Rammeavtale for leasing til Hedmark IKT

Transkript

1 Konkurransegrunnlag gjeldende: Rammeavtale for leasing til Hedmark IKT Åpen anbudskonkurranse Tilbudsfrist Mandag 05. september 2016, kl. 12:00 Konkurransegrunnlag

2 Innhold 1 Oppdragsgiver oppdraget OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL, OMFANG OG VARIGHET INFORMASJON OM REGELVERKET KONTRAKTSVILKÅR KUNNGJØRING TILBUDSKONFERANSE TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON RETTELSER, SUPPLERINGER / ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen SPRÅK REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE MEDDELELSE OM AVVISNING OG AVLYSNING MELDING OM KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKT TILBUDSDOKUMENTER OG OFFENTLIGHET til leverandør KVALIFIKASJONSKRAV KONTRAKT til tilbudet TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST INNLEVERING AV TILBUD TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING ENDRE OG TILBAKEKALLE TILBUD KOMPLETT TILBUD ALTERNATIVE TILBUD TILBUDSÅPNING Avgjørelse av konkurransen TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriterium Totaløkonomi 40 % Tildelingskriterium Enkel administrasjon 30 % Tildelingskriterium Enkel avhending, rutiner for utkjøp og sletting 30 % Vedlegg... 9 Konkurransegrunnlag Side 2 av 9

3 1 Oppdragsgiver oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Hedmark IKT (HIKT) er et IKT-samarbeid for kommunene Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Hamar, Løten og Stange. HIKT skal ivareta oppgaver knyttet til drift, service, forvaltning og utvikling av eierkommunenes informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), samt inngåelse og oppfølging av avtaler om kjøp av tjenester og andre varer fra eksterne leverandører innenfor dette området. Hedmark IKT er opprettet i medhold av kommuneloven 27. Våre eierkommuner har ca innbyggere og har til sammen over ansatte. 1.2 Anskaffelsens formål, omfang og varighet Konkurransen gjelder rammeavtale for inngåelse av leasingavtaler for Hedmark IKT. Vi finansierer deler av våre anskaffelser av PCer og nettbrett gjennom operasjonell leasing. Utstyret som skal omfattes av avtalen, vil være brukerplassert utstyr. Foruten PCer og nettbrett, vil tynnklienter (Wyse) og i noen grad lokalt plasserte svitsjer kunne omfattes av avtalen. Vi ser en klar tendens til at vi finansierer mer og mer av våre anskaffelser av brukerutstyr gjennom direkte kjøp, slik at virkelige volumer på denne avtalen vil kunne bli mindre enn våre prognoser/anslag for volumer. Vi ønsker en avtale med kun én leasingpartner. Vi har i dag i ca PCer, nettbrett og tynnklienter i vårt nett. Vi antar at dette vil kunne øke til godt over i løpet av avtaleperioden, spesielt pga. øket bruk av nettbrett i skolene Med en forventet levetid på 3-5 år for dette utstyret anslår vi at vi i avtaleperioden samlet vil anskaffe enheter pr. år. Dette anslaget er ikke forpliktende for oppdragsgiver. Uforpliktende anslår vi at vårt volum for avtaler med operasjonell leasing til å ligge i størrelsesorden 5-6 millioner NOK pr. år. Med andre ord millioner NOK totalt for 4 år. Vi anskaffer utstyret som skal omfattes av rammeavtalen løpende, både i små og større antall pr. anskaffelse. Finansieringen av dette ønsker vi samlet i færrest mulig leasingavtaler pr. år. Helst én ny avtale pr. kvartal. Leasingperioden skal være 36 måneder. Avtaleperioden vil være 4 år, men med mulighet for oppdragsgiver til å gå ut av avtalen med 6 måneders skriftlig varsel etter to (2) år. Oppsigelse krever ingen nærmere begrunnelse. 1.3 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlige innkjøp. Lovdatas nettsted ( inneholder alle opplysninger om gjeldende lover og forskrifter om offentlige anskaffelser. Doffin Database for offentlige innkjøp ( inneholder informasjon om anskaffelser i statlig og offentlig sektor ved hjelp av linker og søkemotorer, brukt for å søke i kunngjøringer utgitt av offentlig sektor i hele Norge. 1.4 Kontraktsvilkår Som kontraktsvilkår legges statens standardavtaler til grunn. Konkurransegrunnlag Side 3 av 9

