Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse med forhandling For anskaffelse av: Ny traktor, alternativt nyere brukt traktor, til Stange kommune, kommunalteknikk Tilbudsfrist: tirsdag 23.8.2011, 15:00 Saksnr. i Stange kommune: 11/3003
Innholdsoversikt 1 Oppdragsgiver Oppdraget... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Leveringstidspunkt... 3 1.4 Innformasjon om regelverket... 3 1.5 Kontraktsvilkår... 3 1.6 Kunngjøring... 3 1.7 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktpersoner... 3 1.8 Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget... 3 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen... 3 2.1 Språk... 3 2.2 Regler for konkurransen... 4 2.3 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 4 2.5 Opplysningsplikt... 4 2.6 Melding om kontraktstildeling og kontrakt... 4 3 Krav til leverandøren (kvalifikasjonskrav)... 4 3.1 Skatteattester og HMS - egenerklæring... 4 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (Firmaattest)... 4 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 4 3.4 Leverandørens tekniske- og faglige kvalifikasjoner... 5 3.5 Vurdering av leverandøren... 5 4 Krav til tilbudet... 5 4.1 Tilbudsfrist... 5 4.2 Vedståelsesfrist... 5 4.3 Innlevering av tilbud... 5 4.4 Omkostninger... 5 4.5 Tilbudets utforming og levering... 5 4.7 Endre og tilbakekalle tilbud... 6 4.8 Komplett tilbud... 6 4.9 Alternative tilbud... 6 4.10 Forbehold... 6 5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 6 5.1 Tilbudsåpning... 6 5.2 Tilbudsdokumenter og offentlighet... 6 6 Avgjørelse av konkurransen... 6 6.1 Kriterier for tildeling av kontrakt... 6 7 Vedlegg... 7 Traktor - Konkurransegrunnlag - 11-3003.doc Side 2 av 10
1 Oppdragsgiver Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Stange kommune, Postboks 214, 2336 Stange Informasjon om Stange kommune finnes på kommunens hjemmeside www.stange.kommune.no. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Stange kommune, Kommunalteknikk, skal anskaffe ny, alternativt nyere brukt traktor. Traktoren skal i det alt vesentligste brukes til brøyting og vedlikeholdsarbeider innen kommunen. Stange kommune er ute etter en traktor godt egnet til formålet. Vi har listet opp en del krav / ønsker som skal legges til grunn for tilbudet (se vedlegg). 1.3 Leveringstidspunkt Traktoren ønskes levert i løpet av 2011. 1.4 Innformasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlige anskaffelser. Lovdatas nettsted (http://www.lovdata.no/) inneholder alle opplysninger om gjeldende lover og forskrifter, om offentlige anskaffelser. 1.5 Kontraktsformular Vi ønsker at tilbyder legger frem forslag til kontraktsvilkår. Tilbyders standardvilkår vil være å foretrekke. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin databasen. 1.7 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktpersoner Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal rettes til: Innkjøpsrådgiver Tore Edvardsen: tore.edvardsen@stange.kommune.no 62 57 35 52 / 907 71 757 Spørsmål av teknisk faglig karakter kan rettes direkte til: Materialforvalter Odd Erik Andersen, odderik.andersen@stange.kommune.no 62 57 36 10 / 952 04 119 1.8 Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All korrespondanse i forbindelse med denne anskaffelsen, så vel muntlig som skriftlig, skal være på norsk. Traktor - Konkurransegrunnlag - 11-3003.doc Side 3 av 10
