REFERAT ARBEIDSUTVALGET Tid: 27.08.14 Sted: Drammen Referent: Emma Vestli Tilstede: Ida Huitfeldt Anne Marte Holand Eli Kristin Sjøen Henrik Søhoel Rikke Andersen Trine Mathisen Emma Vestli Inger Lene Solheim Saksliste: Sak 00a/2014 Godkjenning av innkalling og referat Sak 00b/2014 Orienteringer Sak 21/2014 Ukentlig mail til studentleder Sak 22/2014 Medarbeidersamtaler Sak 23/2014 Fusjon SiBu og SiV Sak 24/2014 Høgskolen i Telemark Sak 25/2014 Kvalitetssystemet HBV Sak 26/2014 Årsmøte SBV Sak 27/2014 Uniformsvettregler Sak 28/2014 Andre saker til Parlamentsforsamling Sak 29/2014 Møtekultur diskusjonssak Sak 30/2014 Studentombud Sak 31/2014 Studiestart 2015 Sak 32/2014 Møteplan Sak 33/2014 Suppleringsvalg Eventuelt - 10. 12. oktober 1
- HBV-lekene - Vara for Studentleder og nestleder - Tillitsvalgtopplæring - PKO - Kiosk Vestfold - Serviceerklæring Sak 00a/2014 Godkjenning av innkalling og referat Manglet dato for møtet på innkallingen. Møteinnkalling og referat godkjent. Sak 00b/2014 Orientering fra AU Nestleder: Diskusjon vedrørende rom/kontorfordeling mellom Studentparlamentet og Studentsamfunnet i Kongsberg. Studentleder og nestleder har hatt dialogmøte med høyskoledirektør Kai Mjøsund og Lars Gunnar Sønsteby. Oppdateres på hva som kommer av styresaker, og hva som har vært av styresaker. Velferd: Ferdig med gjennomføringen av studiestart. Det blir nevnt forslag til tiltak man kan se på til neste års studiestart: - Trine gjør research vedrørende en faddervaktordning i studiestarten (slik de praktiserer ved utdanningsinstitusjoner i Bergen og Trondheim). Legger fram en idé om å prøve ut dette ved studiestart 2015. Skal innkalle velferdskomiteen til møte angående den forestående fokusuken. - Legger frem idé om å fokusere på studentenes eksamenspress. - Det blir nevnt forslag om å kjøre en praksiskampanje: Går ut på å bevisstgjøre de ansatte om å ta praksis på alvor, med tanke på oppfølging, veiledning etc. Markedsføring: Fått inn masse fine bilder etter studiestart. Komiteen har vært aktiv under studiestartsuken. Internasjonal: Komiteen har vært kjempeflink, masse aktivitet under studiestart. Har fungert godt uten internasjonalt ansvarlig sin tilstedeværelse. Komiteen holder på å planlegge resten av semesteret. Komiteen jobber godt sammen med internasjonalt kontor. Mangler en internasjonalt ansvarlig i Kongsberg, håper at dette går i orden under suppleringsvalg. Ved høyskolen i Lillehammer kan man få 5 studiepoeng for fadderordning. Dette gjelder faddere for internasjonale studenter hvor man er fadder gjennom hele semesteret ser videre på om dette kan være noe for HBV. 2
Faglig: Tatt tak i spørsmålet som kom opp under forrige AU-møte vedrørende paragraf 8.3 (Tap av studierett og studieprogresjon) og paragraf 8.4 (Søknad om nytt opptak etter tap av studierett) i forskrift om opptak, studierett og eksamen ved HBV. - Paragrafen skal endres, studiekonsulenten har fått lov til å være greie ved eksamensforsøk etter det tredje forsøket. Leder: Studiestart rektor og studentleder har vært rundt på alle fire campus og holdt taler. Veldig god stemning på alle fire campus. HBV jobber for at åpningen er lik på alle fire steder. Ledermøte: HBV har fått brev fra KD angående samarbeid med eksterne studier i utlandet. KD ber om at alle avvikler alle studier med kommersielle, ikke akkrediterte studieinstitusjoner i utlandet. Styreleder påpekte at dette ikke er en diskusjonssak, men en oppfordring fra KD. - Intranett min.hbv.no o Skal sette ned en redaksjon, bestående av kommunikasjonsavdelingen, studieavdelingen, studentrepresentant fra Studentparlamentet, campus, SiV og SiBu og fakultetene. Sak 21/2014 Ukentlig mail til studentleder Ukentlig mail til Studentleder har vært oppe på AU-møter før. - Alle sender en oppdatering hver mandag til alle i AU i