Innføring i elektronisk bilagslønnssystem ebilag

Transkript

1 Innføring i elektronisk bilagslønnssystem ebilag Våren 2018

2 Læringsmål for kurset Kjenne til forvaltningen av ebilag Kunne søke opp eller registrere aktuell person (steg 1) Kunne opprette og endre kontrakt (steg 2) Kunne godkjenne og endre utbetalinger (steg 3) 2

3 Forvaltning Bilagslønnskoordinator Faglig ansvarlig Superbruker Saksbehandler 3

4 Roller og ansvar i enheten Superbruker (kontrollør) Lærer opp egne brukere Kvalitetssikrer saksbehandling (kontrollør) Videreformidle informasjon til brukerne Følge opp at alle saker blir håndtert melder inn RTsaker til faglig ansvarlig: e-bilag-hjelp@admin.uio.no Saksbehandler Kommunikasjon med den eksterne Følger opp arbeidstagers rettigheter og plikter Oppretter og vedlikeholder kontrakter Godkjenner utbetalinger BDM Økonomisk oversikt og oppfølging av budsjett Følger opp arbeidstagers rettigheter og plikter 4

5 Roller og ansvar i sentral drift Faglig ansvarlig To faglig ansvarlige på UiO Holder superbrukere orientert om endringer Behandler spørsmål/innspill fra superbrukere Avholder superbrukerforumer Lære opp superbrukere Bilagslønnskoordinator Ansvar for kontinuerlig forbedring/vedlikehold Samordner og prioriterer endringer Annet i seksjon for lønn Bankoppretter utland Feilretter Kontroll Lønnskjøring 5

6 Prosessen er elektronisk Steg 1: Personregistrering Steg 2: Kontrakt Steg 3: Utbetaling 6

7 Saksbehandler søker opp ekstern og sender invitasjon Ekstern registrerer/bekrefter personopplysninger Forenklet saksflyt Steg 1 Saksbehandler oppretter kontrakt Steg 2 Kontrollør dobbeltsjekker kontakt BDM godkjenner kontrakt Ekstern godkjenner kontrakt Steg 3 Ekstern utfører arbeidet Saksbehandler godkjenner utbetaling

8 Steg 1: Personopplysninger Søker opp ekstern og sender invitasjon Saksbehandler Registrerer/ bekrefter personopplysninger Ekstern 8

9 Før oppgave 1: pålogging 1) Åpne en nettleser 2) Gå til 3) Logg på med ditt UiO-brukernavn og UiO-passord (hvis påkrevd) 9

10 Oppgave 1: personopplysninger Demonstrasjon Oppgave OBS! I forbindelse med kurs må du legge inn din UiOe-postadresse når du sender invitasjon. Dette for at du skal få mulighet til å svare på vegne av den eksterne. 10

11 Steg 2: Kontrakt Oppretter kontrakt Saksbehandler Dobbeltsjekker kontrakt Kontrollør Godkjenner kontrakt BDM Godkjenner kontrakt Ekstern 11

12 Oppretting av kontrakt Når personopplysningene er registrert kan du starte kontraktopprettelsen fra innkurven Kontrakten skal opprettes i forkant av arbeidet, og fylles ut nøyaktig slik arbeidet utføres Kontraktsperiode: Fra datoen arbeidet starter til arbeidet er utført, inkludert tid til forberedelser og eventuelle reisedager. MERK: Startdato kan ikke være mer enn 3 måneder tilbake i tid Velg riktig type kontrakt: Time- eller oppdragskontrakt, valg av type kontakt har mye å si for arbeidstagers rettigheter 12

13 Mer om kontraktstyper Timekontrakter Generell Undervisning Alderspensjonister Oppdragskontrakter Generell Sensur / veiledning Bedømmelse, disputas Bedømmelse, kompetanseopprykk Bedømmelse, søker i stilling Deltakelse i forskningsforsøk Usikker på hvilken type kontrakt du skal velge? Se: 13