4 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin basen og i TED. 1.6 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 1.7 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Spørsmål vedrørende utlysningen skal rettes til: Frode Danielsen, e-post: frode.danielsen@hedmark-ikt.no Siste frist for å stille spørsmål er satt til 10 dager før tilbudsfrist. 1.8 Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget, som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger som gis på forespørsel fra leverandør skal umiddelbart også gis til de øvrige leverandørene, som har meldt sin interesse via Doffin-databasen: 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All korrespondanse i forbindelse med denne anskaffelsen, så vel muntlig som skriftlig, skal være på norsk. 2.2 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med Lov (16. juli 1999 nr. 69) og forskrift (7. april 2006 nr. 402) om offentlige anskaffelser, Del I Alminnelige bestemmelser og Del III anskaffelser. 2.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyre for denne konkurransen er «Åpen anbudskonkurranse». 2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Det tas forbehold om bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiver kan også forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 2.5 Meddelelse om avvisning og avlysning Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding, med kort begrunnelse, dersom tilbudet avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Tilbyderen kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avgjørelsen. Oppdragsgiver plikter å svare på en slik anmodning innen 15 dager. Konkurransegrunnlag Side 4 av 9

5 Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 2.6 Melding om kontraktstildeling og kontrakt Beslutningen om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli meddelt skriftlig og samtidig til alle tilbyderne som har deltatt i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget, og angi en karensperiode på 10 dager. 2.7 Tilbudsdokumenter og offentlighet I henhold til Offentleglova (heretter benevnt «Offl.») 23 (3) vil Hedmark IKT holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref.foa 3-6, Offl. 13 og Forvaltningsloven 13. På bakgrunn av dette anmoder Hedmark IKT om at den ene tilbudet som leveres elektronisk, sladdes for opplysninger som leverandøren mener skal unntas offentlig innsyn. Det bes også om at det i forbindelse med sladdingen av de enkelte opplysningene gis en begrunnelse for hvorfor leverandøren mener opplysningen skal unntas fra offentlighet. Det tenkes her særlig på forretningssensitiv og annen taushetsbelagt informasjon. Hedmark IKT gjør i denne forbindelse oppmerksom på at ved mottak av eventuell innsynsbegjæring, er det Hedmark IKT som tar stilling til hvilke opplysninger som faktisk kan unntas offentlighet. Leverandørens «sladding» vil imidlertid bli brukt som et utgangspunkt i denne vurderingen. 3 til leverandør 3.1 Kvalifikasjonskrav Samtlige kvalifikasjonskrav må dokumenteres. Dersom dette ikke er gjort, vil tilbudet bli avvist. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, basert på siste kjente regnskapstall. Skal være utført av godkjent kredittvurderingsinstitusjon, og ratingen skal være kredittverdig, eller bedre Konkurransegrunnlag Side 5 av 9

6 Det kreves meget god erfaring fra tilsvarende oppdrag Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, og navnet på den offentlige eller private mottaker. Samt navn og telefonnummer til kontaktperson hos disse. Disse vil bli kontaktet for verifisering av kravet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres En beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. Dokumentasjon på sertifiseringer skal legges ved. Det kreves at leverandøren er sertifisert som miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS eller tilsvarende. Sertifiseringer eller dokumentasjon som viser at leverandøren har tilsvarende tiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i tiltaket. En eventuell tilsvarende sertifisering skal dokumenteres av leverandøren. Det forutsettes at tilsvarende sertifisering ikke innebærer noen merkostnad for oppdragsgiver. 3.2 Kontrakt Leverandør må tilby kontrakt iht. Statens standardavtaler: ( 4 til tilbudet 4.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oss i hende senest: Mandag 05. september 2016, klokken 12:00 (For sent innleverte tilbud vil bli avvist.) 4.2 Vedståelsesfrist Leverandøren må stå ved sitt tilbud i 4 måneder etter tilbudsfrist. 4.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal oversendes i nøytral lukket innpakning merket Rammeavtale for leasing for Hedmark IKT til: Hedmark IKT v/frode Danielsen Vangsveien Hamar eller leveres til servicekontoret i Hamar kommune: Hamar rådhus, Vangsveien 51. Ved innlevering til servicekontoret må leverandørene selv påse at servicepersonalet påfører innleveringstidspunktet på Konkurransegrunnlag Side 6 av 9

