KONKURRANSEGRUNNLAG For anskaffelse av budtjenester for hente-/bringetjeneste, frankering og utsendelse av post for Porsgrunn kommune Porsgrunn kommune Side 1 av 11
1. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN... 1 2. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 1 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 1 2.2 FRISTER... 1 2.3 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEN... 1 2.4 INNLEVERING AV TILBUD... 1 2.5 TILBUDSÅPNING... 2 2.6 OMKOSTNINGER... 2 2.7 OPPDRAGSGIVERS FORBEHOLD... 2 2.8 KRAV TIL OPPLYSNINGER OM LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR... 2 3. KRAVSPESIFIKASJON... 2 3.1 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN... 2 3.2 SIKKERHET... 6 3.3 TRANSPORTGARANTI... 6 4. KVALIFISERING AV LEVERANDØR... 6 4.1 ATTEST FOR BETALT SKATT OG TRYGDEAVGIFT... 6 4.2 ATTEST FOR BETALT MERVERDIAVGIFT... 6 4.3 ØKONOMISK GJENNOMFØRINGSEVNE... 6 4.4 TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 4.5 REFERANSER... 7 5. LEVERANDØRENS TILBUD... 7 5.1 KVALIFIKASJONSOPPLYSNINGER - KVALIFIKASJON... 7 5.2 TILBUDSOPPLYSNINGER - TILDELING... 7 5.3 PRISTILBUD TILDELING PRIS... 7 6. VALG AV LEVERANDØR... 8 7. TILDELING AV KONTRAKT... 8 8. TILBYDERS DOKUMENTASJONSLISTE... 9 Porsgrunn kommune Side 2 av 11
1. Beskrivelse av anskaffelsen Konkurransen gjelder anskaffelse av budtjenester for hente-/bringetjeneste, frankering og utsendelse av post til og fra Porsgrunn kommune, heretter kalt oppdragsgiver. Rammeavtalen har en varighet på 2 år, med mulighet til å prolongere i 1 +1 år. Rammeavtalen har en ca. verdi eks. mva. på kr. 1 400 000 i løpet av en 4-års periode. 2. Gjennomføring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr. 1295. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider http://www.dep.no/fad. 2.1 Anskaffelsesprosedyre 2.2 Frister Åpen anbudskonkurranse Frist for å stille spørsmål til konkurransen: Fredag 07.11.2014 Tilbudsfrist (tilbudet skal være oppdragsgiver i hende): Onsdag 13.11.2014 kl. 12.00 Vedståelsesfrist: Fredag 30.01.2015 2.3 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes til: Kontaktperson: Adresse: Jørn Roger Skaugen Rådhusgata 7, 3915 Porsgrunn Telefon: 35547602 E-post: Jorn.Roger.Skaugen@porsgrunn.kommune.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere. 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Budtjenester Porsgrunn kommune. Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett komplett tilbud i papirformat Ett 1 sett komplett tilbud elektronisk, enten på USB-stick eller CD Porsgrunn kommune Side 1 av 11
Ett 1 sett elektronisk, enten på USB-stick eller CD, sladdet tilbud hvor drifts- og forretningshemmeligheter er tatt bort. Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Mottaker: Porsgrunn kommune v/service og administrasjonsavdelingen Kontaktperson: Jørn Roger Skaugen Postadresse: Postboks 128, 3901 PORSGRUNN Besøksadresse: Rådhusgata 7, 3915 PORSGRUN Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 2.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.7 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for dette. 2.8 Krav til opplysninger om lønns- og arbeidsvilkår Oppdragsgiver skal i kunngjøringer eller konkurransegrunnlag opplyse at kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Dette følger av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 6 tredje ledd. 3. Kravspesifikasjon 3.1 Beskrivelse av anskaffelsen Tjenestegruppe A. Distribusjon av brev A post kjøres ut på lørdag. Oppdragsgiver ønsker opsjon på dette, Tilbyder må vedlegge komplett pris og dokumentasjon på dette. A post skal sendes ut samme dag som henting fra Rådhusgata 7 B post skal være hos adressaten 3 dager etter henting. Utsendelse av massepost. Utsendelse av lokal massepost under 50 gr. Åpen konvolutt eller folder. Porsgrunn kommune Side 2 av 11