tillegg til organisasjonskonsulentene. Sak 22/2014 Medarbeidersamtaler Det skal gjennomføres medarbeidersamtale mellom hver enkelt representant i AU, organisasjonskonsulenten og studentleder i begynnelsen av semesteret og en ved slutten av semesteret. Sak 23/2014 Fusjon SiBu og SiV SiBU og SiV vet at de må fusjonere etter oppfordring fra KD. Begge organisasjonene forholder seg til dette. Første møtet ble holdt 23. juni, 2014. Sekretærer er Hans Erik Stormoen og Erik Skjærstad. Fra SiBu sitter Berit Refseth, Tea Majstorovic og Anders Berget. Fra HBV, Nils Dugstad, Merete Faanes. Fra SiV: Robert Strøm, Johnny Thorsen og Tonje Berg. Ida Huitfeldt er leder for møtene. Det andre møtet ble holdt 25. august, 2014. Opplevdes som et vanskelig møte, ble ikke enige om referat fra forrige møte. 3
Leder av arbeidsgruppen og Nils Dugstad er innkalt til møte med KD 5. sept. Etter det møtet vet vi mer om hva som skjer videre. AU stiller seg bak å sende ut resolusjonene som ble sendt ut i sakspapirene til Parlamentsforsamlingen. Sak 24/2014 Høgskolen i Telemark AU foreslå å fremme følgende forslag for parlamentsforsamlingen: 1. SBV mener at på nåværende tidspunkt er det lurt at HBV innleder samtaler med HiT angående en eventuell fusjon. SBV mener videre at dette kun skal dreie seg om samtaler, da det ennå ikke foreligger klare signaler fra KD angående en fusjon mellom HBV og HiT. SBV mener med dette at HBV ikke skal starte en fusjonsprosess på eget initiativ på nåværende tidspunkt. 2. SBV mener at HBV ikke skal innlede samtaler med HiT på det grunnlag at det ikke foreligger helt klare signal fra KD angående en fusjon mellom HBV og HIT. HBV må selv finne fotfestet før de innleder nye fusjonssamtaler med en annen institusjon. 3. Parlamentsforsamlingen mener det er lurt at Arbeidsutvalget tar kontakt med Studentorganisasjonene i Telemark (SOT), for å informere om hvor SBV står når det gjelder fusjonssamtaler mellom våre to respektive institusjoner. To samsnakkede studentorganisasjoner taler med en sterkere stemme enn to som står alene. Vedtakene som står over sendes til Parlamentsforsamling med de endinger som kommer frem i møtet. Enstemmig vedtatt. Sak 25/2014 Kvalitetssystemet HBV AU ønsker å vente med og applaudere det nye kvalitetssystemet før det er godkjent av NOKUT. Det vil bli gitt opplæring i kvalitetssystemet på parlamentsforsamlingen 3. september. I tillegg til verktøykassen HBV oppretter i forbindelse med det nye kvalitetssystemet ønsker Arbeidsutvalget å legge til rette for underveisevaluering: - Logg-ark som signeres av tillitsvalgt og emneansvarlig. - Emnerapporten skal sendes til tillitsvalgt før den sendes videre til fakultetet. Sak 26/2014 Årsmøte SBV Vedtektene omhandlende årsmøtet. Dette må opp til diskusjon i parlamentsforsamlingen. Informere om at vedtektene er motstridende, og parlamentsforsamlingen er nødt til å ta en avgjørelse om hvordan de vil tolke vedtektene, og samtidig spesifisere konsekvensene som følger de avgjørelse parlamentsforsamlingen tar. AU har ansvar for å legge fram saken på en objektiv og tydelig måte. Organisasjonskonsulentene svarer på spørsmål i forbindelse med vedtektene. 4
Parlamentsforsamlingen fremmer forslag til vedtak under møtet. Enstemmig vedtatt Utsetter forslag til vedtak til AU-møte etter førstkommende parlamentsforsamling. Sak 27/2014 Uniformsvettregler AU ønsker å lage en liten tekst, noen regler eller bud for bruk av studentparlamentets uniform. Det blir fremmet forslag om at markedsføringskomiteen får ansvar for dette, som vil bli tatt opp på parlamentsforsamling 3. september. Sak 28/2014 Andre saker til Parlamentsforsamling Dette er saker som ble tatt opp under eventuelt. Sak 29/2014 Møtekultur AU klargjør hva som er ok og ikke på AU-møter. Forslag til møtekulturregler - Ikke lov til å bruke PC