2.2 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med Lov (16. juli 1999 nr. 69) og forskrift (7. april 2006 nr. 402) om offentlige anskaffelser, Del I Alminnelige bestemmelser og Del II Anskaffelser under EØSterskelverdiene. 2.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyre er konkurranse med forhandling. Prosedyren gir oppdragsgiver rett til å forhandle med leverandørene om alle sider ved tilbudene. På bakgrunn av det innleverte tilbudet, vil inntil 4 av de leverandørene som ligger best an i konkurransen bli innkalt til forhandling og fremvising av traktoren for prøvekjøring. 2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene, dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding, med kort begrunnelse, dersom forespørselen om å delta i konkurransen avvises, tilbudet avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.6 Melding om kontraktstildeling og kontrakt Beslutningen om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli meddelt skriftlig til alle leverandørene som fortsatt deltar i konkurransen. De leverandørene som er blitt avvist under konkurransen vil ikke bli tilskrevet. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en frist for leverandørene for en eventuell klage over beslutningen. 3 Krav til leverandøren (kvalifikasjonskrav) Leverandørens økonomiske og finansielle stilling samt tekniske kvalifikasjoner skal dokumenteres ved følgende minimumskrav: 3.1 Skatteattester og HMS - egenerklæring Skatteattest (RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet), det vil si attest fra kemner/ kommunekasserer for betalt skatt/arbeidsgiveravgift, der leverandøren har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Attest fra skatteetaten for betalt merverdiavgift i vedkommende fylke. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS - egenerklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta-20060407-0402-033.html 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (Firmaattest) Attest for registrering i det register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor tjenesteyteren er etablert, (for eksempel Foretaksregisteret for virksomhet registrert i Norge). Dokumentasjonstype: Firmaattest 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Kredittrating, ikke eldre enn 6 måneder. Slik at en kan vurdere kredittverdigheten, i relasjon til det å kunne gjennomføre en leveranse av denne art og omfang. Dette utstedt / utført av en bank eller et godkjent kredittselskap. Traktor - Konkurransegrunnlag - 11-3003.doc Side 4 av 10
3.4 Leverandørens tekniske- og faglige kvalifikasjoner Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem knyttet til tjenesten eller produktet og tilhørende leveranse. En redegjørelse av leverandørens organisasjon, kvalifikasjoner, kompetanse. 3.5 Vurdering av leverandøren Kvalifikasjonskravene som er beskrevet skal dokumenteres. Evalueringen av om leverandøren er kvalifisert eller ei foretas på grunnlag av den dokumentasjon som er avkrevd. Manglende dokumentasjon, eller besvarelse, vil kunne medføre at leverandøren ikke blir kvalifisert. Hvilket medfører at leverandøren kan bli avvist. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oss i hende senest: tirsdag 23.8.2011, kl 15:00 4.2 Vedståelsesfrist Leverandøren skal stå ved sitt tilbud: 60 kalenderdager fra tilbudsfrist. 4.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal oversendes i lukket innpakning, merket Tilbud på traktor, til: Stange kommune v/tore Edvardsen Postboks 214 2336 Stange eller leveres serviceskranken: Stange rådhus, Storgata 45. Ved innlevering i serviceskranken må leverandørene selv påse at servicepersonalet påfører innleveringstidspunktet på innpakningen. 4.4 Omkostninger Omkostninger som leverandøren pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet, eller i forbindelse med tilbudsprosessen ellers, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4.5 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være utformet på norsk. Det er ikke tillatt å oversende tilbudet per elektronisk post, eller telefaks. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer i papirform (original pluss kopi) og et elektronisk eksemplar på flyttbart medium (CD / minnepinne). Dersom noe i tilbudet ønskes unntatt fra offentlighet, skal det leveres en ekstra elektronisk versjon der forretningshemmeligheter er sladdet. Jfr. pkt. 5.2. Tilbudet skal presenteres på en ryddig måte, innsatt i permer med skilleark. Tilbudet skal ikke limes, stiftes eller innbindes på en måte som kan vanskeliggjøre kopiering. Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse. For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet ber vi om at anbudsdokumentene ordnes i følgende rekkefølge: Del A: Del B: Tilbudsbrev m.m. 1: Tilbudsbrev datert og signert (inkl. besvarelse av kravspesifikasjon) Besvarelse av Kvalifikasjonskriterier 1: Attest for betalte skatter og trygdeavgift 2: Attest for betalt merverdiavgift 3: HMS erklæring 4: Firmaattest Traktor - Konkurransegrunnlag - 11-3003.doc Side 5 av 10
