Agenda Status pilot Overgang utvikling og drift/forvaltning Videre utrullingsplan
Oversikt over bilagslønn Tallene er fra 2011 Kategori Gruppering av timeansatte/ oppdragstagere Nettverk Totalt antall saksbehandlere Bilagsvolum Undervisning Timelærere, sensorer, eksamensvakter, medlemmer av bedømmelseskomiteer Studiekonsulenter, Eksamenskonsulenter Forskningskonsulenter Personalkonsulenter 250 Ca. 10 000 Ikke undervisning Vitenskapelige og administrative prosjektdeltagere Intet homogent nettverk i dag 200 Ca. 10 000
Pilotomfang Undervisningsrelatert bilagslønn Kategori Faglige nettverk Gruppering av timeansatte/ oppdragstagere Organisatorisk rolle Totalt Antall saksbeh andlere P1 P2 P3 P I L O T Undervisning Studie Timelærere m.m., sensorer Studiekonsulent 175 25 PSI ILS Undervisning Studie Eksamensvakter Eksamenskonsulent 175 2 UV Undervisning Forskning Bedømmelsesko mitémedlemmer/ opponenter (PHD) Undervisning Personal Bedømmelseskomitémedlemmer (tilsetting, opprykk) Ikke undervisning Ikke undervisning Forskning Personal Vitenskapelige prosjekter Administrative prosjekter Styre, råd, utvalg PC-stuer, butikk, vaktordninger annet Forskningskonsulent 16 1 Klinmed (ikke på enda) Personalkonsulent 55 2 Helsam Intet homogent nettverk idag Intet homogent nettverk idag Mange ulike typer Mange ulike typer
Status pilot 16.04.15 Totalt Ferdig registrert Lønn april Etterbetalt fra januar 66 kontrakter 9 kontrakter 2 ansatt Pilotomfang totalt: 300 kontrakter
Faglig forvaltning Prosesseier AP (ADS+AF) Nytt: Bilagslønnsforvaltning Endringsråd Fra før: Personalforvaltningen Bilagslønnskoordinator Jon Arne Sneve (RT kø) Månedslønnkoordinator Mari Theodorsen Studiekonsulent Eksamenskonsulent Personalkonsulent Forskningskonsulent Arkivar 5 personalkonsulenter Arkivar Superbrukere Superbrukere Superbrukere Superbrukere Personalkonsulenter Ca. 55 stykk
Kommentarer til pilot Rolle Kontorsjefer Superbrukere, studie Superbruker, eksamen Saksbehandlere Lønnsmedarbeidere Kommentar Veldig fint at vi får eierskap til hele bilagslønnsprosessen fra A til Å og kan få bedre oversikt, kontroll og beslutningsmyndighet Spennende pilot som gir nye muligheter! Dette systemet har jeg lyst til å vise frem på nettverksmøtet for eksamenskonsulenter Nyttig system. Gir god oversikt og oppfølging av mange kontrakter og utbetalinger. Bra kurs. Kjempefint å få tilsendt epost fra systemet når noe går galt med registreringen
Roller og ansvar Ressursplanlegging 1. Avtale ressuser 2. Lage kontrakt 3. Godkjenne utbetaling 4. Kontrollere utbetaling Rolle Studiekonsulent (attestant innen personal og økonomi) Kontrollør/ superbruker BDM (anviser) Arkivar Lønnsmedarbeider Beskrivelse Følge opp arbeidstagers rettigheter og plikter Kontering Kvalitetssikrer valg av Kontrakttype Kontering Besørger informasjon, opplæring og oppfølging av egne brukere Følge opp arbeidstagers rettigheter og plikter Økonomisk oversikt og oppfølging i henhold til budsjett Oversikt og oppfølging av kontrakter i henhold til arkivloven og offentlighetsloven Kvalitetskontroll på utbetalinger i henhold til attesterte kontrakter (Stikkprøver)
Pilotevaluering fra kjerneteamet og lønn (Karakter 1-10, 10 er best) Beskrivelse av rolle Tydelig regelverk Maler Rutiner Brukergrensesnitt Brukerveiledninger Rapporter Informasjon om pilot Opplæring Support BDM Kontrollør Studie Arkiv Lønn Ansvarlig Personell og økonomi Ansvar for opplæring og kvalitet på enhet Støtte for BDM på personaloppfølging og økonomi Ansvarlig for oppbevaring av kontrakter Stikkprøver på utbetalinger
Tidsplan pilot Oppsummering P1 og P2 Oppsummering P3 Utbetalinger tilknyttet 2 kontrakter Utbetalinger tilknyttet 150 kontrakter Utbetalinger tilknyttet 300 kontrakter Utbetalinger tilknyttet 250 kontrakter Utbetalinger tilknyttet 5 kontrakter Påske april mai juni juli august P1 P2 P3
Overgang utvikling og drift/forvaltning Styringsgruppe Systemutvikling Ny styringsgruppe for pilotering og utrulling Endringsråd - Videreutvikling av UiO policies og standard rutiner Referansegruppe Vurdering av pilotresultater og rådføring videre mars april mai februar Påske juni Systemutvikling FAGLIG FORVALTNING og SYSTEMDRIFT P1, studie P2, studie+eksamen P3, bedømmelseskomiteer
Bilagslønn fremdriftsplan 2014 Go/No-Go beslutning 2015 Go/No-Go beslutning 2016 01.04 30.08 01.09 01.12 01.02 01.06 01.09 01.12 Utviklingsfase av systemløsning Kartleggings- og revidert beslutningsfase bilagslønn Piloteringsfase Utrullingsfase Utarbeidet grunnlag for gjennomføring av pilot og fatte beslutning Revidert systemløsning Evaluert piloteringen Bilagslønnsløsning i implementert og i drift
Utrullingsomfang Pilot Undervisningsrelatert bilagslønn Kategori Faglige nettverk Gruppering av timeansatte/ oppdragstagere Organisatorisk rolle Totalt Antall saksbeh andlere P1 P2 P3 Undervisning Studie Timelærere m.m., sensorer Studiekonsulent 175 25 PSI ILS P I L O T Undervisning Studie Eksamensvakter Eksamenskonsulent 175 2 UV Undervisning Forskning Bedømmelsesko mitémedlemmer/ opponenter (PHD) Undervisning Personal Bedømmelseskomitémedlemmer (tilsetting, opprykk) Ikke undervisning Ikke undervisning Forskning Personal Vitenskapelige prosjekter Administrative prosjekter Styre, råd, utvalg PC-stuer, butikk, vaktordninger annet Forskningskonsulent 16 1 Klinmed (ikke på enda) Personalkonsulent 55 2 Helsam Intet homogent nettverk idag Intet homogent nettverk idag Mange ulike typer Mange ulike typer