Møtereferat Rådmannsutvalget 27.09.2019 BREISTUL I - KRONA Tid: kl 12:30-14:45 Tilstede: Hans Henrik Thune, Rune Antonsen, Rune Engehult, Per Sturla Wærnes, Widar Stoltz, Stine Nyheim Folserås, Wenche Grinderud, Britt Inger Kolset og Annette Finnerud
INNHOLD Sak 068/19: Godkjenning av møtereferat... 2 Sak 069/19: Tiltaksplan for digitalisering 2020-2023... 3 Sak 070/19: Endring i samarbeidsavtale Suks-IT... 5 Sak 071/19: Avslutning, overlevering og ubrukte milder- FF110 Sak/ARKIV... 7 Sak 072/19: Stilling kompetanserådgiver... 9 Sak 073/19: Handlingsprogram og budsjett 2020... 11 Sak 074/19: Søknad om støtte til prispenger... 14 Sak 075/19: Saker i Regionrådet 03.09.2019... 15 Sak 076/19: Nytt fra sekretæriatet... 16 Eventuelt... Feil! Bokmerke er ikke definert. Felles bord... Feil! Bokmerke er ikke definert. Det ble gitt en felles presentasjon for sakene 068/19-073/19 i forkant av behandling. Presentasjonen ligger vedlagt. SAK 068/19: GODKJENNING AV MØTEREFERAT DOKUMENTER I SAKEN: Referat fra møtet i rådmannsutvalget 30.08.2019 Saksbehandler: Annette Finnerud Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 30.08.2019 Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 30.08.2019
SAK 069/19: TILTAKSPLAN FOR DIGITALISERING 2020-2023 Saksbehandler: Britt Inger Kolset DOKUMENTER I SAKEN: Regional digitaliseringsstrategi 2020 2023 Tiltaksplan for digitalisering 2020 2023 - vedlegg SuksIT legger fram årlige tiltaksplaner for digitalisering for behandling i rådmannsutvalget. Kommunene har etablert en ny felles digitaliseringsstrategi for 2020 2023. SuksIT legger med dette fram tiltaksplan for digitalisering for samme periode. SuksIT har denne gang valgt å involvere de regionale fagnettverkene i sterkere grad enn tidligere. Dette har ført til at planen for de neste 4 årene er inndelt i følgende områder: Helse- og omsorg Oppvekst Tekniske tjenester Tverrsektorielle tjenester De regionale nettverkene har selv definert egne behov som ønskes løst de neste 4 årene, prioritert hvilke tiltak som ønskes gjennomført i perioden og økonomisk ramme for satsningen. SuksIT har hatt ansvaret for involveringen og koordineringen av nettverkenes arbeid og for å identifisere felles tverrsektorielle behov og tiltak. Når det gjelder økonomisk ramme på satsningen foreslås denne slik: Årlig budsjett i denne perioden er vesentlig lavere enn i foregående 4 år se kostnadsutviklingen i grafen nedenfor. Dette skyldes i hovedsak at man i forrige strategiperiode gjennomførte omfattende anskaffelser av felles digitale løsninger. Det synes ikke å være behov slike omfattende anskaffelser de
neste årene, da man vil ha mest fokus på å realisere gevinster av allerede eksisterende anskaffelser, automatisering og effektivisering. I tillegg vil det legges til rette for løsninger som bidrar til økt digital dialog og samhandling med innbyggere. 20000 000 SuksIT - digitalisering årlig budsjett i perioden 2015-2023 15000 000 10000 000 5000 000-2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Som det framgår av første side i tiltaksplanen vil det være de regionale nettverkene som eier planen for sitt område. Det kan nevnes at det i løpet av januar 2020 vil foreligge mer detaljerte planer for hvert av de 4 satsningsområdene som: Beskriver de enkelte tiltak mer detaljert inkl. mål og gevinster Avklarer og beskriver nødvendig ressursinnsats/behov (fra SuksIT/sekretariatet og ute i kommunene) Beskriver tidsplan/roadmap for gjennomføring av tiltakene Beskriver hvordan rapportering underveis skal foregå og hva det skal rapporteres på Beskriver hvordan gevinstrealiseringen skal følges opp Disse planene skal også eies av de respektive fagnettverkene i regionen. SuksIT skal fortsatt ha et overordnet ansvar for framdrift og gjennomføring og sikre god koordinering av innsatsen. Tiltaksplan for digitalisering 2020 2023 godkjennes Tiltaksplan for digitalisering 2020 2023 godkjennes. Med en reduksjon på 250 000 i 2020, og 500 000 i 2021.
