Referat fra rådmannens lederseminar på Sarnes 19. og 20 august 2010

Transkript

1 Referat fra rådmannens lederseminar på Sarnes 19. og 20 august 2010 Til stede: Rådmannens ledergruppe, og budsjettansvarlig Bakgrunn: Kommunestyret har vedtatt følgende: Kommunestyret ber om at det startes et arbeid med omstilling, og en gjennomgang av den administrative og politiske organiseringen til neste valgperiode. I tillegg har den økonomiske situasjonen for Alta kommune over tid utviklet seg i negativ retning. Alta kommune har gjennom div. tiltak tatt ut det meste av potensialet for å øke inntektene. Det er derfor behov for å iverksette permanente tiltak som reduserer kommunens totale utgiftsbehov med om lag 40 millioner fra og med Dokumentasjon: 1. Prosjektbeskrivelse Omstilling av Alta kommune for å få til den gode kommune med en bærekraftig økonomisk utvikling 2. Sak vedrørende foreløpige budsjettrammer Agenda Kaupang; Erfaring med flat struktur 4. Budsjett 2010 og økonomiplan Oppdaterte Kostra-tall for Econ rapport; Er Alta kommunes økonomi bærekraftig? 7. Innhentede erfaringer fra andre kommuner I tillegg er Alta kommune med på en undersøkelse om administrative stillinger. Gjennomføres av Agenda Kaupang, og rapport vil foreligge i slutten av oktober. Her vil antall administrative stillinger i Alta kommune bli sammenlignet med andre kommuner på vår størrelse og med samme aktivitetsnivå. Innledning: Generelt har Alta kommune god kvalitet på tjenester, og vi driver kostnadseffektivt på de fleste områdene, jfr. Kostra analyser. Alta kommune har betydelig flere små virksomhetsområder enn sammenlignbare kommuner. Behov for å modernisere organiseringa, samt at vi er tvunget til endringer på grunn av presset økonomi, men ikke behov for noen revolusjon. Kortsiktig utfordring (kommer ikke utenom); et budsjett i reell balanse for Og, vi har ikke kapasitet/tid til å utrede i det vide og brede. Det må trekkes noen konklusjoner på bakgrunn av den dokumentasjonen som allerede foreligger, og de erfaringene vi allerede sitter inne med. Lederseminaret brukte en del tid på å ferdigstille prosjektbeskrivelsen til styringsgruppa (Formannskapet). Denne følger vedlagt, og beskriver mål og retning for omstillingsarbeidet.

2 Rådmannen hadde utarbeidet en temaoversikt/utredningsområder som grunnlag for diskusjonene på seminaret. Denne ble i stor grad fulgt, men er ikke uttømmende for den prosessen vi skal igjennom. Det er nødvendig allerede nå i prosessen å poengtere at mye av den omstillingen kommunen skal igjennom de kommende årene ikke vil gi noen stor effekt allerede i Det vil ikke være mulig å implementere alle resultatmålene innen utgangen av juni Hovedfokuset må i første omgang være å få vedtatt et budsjett i desember 2010 som er i reell balanse for 2011, og om nødvendig med midlertidige kostnadsreduksjoner og vakanser. Utredningsområder (foreløpig) Organisering: Ledermøte brukte mye tid på å diskutere en ny administrativ organisering. Utgangspunktet er følgende: Etablere en effektiv og fremtidsrettet politisk og administrativ organisering av Alta kommune. Bidra til forbedret helhetstenkning i den kommunale organisasjonen. Alta kommune skal fremstå som en organisasjon med ansvarliggjorte og beslutningsmyndige ledere nærmest mulig brukerne. Implementere et helhetlig målstyringssystem Utfordringen er hvordan Alta kommune skal flate ut strukturen i dagens organisasjon. Hvor flat strukturen i en kommune er i dag er i all hovedsak avhengig av hvor avgjørelsesfullmaktene er plassert. Dersom for eksempel rektorene og barnehagestyrerne har alle fullmakter for drift av sine virksomhetsområder har de i prinsippet flat struktur. Hvordan organisasjonskart og bokser er tegnet er av mindre betydning. Alta kommune har i dag på lik linje med mange andre kommuner en hybrid løsning. Vi er flat på noen områder og for hierarkisk på andre. I dag fremstår organisasjonskartet til Alta kommune som om det er et rådmannsnivå og et sektorledernivå. I den daglige driften er det ikke unaturlig at vi oppfattes på denne måten. Det har i tillegg over tid skjedd en oppbygging av sektoradministrasjoner. Ledermøtet støttet tanken om at vi i den administrative omorganiseringen starter med oss selv, dvs. sammenslåing av rådmannsnivået og sektorledernivået. Helse- og sosialsektoren signaliserte noen betenkeligheter ved ei slik samling, og det må tas med videre i prosessen. Konklusjon: Alle sektoradministrasjonene samles på rådhuset, dvs at sektoradministrasjon innen Barn og unge og helse og sosial flyttes til rådhuset. Rådmannen og kommunalsjefer med sektoransvar sitter i kontorfellesskap Antall kommunalsjefer og behov for rådgivere og merkantilt personell utredes nærmere Rådmannsnivået er da samlet i en enhet med virksomhetsområder under.