5: Dokumentasjon på soliditet (kredittvurdering) Del C: Del D: Leverandørinformasjon 1: Redegjørelse av leverandørens organisasjon m. m. 2: Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem Øvrig informasjon 1: Kataloger, brosjyrer og lignende 2: Annen relevant informasjon som ikke passer inn under punktene overfor 4.7 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Dette skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 4.8 Komplett tilbud Alle kostnader i forbindelse med bruk av produktene eller utførelsen av tjenestene skal være tatt med i tilbudet. Detaljer som er nødvendig for at produktet skal fungere, og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert med mindre annet er oppgitt. 4.9 Alternative tilbud Se vedlegg. 4.10 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige. 5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av 2 representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med kravene i kunngjøringen og/ eller konkurransegrunnlaget, kan bli forkastet. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5.2 Tilbudsdokumenter og offentlighet I henhold til den nye offentlighetsloven, som trådde i kraft 1. januar 2009, er alle tilbud og oppdragsgivers protokoller fra anskaffelsen åpent for innsyn. Dette straks vedtak om kontrakttildeling er gjort. Det gjelder både media og tilbydere som ikke har vunnet fram i konkurransen om oppdraget. Unntaket gjelder forretningshemmeligheter. Delpriser / enhetspriser vil ikke bli offentliggjort. Tilbyder bes i tilbudet gjøre oppmerksom på hvilke opplysninger som anses som forretningshemmeligheter, og som dermed ønskes unntatt fra offentligheten. Dette gjøres i form av en ekstra elektronisk versjon der forretningshemmeligheter er sladdet. Oppdragsgiver er likevel pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysninger kan unntas offentlighet. 6 Avgjørelse av konkurransen (tilbudskriterier) 6.1 Kriterier for tildeling av kontrakt Det eller de økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut fra følgende, uprioriterte, tildelingskriterier: Pris Kvalitet Garantivilkår Funksjonsmessige egenskaper. Herunder brukernes evaluering av førermiljø. Førermiljø som reduserer belastning på nakke og rygg vil bli foretrukket. Forhold slik som bl.a. støy/lydnivå, Traktor - Konkurransegrunnlag - 11-3003.doc Side 6 av 10
sikt fra førerplass (frem/ba/side), betjeningsplasseringer og sittekomfort vil også bli evaluert. Se også pkt. 2.2 i vedlegg A Kravspesifikasjon. Kundeservice og teknisk bistand. Herunder avstand til serviceverksted og deletilgang. Se pkt. 2.3 i Vedlegg A Kravspesifikasjon. Miljø Ved vurdering av hvilket tilbud som er det økonomiske mest fordelaktige vil vi, i tillegg til anskaffelseskostnadene, også ta hensyn til livssykluskostnadene. 7 Vedlegg A: Kravspesifikasjon B: Svarskjema / Huskeliste Traktor - Konkurransegrunnlag - 11-3003.doc Side 7 av 10