SAK 070/19: ENDRING I SAMARBEIDSAVTALE SUKS-IT Saksbehandler: Britt Inger Kolset DOKUMENTER I SAKEN: Samarbeidsavtale SuksIT av 01.05.2010 Beskrivelse av SuksIT revidert av RMU 27.03.15 Felles rutine for anskaffelse av digitale løsninger revidert av RMU 25.01.19 SuksIT fikk i møte 16.08.19 presentert Narvik kommunes robotisering av sykefraværsprosessen. I diskusjonen etterpå var det tydelig at dersom kommunene i regionen skal kunne nyttiggjøre seg denne type verktøy og automatisere/robotisere arbeidsprosesser, så vil det forutsette at arbeidsprosessene/rutinene knyttet til bruk av digitale løsninger er tilnærmet like i våre kommuner. Dette forutsetter antakeligvis en harmonisering av «bruken» av enkelte løsninger. I samarbeidsavtalen som ble inngått da kommunene opprettet SuksIT i 2010 (vedlagt) står det i punkt 4: 4. Kommunenes forpliktelser: «Kommunene må oppfylle sine forpliktelser beskrevet i dokumentet «Beskrivelse av permanent IKT Strategi og Utviklingssamarbeid i Kongsbergregionen» herunder krav om regional deltakelse, harmonisering av planer og anskaffelser og etablering av felles rutiner ved anskaffelser av IKT-løsninger». I tiltaksplanen for digitalisering for 2020 2023 som SuksIT legger fram for rådmannsutvalget i september er et viktig satsningsområde de neste 4 årene robotisering og automatisering. For å kunne lykkes med dette er det nå et behov for å tydeliggjøre viktigheten av at det etableres felles rutiner/arbeidsprosesser. For å sikre nødvendig mandat for videre arbeid foreslår SuksIT for rådmannsutvalget at dette må presiseres i punkt 4 i samarbeidsavtalen (referert over) ved å legge til nytt avsnitt på slutten av punkt 4 i avtalen med følgende tekst:
«Dette innebærer også at kommunene forplikter seg til å etablere felles rutiner og arbeidsprosesser i nye felles løsninger, og når løsninger som allerede er tatt i bruk skal integreres/automatiseres/robotiseres. Dette for å sikre at kommunene kan hente ut planlagte gevinster ved felles-satsninger og for å sikre effektiv IKT-drift». En slik harmonisering vil også muliggjøre et mye tettere tjenestesamarbeid mellom kommunene i regionen dersom dette er ønskelig. SuksIT besluttet i forrige møte 13.09.19 å legge fram forslag til revidert avtale til rådmannsutvalget for behandling og ny signering. Forslag til ny avtale følger vedlagt. I tillegg ønsker SuksIT at alle regionale nettverk gjøres kjent med revidert samarbeidsavtale raskest mulig etter rådmannsutvalgets behandling. Revidert samarbeidsavtale for SuksIT godkjennes og signeres Alle regionale nettverk gjøres kjent med revidert samarbeidsavtale raskest mulig Saken utsettes til Rådmannsutvalg i oktober
SAK 071/19: AVSLUTNING, OVERLEVERING OG UBRUKTE MILDER- FF110 SAK/ARKIV DOKUMENTER I SAKEN: Saksbehandler: Annette Finnerud ingen Alle kommunene i regionen vil i løpet av høsten 2019 ha tatt i bruk Elements og e-byggesak. Det er gjennomført forprosjekt og hovedprosjekt for å se på muligheten for et formalisert samarbeid innen arkivtjenesten etter bestilling fra Rådmannsutvalg. Det ble i møte 24.05.2019 besluttet at man går for en løsning med samarbeidsavtale og ikke et formalisert samarbeid med felles arbeidsgiverfunksjon i denne omgang. Vedtaket: Rådmannsutvalget mener at den beste løsningen er et formalisert samarbeid, men finner ikke handlingsrom for dette