HANDLINGSPLAN FOR HELSE, MILJØ OG SIKKERHET OG INKLUDERENDE ARBEIDSLIV

HANDLINGSPLAN FOR HELSE, MILJØ OG SIKKERHET OG INKLUDERENDE ARBEIDSLIV 2011 2014 1

Innholdsfortegnelse: 1. Ansvar og organisering HMS-organisering ved HiST s 5 Oversikt over antall verneombud og verneområder s 7 2. Satsningsområder og resultatmål s 9 Psykososialt arbeidsmiljø Inkluderende arbeidsliv Helsefremming Ytre miljø og miljøledelse Helse og bygg Risikofylt arbeidsmiljø Beredskap 3. Kartlegging, oppfølging og rapportering s 15 4. Handlingsplan for integrering av IA (inkluderende arbeidsliv) s 16 i HMS-arbeidet Psykososialt arbeidsmiljø Sykefravær Personer med redusert funksjonsevne Avgangsalder 5. Lokale mål med tiltaksplaner s 20 4

Ansvar og organisering Et velfungerende arbeidsfelleskap og et godt og helsefremmende arbeidsmiljø henger sammen. Arbeidsmiljøet skapes gjennom daglig samhandling og dialog på arbeidsplassen. Arbeidsmiljøutvikling handler om daglig praksis og skal kjennetegnes av ryddighet, enkelhet og løsningsfokus. Et godt arbeidsmiljø har oppmerksomhet på helsefremming og forbedring, samt evne og vilje til å håndtere uønskede hendelser. HMS - organiseringen ved HiST. Ledere på alle nivå har ansvar for at arbeidsmiljøet ved egen avdelings/seksjon holder den nødvendige kvalitet og har ansvar for å sette i verk tiltak om det er nødvendig. Ledere har ansvar for å etablere, vedlikeholde og utvikle det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet og IA. SPO-direktør er systemansvarlig for HMS-arbeidet ved HiST. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) har ansvar for å trekke opp hovedretningslinjene for de satsningsområdene som til enhver tid gjelder for arbeidsmiljø- og sikkerhetsarbeidet ved høgskolen. Arbeidstaker og arbeidsgiver har tre medlemmer hver i AMU. På møter i AMU deltar også bedriftshelsetjenesten. Lokale AMU/HMS-møter skal ivareta oppgaven på avdelingene. Attføringsutvalget behandler saker som ikke lar seg håndtere på avdelingsnivå. 5

Verneombudene er de ansattes representanter i arbeidsmiljøsaker, og vil være samarbeidspartnere for ledelsen. Verneombudene har en tilsynsfunksjon. HiST har ett hovedverneombud samt lokale verneombud for de enkelte verneområdene. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. 6

Oversikt over antall verneombud og verneområder. 7

Tillitsvalgte har en særlig funksjon som medansvarlig, sammen med leder, for oppfølging av forpliktelser som følger av IA-avtalen, og deltar ved utarbeidelse av handlingsplan og tiltaksplaner. Tillitsvalgte på alle nivå innkalles til HMSdager og HMS-forum i samme anledning. Likeså til aktuelle opplæringstiltak. Alle medarbeidere har plikt til å følge de krav som er satt for det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet og IA. God kommunikasjon mellom ledelse, verneorganisasjon og tillitsvalgtapparatet er vesentlig for etablering og videre utvikling av et godt arbeidsmiljø. HMS-relaterte utfordringer skal løses i linjen, på lavest mulig nivå, og så tidlig at helsefremming ivaretas og konsekvenser reduseres. AMU skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten og skal påse at HiST som arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar. Foreliggende plan har som formål å beskrive HiSTs overordnede mål innenfor helse- miljø og sikkerhet og inkluderende arbeidsliv. Dette blir gjort ved å definere resultatmål innenfor satsningsområder både for HiST som helhet og for den enkelte avdeling og enhet. Arbeidet skal følges opp av linjeledelsen ved alle enheter gjennom årlige handlings- og tiltaksplaner. Personalenheten ved Seksjon for personal- og organisasjonsutvikling (SPO) og Bygningsdrift ved Seksjon for økonomi og regnskap (SØR), har særlig oppfølgingsansvar. 8

