Overordnet risikorapport for SØ Mars 2015 Side 1 av 18
OVERORDNET RISIKORAPPORT Dato: 9.3.2015 RAPPORT MARS 2015 SAMLET VURDERING Samlet vurdering er at total risiko holder samme nivå som sist måned. Det er vesentlig å skille mellom risiko knyttet til drift og samlet plan. Mens sannsynlighet benytter samme skala for begge områder er det to ulike konsekvensskalaer. Hver risikovurdering er delt i fire konsekvensområder. Innenfor drift er det størst risiko for økt ressursbruk og økonomi, mens pasient/kvalitet og HMS har lavere risiko. Med andre ord er risikoen for liv og helse langt lavere enn det er for økte kostnader. For samlet plan, som fokuserer på prosjekter knyttet til ibruktakelse av Kalnes, er det konsekvensområdene fremdrift, økonomi, kvalitet og gevinst som vurderes. Den eneste av disse som har et element av liv og helse er konsekvensen kvalitet. Uansett vil ikke en høy risiko for kvalitet si at det er risiko for liv og helse, men at forventede prosjektleveranser ikke leveres. Sykehuset driftes i dag uten de forbedringene og nytt standardisert utstyr som prosjektene skal levere. Det har ikke økt risiko for liv og helse at forbedringene og utstyret ikke leveres. Konsekvensen blir at man må fortsette med manuelle rutiner, dårligere funksjonalitet og løsninger enn det sykehuset på Kalnes er designet for. Konsekvensen kan da for eksempel være at man må ha høyere bemanning enn beregnet. Likevel vil man ved mange prosjekter som leverer dårligere på kvalitet kunne oppleve at negativ synergi gir et kritisk punkt hvor det ikke lenger er mulig å unngå økt risiko for liv og helse. Overordnet er risikobildet fortsatt knyttet til fire områder: 1) Det er vesentlig at forvaltningsapparatet for IKT er klart til overtakelse. 2) Mulighet for å gjennomføre opplæring før innflytting knyttet til forsinkelser i IKT-leveranser, samt at mye skal skje på kort tid spesielt før KIB2. 3) Gevinstrealisering økonomi - Utfordringene i fremdrift griper direkte inn i gevinstrealisering hva gjelder økonomi. Replanlegging av IKT-prosjekter, som forskyver funksjonalitet, leveranser og øker restansen før KIB 1 og 2, gir grønne rapporter på fremdrift men reduserer SØs evne til å håndtere innflytting på Kalnes samt gevinstrealisering innenfor økonomi og pasientsikkerhet. Det er økende risiko knyttet til økonomien som følge av en voksende restanseliste. 4) Gevinstrealisering pasientsikkerhet - Å forskyve funksjonalitet og leveranser til etter innflytting på Kalnes reduserer pasientsikkerheten flere prosjekter skal levere på gjennom synergien beskrevet i avsnittet over. Det overordnede risikobilde møter det som rapporteres fra avdelinger og prosjekter. Nødvendige tiltak er iverksatt for alle kjente risikoer meldt fra linje og prosjekt med høy sannsynlighet eller konsekvens knyttet til drift eller samlet plan. Tiltakene følges tett opp, og det rapporteres om forbedringer. I rapporten over hver enkelt risiko er nye tiltak beskrevet der dette er vurdert nødvendig, samtidig som utførte tiltak er tatt ut. ENDRINGER SISTE PERIODE NYE RISIKOER - Ingen TATT UT - S8 Klinisk kjemi. Vellykket produksjonssetting. ENDRINGER - D2 Sannsynligheten for korridorpasienter er redusert - S6 Risikoen for konsekvensområdet kvalitet og gevinst er økt for Elektroniske tavler, meldingsvarsler og selvinnsjekk (Imatis) - S11 Risikoen for ikke å oppnå forventet gevinst er økt for IHR-Lab grensesnittet om dette ikke blir ferdig til KIB1 eller KIB2. Risikoen var allerede 5 for konsekvensområde fremdrift, så endringen synes ikke i risikomatrisen. Side 2 av 18
