TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

Saksbehandler: Kristine Seeberg Vår dato: Vår referanse: 01.04.2019 2019/141 Stiftelsen Tønsberg Montessori grunnskole ved styrets leder TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Skolens inntaksreglement og avgjørelser om inntak Stiftelsen Tønsberg Montessori grunnskole Org.nr. 971316500 Postadresse: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO Telefon: +47 23 30 12 00 Org.nr.: NO 970 018 131 E-post: post@udir.no Internett: www.udir.no

Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...4 1.1 Kort om Stiftelsen Tønsberg Montessori grunnskole...4 1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Stiftelsen Tønsberg Montessori grunnskole 4 1.3 Om tilsynsrapporten...5 2 Inntak...6 2.1 Rettslige krav...6 2.2 Våre observasjoner og vurderinger...7 3 Våre reaksjoner...10 3.1 Pålegg om retting...10 3.2 Oppfølging av tilsynsresultatene...11 4 Dere har rett til å klage...11

Side 3 av 11 1 Innledning Vi fører tilsyn med skoler som er godkjent etter lov om frittstående skoler (friskoleloven), jf. 7-2 første ledd. I tilsyn kontrollerer vi om skolene oppfyller friskoleloven med forskrifter, forutsetninger i skolens godkjenning, og annet regelverk som friskoleloven med forskrifter eller skolens godkjenning viser til. Dersom skolen ikke følger regelverket, kan vi benytte reaksjoner mot skolen. Vi kan pålegge retting, holde tilbake statstilskudd, kreve tilbakebetaling av statstilskudd eller trekke tilbake skolens godkjenning, jf. friskoleloven 7-2 a. Vi kan i særlig alvorlige tilfeller pålegge karantene rettet mot skolen eller den ansvarlige personen, jf. friskoleloven 7-2 b. Styret er skolens øverste organ, jf. friskoleloven 5-2. Styret er derfor ansvarlig for at skolen følger opp eventuelle reaksjoner og retter brudd på regelverket. Våre tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse, noe som innebærer at tilsynet skal gjennomføres i samsvar med reglene i forvaltningsretten og offentlighetsloven. 1.1 Kort om Stiftelsen Tønsberg Montessori grunnskole Stiftelsen Tønsberg Montessori grunnskole ligger i Tønsberg kommune i Vestfold fylke. Skolen er godkjent etter friskoleloven 2-1 andre ledd bokstav b, anerkjent pedagogisk retning, og er godkjent for 140 elever på 1. til 10. trinn. Ved elevtelling 1. oktober 2018 hadde skolen 106 elever, fordelt på de ti trinnene. Våren 2019 får skolen kr 6 958 271 i elevtilskudd. Vi gjennomfører kontroll av skolens årsregnskap hvert år. Utover det har vi ikke gjennomført tilsyn med skolen de siste fem årene. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Stiftelsen Tønsberg Montessori grunnskole Vi åpnet tilsyn med Stiftelsen Tønsberg Montessori grunnskole i brev av 7. januar 2019. Dere ble pålagt å levere dokumentasjon til oss. Vi har fått dokumentasjon for å gjennomføre tilsynet. Temaet for tilsynet er skolens inntaksreglement og avgjørelser om inntak, jf. friskoleloven 3-1 og 5-2 andre ledd bokstav d. Formålet med dette tilsynet er å kontrollere om skolens inntaksreglement og inntak av elever er i samsvar med regelverket. Vi har ikke sett på hvordan dere oppfyller andre krav i regelverket. Vi sendte foreløpig tilsynsrapport til dere 21.02.2019. I den presenterte vi våre foreløpige vurderinger og konklusjoner. Dere har kommentert innholdet i den foreløpige rapporten innen fristen 14. mars 2019. Dere hadde ingen anmerkninger til vår beskrivelse av fakta, forståelse av loven eller våre vurderinger.