7 innpakningen. 4.4 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet, eller i forbindelse med tilbudsprosessen ellers, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4.5 Tilbudets utforming og levering Det er ikke tillatt å oversende tilbudet pr. elektronisk post eller telefaks. Tilbudet skal leveres i 1 (ett) eksemplar i papirform og 2 (to) elektroniske eksemplarer på flyttbart medium (CD eller minnepinne), hvorav det ene eksemplaret skal sladdes for forretningshemmeligheter som ønskes unntatt fra offentligheten. Det elektroniske formatet skal kapittelinndeles og struktureres på nøyaktig samme måte som papirformatet. I tilfelle av motstrid mellom tilbudet som er inngitt i papirform, og tilbudet som er inngitt elektronisk, vil tilbudet levert i papirform gå foran og legges til grunn av Oppdragsgiver. Tilbudet skal ikke inneholde annen dokumentasjon enn det Oppdragsgiver har bedt om. Tilbudet skal presenteres på en ryddig måte, innsatt i permer med skilleark. Tilbudet skal ikke limes, stiftes eller innbindes på en måte som kan vanskeliggjøre kopiering. Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse. For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet skal anbudsdokumentene inndeles slik: Del A: Del B: Tilbudsbrev m.m. 1: Tilbudsbrev datert og signert Besvarelse av kvalifikasjonskrav 1: Attest for betalte skatter og merverdiavgift 2: Firmaattest 3: Kredittvurdering 4: Beskrivelse av leverandørens tekniske personell og tekniske enheter 5: Oversikt over referanser 6: Beskrivelse av metode for kvalitetssikring 7: Miljøsertifikater 8: Underskrevet vedlegg C Egenerklæring_innkjøp Løten kommune Det skal ikke henvises til vedlegg andre steder i tilbudet ved besvarelse av kvalifikasjonskravene Del C: Besvarelse av tildelingskriterier 1: Besvarelse av hvert tildelingskriterium 2. Besvarelse av hvert punkt i kravspesifikasjon Det skal ikke henvises til vedlegg andre steder i tilbudet ved besvarelse av tildelingskriteriene 4.6 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Dette skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt og bindende tilbud, og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres. Konkurransegrunnlag Side 7 av 9

8 4.7 Komplett tilbud Alle kostnader i forbindelse med bruk av produktene eller utførelsen av tjenestene skal være tatt med i tilbudet. Detaljer som er nødvendig for at produktet skal fungere, og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert med mindre annet er oppgitt. 4.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud på denne forespørselen. 4.9 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver, basert på følgende tildelingskriterier og vekting: Tildelingskriterier: Vekting: Totaløkonomi 40 % Enkel administrasjon 30 % Enkel avhending, rutiner for utkjøp og sletting 30 % Hvert kriterium vil bli tildelt poeng fra 1 (dårligst) til 10 (best) og deretter vektet i henhold til oppgitte prosenter. Beste tilbud for hvert kriterium vil gi 10 poeng. Det vil bli gitt en poengsum som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene. Poengsummen vil bli multiplisert med den angitte vekting, og summeres. Tilbudet med den høyeste, vektede totale poengsummen, vil bli tildelt kontrakten Tildelingskriterium Totaløkonomi 40 % Tilbyder skal kunne tilby både fastrente og flytende rente i rammeavtaleperioden. Det skal komme klart frem hvordan rentekostnader i rammeavtaleperioden beregnes, og på hvilket nivå rentebelastning vil ligge i forhold til en fast referanse, for eksempel NIBOR. Eventuelle driftskostnader som kommer i tillegg for etablering, forvaltning og avslutning av leasingavtalene skal komme klart frem av tilbudet. : Se ovenstående punkter Tildelingskriterium Enkel administrasjon 30 % Oppdragsgiver ønsker en størst mulig automatisk behandling i prosessen fra bestilling av utstyr frem til fakturering til våre kunder. Tilbyder skal beskrive forslag til hvordan dette skal løses på tilsvarende måte som det fremgår av flytdiagram i kapittel 2.3 i Vedlegg A kravspesifikasjon. Tilbyder må kunne sende elektronisk faktura (EHF). En faktura må splittes ned på detaljnivå som viser til for eksempel en unik servicetag eller et assetnumber. : Se ovenstående punkter Konkurransegrunnlag Side 8 av 9

9 5.1.3 Tildelingskriterium Enkel avhending, rutiner for utkjøp og sletting 30 % Rådgivning og aktiviteter knyttet til å etablere løsningen for punkt skal beskrives. Rutine for retur av utstyr, som oppdragsgiver velger å ikke kjøpe ut etter avtaleperioden, skal beskrives. Godkjent sletting av data fra returnert utstyr skal være inkludert i denne rutinen. Tilbyder må kunne hente utstyr til avhending fra begge våre kontoradresser, 2312 Ottestad (ved Hamar) og 2211 Kongsvinger. Oppdragsgiver skal ha mulighet til å returnere noe utstyr enkeltvis (delvis), knyttet til én kontrakt, og eventuelt kjøpe ut resten under samme kontrakt. : Se ovenstående punkter 6 Vedlegg Vedlegg A: spesifikasjon Vedlegg B: Egenerklæring innkjøp Løten kommune ( ) Konkurransegrunnlag Side 9 av 9