Satsningsområder og resultatmål Handlingsplanen tar utgangspunkt i HiSTs overordnede målsetninger innenfor HMS- og IA-området, og ut fra disse defineres satsningsområdene for det kommende HMS-arbeidet. Handlingsplan for perioden 2011 2014 har fokus på følgende satsningsområder: 1. Psykososialt arbeidsmiljø 2. Inkluderende arbeidsliv 3. Helsefremming 4. Ytre miljø og miljøledelse 5. Helse og bygg 6. Risikofylt arbeidsmiljø 7. Beredskap 9

Resultatmålene beskriver den situasjonen vi ønsker oss innenfor i de ulike satsningsområdene i planperioden, og danner grunnlag for tiltak. Målene innenfor hvert satsningsområde skal realiseres gjennom årlige konkrete mål med tiltaksplaner, som utarbeides lokalt: - i regi av seksjonene i HA. - i regi av avdelingene/programmene. - i ulike former for samspill mellom seksjoner og avdelinger HiST skal ha ledere på alle nivå med kompetanse på HMS/inkl. IA ved å gjennomføre systematisk opplæring og lederutvikling for alle ledd i organisasjonen. 10

Følgende resultatmål er konkretisert i handlingsplanen: 1. Psykososialt arbeidsmiljø HiST gjennomfører årlige medarbeidersamtaler som følges opp. HiST gjennomfører medarbeiderundersøkelser hvert 2. år, og oppfølging av resultatene prioriteres i tiltaksplan både lokalt og sentralt. Prosedyre for konflikthåndtering er utarbeidet og skal benyttes ved behov. HiST skal innføre elektronisk avvikshåndteringssystem for HMS-avvik. HiST skal arbeide systematisk med forebygging, håndtering og oppfølging av psykososiale risikofaktorer, herunder opplærings- og kompetansehevingstiltak. HiST skal ha fokus på medarbeidernes ulike livsfaser som en integrert del av personalarbeidet. 2. Inkluderende arbeidsliv (Hentet fra IA-avtalen av 2010) 1. Sykefravær: Utarbeide mål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. Etablere etterprøvbare aktivitetsmål. 2. Personer med redusert funksjonsevne: Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne, for å forebygge overgang fra arbeid til passive ytelser. Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som NAV har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidslivet. 11

3. Avgangsalder: Ha et eget livsfaseperspektiv som inngår som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematiske forebyggende arbeidet. Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten kan stimulere eldre arbeidstakere til å forlenge yrkeskarrieren. Integrere IA i HMS-arbeidet Utarbeide handlings- og tiltaksplaner i partsammensatte møter for IA på institusjons- og avdelingsnivå. Skape arenaer som gir rom for at ledere, tillitsvalgte og verneombud møtes og lærer sammen. 3. Helsefremming HiST skal gjennomføre et prosjekt i samarbeid med NTNU, hvor Senter for helsefremmende forskning skal søke etter faktorer i vårt arbeidsmiljø som bidrar til trivsel, nærvær og helsefremming og utvikle metoder og verktøy for å motvirke negative faktorer og fremme de positive faktorene i arbeidsmiljøet, tilpasset de ulike nivå i organisasjonen. Prosjektet vil være med å ansvarliggjøre hver enkelt medarbeider, og vise at arbeidsglede, trivsel og god helse er en aktiv holdningssak. 5. Helse og bygg Tilrettelegging av arbeidsplasser, romplassering og oppfølging av enkeltsaker 12