RISIKOMATRISE Risiko-ID: Sx = Samlet plan SØ 2015 (inkl. program SØ IKT 2015) Dx = Drift Stiplet sirkel viser risikoplassering ved forrige rapportering og pilen endring av risikoen fra en konsekvens eller sannsynlighet til en annen. Heltrukken linje viser faktisk risiko. Risikomatrisen over presenterer risikoene samlet, som et produkt av sannsynlighet og høyeste konsekvens. Sannsynlighets- og konsekvensskalaer er presentert til slutt i rapporten. Risiko-ID og nærmere beskrivelse av risikoene gjenfinnes i tabellene under. Det er to ulike konsekvensmatriser beskrevet bakerst i rapporten; en for drift og en for samlet plan. Det er fire ulike konsekvensområder for henholdsvis drift og samlet plan, og hver enkelt konsekvensvurdering står for seg selv, og kan ikke sees på tvers av konsekvensområdene. Om høyeste konsekvens er 5 innenfor ett konsekvensområde, kan det være 2 for ett annet. Det fremgår ikke av risikomatrisen over, som kun viser høyeste konsekvenstall, men av risikotabellen. Side 3 av 18
RISIKOTABELL DRIFT DATO: 9.3.2015 RAPPORT MARS 2015 Risiko-ID RISIKO PASIENT / HMS RESSURS DRIFT D1 Vedvarende kapasitetsutfordringer i tilbudet til kreftpasienter. Manglende oppfølging og tilbud til kreftpasienter Redusert kvalitet på pasientbehandlingen Store kostnader knyttet til innleie av leger og sykepleiere grunnet ubesatte stillinger 3 3 2 4 4 Tiltak: Utarbeider et overordnet strategidokument, som ferdigstilles innen primo mars Omstrukturerer pasientflyten i SØs tilbud til kreftpasienter o Overtatt kjemoterapibehandling fra øre-nese-halsavdelingen o Arbeider med samkjøring av kreftpoliklinikken og sengepost Pakkeforløp o Arbeider med implementering av pakkeforløp for lunge-, bryst-, prostata- og tykk- og endetarmskreft (innført 01.01.15) o Planlegger innføring av 10 nye pakkeforløp, med oppstart 01.05.15 o Avholdt fire info-møter med fastlegene o Innlegg på Vårmøtet (konferanse for fastleger, kommuneleger og avtalespesialister i Østfold og leger ved SØ) i mars o Kreftkoordinator er ansatt og forløpskoordinatorer er på plass Rekruttering o I prosess for å ansette to nye onkologer. Arbeider videre med rekruttering Rekrutteringsplaner utarbeides i samarbeid med HR og kommunikasjonsavdelingen. Ytterligere sikre et godt fungerende arbeidsmiljø for alle yrkesgrupper, for å beholde medarbeidere. Tiltakene begynner å ha effekt, noe som førte til redusert sannsynlighet i forrige rapportering. Det forventes en ytterligere reduksjon i risiko videre utover i 2015. Bedre pasientflyt vil øke kvaliteten på pasientbehandlingen, redusere liggetiden og øke DRG-indeksen. Flere kreftpasienter behandles ved kreftavdelingen, noe som vil frigjøre ressurser ellers i sykehuset. Side 4 av 18
RISIKO PASIENT / HMS RESSURS D2 Fare for korridorpasienter, økt antall utepasienter* og opphopning av pasienter i akuttmottaket. Trend: Redusert behandlingskvalitet med fare for uønskede hendelser Vanskelig å ivareta pasientenes rett til personvern og taushetsplikten Fare for infeksjoner Økt belastning på medarbeidere Utepasienter får lengre liggetid grunnet sene visitter 4 3 2 3 3 Kortsiktige tiltak ved aktivitetstopp: Avholde hyppigere samarbeidsmøter internt for å sikre god utnyttelse av senger og hensiktsmessig fordeling av pasienter o Omfordele tilgjengelige senger i helg for å øke kapasiteten i indremedisin o Vurdere reduksjon innen elektiv virksomhet for å øke kapasiteten innen akutt virksomhet (operasjon og poliklinikk) ved å frigjøre personell- og sengeressurser o Oppdatere flyttelister på alle seksjoner Endre/tilpasse bemanningen i forhold til pasientpågang Denne utfordringen må løses gjennom mer overgripende strukturelle, organisatoriske og ressurs- og prosessmessige tiltak. Langsiktige tiltak: Arbeides videre med konkretisering av sengefordeling i samsvar med fagområdenes behov og forbruk, samt videre plan for bufferkapasitet. Behandles i arbeidsutvalgsmøte SØ 03.03.15. Innføre rutiner som sikrer at «moderavdeling» har kapasitet for mottak av nye pasienter innen egen enhet gjennom døgnet (utsatt til medio 2015) Tilpassing av arbeidsplaner etter aktivitet gjennom døgnet er påbegynt, og