Side 4 av 11 1.3 Om tilsynsrapporten Våre vurderinger i denne rapporten baserer seg i hovedsak på opplysninger som kommer frem i: 1. dokumentasjonen dere har sendt inn (se oversikt i vedlegg) 2. informasjonen fra våre egne systemer og offentlige registre 3. informasjonen på skolens nettsted Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket etter forvaltningslovens regler. Se mer om klagemulighet nedenfor. Tilsynsrapportene er et offentlig dokument. Vi publiserer våre tilsynsrapporter på tilsynsrapporter.udir.no.

Side 5 av 11 2 Inntak 2.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement som er fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf. friskoleloven 3-1. Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d. Inntaksvilkårene skal som hovedregel være de samme som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like inntaksvilkårene for offentlige skoler. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal likevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Alle som oppfyller inntaksvilkårene, skal få plass, forutsatt at skolen har ledige plasser innenfor det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må eventuelt være bestemt i forkant av inntaket. Inntaksreglementet skal sikre åpenhet om kriteriene for inntak og gi søkerne forutsigbarhet i inntaksprosessen. Inntaksreglementet og eventuelle begrensninger satt av styret, skal derfor være tilgjengelige slik at det er enkelt for søkerne å gjøre seg kjent med reglene. Skolen skal følge sine egne regler for inntak. Dette innebærer at avgjørelser om inntak skal være i samsvar med inntaksreglementet, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd fjerde punktum. Skolen kan ha en søknadsfrist Skolen kan ha en søknadsfrist. Fristen skal i så fall være lik for alle søkere, og den skal fremgå av inntaksreglementet. Videregående skoler kan fastsette en egen søknadsfrist for søkere med fortrinnsrett eller inntak etter individuell behandling, jf. kapittel 6 i forskrift til opplæringsloven. Skolen må gjøre søknadsfristen kjent for søkerne. Det må fremgå om søknadsfristen er endelig, eller om skolen fortsetter inntaket etter at fristen er utløpt. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier ved oversøkning Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert ved oversøkning, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd. Med oversøkning mener vi tilfeller der antallet søkere er større enn godkjent elevtall eller egne begrensninger styret har gjort. Rekkefølgen på prioriteringskriteriene må komme tydelig frem. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det betyr at de må være objektive, saklige og klare slik at det fremgår hvordan søkerne blir prioritert. Reglementet må vise hvordan søkerne blir prioritert dersom det er flere som stiller likt.

Side 6 av 11 Skolen kan kun be om relevant informasjon om søkerne Skolen kan bare be om informasjon som er relevant for å vurdere om søkerne oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Informasjonen som skolen etterspør i søknadsskjemaet, skal speile prioriteringskriteriene. Avgjørelser om inntak er enkeltvedtak Innvilgelse eller avslag på søknad om skoleplass er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Enkeltvedtak skal følge forvaltningslovens saksbehandlingsregler. Vedtaket skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. Hvis vedtaket inneholder et avslag om inntak, skal vedtaket vise til inntaksreglementet, de reglene som vedtaket bygger på, og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning for avgjørelsen, jf. forvaltningsloven 24 og 25. Et avslag om inntak skal også inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og hvor klagen skal sendes, jf. forvaltningsloven 27 tredje ledd. Skolen kan ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klagen må være begrunnet. Alle vedtak om inntak skal inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. 2.2 Våre observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn skolens inntaksreglement, referat fra styremøte 26. oktober 2016, redegjørelse og rutiner for opptak av barn ved skolen, søknadsskjema, to vedtak om innvilgelse av skoleplass og fem vedtak om avslag på søknad om skoleplass. Inntaksreglement Dere har et inntaksreglement som ble vedtatt av styret 26. oktober 2016. Dette er i samsvar med kravet om at inntaksreglementet skal være vedtatt av styret. Inntaksreglementet ligger tilgjengelig på skolens nettsider. I tillegg annonserer skolen i oktober hvert år offentlig om inntak av elever med henvisning til skolens nettsider hvor reglementet fremgår. Foreldre ved skolen får også tilsendt informasjonsskriv i papirform eller på e-post. Inntaksreglementet er tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkere og foreldre å gjøre seg kjent med det. Dette er i samsvar med regelverket. Inntaksvilkår I inntaksreglementet fremgår det at inntaket skal skje i henhold til de til enhver tid gjeldende bestemmelser i privatskoleloven. Vi gjør oppmerksom på at privatskoleloven endret navn til lov om frittståande skolar (friskolelova) i 2015. Det fremgår av inntaksreglementet at skolen har hele landet som inntaksområde og er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlig skole. Dette er i overensstemmelse med regelverket. I deres redegjørelse og rutine for opptak skriver dere i punkt 4 at det er mulig å avtale observasjonsdato og tid med skolen når elevtallet er fastsatt og søknadsfristen offentliggjøres. Dere skriver at ordningen er frivillig, men følger i punkt 5 opp med at foresatte deretter "bør" komme til en samtale med den pedagogiske lederen, eventuelt rektor. Selv om dere opplyser om at ordningen er frivillig, gir ordvalget inntrykk av at