Benytte AMUs underutvalg Byggearm ved større byggeprosjekt som påvirker HMS og LM (læringsmiljøet for studentene), i henhold til retningslinjer gitt av AMU. Gjennomføre felles møter med AMU og LMU vedrørende byggesaker. Arbeide systematisk med brannvern og øvelser. Innføring av elektronisk avvikshåndteringssystem for bygningsmessige avvik. 4. Ytre miljø og miljøledelse Sørge for avfallshåndtering etter prinsippene i prosjektet Grønn Stat. Sørge for riktig bruk av energi i våre lokaler. Følge innkjøpsprinsippene for statsbedrifter. 6. Risikofylt arbeidsmiljø Gjennomføre systematiske risikovurderinger/fareanalyser både av det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet. Stoffkartoteket EcoOnline/EcoPlus tas i bruk i hele organisasjonen. Opplæring gjennomføres. 7. Beredskap Analysearbeid gjennomføres sammen med ekstern partner Revidere og utvikle beredskapsplanen for HiST. 13

Gjennomføre årlige øvelser både i sentral og lokal beredskapsledelse. Samarbeide med NTNU, SiT, DMMH, Trondheim kommune, politiet og fylkesmannens beredskapsavdeling om erfaringsutveksling og øvelser. Gjennomføre halvårlige seminar om beredskap for høgskolens beredskapsledelse sammen med eksterne samarbeidspartnere. Gjøre beredskapsplanen kjent i organisasjonen. 14

Kartlegging, oppfølging og rapportering Alle avdelinger og seksjoner skal årlig: Foreta nødvendige risikovurderinger. Gjennomføre HMS-møter og HMS-runde. Utarbeide/revidere lokal HMS/IA-handlingsplan for oppfølging og gjennomføring av tiltak. Gjennomføre medarbeidersamtale og følge opp tiltak Gjennomføre MTM-undersøkelser hvert 2.år og videreføre bevaringsområder og følge opp forbedringsområder Rapportere om arbeid med HMS i HMS-rapporten og i Rapport og planer. 15

Handlingsplan for integrering av IA i HMS-arbeidet ved HiST Delmål 1: Sykefravær a) Utarbeide mål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. b) Etablere etterprøvbare aktivitetsmål. HiST skal oppnå 95% tilstedeværelse i løpet av perioden. For å nå målet: Skal HMS/IA-arbeid integreres i styringssløyfen og rapporteres jevnlig i ledermøter og avdelings- og seksjonsmøter og inngå som del av den årlige Rapport og planer under punktet om effektiv organisasjon. Skal HiST s sentrale mål for HMS/IA-arbeidet operasjonaliseres i avdelingene og i seksjonene gjennom utarbeidelse av lokale mål- og handlingsplaner. Skal HiST iverksette interne opplæringsprogram som vil gi ledere på sentralt og lokalt nivå og tillitsvalgte/verneombud samt HMS/IA medarbeidere i stab nødvendig kunnskap og kompetanse til å yte god oppfølging ved sykefravær og utarbeide og iverksette tiltak i HMS-arbeidet for øvrig. Skal ledere planlegge slik at de aktuelle aktører i HMS-arbeidet får delta på interne HMS-grunnkurs, HMS-forum og HMS-dager. Skal ledere ta opp opplevelsen av det psykososiale arbeidsmiljøet og livsfasespolitikken (beskrevet i personalpolitisk handlingsplan) som tema under medarbeidersamtalen. 16

Skal det utarbeides rutiner som skal brukes ved melding av sykefravær og kontakt/oppfølging deretter som også ivaretar endringene i de nye sentrale bestemmelsene. Skal individuell utprøving og tilrettelegging iverksettes ved behov. Skal HiST fokusere på tilstedeprosent og nærvær, og bruke terminologi som viser til helsefremming. Skal HiST prøve ut og iverksette ulike typer helsefremmende tiltak. Skal HiST v/spo invitere til 2 årlige møter hvor IA er tema 1. HMS-dag for ledere, TV. VO og HMS/IA stabsmedarbeidere og 2. HMS-forum for TV, VO, HMS/IA stabsmedarbeidere. Skal det skapes arenaer i avdelinger og seksjoner hvor partene møtes til drøfting av IA/HMS. Har HiST helsefremmende velferdstilbud i form av gunstige treningsavtaler med 3T, Elixia og SATS. Tilbudene gjøres bedre kjent. Har HiST iverksatt pilot for å se nærmere på effekten av trening for sykemeldte og delvis sykemeldte, gjennom Kom i form 4x4-konseptet. Gjennomfører HiST hvert annet år en medarbeiderundersøkelse (MTM) som skal følges opp via bevaringsområder og forbedringsområder. Alle HiST-ansatte skal vise aktiv holdning til helsefremming og forebygging av helseskader! 17

