STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 24.01.2012 Tid: 16:00 Sted: BI Trondheim TILSTEDE: Leder, ØA, VK (Agnete, Lars, Silje(SL)), BULL (til 1630) VC, NU, NLD, IT, KVK (Vidar), Marked (fra 1615), KA (fra 1630) SAK x14-12 Behandlingssak/Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og KA som referent. SAK x15-12 Behandlingssak/Godkjenning av innkalling og referat Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og referat. Enstemmig godkjent. SAK x16-12 Oppføring av saker til Eventuelt IT: 1 ØA: 1 KVK: 1 Leder: 2 SAK x17-12 Orienteringssak/Kort orientering fra alle i Styret og Ledelsen Leder: - Dialog med karriereservice i Oslo i forhold til Masterdag den 2. februar - Kontaktet av leder for studentparlamentet ved NTNU. Skal i møte med de andre skolene i Trondheim. - Dialog med prosjektansvarlig for Trøndelagsdagen. Fått nærmere info om hva det gjelder. Konkrete arbeidsoppgaver og bedrifter som kommer. - Vært i møte med admin. Vi er nå med i StudentbyEN, jeg går inn i et utvalg i forbindelse med dette. - Ser på organisasjonsstrukturen, tar dette videre med KVK. Kommunikasjon: - Oppdatert nettsiden og Facebook. - Deltatt på kommunikasjonsseminar på BI Nydalen - Presentert samarbeidspartnerne på face
- Fått opp BIS logo tydeligere på oppslagstavlene - Trykt opp plakater med semesterplan - Jobber rundt ideen om BISTV med kommunikasjonsutvalget - Mer fokus på bruk av Twitterkontoen - Satt filmansvarlig til å lage promofilm fra markedskveld og Venture Cup - Bistår NLD med grafisk og samkjørt litt promotering - Møte med markedsforeninga i Trondheim Økonomi: - Avstemt desember og begynt med å sluttføre regnskapet for 2011. - Vi har per 19.1 over en halv mill på bok, FØR sponsorat fra DNB er på konto. - Hatt litt unødvendige og dyre inkassokrav fra kommunen fordi faktura ble sendt til Nydalen og ikke ble videresendt. Dette gjelder ØA sentralt også, men er ryddet opp i nå. - Jobbet videre med planlegging av ball, pris blir 400,-/450,- og dato 2. mars. 400 plasser max. - Markedskveld kostet ca. 33500, DNB dekket 30000. - Har fakturert totalt seks standplasser til NLD, har krevd at intensiteten økes på innhenting av bedrifter. - Bitra har fått egen konto i nettbanken vår, som ikke berører vårt regnskap. ØA bitra har fått tilgang til den. - Sett på alternative innbetalingsmetoder for billetter til ball/nld. Bruk av deltager.no vil koste oss ca. 15000 totalt for disse to arrangementene. Alternativ er leie av betalingsterminaler som kan ta unna noe, får leie for 1500 kr/uke av DNB. Ønsker synspunkter på hva styret og ledelsen tror om en slik løsning. Nærmere 20 kr som går rett til deltaker for vinterballet. En besparelse på 1500 kr.det gir mer oppmerksomhet å sitte i kantinen i tillegg. Marked: - Siste tiden har gått med til planlegging og gjennomføring av Markedskveld. - Veldig fornøyd med arrangementet og tror de aller fleste synes dette var gøy. - Ellers begynt å kartlagt de bedriftene vi skal satse mot ift. samarbeidsavtaler. Fag: - jobbing og bekreftelse på at alle norske handelshøyskoler kommer på masterdag 2. februar - kursevalueringer i BI Trondheim i alle fag gjennomføres - Ansa kommer forhåpentligvis ila februar iom fravær på masterdag Sosialt:
Idrett: - Møte med golf, her skjer det ting! - Møte med fotball - Booket Trondheim Spektrum - Årsoppgjøret - Vinteraktivitetsdag KVK: - Har jobbet opp imot internevalueringene. - Samtaler med leder angående GF vår 2012. - Har startet med aktiv "øl-rekruttering" opp imot GF. VK: - Hatt møte for å utforme aktivitetsplan - Laget mal for promotering som sendes ut i kveld. Kom med tilbakespill hvis dere ønsker. NLD: - Holder på med promotering denne uken - Promofilmen er ferdig og har visning neste uka, med liveband i kantinen. Promofilmen spilles av i A1. - Styremøter - Bedriftspresentasjon med eiendomsmegler 1 for alle eiendomsmeglere IT: - Satt opp utstyr på nytt BIS-kontor - Fotografert NLD - Filmet Venture Cup m. filmansv. i komm. - Kjøpt mikrofon til kameraet - målt opp til kabellegging til ny skjerm. - Hentet inn priser på utstyr til skjerm og siste BIS-PC. - Feilsøkt og fikset adobe-programfeil på kontoret. Grafisk: NU: - Vel gjennomført bed.pres med Clarion - mange oppmøtte studenter og Clarion var kjempefornøyd - Arbeider masse med NLD - herunder: kontakte bedrifter, nye bedrifter, følger opp NU, mailer, avtaler, møter +++ Redaktør: Studentaksjonen: - Hatt møte - Begynt planlegging av auksjonen. Premier ++.