3 Den videre organiseringen av tjenestene under rådmannsnivået må utredes nærmere, det samme gjelder sentrale stabsfunksjoner. Det forutsettes at ASU fortsatt er en del av rådmannens stab. Denne endringen vil føre til samordning av en del administrative oppgaver som vil gi innsparing på stillinger og driftsutgifter. Denne endringen krever ombygging av rådhuset. Rådmannen foreslår i investeringsbudsjettet at 4. etasje i A-fløya bygges om til en fullverdig etasje, samt at resten av fløya totalrenoveres, jfr. de arbeidsmiljøutfordringene som er på denne delen av bygningsmassen. Det må i tillegg etableres ventilasjon i B-fløya. Kultur sin organisatoriske plassering i kommunen Det er behov for å vurdere kultur sin organisatoriske plassering i kommunen. Deler av de tradisjonelle kulturaktivitetene er de siste årene skilt ut i egne selskaper. Dette gjelder i første rekke i selskaper som Aurora Kino IKS, VAM IKS og Nordlysbadet Alta KF. De største gjenværende virksomhetene er biblioteket, kultursalen, kulturskolen og andre administrative oppgaver. På grunn av fagkompetansen til nåværende sektorleder ble landbruk, Altalabben og fiskevetrinærene lagt inn under kultur- og landbrukssektoren. Nåværende sektorleder har sagt opp stillingen, og vil fratre ved årsskifte. Det vil være litt spesielt å lyse ut stillingen som kultursjef med ansvar for bl.a. landbruksavdelingen. Ledermøtet var klar på at det er viktig at kultur er synlig i organisasjonen. Kulturaktiviteter og kultur sin rolle vil bare bli viktigere og viktigere i forhold til å skape bolyst og å tiltrekke ny innbyggere til kommunen. Det ligger i tillegg et stort næringspotensial innenfor kultur. Følgende alternativer ble drøftet: Kultur som egen sektor med ansvar for kulturskolen, biblioteket og kultursalen. Kommunalsjef for kultur Kultur som en stabsfunksjon hos rådmannen. Kultursjef Kultur og næring som en del av ASU Kultursektoren jobber i dag mye tverrsektorielt. Fra sektoren er det et ønske om at kultur også i fremtiden skal være synlig i organisasjonen. Om kultur blir en egen sektor eller en stabsfunksjon hos rådmannen vil medføre at kultur er synlig i organisasjonen. Landbruk ønsker selv å bli en del av næring (som de var før omorganiseringa). Altalabben og fiskevetrinærene må legges under andre virksomhetsområder eller skilles ut som egne foretak/privat drift. Organiseringen av disse tjenestene bør drøftes med Vest- Finnmark regionråd.