Tjenestegruppe B. Frankeringstjeneste Frankering av brev, men ikke massepost. Tjenestegruppe C. Levering og henting av brev. Rådhusgata 7 skal ha leveringsstopp mellom kl. 08.15 og 08.30, og et hentestopp mellom kl. 14.15 og 14.30. Dette gjelder post til Porsgrunn kommune, Postboks 128, 3901 Porsgrunn og Fakturasenteret, Postboks 150, 3901 Porsgrunn. All post skal leveres Rådhusgata7. Postkontoret er per i dag i butikk Coop Extra Porsgrunn, Jernbanegata 3, 3916 Porsgrunn. Hentestopp ved Borgehaven, Borgehaven 1 mellom kl. 14.30 og kl. 15.00. Tjenestegruppe D. Levering, henting og behandling av pakker. Pakkeutsendelser som er kommet til postkontoret i Jernbanegata 3, skal hentes og leveres ved henting av brev til Rådhusgata 7. Pakkeutsendelse som skal sendes fra Porsgrunn kommune skal hentes ved henting av brev og ekspederes til adressaten. Tjenestegruppe E. Behandling av rekommanderte sendinger. Behandling og utsendelse av rekommanderte sendinger. Tjenestegruppe F. Sortering av store og små konvolutter. Sortering av post etter henting fra Rådhusgata 7. Sorteringstjeneste, etter henting fra Rådhusgata 7. Vi ønsker å levere brev ved henting, usortert. Leverandør skal sørge for at hentet posten blir sortert til henholdsvis A-post, B- post, rekommandert post, post under og over 50 g som skal leveres til Porsgrunn-, Skien-, Bamble- og Siljan kommune. Leverandøren må oppgi hvilke rutiner Kunden må ha for å få sendt ut posten usortert. På denne tjenesten ønsker vi opsjon, Tilbyder må vedlegg komplett pris og dokumentasjon på dette. Porsgrunn kommune Side 3 av 11
Tjenestegruppe G. Bringe og hentetjeneste for virksomheter som ikke er i Rådhuskvartalet. Følgende virksomheter har ikke gangavstand til Rådhusgata 7: Brann- og feiervesenet Kommunalteknikk Borgehaven Bo- og rehabiliteringssenter Brattås barnehage Brevik barnehage Flåtten barnehage Frednes barnehage Hovenga barnehage Kirketjernet barnehage Lundelia barnehage Lyngveien barnehage Radehuset barnehage Skrukkerød barnehage Vallermyrene barnehage Vestsiden barnehage Borge skole Brattås skole Brevik oppvekstsenter Grønli skole Heistad skole Kjølnes ungdomsskole Klevstrand skole Klokkerholmen Langangen skole Myrene skole Porsgrunn kommunale kulturskole Porsgrunn Voksenopplæringssenter Stridsklev skole Stridsklev ungdomsskole Tveten skole Tveten ungdomsskole Vestsiden skole Saturnveien barne- og ungdomssenter Brevik sykehjem Doktorløkka Frednes sykehjem Helse- og aktivitetssentrene Hjemmetjenesten Brevik Hjemmetjenesten Eidanger Hjemmetjenesten Herøya Hjemmetjenesten Stridsklev Hjemmetjenesten Vest Mule sykehjem St. Hansåsen sykehjem Porsgrunn kommune Side 4 av 11
Intern post til disse virksomhetene hentes i Rådhusgata 7 og leveres til disse virksomheter. Samtidig skal intern post fra disse virksomheter hentes og leveres samlet til Rådhusgata 7. Skolene følger skoleruta. Dvs. at i skoleferiene skal det ikke bringes eller hentes post fra disse. På denne tjenesten ønsker vi opsjon, Tilbyder må vedlegg komplett pris og dokumentasjon på dette. Vi ønsker pristilbud for: A.) Bringe- og hentetjeneste for de 44 virksomheter en gang i uka (for eksempel onsdag) B.) Bringe- og hentetjeneste for de 44 virksomheter to ganger i uka (for eksempel mandag og torsdag) Vi ønsker også pristilbud for én virksomhet i tilfelle ikke alle virksomheter vil velge bringeog hentetjeneste. C.) Bringe- og hentetjeneste for bare én virksomhet en gang i uka (for eksempel onsdag) D.) Bringe- og hentetjeneste for bare én virksomhet to ganger i uka ( for eksempel onsdag) Tjenestegruppe H. Øvringe tjenester. Levering av vannprøver fra skolebassengene til Rødmyr, Labnett. Vannprøvene fra 3 anlegg i Porsgrunn kommune (Heistad, Porsgrunnshallen på Kjølnes og Borgehaven) skal hentes en gang i uka og leveres til LabbNett Skien- Vannprøver fra Stridsklev skal hentes hver annen uke. Henting av vannprøver følger skoleruta. Dvs. at i skoleferiene skal det ikke hentes vannprøver- Evt. avbestilling av henting av vannprøver pga. driftsstans og andre årsaker kan meldes av driftstekniker på hvert anlegg. Disse avbestillinger blir ikke fakturert. Vi ønsker pristilbud per uke på hvert enkelt basseng og pristilbud per uke for alle bassenger. Rimeligst alternativ skal velges av Kunden. Estimert omfang for utgående post pr. år. Kategori Antall enheter A-post under 20 g Ca. 17 000 A-post 20-50 g Ca. 9 500 A-post 50-100 g Ca. 4 500 A-post 100-350 g Ca. 1 300 A-post 350-1000 g Ca. 450 A-post 1000-2000 g Ca. 50 B-post under 20 g Ca. 23 000 B-post 20-50 g Ca. 9 500 B-post 50-100 g Ca. 350 B-post 100-350 g Ca. 160 B-post 350-1000 g Ca. 20 B-post 1000-2000 g Ca. 5 Rek. sendinger Ca. 60 Pakker Ca. 40 Massepost B under 20 g Ca. 1 100 Porsgrunn kommune Side 5 av 11