nå. Det opprettes derfor ikke et oppgavefelleskap for arkivsamarbeid nå. Videre føringer er: Det regionale samarbeidet videreutvikles gjennom å bygge videre på arkivnettverket i et nettverkssamarbeid De gjensidige forpliktelsene avklares gjennom en samarbeidsavtale. Nettverket utarbeider et forslag til avtale. Rådmennene tydeliggjør sine forventinger og koordineres seg imellom gjennom rådmannsutvalget Representanter fra rådmannsutvalget deltar på møte i arkivnettverket 05.06.2019 for å drøfte videre prosess Temaet ble så løftet opp igjen i etterkant av møtet for å se på muligheter til å ompostere midler i regionens rammer for mulig styrkning av arkivfunksjonen. I skrivende stund er fem kommuner godt i gang med bruk av det nye systemet, mens Notodden er midt i utrulling i uke 38 og Kongsberg i uke 40. Erfaring så langt er at kommunene opparbeider seg ulike måter å gjøre oppgaver i systemet på. Det er ikke per nå tatt ut effektiviseringsgevinst som felles systemansvarlig o.l. Sak/arkivsystemet er hovedsystemet i kommunene og andre arbeidsprosesser er avhengig av lik behandling i arkiv for å kunne utnytte fremtidig digitalisering og
robotisering. Grunnlaget i arkivsystemet setter premisser for om vi lykkes med andre prosjekter. Ambisjonene knyttet til gevinster bør derfor justeres i henhold til bruk av system. Prosjektet avsluttes 31.12.2019, og det utarbeides en overføringsplan for oppgaver som kommunene overtar fra sekretariatet før avslutning. Dette kommer som egen sak i oktober. Dette gjelder for eksempel: Maler Flyter (saksflyt og dokumentflyt) inkl utvidelse og bruk av metadata og oppgaver Vedlikehold og utvidelse av skriveregel-verktøy Kommunikasjon mot brukerstøtte/evry Koordinering av felles integrasjoner (oppsett og vedlikehold) Etter en gjennomgang av økonomien i prosjektet anslår vi at ubrukte midler vil komme på ca. 1,2 mill kroner. Dette er midler som er avsatt til prosjektet. Det forslås at gjenværende midler benyttes som en støtte ute i kommunene det første året etter utrulling. Dersom kommunene ser behov for å styrke arkivfunksjonen ytterligere anbefales det å gjøre det gjennom budsjettprosessen for 2020. Det utarbeides en sak om overføring av oppgaver (i oktober) Det anbefales at ubrukte midler benyttes som støtte ute i kommunene Eventuell ytterligere styrkning av funksjonen kan tas inn i budsjett 2020. Det utarbeides en sak om overføring av oppgaver (i oktober) Ubrukte midler tas opp igjen i oktober Styrkning av arkivfunksjonen med en stilling sees i sammenheng med stilingen kompetansrådgiver
SAK 072/19: STILLING KOMPETANSERÅDGIVER DOKUMENTER I SAKEN: Tilbakemeldinger fra nettverkene. Saksbehandler: Annette Finnerud I 2019 ble det besluttet å opprette en stillingen som kompetanserådgiver i regionen. Arbeidsoppgavene var knyttet til Kompetanseprosjektet, samt oppfølging av KS-Læring og kompetanseportalen. Stillingen har også fulgt opp nettverkene Kvalitetsnettverket og Kompetanseforum, og i tillegg hatt ansvaret for Digitaliseringskonferansen. Det ble våren 2019 vedtatt å vente med å ansette en ny i stillingen. Begrunnelsen var at det kunne komme nye behov i strategiprosessen og at kompetanseprosjektet var avsluttet. Sekretariatet i Kongsbergregionen skal være en liten organisasjon og når en stilling blir vakant må man se på om hva som er rett bemanning