Prosjekt: Omstilling av Alta kommune for å få til den gode kommune med en bærekraftig økonomisk utvikling Bakgrunn: 1. Kommunestyrets vedtak i forbindelse med behandling av budsjett 2010, hvor det ble fattet følgende vedtak: Kommunestyret ber om at det startes et arbeid med omstilling, og en gjennomgang av den administrative og politiske organiseringen til neste valgperiode. 2. Kommunestyrets vedtak av 21. juni 2010 i forbindelse med behandlingen av foreløpige budsjettrammer for 2011, hvor det ble fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret pålegger økonomiutvalget å iverksette og lede en politisk prosess med siktemål å omstille tjenesteproduksjonen i kommunen slik at det frigjøres 40 millioner kroner fra og med 2011. 2. Sektorer og hovedutvalg må starte arbeid med å finne strukturelle grep som erstatter de akutte tiltakene i budreg. 1/2010, og som gir ytterligere permanente innsparinger på 20 millioner kroner. 3. Rådmannens ledergruppe samordner administrasjonens arbeid med omstilling. Over tid har den økonomiske situasjonen for Alta kommune utviklet seg i negativ retning. Alta kommune har gjennom diverse tiltak tatt ut det meste av potensialet for å øke inntektene. Det er derfor behov for å iverksette permanente tiltak som reduserer kommunens totale utgiftsbehov med om lag 40 millioner fra og med 2011. I denne sammenhengen er det videre behov for å vurdere kommunens administrative og politiske organisering. Oppdragsgiver (prosjekteier) Prosjekteier: Kommunestyre Styringsgruppe: Formannskapet Prosjektgruppe: Rådmannens ledergruppe Formål (Hvorfor?) Prosjektets formål er: 1. Etablere en effektiv og fremtidsrettet politisk og administrativ organisering av Alta kommune. 2. Bidra til at nivået på tjenesteproduksjonen blir økonomisk bærekraftig i kommende økonomiplanperiode. 3. Bidra til forbedret helhetstenkning i den kommunale organisasjon 4. Bidra til å få på plass mer kostnadseffektive løsninger innenfor tjenesteproduksjonen. 5. Etablere forpliktende kompetanseutviklingsplaner, herunder fokus på lederkompetanse og medarbeiderundersøkelser. Mål (Hva skal oppnås?) Prosjektet skal oppfylle følgende resultatmål: 1. Redusere Alta kommunens utgiftsbehov permantent med 40 millioner fra og med 2011 2. Få på plass en ny politisk og administrativ organisering. 3. Definere prioriterte innsatsområder, som er politisk forankret. 4. Alta kommune skal fremstå som en organisasjon med ansvarliggjorte og beslutningsmyndige ledere nærmest mulig brukerne. 5. Implementere et helhetlig målstyringssystem.
Det vil ikke være mulig å implementere alle målene innen utgangen av juni 2011. Hovedfokuset må i første omgang være å få vedtatt et budsjett i desember 2010 som er i reell balanse for 2011, og om nødvendig med midlertidige kostnadsreduksjoner og vakanser. Rammebetingelser Prosjektet skal i stor grad gjennomføres ved bruk av tilgjengelige administrative og økonomiske ressurser i eksisterende organisasjon. Konsekvensen av dette omstillingsarbeidet vil derfor medføre at administrasjonen må sette av tid og ressurser til dette arbeidet, som selvfølgelig vil gå ut over prioriteringen andre oppgaver. Det vil ut over dette være behov å avsette en økonomisk pott som skal brukes til omstillingsarbeidet, og finansiere følgende: 1. Engasjere en prosjektsekretær for perioden 01.10.2010 30.06.2011 2. Studietur(er) 3. Kjøp av tjenester/vurderinger/analyser fra eksterne kompetansemiljø 4. Utskillelse/selskapsorganisering av kommunale virksomheter De rene prosjektkostnadene vil utgjøre ca kr 800 000,-, og må bevilges av Kommunestyret ved Budreg. 2/2010. Det forutsettes videre at sektorene bidrar innenfor sine respektive ansvarsområder. Det er avgjørende at ledergruppen klarer å skape forståelse og motivasjon for denne omstillingsprosessen, og sikrer nødvendig involvering og medvirkning fra fagforeningene/tillitsvalgte og ansatte. Det er viktig med en kreativ prosess, men at de tiltakene som til slutt fremmes fra prosjektgruppen er realistiske, konkrete og gjennomførbar. Formannskapet (styringsgruppen) skal styre framdriften av omstillingsprosjektet. Kravspesifikasjon Følgende styringsdokumenter legges til grunn for arbeidet: 1. Kommuneplanen samfunnsdel og arealdel 2. Virksomhetsplan for 2010/2011 3. Budsjett 2010 og Økonomiplan 2010 2013 4. Vedtatte kommunedelplaner, som f.eks Boligsosial handlingsplan, plan for offentlig uterom m.fl. 5. Kommunens arbeidsgiverpolitikk, med særskilt vekt på vårt verdigrunnlag; Åpenhet, trygghet og respekt. 