- Skype møte med Viola og de andre studentaksjonen lederne Bull Invest: Venture Cup: - Vi er pålagt å ha 1-2 arrangementer til. Ikke like stort som Venture Cup men vi er i gang med planleggingen. Revy: - Lyd/lys på plass - Godt i gang med skriving av sketsjer - Hatt mange skrivemøter SAK x17-12 Orientering: Økonomisk status /v Økonomiansvarlig SAK x18-12 Orienteringssak: Trondheim kommune informerer v/leder Bakgrunn: Trondheim kommune kommer for å informere om muligheter for BIS Trondheim. Kjell Stilander, Jørgen Knapskog, Ola Magnus Rydje og Dag Ove Johansen fra Trondheim kommune tilstede for å informere om Trondheim kommune og kunnskapsbyen. Kjell Stilander har vært på møte med Bjørn Amundsen og Per Olav Myhre, hvilket som er bakgrunnen for at de er her i dag. Ønsker en dialog på hvilket forhold vi vil ha til kommunen. Trondheim kommunes studentpolitikk har et før-underetter perspektiv; de ønsker å rekruttere studenter til byen, samarbeide godt med dem under deres opphold, samt beholde dem i byen. Jørgen informerer litt om studentrådet: møtested for politikere, personer fra kommunen, og studenter. Mulighet for å ta opp saker man mener burde ha en politisk behandling. Bystyret opprettet studentrådet i 2001, som landets første. Dette er rådgivende høringsorgan for formannskapet og bystyret. StudiebyEN: Prosjekt fra 2003, forening fra 2006, jobber også for å være den beste studentbyen, gi et godt opphold og gode arbeidsmuligheter i etterkant. StudiebyEN har bidratt til at boligkrisen i Trondheim ikke har vært enda større. Leder: Bjørn Amundsen er direktør i StudentbyEN, ønsker en studentrepresentant. SiT-saken er litt for stor til å ta her, men ønsker en videre dialog rundt dette. Det er viktig for oss at dere er valgt inn som representanter for alle studentene på BI.
Motivasjonen vår er at vi kan ta var på BI-studentenes verdier i bybildet. Vi har en sentralledelse vi jobber opp mot, og jobber studentpolitisk forholdsvis i Oslo. SAK x19-12 Behandlingssak: Innkjøp av bokskap v/økonomi Bakgrunn: Jeg har innhentet et tilbud fra en annen leverandør for å ha noe å sammenligne med, og dette tilbudet var godt over det jeg fikk fra tilbyder nr. 1. I tillegg har jeg forandret litt på størrelsen og fått et tilbud om bokskap med 50 låsbare rom til kr. 38230. Med kodelås blir det et tillegg på kr. 15375. Vi har fått kr. 15000 fra LNU og kr. 15000 fra admin til å dekke noe av dette. Økonomi: Jeg synes det er hyggelig med kodelåser på skapene, da slipper de å kjøpe hengelås selv. Det ser også bedre ut. Marked: Jeg synes administrasjonen burde å lagt til mer. Det er de som vinner på dette, det er studentene deres. IT: har det blitt gjort noen undersøkelser på dette? Etterspørselen? Økonomi: Jeg har sett at det er en etterspørsler. Det vil nok ikke være noen problem å fylle opp 50 skap. Leder: Skapene vi har nå er for stygge til å ta betaling. Vi må se på dette som en investering. Marked: Hvorfor ta betaling? Økonomi: Det er ikke aktuelt å kjøpe disse skapene hvis vi ikke får inn penger. Forslag til vedtak. Styret godkjenner innkjøp av nye bokskap m/kodelås til kr. 53605, der kr. 23605 periodiseres som kostnad over fem år. Enstemmig godkjent. SAK x20-12 Eventuelt SAK x21-12 Eventuelt PCene på bygget/ v IT-ansvarlig Hvis de blir brukt med møter med utvalg, film osv. Husk å gå fra de slik de var når dere kom. Gjelder pcene rundt om på skolen. SAK x22-12 Eventuelt Kontoret / v KVK Kontoret ser ikke bra ut nå. Jeg synes samtlige skal ta tak i seg selv å rydde sitt.