for fremtidige mål og prosjekter. Det ble sendt ut en informasjon til nettverkene som kompetanserådgiver har fulgt opp, og bedt om en tilbakemelding på fremtidige behov. Stillingen har vært vakant siden 01.07.2019. Det er mottatt mange tilbakemeldinger fra kommunene og disse ligger vedlagt saken. Under er et utdrag av innspillene: Koordinatorfunksjon er nødvendig for å sikre fremdrift og utvikling Frykt for at arbeidet i nettverkene stopper opp Vi trenger en koordinator, som legger til rette for oss, - og vi trenger noen som kan ta ansvar for KS-Læring for regionen. Et av hovedsatsingsområdene når det gjelder tjenesteutvikling i Kongsbergregionen er nettopp kompetanseutvikling. Vi har en travel hverdag og mye driftsoppgaver som tar tida. Jeg frykter for at nettverkene «dør» ut dersom vi ikke får noe drahjelp. Nettverkene er en arena som gir mulighet til å løfte saker som er for store for den enkelte kommune, og til å utveksle kompetanse på tvers av kommunegrenser. Det har vært gjennomført gode fellesopplæringer som er initiert av kompetanseforum. Eks strategisk kompetanseledelse. Forumet har videre planlagt felles opplæring i Ny kommunelov, og en opplæringsdag for ledere i etikk.
Det er nå overgang til ny plattform i Compilo, og vårt felles kvalitetssystem kunne sikkert vært utnyttet bedre tvers mellom kommunene for å hjelpe hverandre, men også med en effektiviseringsgevinst ved at en oppgave kan gjøres en gang i stedet for 7 ganger. KS-Læring blir også bare mer og mer viktig. Kompetanseforum blir et svært viktig forum framover med tanke på regionens vedtatte strategi Kvalitetsnettverket er veldig fornøyd med den støtten vi har fått fra regionen. Den frigjør hode-kapasitet og sikrer at møtene blir gjennomført. Nettverkets arbeidet vil gå inn i en topp i og med at vi skal implementere en ny versjon av Compilo i alle kommunene i januar 2020. Det vil være formålstjenlig å få støtte ut til februar 2020, til vi er over den toppen. Deretter ser vi at nettverket kan drive seg selv. Erfaring i tiden der stillingen er vakant, er at det er et stort behov for oppfølging av nettverkene og enkelt systemer som Kompetanseportalen og KS-Læring. Sekretariatet har ikke kapasitet til å følge dette opp etter nyttår, når avtalen med Guro Elbert går ut. Hun leies i dag inn på timesbasis for å gjøre helt nødvendige oppfølginger (ca. 10 % stilling). Kommunen har valgt KS-Læring som et opplæringsverktøy. Det er et stort behov for å ha en dedikert ressurs på dette som tar et hovedansvar og støtter kommunen i bruk og opplæring. Det samme gjelder for Kompetanseportalen. Kongsbergregionens strategi ble vedtatt i alle sju kommunestyrene i august/september. Denne er todelt i Samfunnsutvikling og Tjenesteutvikling. Kompetanse, innovasjon, kvalitet og digitalisering er løftet frem som hovedsatsningsområder innen tjenesteutvikling. Ny strategi bygger derfor oppunder behovet for aktive nettverk og dedikert ressurs innen kompetanseutvikling. Vi ser at det kan komme opp flere nettverk i fremtiden og at det kan bli et større behov for oppfølging. Det anbefales derfor at det ansettes på nytt i samme stilling som kompetanserådgiver høsten 2019. Det ansettes i stillingen som kompetanserådgiver høsten 2019 - Kompetansestilling blir stående i budsjettet, men det ansettes ikke før innholdet i stillingen er avklart.