Side 7 av 11 dere klart oppfordrer foreldre til å komme til samtale. Rutinen kan forstås slik at det kan få betydning for søknadsprossen om man velger å benytte seg av tilbudet om en samtale eller ikke. Skolens rutine for inntak er dermed ikke i samsvar med regelverket som sier at skolen ikke kan stille egne krav eller vilkår for å søke om eller få skoleplass. Inntaksreglementet inneholder informasjon om at skolestyret avgjør hvor mange elever som skal tas inn hvert skoleår. Vi ser på nettsidene deres at styret 24. oktober 2018 fastsatte følgende begrensninger i elevtallet for skoleåret 2019/2020: Småskolen: 45 Storskolen: 32 Ungdomsskolen: 38 = Totalt maks 115 elever 2019/2020 Styrets fastsettelse av elevantall er publisert på skolens nettside. Informasjonen om hvor mange skoleplasser skolen har er således tilgjengelig for potensielle søkere. Dette er i tråd med regelverket. Søknadsfrist Søknadsfristen for hovedopptaket for neste skoleår er 15. november og alle søkere skal underrettes skriftlig om inntakets utfall innen 1. februar. Det er tydelig hvilken søknadsfrist som gjelder, og fristen er lik for alle. Dette er i overensstemmelse med regelverket. Videre står det i reglementet at dersom det fortsatt er ledig kapasitet ved skolestart, vil skolen stanse inntaket av elever for inneværende skoleår etter 23. september. Det er uklart om dette betyr at skolen etter hovedopptaket har løpende inntak frem til 23. september, så lenge det er ledige skoleplasser. I deres redegjørelse og rutine for opptak skriver dere at når dere mottar en søknad, legger dere den i ventelisten til neste ordinære opptak. Vi forstår rutinen slik at alle søknader legges til en venteliste frem til hovedopptaket avgjøres. Det fremgår av inntaksreglementet at søknader som kommer inn etter søknadsfristen automatisk legges sist i ventelisten. Det er uklart om det betyr at dere legger søknader som er innkommet etter fristen til sist i ventelisten hvor dere legger alle søknader frem til hovedopptaket, eller om dere legger dem til sist i en venteliste når det er fullt etter hovedinntaket. Reglementet mangler fullstendig og tydelig informasjon om hva som skjer med søknader fremsatt etter søknadsfristen og er ikke i tråd med regelverket. Prioriteringskriterier I tråd med regelverket inneholder inntaksreglementet informasjon om at dere har prioriteringskriterier som vil bli tatt i bruk dersom skolens kapasitet er mindre enn antallet søkere. Dere angir disse prioriteringskriteriene: Inntak til 1. trinn: 1. Søkere som kommer fra Tønsberg Montessori Barnehage 2. Søkere med søsken ved skolen 3. Søkere fra andre montessoribarnehager i fylket 4. Søkere fra andre montessoribarnehager 5. Søkere fra nærmiljøet 6. Øvrige søkere