Økonomi: er det stemning for noen stumtjenere. NU: Hvis det er ting man ønsker å ta på kontoret som ikke har plass i en perm er det dårlig med plass. Marked: Det er mye plass til venstre for permene. KVK: I tillegg er det mye sekker. Marked: Når vi får fjernet hyllene utenfor kontoret kan vi sette opp en skohyller og knagger der? Leder: Tror vi alle er enige om at vi bør ha et ryddig kontor. Alle tar i et tak. SAK x23-12 Eventuelt Banner på Rica for NLD / v Økonomiansvarlig NLD ønsker banner på utsiden av Rica i servering på kick-off. Økonomi: Det tror jeg vi alle er gira på. Det er helt nytt og det setter som i en posisjon vi ikke har vært i før. Budsjetterte inntekter er 238 000. VI ligger 90 000 unna budsjettet, slik det er i dag og utviklingen er det lovende. NU: Inkludert hovedsamarbeidspartner, 14 bedrifter og expoline. Det går fortfremover og vi håper å fylle opp alle standplasser skal være fylt opp de neste to ukene. Leder: Hvordan er forskjellen fra i fjor på denne tiden? NU: Nå har vi mye mer oversikt, mye bedre enn i fjor. Marked: Det er mulig vi får et innskudd fra DNB. NLD: Det siste jeg hørte var at DNB ikke var interessert. Marked: Dette var før den nye avtalen. ØK: Jeg synes det er rart at vi ikke får solgt inn dette prosjektet bedre, når vi har bygd det opp så mye? NU: Prisene har gått litt over det som var budsjettert per bedrift. Vi prøver å ikke gå under 12 000 som er per stand for bedriftene. Marked: er du ikke interessert i å betale denne banneren uansett?
ØK: Vi må se om dette har en verdi på 20 000. Men det hadde vært fint om NLD hadde gått i pluss. VK: Jeg synes det er rart at det ikke er flere som reagerer på pengesummen? Fotballaget fikk ikke noe i fjor. NLD: Det handler om å bli synlig i bybildet. VK: Hva får studentene igjen for dette? ØK: Godt poeng, det selger jo ingen inntekter til dagen. Det blir bare en bevisstgjøring. VK sentralt: Hvordan forsvarer du dette ovenfor studentene? Leder: Tenke langsiktig, merkevarebygging for NLD og BIS. Det skal ikke være en banner med 20 forskjellig logoer. NLD: I tillegg skal vi ha bilde av foredragsholder og konferansier. Marked: Er dette noe vi kan bruke flere år på rad? NLD: Vi må gjøre noe utradisjonelt. Den blir hengende i en uke før arrangementet ØK: Det ganger ikke studentene veldig tydelig, KVK: Hvis ikke NLD dekker denne kostanden kan det bli ufint å forsvare denne situasjonen. ØK: Om NLD dekker kostnadene selv har det ikke så mye å si. Hvis NLD går i overskudd skulle billettprisen uansett hvert lavere. KA: Har dere snakket med noen foreleser og dette er lønnsomt NLD: snakket med Tore Resell, han godte store øyner. Marked: VI assosierer oss med DNB, største bedriften i landet. NLD: Dette er en stor mulighet for oss, BI og BIS. ØK: Dere jobber for at DNB og BI kan ta noe av den. Der får BI og BIS en god kobling. NLD: De trenger en ukes tid for å ferdigstille trykket, og dette må opp rundt 12. Februar.
SAK x24-12 Eventuelt Tilbakemelding fra studentene / v Leder Det er ikke så god stemning i hvordan noen personer opptrer. At vi oppfattes som ovenpå når vi går med BIS-genseren. Dette er derfor en oppfordring til å opptre mer jordnær og er her for studentene. ØK: Jeg tror vi trenger litt mer konkrete tilbakemeldinger så ville det hjulpet mer. Leder: Det tar vi på tomannshånd. SAK x24-12 Eventuelt Vedtektsendringer til orientering / v Leder Stillingsinstruks for økonomi har blitt endret. Den ansvarlige skal på hvert styremøte kunne orientere om økonomien og det skal skrives med referat. Stillingsinstruksen til Fag. Endringer om krav til gjennomføring av Temakveld og diverse navn. SAK x25-12 Eventuelt Inntekter til NLD / v Leder Næringslivsutvalget Det har gått tregere enn tidligere, så hvis noen har noen ideer på hvordan vi kan få kontakt med flere hadde dette vært fint.