under AU-møte om det ikke er absolutt nødvendig. - Alle møter med en kopi av saksdokumentene, papir og penn. - Ta pauser oftere for å holde konsentrasjonene og saklighet opprettholdt under møtet. - Respekt for talerlisten. - Det skal ikke brukes noen form for hersketeknikker. AU s rolle under parlamentsforsamling: - Saksbehandler presenterer saken, det vil bli gitt mulighet for å stille spørsmål til saken og saksbehandler og deretter føres det en diskusjon mellom representantene i parlamentsforsamlingen, AU deltar ikke i denne diskusjonen. - Au ønsker at parlamentsforsamlingen tar kontakt på forhånd om det er inngående spørsmål til sak eller til sakspapirene, slik at AU kan besvare eventuelle uklarheter før selve parlamentsmøtet. - Ingen spørsmål er for dumme. AU vedtar retningslinjer for møtekultur. Enstemmig vedtatt. Det lages en møtekultur for AU og en for parlamentsforsamlingen. Parlamentsforsamlingen er med på å utforme regler for egen møtekultur. AU sine retningslinjer for møtekultur kan eventuelt ligge som et grunnlag for parlamentsforsamlingens retningslinjer. 5
Sak 30/2014 Studentombud Studentombud skal være en sikring for studenten. Ikke alle vet at Studentparlamentet har taushetsplikt og at de derfor ikke tar kontakt med oss. Studentparlamentet er også medstudenter og det kan være lettere å ta opp dette med et studentombud. Vedvare anonymitet hos studentene som ønsker å melde inn saker. AU sender forslag til vedtak til parlamentsforsamling om at HBV ansetter et eget studentombud i en 100 prosent stilling. Sak 31/2014 Studiestart 2015 Ser et behov for fadderansvarlig på vært enkelt campus. Vil finne en paraplyløsning hvor alle fire campus er inkludert. Må være mulighet for en tilpasning for de ulike campuser. De nye studentene får per nå en veldig ulik studiestart - som sammenlignes. Det må være tilpasninger ute lokalt men at Studentparlamentet eventuelt har ansvar for f.eks. alle fadderne på de ulike campusene/fadder t-skjorter osv. AU bør starte en diskusjon med HBV for å høre hva som er forventete av Studentparlamentet med tanke på studiestart. Sak 32/2014 Møteplan Første onsdagen i måneden er det studentrådsstyremøte og AU-møte. Den andre onsdagen er det komité-møte. Tredje onsdagen er det studentrådsmøte og AU-møte. Fjerde onsdag er åpen og/eller parlamentsforsamling. Vedtatt ved redaksjonelle endringer. Møteplanen vedtas slik den foreligger. Sak 33/2014 Suppleringsvalg Det er behov for suppleringsvalg ved enkelte campus. 6
AU foreslår at Markedsføringskomiteen får ansvar for suppleringsvalget høsten 2014. Eventuelt Internasjonalt ansvarlig i AU: Internasjonalt ansvarlig blir innkalt til valg på parlamentsforsamlingen 03.september : - Informasjon om kandidatene blir ettersendt ettersom søknadsfristen ikke har gått ut enda. HBV-lekene: To ganger i året hvor vi arrangerer noe for alle fire campus samlet. Få det til å føles som en skole. Snakke med samfunnet om at de eventuelt overtar på kvelden. - Kan man koble det opp mot fokusukene? - Luft ideen i velferdskomiteen - kom tilbake til AU med innspillene for å forankre det i et vedtak. Vara for de ulike AU-representantene: Velge en fast vara som ikke er fagspesifikke. Studentleder er de andre vervenes vara. Om ikke leder kan, stiller nestleder. Utsetter valget av vara frem til neste møte. Tillitvalgtseminar: Hvem, hva, hvor, når, hvordan? To ulike forslag: - Et likt tillitsvalgtseminar som foregår på vært enkelt campus parallelle seminar, hvor leder/nestleder og organisasjonskonsulentene har det overordnede ansvaret for gjennomføringen og opplæring. - Et felles seminar over en dag, gir mulighet for de enkelte til å bli kjent på tvers av campus, en samlet skole. Blir foreslått att AU setter en dato for tillitsvalgtseminaret/-ene i pausen på parlamentsforsamlingen 3. september. 7