SAK 073/19: HANDLINGSPROGRAM OG BUDSJETT 2020 DOKUMENTER I SAKEN: Handlingsprogram og budsjett Budsjett i Excellfil Saksbehandler: Annette Finnerud Kongsbergregionen er et samarbeids- og interesseorgan for sju kommuner. Kommunestyrene har vedtatt at de regionale organ skal utarbeide årlige handlingsplaner for arbeidet. Kongsbergregionens handlingsprogram og budsjett legger føringer for hvilke arbeidsoppgaver Kongsbergregionen skal prioritere i 2020. Handlingsprogrammet må sees i sammenheng med vedtatt strategi for Kongsbergregionen høsten 2019. I revidert strategi kom det tydelig frem at regionen fortsatt skal være innovativ med bred satsning på tjenesteutvikling på samme nivå som tidligere. Samtidig øker man regionens ambisjon om å være regional samfunnsutvikler og et politisk talerør. Handlingsplan for Tjenesteutvikling og Handlingsplan for Samfunnsutvikling med tilhørende budsjett skal svare opp ambisjonene fra strategien. Kongsbergregionen arbeider med å implementere de utvalgte bærekraftsmålene inn i drifts- og styringsdokumenter. Handlingsprogram og budsjett er de første dokumentene der dette blir synliggjort. I 2020 innføres det et nytt styringsdokument for regionen; Politisk tiltaksplan. Dokumentet vil klargjøre felles mål, arbeidsformer og forpliktelser. Det vil underbygge og styrke gjennomføringsevnen til regionen som en felles politisk kraft. Regionen har over flere år gjennomført større anskaffelsesprosesser og dette har blitt reflektert i budsjettet. Nå forslås det en reduksjon i midler til tiltak. Nye tiltak skal konkretiseres i løpet av 2020 og tjenestenes behov er beskrevet i Tiltaksplan for digitalisering. Det foreslås en reduksjon i budsjettet til Kongsbergregionen med 3,325 mill. mill. fra 2019, som gir et totalbudsjett på 20,845 mill. I inneværende år har egenandelen til kommunene vært lav på grunn av finansiering gjennom tidligere års ubrukte midler. Disse midlene er nå oppbrukt gjennom at pågående prosjekter er gjennomført og avsluttet. Andelen per kommune øker derfor i 2020, selv om totalbudsjettet er redusert. Figuren viser kommunens andeler siste år.
Under er et sammendrag av de endringene som forslås inn i budsjettet for 2020. Område Drift Tiltak Endring kroner Handlingsplan for tjenesteutvikling Handlingsplan for Samfunnsutvikling Offentlige anskaffelser /innkjøp (F2269) Etablerertjenesten Redusert eget bidrag og tilskudd (F259) Samlokalisering E134 Haukelivegen AS Ressurs Samfunnsutvikling Vegglifjelltunnel (FF212) (overførte midler) Todagerssamling rep. skap (F210) Tiltaksplan for digitalisering (reduksjon) Regional behandling og lagring av slam Politisk tiltaksplan -5,470 mill. 0,2 mill. 0,3 mill. 0,42 mill. 0,2 mill. 0,050 mill. 0,5 mill. - 0,015 mill. 0,1 mill. I vedlegget Handlingsprogram og budsjett så blir aktiviteter og budsjettposter beskrevet mer detaljert. Handlingsprogram og budsjett er lagt inn i samme dokument.