Vedlegg A: Kravspesifikasjon 1. Innledning Stange kommune, Kommunalteknikk, skal anskaffe ny traktor, alternativt nyere brukt traktor. Traktoren skal, i det alt vesentligste, brukes til vedlikeholdsarbeider innen kommunen. Herunder snøbrøyting og strøing. Oppdragsgiver ønsker å følge en miljømessig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det vil bli lagt vekt på traktorens miljøegenskaper. Stange kommune er ute etter en moderne traktor, godt egnet til formålet. Kommunen har listet opp en del krav / ønsker som skal legges til grunn for tilbudet. Kommunen er likevel innstilt på å forhandle om andre løsninger enn de forespurte, der leverandøren mener det er mer fordelaktig for kommunen. Dette må presenteres som alternative tilbud. Tilbudet skal vedlegges brosjyre / produktspesifikasjon som beskriver det / de tilbudte alternativ(er). De tilbud som synes mest fordelaktig vil bli plukket ut for en nærmere presentasjon, enten her eller hos leverandøren. De kjøretøyene som blir med i sluttrunden skal utlånes til kommunen for prøvekjøring. Stange kommune vil som nevnt alternativt vurdere kjøp av brukt traktor. Helst ikke eldre enn 2 år og med lav timetellerstand. Hvis tilbudet er særs fordelaktig kan våre krav / ønsker frafalles noe, men traktoren må dekke vårt behov. 2. Krav / ønsker 2.1 Traktoren må oppfylle følgende krav: 4 hjuls drift Hjul/dekk: leveres med 2 sett med hjul (på felg). o Sommerdekk: TRI2 o Vinterdekk: TRI2 m/anleggspigg Fjærende framaksel Trinnløs girkasse Vendegir Motorvarmer Fronthydraulikk (løftearmer foran) Mulighet for ettermontering av frontlaster Mulighet for ettermontering av kraftuttak foran Hydraulikkuttak: o Bak: 4 doble (forutsetter at ett uttak også kan brukes til tipp) + bremseventil o Front: 4 doble (kan parallellkobles med uttakene bak) 3-polet strømuttak (parallelt foran og bak) med brytere ved førerplass til styring/drift av utstyr. Utskytbar trekkrok Hytte med klimaanlegg Radio med CD Integrert Bluetooth Klappsete for passasjer (registrert for 2 personer) Vridbart sete (for lettere å kunne snu seg for å se bakover) Hytte med frisikt til siden (ingen midtstolpe) Opplegg for kamera (integrert monitor ved førerplass og kabling ut av hytte) Traktor - Konkurransegrunnlag - 11-3003.doc Side 8 av 10
Elektrisk justerbare speil m/varme Oppvarmet bakvindu Integrert joystick i høyre armlene for bl.a. styring av hydraulikfunksjonene Arbeidslys forrover og bakover (skal primært brukes under kommunal snøbrøyting av veger og gangstier) Høytsittende kjørelys (brukes når snøskjær/snøplog er montert i fronthydraulikken) montert under førers siktlinje (ikke takmontert). Lysbjelke med diodelys (gule varsellys) 2.2 Traktoren bør oppfylle følgende krav (evalueres under funksjonsmessige egenskaper i tildelingskriteriene): Motorytelse: 120-140 Hk Største bredde: 2,30 meter Hastighet: 50 km/h Liten svingradius God lasteevne på foraksel (tillatt forakseltrykk) Luftfjæring i sete Lett inn- og utstigning 2.3 Service (evalueres under kundeservice og teknisk bistand i tildelingskriteriene) Leverandøren må tilby et offentlig godkjent service- / reparasjonsverksted i Stange- /Hamarområdet for denne traktoren. Verkstedet skal kunne tilfredsstille produsentens krav til garantireparasjoner og ha et delelager med de mest aktuelle deler på lager. Det er ønskelig at verkstedet/delelageret har vaktordning utenom åpningstider. Responstid på skaffe-deler vil inngå i evalueringen. Leverandøren bør kunne tilby låne-/leietraktor ved ev. reparasjoner. Traktor - Konkurransegrunnlag - 11-3003.doc Side 9 av 10
Vedlegg B, Svarskjema / Huskeliste Opplysninger om tilbyder Foretaksnummer Firmanavn Gateadresse Postadresse Kontaktperson Telefonnummer Telefaksnummer E-postadresse Opplysninger om serviceverksted Foretaksnummer Firmanavn Gateadresse Postadresse Kontaktperson Telefonnummer Telefaksnummer E-postadresse Huskeliste Er følgende vedlagt / besvart ja nei Kommentarer Tilbud, datert og signert Eventuelle forbehold med begrunnelse Attest for betalt skatt og arbeidsgiveravgift Attest for betalt merverdiavgift HMS erklæring Firmaattest Dokumentasjon på soliditet (kredittvurdering) Redegjørelse av leverandørens organisasjon m. m. Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem Kataloger, brosjyrer og lignende Annen relevant informasjon som ikke passer inn under punktene over. Traktor - Konkurransegrunnlag - 11-3003.doc Side 10 av 10