4 Konklusjon (foreløpig): I rådmannens lederteam etableres det en stilling som kommunalsjef med ansvar for kulturskolen, kultursalen og biblioteket. Dagens 2 rådgiverstillinger knyttes til denne funksjonen. Landbruksavdelingen skal ikke følge ny kommunalsjef. Den videre prosessen vil avgjøre hvor landbruk/skogbruk skal innplasseres. Altalabben og fiskevetrinærene skilles ut av den kommunale organisasjonen. Politisk organisering: Dette er noe som styringsgruppa må drøfte og se i sammenheng med det rådmannen foreslår vedrørende den fremtidige administrative organiseringa. Ledermøte ser imidlertid for seg en samling av den politiske utvalgsstrukturen under Kommunestyret og Formannskapet. Målet bør være å få til en politisk organisering som ivaretar helhetstenkning og målstyring. Et alternativ kan være å samle den politiske aktiviteten i to utvalg/komiteer; et for de myke tjenestene ( helse, skole, omsorg m.) og et for de mer tekniske tjenestene (VA, brann, kommunalteknikk, miljø, næring m.m.). Høyre har spilt inn et ønske om å utrede innføring av parlamentarisme i Alta kommune. Dette ønske må styringsgruppa ta stilling til på første møte. Et realistisk mål for implementering av hele den nye politisk og administrativ organiseringen vil være 1. januar Hva som skal skje med Kultur- og landbrukssektoren må avgjøres høsten Strukturelle endringer: Dersom vi sammenligner Alta kommune med andre sammenlignbare kommuner, kommer det klart frem at det som kjennetegner vår struktur, er at vi har mange små virksomhetsområder. Etter ledergruppas vurdering må vi se på følgende strukturelle forhold: Skole og barnehage organisering/struktur o Vi bør ikke bygge flere skoler og barnehager, men heller utvide eksisterende virksomheter etter hvert som behovene melder seg. o Vurdere nåværende organisering og struktur. Utredningsarbeid pågår og vil komme til behandling i løpet av høste 2010, førstegang i september. o Ved eventuelle endringer vil innsparingene ved distriktsskolene i hovedsak gjelde bygningsmessig drift. Mer sentralt vil større enheter også gi innsparing på lønn. o Det vil i denne sammenhengen også bli nødvendig å se på grendehus/samfunnshus funksjonene. Organiseringen av og størrelsen på tilbud innenfor Helse- og sosialsektoren.

5 o Organisering og struktur er et av hovedtemaene i det pågående arbeidet med å utarbeide en Kommunedelplan for helse og sosialtjenester. o Første delutredning kommer i oktober Inkludert i utredningsarbeidet må det gis en vurdering av omfang og kvalitetsnivå på tjenestetilbudet. Selskapsorganisering/kjøp av tjenester: Det grepet som på dette utredningsområde kan gi størst effekt, men også mange konsekvenser, er utskillelse av bygningsmessig drift i eget kommunalt foretak (etter modell fra Sørum kommune). Kommunestyret har vedtatt følgende: Kommunestyret tar driftssjefens sak om Evaluering av kommunens vedlikeholdstjeneste til orientering. Kommunestyret ber rådmannen utrede forslag på hvordan kommunen innen år 2020 kan opprettholde og øke kvaliteten på kommunens bygningsmasse. Utredningen kan inkludere måter å organisere eiendomsforvaltningen. Utredningen bes lagt frem i løpet av Dette utredningsarbeidet pågår. Andre områder som styringsgruppa kan vurdere: Dag- og arbeidssentret o Her er kommunen i dialog med Aksis Kjøp av flere sykehjemstjenester o I dag kjøper kommunen 49 sykehjemsplasser fra Stiftelsen Betania Kjøkkentjenester IKT/e-forvaltning o Pågår for tiden et utredningsarbeid i regi av Vest-Finnmark regionråd Skatt/innfordring o Utredes av regionrådet Oppgaver og funksjoner som kan inndras permanent: Vanskelig å finne funksjoner som kan fjernes permanent uten at det får store konsekvenser. På dette området bør målet være å foreta en kritisk vurdering av stillinger/funksjoner som kan omdisponeres eventuelt inndras. For å få et budsjett i balanse i 2011 må vi som et kortsiktig tiltak holde en del stillinger vakant inntil videre. Det er videre behov for å foreta en gjennomgang av turnusplanleggingen, og da spesielt innenfor helse- og omsorg. Dette vil sektoren jobbe kontinuerlig med i forbindelse med det pågående kommunedelplan arbeidet.