6. Kostra analyser, andre sammenligningstall, Econ rapport, regnskapstall. 7. Offentlige/nasjonale lovkrav og føringer I henhold til bestillingen fra Kommunestyret må prosjektet vurdere følgende områder: 1. Den politiske og administrative organiseringen, herunder: - politisk organisering som ivaretar helhetstekning og målstyring (avgjøres av styringsgruppen) - samling (samlokalisering) av kommunens øverste ledere på rådhuset - innføring av virksomhetsområder - bygningsmessige/arealmessige tilpasninger - kultur sin organisatoriske plassering i kommunen. 2. Strukturelle endringer, herunder: - skole og barnehage organisering/struktur - organisering av og størrelsen på tilbud innenfor Helse og sosial (jfr. pågående arbeid vedrørende utarbeidelse av kommunedelplan for helse og sosialtjenester)
3. Investeringsnivå de kommende 8 årene 4. Organisering, omfang og kvalitetsnivå på tjenestetilbudet 5. Oppgaver og funksjoner som kan inndras permanent. 6. Utskillelse/selskapsorganisering av kommunale virksomhetsområder, herunder bl.a: - bygningsmessig drift - IKT (e-forvaltning) - skatt - m.m Her må styringsgruppen i samarbeid med prosjektgruppa foreta ei prioritering av hva som skal tas først og sist. Noen av områdene hører naturlig sammen. Avgrensninger og unntakelser Prosjektet skal ha en tidshorisont fra august 2010 til juni 2011, men gjennomføringsfasen vil ta lengre tid. Det er avklart politisk at det ikke skal gjøres noe med størrelsen på Kommunestyret. Ut over dette ligger det ingen begrensninger. Det er de siste årene gjennomført betydelige endringer innenfor dagens sektororganisering. Rådmannen kan derfor ikke se at det ligger så mange nye muligheter ved å endre dagens sektororganisering. Det vil i så fall bare være kosmetiske endringer. Hovedspørsmålet blir derfor om Alta kommune gjennom dagens organisering kan møte fremtidens utfordringer, slik som: 1. Er organiseringen bærekraftig økonomisk? 2. Klarer vi med dagens organisering å løse de kommunale oppgavene, samt dekke behovene i en økende befolkning? 3. Behovet for helhetstenkning politisk og administrativt? I tillegg må prosjektet se på de demografiske endringene som kommer de nærmeste årene, og da med spesielt fokus på at vi får flere eldre i kommunen Uansett valg av organisasjonsform må Alta kommune ha fokus på strukturelle endringer. Det er på dette området de store pengene ligger. Det pågår for tiden en del planprosesser i kommunen, slik som utarbeidelse av kommunedelplan for helse og sosialtjenester m.m.. Disse prosjektene vil inngå som delprosjekter i dette omstillingsarbeidet. Prosjektets overordnede organisering Prosjekteier: Kommunestyret Styringsgruppe: Formannskapet Prosjektgruppe: Rådmannens ledergruppe Prosjektleder: Rådmann Prosjektsekretær:? Arbeidsgrupper: Opprettes når prosjektet er vedtatt Budsjett/personalressurser Bruk av tilgjengelige ressurser i eksisterende organisasjon. Opprette en prosjektpott på ca kr 800 000,- ved Budreg. 2/2010 Engasjement av prosjektsekretær Budsjett/ressursbruk detaljeres når prosjektorganisasjonen er på plass.
Plan og milepæler Milepæl 1: Vedta prosjektbeskrivelse og prosjektorganisering Milepæl 2: Ansette prosjektsekretær Milepæl 3: Etablere arbeidsgrupper og utforme milepælsplan for de respektive gruppene Milepæl 4: Innhente informasjon/kunnskap fra andre kommuner Milepæl 5: Rapporteringsrutiner for tilbakemelding til prosjekteier Tidsplan Utarbeides når prosjektplan er vedtatt og prosjektsekretær er på plass. Alta/.. Alta/. Alta/. -------------------- -------------------- -------------------- Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Geir Ove Bakken Torfinn Reginiussen Bjørn-Atle Hansen
Milepælsplan 1. Milepæl: Start Slutt Ansvar 2. Milepæl 3. Milepæl 4. Milepæl 5. Milepæl 6. Milepæl 7. Milepæl 8. Milepæl 9. Milepæl 10. Milepæl