Side 8 av 11 Inntak 2. - 7 trinn: 1. Søkere med søsken ved skolen 2. Søkere som tidligere har gått ved Tønsberg Montessori skole 3. Søkere fra andre montessoriskoler 4. Søkere som tidligere har gått ved Tønsberg Montessori Barnehage 5. Øvrige søkere Inntak 8. - 10. trinn: 1. Søkere fra andre montessoriskoler i fylket 2. Søkere fra andre montessoriskoler 3. Søkere med søsken ved skolen 4. Øvrige søkere Rekkefølgen på prioriteringskriteriene er klart angitt og inntaksreglementet viser hvordan søkerne blir prioritert. Dette er i samsvar med regelverket. For inntak til 1. trinn er prioriteringskriteriene 1 til og med 4 og 6 i reglementet i utgangspunktet klare, saklige og objektive. Det samme gjelder prioriteringskriteriene for inntak til 2. - 7. trinn og inntak til 8. - 10. trinn. Prioriteringskriterium 5 for inntak til 1. trinn gjelder søkere fra "nærmiljøet". Skal skolen prioritere geografisk nærhet til skolen, må dere definere klart i inntaksreglementet hvilket geografisk område det gjelder, for eksempel en kommune eller skolekrets. Slik kriteriet er formulert legger det opp til en skjønnsmessig vurdering, og det er ikke forutberegnelig, etterprøvbart, klart og objektivt slik regelverket krever. Punktene 6, 5 og 4 for inntak til henholdsvis 1. trinn, inntak til 2. - 7. trinn og inntak til 8. - 10. trinn er overflødige, da "øvrige søkere" ikke er et reelt prioriteringskriterium. Samtidig mangler reglementet en siste avgjørende måte å skille søkere på når alt annet er likt, eller når ingen av de gjenværende søkerne oppfyller noen av prioriteringskriteriene. Punktet om "øvrige søkere" kunne vært erstattet med et slik punkt som for eksempel skisserer loddtrekning som en siste avgjørende måte å skille søkere på. I reglementet opplyser dere om at dersom søkere for øvrig stiller likt, er det søkere med lengst ansiennitet på søkerlisten som tildeles skoleplassen. Dette er ikke et saklig prioriteringskriterium for søknader mottatt innen søknadsfristen 15. november. Alle søknader som kommer inn innen fristen som er satt, skal behandles likt. Dersom en person har søkt innen fristen, men får avslag fordi han eller hun har søkt senere enn andre søkere, vil ikke søknadsfristen oppleves som en reell frist. Videre fremgår det av reglementet at dersom søkere stiller likt i henhold til inntakskriterier inkludert søketidspunkt, kan styret vedta elevinntak slik at elevgruppen er "hensiktsmessig sammensatt". Slik kriteriet er formulert legger det opp til en skjønnsmessig vurdering som ikke vil være forutberegnelig og etterprøvbar. Det er ikke mulig å fastslå om det er saklige hensyn som blir vektlagt i utvelgelsen, og kriteriet er dermed ikke i samsvar med regelverket. Søknadsskjema Søknadsskjemaet etterspør hovedsakelig opplysninger som er relevante for å vurdere om søkerne oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringskriteriene. I søknadsskjemaet for ungdomstrinnet etterspør dere opplysninger om hvilken barneskole søkeren går på. For å vurdere om søkeren oppfyller ett av prioriteringskriteriene, trenger skolen informasjon om hvorvidt søkeren går på en annen