6 Investeringsbudsjett Vedtatt investeringsbudsjett for perioden er på et minimumsnivå. Dette har vært nødvendig for å få kontroll på driftsrammene, samt på grunn av store investeringer i perioden I tillegg skal Alta kommune overta lånet på Nordlyskatedralen fra Ledermøtet foretok en gjennomgang av investeringsbudsjettet for kommende økonomiplanperioden, og for ytterligere 4 år fram i tid. Av nye prosjekt som er tatt inn i rådmannens utkast til investeringsbudsjett for , fremkommer følgende: Bygging av nye avdelinger ved eksisterende kommunale barnehager o Det er satt av 16 mill i økonomiplanperioden (en økning på 7 mill i forhold til gjeldende økonomiplan) Utbygging av Elvebakken sykehjem Satt av 40 mill i planperioden. I henhold til Boligsosial handlingsplan. De øvrige tiltakene i planen er forutsatt realisert av boligstiftelsen/boligbyggerlaget. Utskifting av vindu ved Alta Helsesenter Satt av 7 mill i 2013 Renovering/utbygging av rådhuset Satt av til sammen 40 mill, med 10 mill i 2011 og 30 mill i 2012 Må ses i sammenheng med omorganisering og arbeidsmiljøutfordringer. Kultursalen Det er avsatt 1 mill i 2011 og 1 mill i 2012 til innkjøp av utstyr. HMS tiltak Det er avsatt 1 mill i planperioden til oppfyllelse av bl.a. pålegg fra Arbeidstilsynet. Av andre investeringsprosjekt som ble drøftet, men som foreløpig ikke er tatt med i rådmannens forslag: Ny avlastningsbolig for barn og ungdom o Anslått kostnad 15 mill o Bygges av boligstiftelsen? Renovering av Øst-Fløya ved Alta ungdomsskole o Anslått kostnad 10 mill o Store deler av den innvendige renoveringen er gjennomført de siste årene. Renovering av Aronnes barnehage o Anslått kostnad 5 mill o Barnehagen har behov for en større oppgradering jfr pålegg fra tilsynsmyndigheter. Ny brannstasjon o Anslått kostnad 70 mill Kjøp av bygg på Øyra o Anslått kostnad 3,5 mill o En forutsetning for å samle all aktivitet til uteseksjonen på et sted

7 Tilrettelegge for søppelsortering o Anslått kostnad 1 mill Utredning av Altapakken o Anslått kostnad 3,5 mill Det må poengteres at alle kostnadsoverslagene er svært grove anslag, slik at det må nærmere utredninger til få å kvalitetssikre kostnadene. Annet Ledermøtet diskuterte i tillegg følgende saker: Økt nærvær i Alta kommune o Positiv utvikling fra 2. kvartal 2009 til 2. kvartal 2010 o Nærværsteamet er på plass fra september 2010 o Det er store forventninger i organisasjonen om at vi gjennom opprettelse av dette teamet skal øke nærværet og derigjennom oppnå bl.a. økonomiske besparelser. Ledelse o God ledelse/ledelseskompetanse er en forutsetning for å få til omstilling og et godt arbeidsmiljø. o Alta kommune har tidligere hatt sterkt fokus på ledere og lederopplæring. o Dette fokuset må etableres på nytt, og må følges opp med opplæringsprogram og øremerkede økonomiske midler. Avslutning/fremdrift Prosjektbeskrivelsen og dette referatet fra rådmannens lederseminar 19. og 20. august danner grunnlaget for styringsgruppas oppstartmøte 6. september. I tillegg er det tidligere delt ut en del grunnlagsmateriale. Etter rådmannens oppfatning bør styringsgruppa suppleres med en fagforeningsrepresentant fra Fagforbundet og en fra Utdanningsforbundet. Dette er de to største fagforeningene i Alta kommune. Det er av avgjørende betydning at de tillitsvalgte trekkes aktivt inn i omstillingsarbeidet. Rådmannen vil videre innkalle alle ledere og tillitsvalgte til et orienteringsmøte 13. september i kommunestyresalen. Det er ønskelig med en prosjektsekretær på plass innen 1. oktober En del av de retningsvalg og tiltak som dette referatet omhandler vil gi føringer på budsjettarbeidet for 2011 og i økonomiplanperioden. Etter styringsgruppas behandling vil det bli behov for å opprette arbeidsgrupper. Oppgaver og sammensetning vil rådmannen komme tilbake til i løpet av september. I henhold til prosjektbeskrivelsen er det styringsgruppa som skal styre framdriften av omstillingsprosjektet

8 Alta 30. august 2010 Bjørn-Atle Hansen rådmannen