14 Viktig om timekontrakt «Utføres månedlig»: Må være huket av dersom arbeidet utføres månedlig Sykdom: Timelønnede har krav på lønn også dersom vedkommende blir syk Alderspensjonister: Alle som mottar offentlig tjenestepensjon skal i utgangspunktet ha alderspensjonistkontrakt, med egen pensjonistsats 14

15 Alderspensjonister forts. Alle eksterne født før dags dato i 1951 skal regnes som alderspensjonister Alderspensjonister på timelønn skal ha pensjonistsats, hvis ikke annet er oppgitt Hvis en person eksplisitt ikke ønsker å motta lønn etter pensjonistsats, må saksbehandler informere den eksterne om hvilke følger det kan gi: Sett inn følgende tekst i kommentarfeltet i kontrakten: «Ekstern avtalepart mottar ingen ytelse fra offentlig tjenestepensjonsordning, eller ønsker ikke å motta lønn etter pensjonistsats selv om dette kan medføre: 1) Tilbakebetalingskrav av pensjon 2) Livsvarig reduksjon av pensjon pga. reberegning 15

16 Viktig om oppdragskontrakt Utføres i utlandet: Dersom arbeidet utføres i utlandet, og oppdragstager ikke er skattepliktig til Norge, skal du huke av for dette Alderspensjonister på oppdragskontrakt skal ha ordinær sats 16

17 Oppgave 2: Kontrakt Demonstrasjon Oppgave 17

18 Steg 3: Utbetaling Ekstern Utfører arbeidet Godkjenner utbetaling Saksbehandler 18

19 Godkjenne utbetaling Når arbeidet er utført, skal du som saksbehandler godkjenne utbetalingen Utbetalingene skal godkjennes fortløpende etter hvert som arbeidet utføres Før utbetaling godkjennes, må dere vite at arbeidet er utført og dokumentert Hvis det har skjedd endringer, må dere endre utbetalingen før dere godkjenner den Når kommer pengene? Kjøreplan: 19

20 Endring av utbetaling Det er tillatt å gjøre mindre justeringer av beløpet før utbetaling Hvis den totale rammen på kontrakten overstiges sendes den til ny godkjenning av BDM Større endringer krever ny kontrakt 20

21 Viktig om dokumentasjon Timeoversikter kan hentes ut av eksisterende systemer (FS, TP, Vortex, ephorte etc.) Kan man ikke dokumentere arbeidet på annet vis, må det føres timelister Timelister arkiveres lokalt på enheten Dokumentasjonen skal oppbevares i 10 år Tilgjengelig timelistemal 21

22 Oppgave 3: Utbetalinger Demonstrasjon Oppgave 22

23 Saksbehandler søker opp ekstern og sender invitasjon Ekstern registrerer/bekrefter personopplysninger Forenklet saksflyt Steg 1 Saksbehandler oppretter kontrakt Steg 2 Kontrollør dobbeltsjekker kontakt BDM godkjenner kontrakt Ekstern godkjenner kontrakt Steg 3 Ekstern utfører arbeidet Saksbehandler godkjenner utbetaling

24 Ulike oversikter og rapporter 24

25 Veiledninger på nett Veiledning for saksbehandlere Veiledning for eksterne

26 Oversikt over nyttige nettsider HR-portalen: hr-portalen.uio.no/ Stillingskoder og lønnstrinn: Kjøreplan for lønnsutbetalinger: Veiledning for saksbehandlere: Veiledning for eksterne: Tilknytningsformer:

27 Sjekkpunkter ved kursets slutt Endring av personopplysninger fører til endringer i SAP Endringer loggføres Personer med 100 % stilling ved UiO kan ikke benyttes Ansvar for at all informasjon i kontraktene blir riktig Alt arbeid som utføres skal dokumenteres Feilaktige godkjenninger fører til feilaktige lønnsutbetalinger Spørsmål rettes min superbruker 27