Delmål 2: Personer med redusert funksjonsevne a) Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne, for å forebygge overgang fra arbeid til passive ytelser. b) Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som NAV har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. For å nå målet: Skal HiST samarbeide med NAV (og evt. også eksterne tiltaksarrangører som Prima og Norservice) og inngå avtale om 1-3 IA-plasser for arbeidstrening og utprøving for personer som er avklart for slike via NAV. Innholdet i plassene skal avklares. Vil HiST rekruttere personer med nedsatt arbeidsevne (funksjonsevne) til ovennevnte tiltaksplasser. Skal det sentralt i HiST avsettes et motiveringsbeløp hos SPO som kan søkes, for tilrettelegging og oppfølging ved de avdelingene/seksjonene som oppretter tiltaksplassene. HiST forplikter seg ikke til å tilby fast ansettelse etter utprøving. Har HiST etablert Attføringsutvalg, som har til hensikt å beholde de medarbeiderne som er i ferd med å falle ut av sitt ordinære arbeid, ved å utprøve og omplassere disse internt i organisasjonen. Attføringsutvalget har også en rådgivningsfunksjon ovenfor Arbeidsmiljøutvalget, og skal samarbeide for å bedre det generelle arbeidsmiljøet. Attføringsutvalget skal gjøres kjent via opplæringspakker for ledere, tillitsvalgte, verneombud og personalmedarbeidere i HiST. Holdninger til personer med nedsatt arbeidsevne skal være tema i opplæringsprogram og i vanlig møtevirksomhet ved HiST. Dette er et lederansvar. SPO følger opp sentralt og i avdelingene samarbeider dekan med TV og VO for å bidra til at dette kan ivaretas. 18

Delmål 3: Avgangsalder a) Ha et eget livsfaseperspektiv som inngår som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematiske forebyggende arbeidet. b) Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten kan stimulere eldre arbeidstakere til å forlenge yrkeskarrieren. For å nå målet: Har HiST vedtatt å kunne tilrettelegge for uttak avfleksibel AFP fra fylte 62. Har HiST fleksibel arbeidstid. Har HiST etablert en seniorstipendordning som kan tas i bruk. Holder HiST årlige seniorkurs Skal HiST v/spo sørge for å formidle kunnskap om seniorpolitiske tiltak til ledere, tillitsvalgte og personalmedarbeidere. Skal HiST utrede og iverksette individuelle tilrettelegginger for å hjelpe aktuelle ansatte å stå lenger i arbeid. Skal HiST gjennomføre ett årlig seminar for seniorer. Mål: Å dele erfaringer, lære sammen og skape nettverk. Livsfaseperspektivet følges opp som eget tema i personalpolitikken og i samtaler mellom ledere/ansatte og tillitsvalgte/ansatte. Benyttes medarbeidersamtalen i seniorpolitisk sammenheng mht personalplanlegging og kompetanseoverføring. 19

Lokale mål med tiltaksplan knyttet til Handlingsplan HMS/IA 2011-2014 Avdeling/enhet: År: 2011 Resultatmål 2011 1. 2. 3. 4. Årlige tiltak Hva Informasjon om tiltak Dokumentasjon Ansvarlig Frist Gjennomført når 1. 2. 3. 4. 5. 6. 20

Særskilte tiltak 2011 Hva Informasjon om tiltak Dokumentasjon Ansvarlig Frist Gjennomført når 1. 2. 3. 4. 5. 6. Særskilte tiltak kommende år 2012 - Hva Informasjon om tiltak Dokumentasjon Ansvarlig Frist Gjennomført når 1. 2. 3. 4. 5. 6. 21