Side 9 av 11 montessoriskole, i eller utenfor fylket. Slik spørsmålet er utformet, spør dere om mer enn det som er relevant for å vurdere om søkeren oppfyller prioriteringskriteriene. Dette er ikke i tråd med regelverket. Avgjørelser om inntak Alle vedtakene om inntak er skriftlige og inneholder informasjon om retten til å klage og informasjon om klagefristen, slik regelverket krever. I tråd med regelverket inneholder avslagene også en begrunnelse med en kort beskrivelse av de faktiske forholdene som ligger til grunn for avgjørelsen og en henvisning til hjemmelen for enkeltvedtak. Det fremgår av vedtakene at klagen rettes til Fylkesmannen i Vestfold med kopi til skolen. Det er ikke i overensstemmelse med regelverket. Klagen skal fremsettes for det forvaltningsorganet som har truffet vedtaket. I dette tilfellet er det skolen. Det henger blant annet sammen med at skolen har sakens dokumenter og skal forberede klagesaken, herunder vurdere om den vil omgjøre vedtaket, før saken sendes videre til Fylkesmannen for klagebehandling. I denne forbindelse vil vi også gjøre dere oppmerksomme på at formuleringen i inntaksreglementet hvor det står at klage på inntaksvedtak sendes til Fylkesmannen i Vestfold ikke er i tråd med regelverket. Informasjon om retten til å klage fremgår også av vedtaket om innvilgelse av skoleplass. Det er ikke et krav at denne informasjonen fremgår av vedtak om rene innvilgelser, men det er heller ingenting i veien for at dere gir denne informasjonen i slike vedtak. Ingen av vedtakene inneholder informasjon om retten til å se sakens dokumenter. Dette er ikke i samsvar med regelverket. 3 Våre reaksjoner 3.1 Pålegg om retting I kapitlene ovenfor har vi konstatert at dere ikke oppfyller regelverket på alle områder. Vi pålegger dere å rette opp følgende, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Inntak 1. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler, jf. friskoleloven 3-1 første ledd Pålegget innebærer følgende: a. Skolen skal ikke sette egne krav eller vilkår for å kunne søke om eller få skoleplass. b. Det må fremgå av reglementet om skolen fortsetter inntaket etter fristen. 2. Styret skal sørge for at inntaksreglementet viser hvordan søkere blir prioritert ved oversøkning, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd første og andre punktum Pålegget innebærer følgende: a. Inntaksreglementet skal vise hvordan skolen prioriterer mellom flere søkere som stiller likt. b. Prioriteringskriteriene skal være klare, saklige og objektive.

Side 10 av 11 3. Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak er i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd fjerde punktum Pålegget innebærer følgende: Skolen skal kun be om opplysninger som er relevante for å vurdere om søkerne oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringskriteriene. 4. Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak og avslag på inntak er i samsvar med forvaltningsloven kapittel IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd Pålegget innebærer følgende: a. Avslagene på søknad om inntak skal inneholde riktig informasjon om at klagen skal sendes til skolen. b. Vedtakene skal inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter. 3.2 Oppfølging av tilsynsresultatene Dere skal iverksette tiltak for å rette brudd på regelverket umiddelbart. Når bruddene er rettet, skal styret ved Stiftelsen Tønsberg Montessori grunnskole erklære at rettingen er gjennomført og redegjøre for hvordan dere har rettet. Bruk tavla.udir.no for å sende inn erklæringen. Frist for innsending er 15. juni 2019. Vi vil ikke avslutte tilsynet før skolen gjennom erklæringen og redegjørelsen har vist at bruddene er rettet. Hvis senere tilsyn avdekker at bruddene ikke er rettet, vil vi vurdere strengere reaksjoner. 4 Dere har rett til å klage Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket. Hvis dere klager, må dere gjøre det innen tre uker. Fristen gjelder fra beskjed om vedtaket har kommet frem til dere, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Dere sender klagen til oss. Vi har muligheten til å omgjøre vedtaket. Hvis vi ikke er enig med dere, sender vi klagen til Kunnskapsdepartementet som avgjør saken. I forvaltningsloven 32 kan dere se hvordan dere skal utforme klagen. Dere kan be om at vedtaket ikke skal iverksettes før klagefristen er ute, eller klagen er endelig avgjort av departementet, jf. forvaltningsloven 42. Dere er part i saken og har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Idun Klette Låhne avdelingsdirektør Kristine Seeberg seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.

Side 11 av 11 Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Søknadsskjema Avgjørelser om inntak og avslag på søknad om inntak Inntaksreglement Vedtak av skolens inntaksreglement Bekjentgjøring av inntaksreglement