Handlingsprogram og forslag til budsjett vedtas Handlingsprogram og forslag til budsjett vedtas, med følgende endringer - Stilling samfunnsutvikling går ut - Kompetansestilling blir stående, men ansettes ikke. Innhold i stilling avklares senere. - Utredning slam- tas på selvkost - Reduksjon i tiltaksplan for digitalisering innarbeides (se tidligere sak) - Fordelingsnøkkel vurderes på nytt i budsjett/ i enkeltprosjekt for 2021
SAK 074/19: SØKNAD OM STØTTE TIL PRISPENGER DOKUMENTER I SAKEN: Saksbehandler: Annette Finnerud Søknad om prispenger Start Upp Kongsbergregionen er regional del av et fylkesprosjekt eid av etablererveilederne i Buskerud. Det vil arrangeres seks regionale konkurranser (Hallingdal, Ringerike, Kongsbergregionen, Drammens-regionen, Røyken/Hurum). Avslutningsvis vil det bli en fylkesfinale i Drammen inneværende år. Det gjennomføres workshoper lokalt som avsluttes med en delfinale hvor vi skal velge tre lokale finalister. Vinneren vil få delta på fylkesfinalen for Buskerud i konkurranse med vinneren fra de andre regionene i fylket. Det søkes Kongsbergregionen om 15 000,- kr til prispenger. Søknaden var oppe i regionalt næringssamarbeid som gav følgende tilbakemelding: Næringssamarbeidet gir sin tilslutning til at man kan gi prispenger til initiativet. Dette begrunnes i at man synes det er positivt at flere aktører ønsker å stimulere til aktivitet. Samtidig vil gruppa formilde at selve oppsettet har tydelige svakheter knyttet til forankring i kommunene, og at tidsperspektivet ikke gir grunnlag for bred presentasjon fra grunderer. Kommunene i fra Buskerud i Kongsbergregionen var ikke kjent med initiativet før det ble spurt om prispenger, og dette er ikke et godt utgangspunkt for tiltaket. Kommunene kunne vært gode samarbeidspartnere ved valg av sted, fremdrift og dialog med grundere. Dersom det skal gjøres noe tilvarende senere ønsker kommunene i større grad å bli involvert fra begynnelsen. Bruk av navnet Start up Kongsberg kommer i direkte konflikt med bruk av samme navn i Kongsberg i dag. Vurdering: Det er positivt at det er flere som tar inaktiv til aktivitet for etablerere i regionen. Til en senere anledning vil vi gjerne involveres tidlig slik at vi kan bidra konstruktivt inn til arrangementet. Det bevilges 15 000,- kr i prispenger til Startup Kongsbergregionen. Det oppfordres til å ha tidligere og tettere kontakt med kommunene i fremtidige initiativ.
Det bevilges 15 000,- kr i prispenger til Startup Kongsbergregionen. Det oppfordres til å ha tidligere og tettere kontakt med kommunene i fremtidige initiativ. SAK 075/19: SAKER I REGIONRÅDET 03.09.2019 Saksbehandler: Annette Finnerud DOKUMENTER I SAKEN: Referat 03.09.2019 Orientering Samtaler med Sigdal kommune Orientering Samtale med Krødsherad kommune Vegkonferanse Høsten 2019 Invitasjon(tilbud) til Haukeliveien AS Vegglifjelltunnelen Rapport- Ditt og Mitt Vestfold og Telemark Eiker og Kongsberg tingrett Handlingsprogram og budsjettprosess 2020 Høring: Teknologi og fremtidens transportinfrastruktur Eventuelt Orientering Notodden flyplass Orientering om vedtak i Viken Fessnemnd- Fylkeskommunale arbeidsplasser Saken tas til orientering Saken tas til orientering
SAK 076/19: NYTT FRA SEKRETÆRIATET Saksbehandler: Annette Finnerud Samling 9.-10. januar Vegkonferanse 18. november Samling sekretariatet- ramme - Saken utsettes- ble ikke behandlet i september