gjennomført for noen fagområder. Dette for å sikre bedre kontinuitet og rett kompetanse både innen lege- og pleiegruppen. Bruk av tavlemøter, samt nye og endrede arbeidsprosesser Arbeide for bedre utnyttelse av kommunale akutte døgnplasser (KAD), i samarbeid med kommunene (følges opp i fagutvalg KAD) o «Diagnostisk sløyfe» er iverksatt gir mulighet for tilbakeføring til KAD fra akuttmottak. Gjelder foreløpig kun indremedisin. Uttalt målsetting at dette også skal gjelde andre fagområder, i løpet av høsten 2015. *Pasienter som er registrert med en lokasjon utenfor eget definert fagområde. Mer effektiv pasientflyt og trygg pasientbehandling. Redusert risiko for opphopning av pasienter i akuttmottak. Rett pasient på rett fagområde som medfører bedre kvalitet og raskere avklaringer og visitter. Redusert antall korridorpasienter. Vinteren er en periode hvor det tradisjonelt er stor pasientpågang og det forventes derfor ikke å se noen effekt før våren 2015. Side 5 av 18
RISIKO PASIENT / HMS RESSURS D5 Økonomi knyttet til følgende punkter Inndekning fra HSØ av pukkelkostnadene Uavklart kostnadsbilde for drift og vedlikehold av systemer og bygg Inndekning av kostnader for utsatt funksjonalitet (både merkostnad i drift og investering for å nå planlagt funksjonalitet) Mindre rom for investering 4 5 Tiltak: Dialog med Sykehuspartner (SP) om fremtidig tjenestepris Etablere plan for realisering av restanselisten Budsjettarbeid for «fase 3» IKT er igangsatt første utkast 13.03. Forsterke arbeidet med gevinstrealiseringen, koblet til strategi for SØ og økonomisk langtidsplan. Effekt av tidligere tiltak om dialog med HSØ har resultert i godkjent budsjettert underskudd på 100 mill. kroner i 2015 D6 Medarbeidere og ledere opplever stort arbeidspress knyttet til endring og omstilling i drift og prosjektarbeid før, under og etter klinisk ibruktakelse. Ansatte blir syke Ansatte slutter Nødvendig arbeid blir forsinket Økte kostnader 4 1 2 3 3 Tiltak: Dialog med/oppfølging av medarbeidere, blant annet gjennom medarbeidersamtale Sikre tilstrekkelig bemanning i flytteperiodene (tiltak pensjonister, vikarer, redusert planlagt drift) Stabsfunksjonene er proaktive i å fange opp signaler og koordinerer innsatsen Ledere må sammen med avdelingskoordinator følge opp og intensivere informasjonsdeling knyttet til alle medarbeidere i linjen. Pågår kundemøter med HMS-sjef og bedriftshelsetjeneste (BHT) i alle ledergrupper, for å sikre fokus på arbeidsmiljø. Ekstra fokus på AML-brudd Side 6 av 18
RISIKOTABELL SAMLET PLAN DATO: 9.3.2015 RAPPORT MARS 2015 Risiko-ID RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST SAMLET PLAN S1 Det er ikke satt av god nok tid til gjennomføring av planlagt prøvedrift for utstyrstunge enheter (eks operasjon, sterilsentral og senter for lab) før klinisk drift starer i KIB 2. Pasientsikkerhets og medarbeider perspektiv ivaretas ikke på en god måte. Får for kort tid til opplæring, trimming og justering av arbeidsmetoder og rutiner Bruker lenger tid til normalaktivitet etter innflytting. Aktiviteter må forskyves og endres, og får konsekvens for driftsoppstart. Får ikke flyttet inn til planlagt dato. 2 4 4 2 Tiltak: 1. Utvide prøvedriftsperiode utover de 4 ukene for tekniske og utstyrstunge områder med planlegging av opplæring og introdager i den utvidede perioden. 2. Etablere klinisk prøvedrift for kirurgiske operasjonsområder. Prosjekt er etablert for å sikre koordinering. Endelig beslutning om tidlig klinisk prøvedrift vil bli avklart i mai. 3. Avklare med PNØ om å la senter for lab få fremskynde sine aktiviteter (som gjelder oppfylling av lager og intro-dager) før eierskifte, slik at senteret er klar for driftssetting i god tid til KIB2. Frist mars 2015. Redusert volum av personell som skal ha opplæring i de 4 ukene. Sikre kompetanse og bruk av teknisk utstyr/prosesser i kirurgi/operasjon. Stor og utstyrstung avdeling er tatt i bruk før KIB 2. Sikre koordinering av alle aktiviteter i ibruktakelsesfasen. Side 7 av 18
RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST S2 Får ikke gjennomført planlagt opplæring. Samtidighetskonflikter med andre ibruktakelsesaktiviteter Aktiviteter må forskyves og endres, og får konsekvens for drift. Flere av prosjektene er forsinket og medfører at medarbeidere ikke får god nok og riktig opplæring. 2 4 4 4 Tiltak: Plan for gjennomføring av opplæring er besluttet. Tett samarbeid med IKT-prosjektene for å tilpasse fremdriftsplan. Rapporteringsplan for dokumentert opplæring. Planlegging av ibruktakelsesaktiviteter i nært samarbeid med opplæringsprosjektet. Forutsigbar opplæring. Kunnskap om ny arbeidsplass og tilgang til bygg følger plan. S3 Manglende oppfølging av planlagte arbeidsprosesser og videreutvikling av systemer etter innflytting. Nytt konsept for arbeidsrutiner følges ikke og man går tilbake til gamle rutiner. Drift støttes ikke i nødvendig vedlikehold og videreutvikling av arbeidsprosesser og systemer. Oppnår ikke planlagt gevinstrealisering. 3 2 3 3 4 Tiltak: Utarbeide plan for oppfølging og videreutvikling etter innflytting. OU-SØ 2015 omorganiseres for oppfølging og videreutvikling i 2016 (fase1) Avdelingskoordinatorer opprettholdes en viss tid etter innflytting. Tas med i strategiarbeidet 2016-2020 Koordinering mellom OU og IKT fase 3 Frist juni 2015 Trygg overgang og nytt konsept ivaretas. Side 8 av 18
RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST S4 Uavklart ansvarsforhold, dimensjonering og oppgavefordeling for forvaltnings- og driftsorganisasjon ved overføring av IKT-prosjekt til drift i SP og SØ. For lav bemanning og kompetanse til å støtte klinisk ibruktakelsesfase KIB1 & 2 Usikkerhet rundt manglende oppfølging samt kapasitet til å lukke restanser i 2015. Forvaltning og drift av systemer og prosesserblir ikke tilstrekkelig ivaretatt etter innflytting. Uklarhet knyttet til eierskap til videreutvikling 4 2 3 3 4 Det arbeides med å avklare situasjon, tiltak og effekt av tiltak. Tiltak: Avklare ansvar og oppgavedeling for drift og forvaltning, som er igangsatt internt i SØ og koordinert med SP. Det tas et nytt initiativ fra PNØ og SØ til ledelse SP med kobling til RKL (Regionale kliniske løsninger). Utarbeide plan for kompetanseoverføring, evt. ansette nødvendig kompetanse. I samspill med SP der de er involvert. Utfordre regionalt nivå til å ta et klart eierskap for overføring av regionale løsninger fra prosjekt til forvaltning/drift, se kulepunkt 1. Tett involvering av HSØ i forhold til etablering av interimløsning for support og forvaltning frem mot 2016, i påvente av vedtatt forvaltningsmodell innen HSØ. Viktig å få en avstemt prosess mellom PNØ, SP og SØ. Sikrer nødvendig kompetanse i nye kliniske systemer og arbeidsprosesser Komme i tettere dialog og gjennom det etablere en omforent forståelse av situasjonen. Side 9 av 18
RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST S5 Integrasjoner med DIPS (elektronisk pasientjournal) Integrasjoner blir ikke etablert i henhold til plan med akseptabel kvalitet. Redusert effektivitet. Tungvinte løsninger for brukerne, med f.eks. dobbeltregistrering. Utfordrer pasientsikkerhet 4 4 3 3 3 Tiltak: Sikre god samarbeidsmodell mellom PNØ/SP og SØ, og sikre prioritet innen HSØ og ressurstilfang fra leverandør. Bevisstgjøre drifts- og forvaltningsapparatet rundt behov for ekstra ressursbehov over lengre tid (stabiliseringsfase). Tatt inn flere ressurser fra DIPS ASA for å sikre kvalitet på integrasjonene og testcase. Totaliteten i DIPS-leveransen er en kritisk komponent. Flere av de nye og eksisterende systemene skal ha integrasjoner med DIPS. Tiltak og effekt må overvåkes. Samarbeid mellom SØ, SP og PNØ fungerer bra med felles styringsgruppe og tett samarbeid mellom prosjektleder SØ og prosjektleder PNØ. PNØ/SP holder kontakt med leverandør - fungerer bra. Det gjøres kontinuerlig og god jobb for å sette på korrigerende tiltak, men sannsynligheten er uendret fordi dato for ferdigstillelse er fast og det dukker opp nye utfordringer. Eks. ny oppgradering av medikasjonsmodul. Side 10 av 18
RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST S6 Elektroniske tavler, meldingsvarsler og selvinnsjekk (Imatis) Manglende ferdigstillelse av meldingsvarsler konfigurasjoner og meldingsvarsler APP Manglende ressurser og leveransekapasitet i prosjektet, både på leveranse- og mottakssiden Systemet har restanser på både leveranser og feilsituasjoner i drift. Det er risiko knyttet til løsning av disse Brukerne opplever manglende kvalitet på grunn av fortsatt manglende grensesnitt, funksjonalitet og ustabilitet i driften Meldingsvarslerløsningen gjennomgår nå ST/ SIT på Kalnes. Påvirkes av at det pågår mange andre tester, samt forsinkelse på andre entrepriser, men basis funksjonalitet blir nå verifisert fortløpende. Katalog-integrasjon med Trio blir neppe ferdig til KIB1 pga. forsinket/ manglende leveranser av Trio endringene Manglende leveransekapasitet over lengre tid, samt forsinkelser på leveranser, gjør at prosjekt har mindre kapasitet til å jobbe med løsningen i eksisterende sykehus fremover Oppleves av brukerne som manglende kvalitet. 3 3 3 4 4 Tiltak: Forbedringsaktiviteter gjennomført på løsningen i eksisterende sykehus. Ekstra bistand fra leverandør rundt forvaltning tilrettelegges Prosjektet er styrket med en teknisk ressurs i løpet av oktober/november. Ytterligere styrking av leveransekapasitet og kapasitet (ressurser) hos PNØ og SØ på mottakssiden må finne sted snarest. En ny prosjektressurs på SØ mottaksprosjektet siden sist. SP Forvaltning trekkes nå også tettere inn til prosjektet og blir en del av leveranseprosjektet i 2015. Forventes å ha positiv effekt på leveransekapasiteten etter noe tid. Tiltakene begynner å ha effekt, men det er fortsatt et stykke igjen til det er balanse mellom behov og kapasitet. Side 11 av 18
RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST S7 Elektronisk kurve & Delta/legemiddel Forsinkelser i utrulling pga meget stram tidsplan og mye parallellitet for klinisk personell og for prosjektdeltakere -> Har intruffet, replanlegging er utført som tiltak, men fortsatt fare for at det kan inntreffe igjen Forsinkelser i utrulling pga responstids- /ytelsesutfordringer i løsning Forsinkelser pga feil/mangler i løsning Forsinkelser i etablering av regional forvaltning Forsinkelser i etablering av tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i SP Forsinkelser på plattform for å understøtte utrulling. Vil hindre full utbredelse før KIB2 Vil medføre at deler av klinisk personell må starte på Kalnes med papirkurve Forsinker etableringen av gjennomgående kurve Forsinker realiseringen av digital kontroll i legemiddelsløyfen Opplæring vil kunne bli forsinket (se S2) Evt. behov for kostbar oppgradering av driftsplattform (stort maskinvarebehov) for kompensasjon for ytelsesproblemene som gir høye driftsutgifter 4 4 3 4 4 Tiltak: Tett oppfølging av PNØ/regionalt prosjekts arbeid med ferdigstilling av konfigurasjon av organisasjon for utrulling. Tett oppfølging av SPs arbeid med tilganger for utrulling. Avklaring av polikliniske forløp og alternative løsninger i samarbeid med regionalt prosjekt. SØ har bidratt til å finne optimale løsninger innenfor de begrensningene som ligger i integrasjonene med DIPS. Svakheter i design og arkitektur må følges opp videre. Sikre tilfredsstillende utrullingsarbeid med løpende evaluering og tilpasning av erfaringer og tilhørende behov for tilpasninger i visninger og konfigurasjon. Overvåke responstidsutfordringer ved utrulling, og samarbeid med SP om evt tiltak. Videre arbeid med planlegging av etablering lokal forvaltningsorganisasjon i Klinisk IKT samarbeid med linjen. Videre arbeid mot SP med tanke på bygging av kapasitet og kompetanse og støtte for SØ iht SLA. Videre arbeid mot regionalt nivå for å sikre en regional forvaltning som ivaretar HSØs, SØs og øvrige foretaks behov for videre forvaltning og utvikling av elektronisk kurve. Oppstart utrulling iht plan. Side 12 av 18
RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST S8-K S8-M S8-P Felles Labdatasystem Generell risiko Utilstrekkelig kapasitet og kompetanse hos SP Klinisk kjemi oppstart 27.2.2015 Gikk i produksjon lørdag 28.02.2015 klokken 23:00. Det ble gjennomført en vellykket migrering av historiske data fra Netlab til LVMS. Mikrobiologi 17.4.2015 Etter plan på å konfigurere opp DIPS Fremdrift på test. Patologi 10.04.2015 Løsningen dekker ikke fagområdets behov Felles konsekvenser: Utsatt produksjonsstart Superbrukere må bruke mye krefter på å kompensere for SP Utfordrende ibruktakelsesfase med forsinkelse og lavere funksjonalitet. Redusert omfang på løsningen vil kreve - Kompenserende tiltak fra SØ for å få på plass en løsning - Ekstra ressurser for bruk av løsningen i arbeidsprosessene Mister kundegrunnlag (primærhelsetjenesten) Manuell kompensasjon til prøvehåndtering 5 4 5 3 4 4 4 4 4 4 Tiltak og faktisk gjennomføring som det fortsatt jobbes med: Generelt Frikjøpe superbrukere slik at de ikke beregnes inn i daglig rutine Klinisk Kjemi Tiltak: Det ble gjennomført en vellykket migrering av historiske data fra Netlab til LVMS. Labsenteret har bemannet opp med ekstra ressurser på vakt og i tillegg har superbrukere på alle tre fagområder vært ute og støttet brukere. Medarbeidere fra utestasjoner (Moss, Sarpsborg, Halden og Askim) var på vakt i Fredrikstad i helgen. Dette har vist seg å være et bra tiltak slik at noen brukere på hver utestasjon hadde litt erfaring fra produksjon med LVMS før åpning av lokale poliklinikker mandag morgen. Tilbakemeldingene superbrukere har gitt fra utestasjonene har vært positiv. Risikoen er på bakgrunn av dette tatt ut av risikobildet. Mikrobiologi Tiltak: Frigjøre DIPS ressurser til å jobbe 100 % med mikrobiologi Patologi Tiltak: Involvere medisinskfaglig ansvarlig i test Kommentar: Videreutvikling av løsningen etter KIB2 Side 13 av 18
RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST S10 Integrerte systemtester (IST) for eksisterende sykehus nedprioriteres. Usikkerhet om det er tilgang på relevante ressurser i SØ ved gjennomføring av IST. Forsinkelser i systemleveranser som skal inn i IST. Usikkert om løsningene er robuste og har tilfredsstillende flyt / verdikjede / integrasjoner Årsaken var manglende ressurser før produksjonssetting, som et resultat av forsinkelse i leveransen og uendret produksjonssettingstidspunkt. Dette er et avvik fra teststrategien, som er godkjent i Lab Styringsgruppe. 4 3 2 4 2 Tiltak: Ressurser fra andre HF Redusert omfang og sterkere fokus på integrerte systemtester (IST) fokus i prosjektleveransedimensjon Noe av tiltaket med økning i tverrgående tester har blitt gjennomført, slik at risikoen ved avlyst IST dermed antas å ha blitt redusert noe. Kompensert ressursbehov Side 14 av 18
RISIKOOMRÅDE / RISIKO FREMDRIFT GEVINST S11 IHR-Lab grensesnittet blir ikke ferdig til KIB1 og KIB2. IHR-Lab prosjektet bortprioriterer IHRgrensesnittet pga for mange utfordringer knyttet til miljø, manglende bistand og fremdrift i det regionale prosjektet eller som følge av andre prioriteringer i LAB-prosjektet. Forsinkede leveranser fra Evry/HSØ ift IHR-løsningen, lav feilrettingstakt (releaser pr 6 uke) vs høyt antall gjenstående feil inkludert store ytelsesproblemer. IHR-integrasjonene med fastlegenes EPJ-systemer er ikke klare (med unntak av Infodoc Plenario p.t.) og ytterligere forsinket. Ferdigstillelse av IHR-LAB