3.2 Sikkerhet Leverandøren skal beskrive og dokumentere hvordan de ser for seg håndtering og sikkerhet knytte til henting, levering og oppbevaring av post til/fra Porsgrunn kommune. Oppdragsgiver ber om å få oppgitt referanser knyttet til eksisterende avtaler som leverandøren har med bedrifter/offentlige organer. Det skal gis navn på kontaktpersoner, deres telefonnummer og e-postadresse. Dette for å kunne vurdere kvaliteten på utførte tjenester. Dvs. henting, levering og sikkerhetshåndtering. 3.3 Transportgaranti Leverandøren må ha gode rutiner som sørger for at posten blir sendt daglig til rett tid. Dersom leverandøren ikke kan levere de avtalte ytelser med hensyn til hente/bringetjenester grunnet ulike forhold som kan oppstå, må de ha en samarbeidspartner/ reserveløsning som gjør at oppdragsgiver ikke blir skadelidende. Leverandøren skal beskrive sin transportgaranti med hensyn til reservemateriell og personell. 4. Kvalifisering av leverandør Økonomiske og tekniske minstekrav Kvalifikasjonskravene ved denne konkurransen er listet opp nedenfor og hvilken dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. 4.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 4.2 Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 4.3 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjon: Porsgrunn kommune Side 6 av 11
Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanseregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kapasitet Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av denne kontrakten. 4.5 Referanser Dokumentasjon: Liste over de viktigste leveranser/avtaler av tilsvarende karakter de siste tre år, herunder leveransens verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. 5. Leverandørens tilbud Tilbudet skal inneholde (se også Bilag 1 Leverandørens dokumentasjonsliste): 5.1 Kvalifikasjonsopplysninger - Kvalifikasjon Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 4 Kvalifisering av leverandør. 5.2 Tilbudsopplysninger - Tildeling Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon og beskrivelser som etterspørres under pkt. 3 Kravspesifikasjon. 5.3 Pristilbud Tildeling pris Som utgangspunkt for prisangivelsen skal tilbyder anvende vedlagt prisskjema. Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. Alle enhetspriser skal omfatte komplette produkter, løsninger og/eller tjenester. Deler, komponenter, utstyr, tjenester m.m. som ikke er priset i tilbudet, men som er nødvendig for at anskaffelsen skal fungere tilfredsstillende, anses som inkludert. Alle opsjoner må dokumenteres og prises. Porsgrunn kommune Side 7 av 11
6. Valg av leverandør Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Vekt Pris 50 % Tjenestemessige egenskaper: - Levering - Henting - Sikkerhet - Transportgaranti 50 % Beregningsmodell For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår 10 poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. Pris 50 % vekt Herunder vurderes priser og kostnader. Eventuelle prismessige konsekvenser av forbehold Tjenestemessige egenskaper 50 % vekt Herunder vurderes: - Levering (jfr. punkt 3.1) - Henting (jfr. punkt 3.1) - Sikkerhet (jfr. punkt 3.2) - Transportgaranti (jfr. punkt 3.3) 7. Tildeling av kontrakt Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og karenstid for inngåelse av kontrakt. Det vil bli inngått kontrakt med den/de leverandør(er) som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene. Kontrakten utarbeides av oppdragsgiver og undertegnes av begge parter. Porsgrunn kommune Side 8 av 11
8. Tilbyders dokumentasjonsliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Følgende dokumentasjon er vedlagt (manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Kvalifikasjonsopplysninger: Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. pkt. 4.1). Attest for betalt merverdiavgift (jfr. pkt. 4.2). Foretakets årsregnskap (jfr. pkt. 4.3). Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. pkt. 4.4). Referanseliste (jfr. pkt. 4.5). Bilag nr. Tilbudsopplysninger: Dokumentasjon Beskrivelse av levering, henting og transportgaranti (jfr. pkt. 3.1) Transportgaranti (jfr. pkt. 3.3) Utfylt og signert prisskjema (jfr. pkt.5.3). Bilag nr. Porsgrunn kommune Side 9 av 11