Kontrollutvalet i Vik kommune Møtebok Møtedato: 27.11.2018 Møtetid: Kl. 14.00-16.00 Møtestad: Møterom Vikjao, kommunehuset Saksnr.: 15/18-18/18 Følgjande medlem møtte Oddvar Tryti Agnar Fosse Leidulv Finden Marit Aafedt Fjærestad Odette Gurukwayo Parti Ap Uavhengig H Sp Krf Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Marit Aafedt Fjærestad Sp Ingen møtte som vara. Marianne Bøthun vart kalla inn, kunne ikkje møte Sp Andre møtedeltakarar Oddbjørn Ese Bjarnhild Samland Marit Johanne Andersen Rådmann Oppvekstsjef Omsorgsjef Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå revisjonen møtte: Dokument utlevert i møtet: Synfaring: Merknader: Leidulv Finden Andrea Opseth Underskrifter: Leidulv Finden Agnar Fosse Oddvar Tryti Marit Aafedt Fjærestad Odette Gurukway 1
Sakliste 15/2018 Godkjenning av møtebok O 16/2018 Drøftingssaker, skriv og meldingar O 17/2018 Val av forvaltningsrevisjon 2019 O 18/2018 Utkast til møteplan 2019 O Sak 15/2018 Godkjenning av møtebok Andrea Opseth 27.11.2018 15/2018 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Møteboka frå møtet 02.10.2018 vert godkjent. Sak 15/18 VEDTAK: Møteboka frå møtet 02.10.2018 vart godkjent. 2
Sak 16/2018 Drøftingssaker, skriv og meldingar Andrea Opseth 27.11.2018 16/2018 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Kontrollutvalet tek orienteringar, skriv og meldingar til vitande. VEDLEGG Vedleg Dok. Dato Avsendar Tittel g Nr. 1 18.10.2018 Rådmannen Sakspapir Budsjett 2018 - revidert pr. 2.tertial 2 11.10.2018 Rådmannen Budsjett 2018 - revidert pr. 2.tertial 3 18.10.2018 Rådmannen Investeringsbudsjett 2018 4 13.11.2018 Kvalitetskontrollkomiteen, NRKF FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL UTFØRT 2018 5 22.10.2018 Marianne Vara Uavhengigheitserklæring ansvarleg revisor 2018. 6 NKRF Program for kontrollutvalskonferansen på Gardermoen 30. og 31. januar 2019 7 06.11.2018 Marianne Vara 8 16.03.2018 Kontrollutvalet i Sogn og Fjordane Fylkeskommune Samanslåinga av den interkommunale revisjon i fylket Ny personvernlov frå 2018 Status for tilpassing i Sogn og Fjordane fylkeskommune 9 23.04.2018 Datatilsynet Nye personvernregler for 2018. Hva betyr det for din virksomhet? https://www.datatilsynet.no/globalasset s/global/regelverk-skjema/forordningen /punktliste-til-ny-forordning_web.pd 10 23.04.2018 PwC Utdrag frå onepager frå PwC om GDPR 3
Rådmannen orientert om: Kommunebarometeret 2018 og overordna linjer i rapporten. Teritialrapport 2.tertial. Rapporten syner overforbruk på 10 millionar. Underskotet vert dekka med disposisjonsfond. Budsjett 2019 og Økonomiplan 2019-2022. Planen legger til grunn at ein set i verk endringar i skulestruktur frå høsten 2019. Oppvekstsjef orienterte om posten Grunnskule i Kommunebarometeret: Andel elever fra kommune som har fullført og bestått videregåande innan fem år ligger på 74,4%, og er lågare enn landet forøvrig. Kommunen har gått inn på avgangskullet rapporten skildarar. Kontrollutvalet fekk ei forklaring på årsak og samanheng. Kompetanse: På ungdomsskulen oppfyller 61 prosent av lærarane i norsk, engelsk og matematikk nye krav til fordjupning i faga. Det er satt i gang med videreutdanning av lærarar for å auke denne andelen. Omsorgssjef orienterte om posten pleie og omsorg i Kommunebarometeret: Andel tilsette med fagutdanning er 72%. Det er satt i gang tiltak for å auke fagnivået hjå dei tilsette, gjennom helsefagutdanning. Omsorgssjefen forklare forøvrig samanhengen med score rundt andel beboere i institusjon, samt tid med lege og fysioterapeaut. Omsorgssjefen orientert om registrering av funksjonshemma, der kommunen kan vise til god praksis og rutinar. Sak 16/2018 VEDTAK: Kontrollutvalet ber rådmannen om status på arbeidet med personvernlova på møte i april 2019. Oddvar og Odette deltar på kontrollutvalgskonferansen. Øvrige medlemmar gjer ein vurdering og gir tilbakemelding til sekretariatet innan 14.desember ved interesse. Sekretariatet undersøkjer med Marit Aafedt Fjærestad om ho ynskjer å delta. 4
Sak 17/2018 Forvaltningsrevisjon 2019 Andrea Opseth 27.11.2018 17/2018 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Saka vert lagt fram utan tilråding men for drøfting i kontrollutvalet. VEDLEGG: Nr. Dok. Dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 06.10.2016 Sekretariatet Plan for forvaltningsrevisjon 2 06.10.2016 Sekretariatet Overordna analyse Kontrollutvalet har diskutert områder for forvaltningsrevisjon. To områder vart diskutert: Næringsutvikling og skule. Bekymring rundt nedgang i folketal og økonomiske situasjon i Vik, er bakteppe for ynskje om å undersøke arbeidet med næringsutvikling. Argumentasjon for skule var knytt til tiltak, omstilling og eit lovverk som skal fyljast opp. Kontrollutvalet stemte etter diskusjon samrøystes på næringsutvikling. Forhold som vart diskutert, og som ein ynskjer med i rapporten er: Framoverskuande rapport Ressursbruk Organisering Sak 17/2018 VEDTAK: Kontrollutvalet ynskjer å gjennomføre forvaltningsrevisjon på næringsutvikling under føresetnad av at det vert avsett midlar i budsjettet for 2019. Sekretariatet undersøker om det er midlar på budsjettet og dersom det er midlar så ber ein forvaltningsrevisor om å legge fram ein prosjektplan på neste møte. 5
Sak 18/2018 Utkast til møteplan for 2019 Andrea Opseth 27.11.2018 18/2018 Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet går gjennom og reviderer vedlagte utkast til møteplan for 2019. Sak 18/2018 Vedtak Kontrollutvalet vedtek utkast til møteplan for 2019 med slik endring: Møte 1: ny dato 05. februar Møte 2: uendra 23.april Møte 3: uendra 25.juni Møte 4: uendra 24.september Møte 4: uendra 26.november 6