Ledelse av frivillige Kjetil Lorentzen, mosjonsansvarlig NFIF 26.01.2015
Frivillige i Norge Nesten halvparten av alle nordmenn over 16 år bidrar med en eller annen form for frivillighet i løpet av et år, og samlet regner man at innsatsen i frivillige organisasjoner tilsvarer omtrent 115 000 årsverk (Statistisk sentralbyrå, 2010). Idretten alene står for 27 000 av disse. Frivilligheten er i en stagnasjonsfase, men dette gjelder ikke idretten.
To typer frivillighet 1. Den kollektivt orienterte frivilligheten Tradisjonell, medlemsbasert frivillighet. 2. Den refleksive frivilligheten Frivillighet hvor det er langt høyere grad av bevissthet rundt betydningen for personlig nytte. Den kollektivt orienterte frivilligheten «trues» av den refleksive men er det en reell trussel for friidretten?
Teoretisk tilnærming Leader-member exchange (LMX) theory. Ifølge Northouse (2010) er LMX den eneste tilnærmingen som gjør det dyadiske forholdet mellom lederen og hans/hennes medarbeider til midtpunkt for lederskapsprosess. Dyadisk betyr at lederen forholder seg til medarbeidere (eller frivillige) enkeltvis. Graderes i tre ulike faser som er relevante for arrangøren av et idrettsarrangement.
Fase 1, «den fremmede fasen» I den første fasen er leder og medarbeider ukjente for hverandre, her kalt «den fremmede fasen». Utveksling er rent avtalefestet, og ledere innskrenker seg til å gi medarbeiderne det de trenger for å utføre jobben. Medarbeiderne (frivillige uten lederoppgaver) gjør bare sine foreskrevne oppgaver. En svak leder medarbeider-relasjon innebærer liten grad av kommunikasjon mellom medarbeider og leder, arbeidet blir i stor grad utført i tråd med en rekke formelle regler, arbeidskontrakten og informasjon.
Fase 2, «bekjentskapsfasen» Leder og frivillig kan ses på som bekjente. I bekjentskapsfasen øker den sosiale utvekslingen mellom medlemmene, og ikke alle oppgaver er kontraktsfestet. Ledelsesprosessene er mer effektive enn i den fremmede fasen, men den høye graden av gjensidig respekt, tillit og forpliktelse som er nødvendig for virkelig effektiv ledelse, er ennå ikke fullt utviklet.
Fase 3, «moden fase» I en ideell verden vil relasjonen gå over i en «moden fase» der den gjensidige tilliten er stor og vi ut ifra LMX snakker om det mest effektive lederskapet. Alle frivillige kommer ikke frem til denne fasen, på grunn av tidsbegrensninger og ulike former for press. En moden lederskapsrelasjon innebærer at leder og medlem opplever gjensidig påvirkning, gjensidig tillit og respekt. Da kan den frivillige beskrive sitt forhold til lederen sin som avslappet og samtidig tydelig og trygt, der tilliten til måten å lede på er stor. Ifølge LMX-litteraturen gjør medarbeidere i såkalt modne relasjoner mer med sine ledere enn ansatte i de to foregående fasene. De tar gjerne initiativ og påvirker andre ved å gjøre noe ekstra. En medarbeider med en sterk LMX-relasjon til sin leder får mer støtte og oppmuntring, blir gitt ansvar og mottar mer utfordrende og utviklende arbeidsoppgaver enn en medarbeider med svak relasjon til sin leder.
Kartlegging 1. Planleggingsmøte Hvilke ressurser har vi til ledelsesoppgaver? Hvilke ressurser mangler vi? Hvilke oppgaver skal løses av frivillige? Verdigrunnlag for arrangement/klubb/frivillige 2. Dugnadskart Definer og finn ledelsesfunksjonene raskt Definer frivillighetsprofiler Avdekk rekrutteringsmuligheter
Rekruttering Rekruttering og opplæring av de frivillige For alle arrangement er funksjonærer ansett som ett av suksesskriteriene. Oppfyllelse innebærer at man skaffer et riktig antall frivillige med riktig kompetanse for oppgavene som skal utføres For en del funksjoner vil det også kreve skolering. Til et lite arrangement kan det være smart å ha en rapport fra tidligere arrangement, eller at nye folk settes inn i tematikken eller får en innføring av de som har vært med en stund. For større, mer omfattende begivenheter kan det dreie seg om opplærings- og motivasjonsprogrammer. God ledelse og kompetente, motiverte funksjonærer er kritiske faktorer for et vellykket arrangement.
Organisering, plan 3. Veien fram mot arrangementet Ulik tilrettelegging for forskjellig type frivillige Opplæring av frivillige Være ute i god tid Sett delmål Møteplan/struktur Rapportering? Kommunikasjon og samspill Tydelig arbeidsfordelig og forventningsavklaring Motivere de frivillige gjennom denne fasen, kan veien være målet? Kultur - jobbe sammen mot felles mål Verdigrunnlaget i klubben akseptert av de frivillige Gjøre noe sosialt sammen for å bli kjent? Et møte kvelden før arrangementet NB: Unngå tidsmangel! Tydelig tilrettelegging og instruks
Arrangementsdagen 4. Under selve arrangementet Godt forberedt Plan B? Frivillige i backup Kommunikasjon Tilrettelegging med mat og drikke Se hver enkelt Verdsett alle frivillige like mye
Etter arrangementet 5. I ettertid Takk Evaluering Rapportering
Sentrale spørsmål Tidspunkt for kontakt med de frivillige Hvor går grensen til mas? Kjøpe seg ut av frivillighet? Det er ulike motiv for å gjøre frivillig innsats. På hvilken måte kan arrangør ta hensyn til det?