sammen med foretaket, for avklaring av ansvars- og oppgaveporteføljen til utbyggingsenheten. Vedtekter og eierstrategi Rådmannen vil sammen med Steinkjerbygg KF gå gjennom både eierstrategi og vedtekter for å se på nødvendige endringer/justeringer begrunnet i økt ansvar for foretaket. Ansatte og prosedyre for omstilling Kommunens prosedyrer for omstilling og endring følges. Alle ansatte følger med over i foretaket. Ansatte vil fortsatt være ansatt i Steinkjer kommune. Overføringen vil innebære endringer for noen av stillingene i enhet eiendom. Det vil bli arbeidet videre med de områder som fremheves som forutsetninger for overføring i arbeidsgruppens rapport for å sikre identiske arbeidsforhold slik at dette er på plass før faktisk endring skjer. Konklusjon: I saken har ikke rådmannen gått i dybden og foretatt detaljerte vurderinger av alle problemstillinger. Intensjonen med saken er å frembringe tilstrekkelig grunnlag til at kommunestyret kan inviteres til å gjøre veivalg i forhold til de store linjene, en eller to eiendomsforvaltere i Steinkjer kommune. Mer inngående vurderinger må deretter gjennomføres før nye beslutninger tas og gjennomføring iverksettes. Rådmannen tilrår i denne saken at kommunestyret vedtar at forvaltning, drift og utvikling av all kommunal bygningsmasse skal ivaretas av Steinkjerbygg KF.
Forslag til vedtak: Steinkjer kommune overfører alle formålsbygg til Steinkjerbygg KF Det fremmes eget forslag til kommunestyret med årsbudsjett og økonomiplan for eiendom slik at det kan konverteres for operativ drift fra og med 01.01.17. I dette inngår oversikt over eiendommer som overføres, bokført verdi og tilhørende langsiktig lånegjeld. Foretaket utformer, i samarbeid med rådmannen, leieavtaler mellom Steinkjerbygg KF og de ulike kommunale enhetene. Rådmannen får i oppdrag å avklare hvor oppgaver som ikke defineres som eiendomsforvaltning skal plasseres. Rådmannen bes om å utrede internhusleie for eventuell innføring av dette fra og med 2018. Rådmannen bes avklare de forutsetninger omkring arbeidsgiverpolitikk som arbeidsgruppa har lagt til sin anbefaling og sikre at ansattes arbeidsforhold som kommunalt ansatte ivaretas videre. Det skal etableres retningslinjer for samhandling mellom foretaket og kommunen.