Fyresdal kommune Kontrollutvalet Møteprotokoll frå Fyresdal kommune - kontrollutvalet Møtedato: 16.10.2013 Møtestad: Møteleiar: Fyresdal kommunehus, møterom 2.høgda Kjell Sverre Thoresen Til stades: Leiar Nestleiar Medlem Sekretær Oppdragsrevisor Økonomisjef Kjell Sverre Thoresen Tore Lotsberg Olav Åge Dale Marianne Lundeberg Aud Lie Solheim Kjersti Bergland Innkallinga blei godkjend. Saklista blei godkjend. Møteprotokollen frå møte 15.05.2013 blei godkjend. Sakene blei behandla slik: 14-17/13 Sak 16/13 ble vedtatt samrøystes lukka, ref. Offl. 24. Leiar Kjell Sverre Thoresen Sekretær Marianne Lundeberg Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 90114543 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 14/13 13/498 ORIENTERING FRÅ ØKONOMISJEF 16.10.2013 15/13 13/471 BUDSJETT FOR 2014 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I FYRESDAL KOMMUNE 16/13 13/468 ORIENTERING FRÅ REVISOR 16.10.2013 17/13 13/470 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 16.10.2013 Side 2 av 6
Sak nr. 14/13 ORIENTERING FRÅ ØKONOMISJEF 16.10.2013 Samrøystes vedteke! Økonomisjef Kjersti Bergland orienterte utvalet om Fyresdal kommunes økonomiske situasjon munnleg i møtet. Sak nr. 15/13 BUDSJETT FOR 2014 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I FYRESDAL KOMMUNE Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2014 for Kontroll og tilsynsverksemda i Fyresdal Kommune med ei ramme på kr 592 500,- Kontrollutvalet sitt budsjett føl budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet. Samrøystes vedteke! Forskrift om kontrollutvalg 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: Kontrollutvalet endra arbeidsgiveravgift i forhold til forslag til budsjett fra 17000 til 8000,- i møtet. Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet fremjar med dette ei sak om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2014 i Fyresdal kommune. Vurdering frå sekretariatet Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsverksemda i Fyresdal Kommune for 2014. Kontrollutvalet sitt budsjett vil innehalde utgiftene til sjølve drifta av Side 3 av 6
utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstal og delvis på anslag. Det er svært viktig at det vert sett av tilstrekkeleg med midlar til kontrollutvalet si verksemd. Det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt, og kommunestyret har eit ansvar i å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Det er blant anna viktig med tilstrekkelig ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på fylkesvise og regionale samlingar er bra i denne samanhengen. Ein post som godtgjering/tapt arbeidsforteneste avheng både av aktiviteten i utvalet og kva godtgjøringsnivå kommunen ligg på. Budsjettet er sett i forhold til Fyresdal kommune sitt reglement for godtgjering til folkevalde. Det er teke høgde for 4 kontrollutvalsmøter i året, og deltaking på andre kurs/møter. Fyresdal kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. Sekretariatstenester Fyresdal kommune er medeigar i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Revisjonstenester Fyresdal kommune er medeigar i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar også selskapskontroll og eventuelt andre tenester. Det er viktig at det vert løyvd nok pengar til å gjennomføre tilstrekkeleg mengde selskapskontrollar. Med andre tenester meinar ein eventuelt bruk av ekstern bistand i form av f.eks. privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Budsjettet kan spesifiserast som følgjer: Tekst Kont.utvalet sitt Vedtatt budsjett Rekneskap Rekneskap framlegg budsjett pr. 01.09 2014 2013 2013 2012 Godtgjersle medlemer 70 000 82 000 33 178 48 656 Tapt arbeidsforteneste 5 000 6 000 8 537 12 718 Arbeidsgiveravgift 8 000 10 000 4 422 6 506 Kontormateriell/anna forbruk 7 000 3 000 350 18 268 Opplæring/kurs 25 000 16 000 16 500 24 900 Reiser/Transport 30 000 8 000 8 677 8 390 Kontigentar/abb. 1 500 1 000 1 200 0 Kjøp av tenester: Revisjon 327 000 327 000 163 000 315 600 Sektretæriat 79 000 79 000 120 600 83 200 Selskapskontrollar/andre tenester 40 000 32 000 0 0 Side 4 av 6
Sum 592 500,- Konklusjon: Sekretariat foreslår ei budsjettramme på kr 592 500,- for kontrollutvalet for 2014, dette inkluderar også kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Sekretariatet ber økonomiavdelingen om å legge på deflator auking. Selskapskontroll er auka til 40 000 da det er prisen for ein generell selskapskontroll. Dei andre utgifta er regulert i henhald til budsjett og rekneskapstal for 2012-2013. Vi meiner dette gir et realistisk bilde av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Skulle det oppstå situasjonar som nemnt over der det blir behov for ekstraordinære granskingar/rapporter, og der det er naudsynt å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tileggsløyvingar til Kontroll- og tilsynsverksemder oppstå. Dette er i så tilfelle ei sak for kommunestyret. Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2014 for Kontroll og tilsynsverksemda i Fyresdal Kommune med ei ramme på kr 601 500,- Kontrollutvalet sitt budsjett føl budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet. Sak nr. 16/13 ORIENTERING FRÅ REVISOR 16.10.2013 Samrøystes vedteke! Revisor Aud Lie Solheim ba kontrollutvalet om å lukke møtet under revisors orientering. Kontrollutvalet vedtok enstemmig å lukke møtet, ref. Offl. 24. Revisor delte ut «Overordnet revisjonsstrategi», og gikk gjennom planleggingen av revisjonen i Fyresdal kommune. Sak nr. 17/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 16.10.2013 Sakene vert tekne til vitande. Side 5 av 6
Samrøystes vedteke! Bestilling av selskapskontroll i neste møte Telemark Lys AS Temarkshøstkonferanse 15.11.2013 Fellesmøte i Kviteseid 22.10.2013 Mogleg utviding av Temark IKS Eventuelt Sakene vert tekne til vitande. Side 6 av 6