blir ikke prioritert før etter KIB2. SØ kan ikke starte opp IHR-LABløsningen og utrullingen til legekontor i Østfold før etter KIB2. Uklart når oppstart utrulling vil kunne finne sted. Rekvisisjonene fra fastlegene kommer ikke elektronisk og planlagt tids- og ressursbesparelse innfris ikke. Kostnader knyttet til innkjøp av skannere for å kunne skanne papirrekvisisjoner. <15 % av fastlegene i Østfold har Infodoc Plenario, og >60% har Winmed2 som er et utgående system. Det er derfor p.t. svært uklart når hovedvekten av fastlegene i Østfold kan få en elektronisk løsning (IHR) inn mot SØ. NB! Se siste avsnitt under tiltak. 5 5 3 3 5 Tiltak: Definere og implementere tilpassede arbeidsprosesser og rutiner for mottak av papirrekvisisjoner på Kalnes (skanning av innkomne rekvisisjoner forut for skanning av prøver). Fordele fortrykte papirrekvisisjoner til legekontorene med etikettskjørt og RID/PID og strekkoder definert i LVMS, som er mulig å skanne og elektronisk tolke. Øke bemanning for skanning av innkomne papirrekvisisjoner (samt manuell innleggelse som avvikshåndtering). Anskaffe nødvendig antall skannere for skanning av innkomne papirrekvisisjoner. Vurdere og implementere midlertidig elektronisk løsning som legekontorene kan knytte seg opp mot/sø ruller ut på legekontorene. Fortsette tett oppfølging og høy servicegrad ute hos legekontorene. NB! Ytterligere konsekvensbeskrivelse: SØ Lab mister kunder/ markedsandel/inntekter som følge av at legene ønsker en elektronisk samhandling. SØ har i dag en markedsandel på >95 % knyttet til labtjenester mot primærhelsetjenesten i Østfold. Det vil trolig være tungt å vinne tapte kunder tilbake. Side 15 av 18
METODE Det er gjort en vurdering av rapporterte risikoer fra risikologger i samlet plan SØ 2015 og program SØ IKT 2015. Det er lagt vekt på de risikoer som har betydning for driften i SØ og arbeidet frem mot KIB 1 og 2. Ambisjonen er å rapportere risikoer som er over toleransenivåer i samlet plan SØ 2015 og program SØ IKT 2015 samt de risikoer som truer målbildet for å kunne åpne sykehuset i KIB1 og 2 med riktig pasientsikkerhet. Det arbeides parallelt med kompletterende overgripende vurderinger av risikobildet og dermed også vurdering av risiko på tvers av områder. Det søkes å identifisere risikoer som det ikke er rapportert på og som er av stor betydning for SØ. Det er et viktig funn fra arbeidet at sykehusets risikologger i stort dekker alle de risikoer som blir identifisert ved en overgripende vurdering av sykehusets risikobilde. Tiltak som er under arbeid eller som skal iverksettes beskrives. Etter hvert som de er gjennomført tas de ut av tiltakslisten. Effekten av tiltakene fremgår under samme rubrikk. Rapporten er utarbeidet i samarbeid mellom ressurspersoner i SØ og Fornebu Consulting. Fornebu Consulting skal sikre en objektivitet i vurderingene.
FORKLARINGER DRIFT FORKLARING Med pasient menes effekt og påvirkning på pasient og pasientsikkerhet. Med kvalitet menes effekt og påvirkning på tjenesten og evne til å tilby kunden tjenesten. HMS inkluderer 1) fysisk, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, 2) indre og ytre miljø, 3) fysisk sikkerhet og brannvern, 4) personvern og informasjonssikkerhet og 5) beredskap. Med ressurs menes effekt på ressursbruk av mennesker, kompetanse, utstyr og materiell. Med økonomi menes effekter på budsjett, regnskap og finansiering. SAMLET PLAN Fremdrift Økonomi Kvalitet Gevinst Med fremdrift menes effekt på ferdigstillelse sammenlignet med plan for klinisk ibruktakelse. Med økonomi menes effekter på budsjett, regnskap og finansiering. Økonomi måles her overordnet mot konsekvenser for SØ, og ikke mot prosjektbudsjett. Med kvalitet menes levert funksjonalitet i tjeneste eller produkt sammenlignet med spesifikasjon. Dette inkluderer effekter på HMS og pasientsikkerhet sammenlignet med spesifikasjon. Med gevinst menes forventet gevinstuttak sammenlignet med gevinstrealiseringsplan. Gevinstuttaket skjer i drift, mens prosjekter legger til rette for at gevinstuttaket skal kunne skje. Dette inkluderer effekter på HMS og pasientsikkerhet. SSKALA Tallverdi Betydning DRIFT SAMLET PLAN Pasient / Kvalitet HMS Ressurs Økonomi Sannsynlighetsskala Svært stor 5 Mer enn 90 % sannsynlighet Stor 4 Mellom 65 % og 90 % sannsynlighet Inntil to ganger per uke (en hendelse for hver 3-4 dager). Hyppig og regelmessig Ca en gang i måneden/regelmessig Hendelse som nesten helt sikkert vil oppstå Hendelser som forventes å oppstå Moderat 3 Mellom 35 % og 65 % sannsynlighet Liten 2 Mellom 10 % og 35 % sannsynlighet Meget liten 1 Mindre enn 10 % sannsynlighet Omtrent halvårlig/ikke regelmessig, forekommer En gang i året/forekommer av og til, sjeldent Mer sjelden enn hvert år/svært sjelden Hendelser som kan oppstå Hendelser som ikke forventes å oppstå Hendelser som nesten helt sikkert ikke vil oppstå SKALA Side 17 av 18
NB! Det er to konsekvensskalaer; en for drift og en for samlet plan. Det er fire ulike konsekvensområder. Konsekvenstall må sammenlignes mellom tilsvarende konsekvensområde i risikoen og i tabellene. F.eks har en 5-er i konsekvensområde økonomi i risikotabellene ikke noe med Pasient/kvalitet eller HMS å gjøre. Konsekvensskala DRIFT Tallverdi Pasient / Kvalitet (liv, helse) HMS (liv, helse, indre & ytre miljø) Ressurser (kapasitet) Økonomi (materielle verdier) Svært alvorlig 5 Tap av liv / Hoved- og avhengige produksjonslinjer settes permanent ut av drift Tap av liv. Omfattende miljøskader av varig karakter Situasjonen kan kreve mobilisering av eksterne ressurser > 10 millioner NOK Alvorlig 4 Betydelig pasientskade. Fare for tap av liv / Produksjonen settes ut av drift for lengre tid. Andre avhengige produksjonslinjer rammes midlertidig Betydelig fysisk / psykisk personskade og fare for tap av liv. Betydelig miljøskader, fare for miljøskader av varig karakter. Situasjonen kan kreve mobilisering av ressurser fra andre enheter < = 10 millioner NOK Moderat 3 Alvorlig pasientskade. Alvorlig endring i pasientens medisinske tilstand / Driftsstans i flere døgn Alvorlig fysisk / psykisk personskade. Alvorlig miljøskade som kan reverseres. Situasjonen kan kreve ekstraordinær ressursbruk fra egen enhet < = 1 million NOK Lav 2 Mindre alvorlig pasientskade, mindre endringer i pasientens medisinske tilstand /Produksjonen settes midlertidig ut av drift. Kan føre til skader om det ikke finnes alternativer eller reserver Mindre alvorlig fysisk / psykisk personskade. Mindre alvorlig miljøskade som kan reverseres. Situasjonen kan håndteres med begrenset ekstra ressursbruk < = 100.000 NOK Ubetydelig 1 Ubetydelig pasientskade, ubetydelige endringer i pasientens medisinske tilstand / Produksjonen settes midlertidig ut av drift. Kun mindre forsinkelser, ikke behov for reserver Ubetydelig fysisk / psykisk personskade. Ingen kjente miljøskader Situasjonen kan håndteres med bruk av ordinære ressurser < = 10.000 NOK Konsekvensskala SAMLET PLAN Tallverdi Fremdrift Økonomi Kvalitet Gevinst Svært alvorlig 5 Sluttmilepæl ikke nådd > 10 millioner NOK Leveransen blir ikke akseptert Negativ gevinst Alvorlig 4 Forskjøvet kritisk linje. Konsekvens ut over prosjektets rammer. < = 10 millioner NOK Vesentlig dårligere enn avtalt. Konsekvens for drift etter ibruktakelse. Ingen gevinst kan realiseres Moderat 3 Utenfor planlagt slakk. Sluttdato påvirkes. < = 1 million NOK Litt dårligere enn avtalt Forventet gevinst er at < 50 % av gevinstplan kan realiseres Lav 2 Innenfor planlagt slakk. Sluttdato påvirkes ikke. < = 100.000 NOK Lavere enn ambisjoner i prosjekt Lavere gevinst enn beregnet i prosjekt Ubetydelig 1 Ingen endring i planer. < = 10.000 NOK Ingen endring i planer Ingen endring i gevinstplan Side 18 av 18