VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 27.05.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Janne-Therese Heintz tlf 954 62 003 Skedsmo kommune v/rådmann Postboks 313 2001 LILLESTRØM TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE INNEKLIMA OG VEDLIKEHOLD Vi viser til innhenting av informasjon i vårt brev av 12.02.2009 og tilbakemeldingen fra Skedsmo kommune av 31.03.2009 knyttet til inneklima. Vi viser også til felles oppsummeringsmøte den 15.04.09 der Arbeidstilsynet oppsummerte funn etter tilsynsbesøkene ved skolene, samt vårt inntrykk vedrørende kommunenes systemer for å sikre et godt inneklima i sine skoler basert på den skriftlig dokumentasjon vi har mottatt fra virksomheten. Til stede på oppsummeringsmøte den 15.04.09: Fra virksomheten: Fra Arbeidstilsynet: May Sissel Jacobsen, rektor Kjellervolla skole Lisbeth Andresen, verneombud Volla skole Elisabeth R. Holter, rektor Volla skole Olav Strømhylden, rektor Vigernes skole Roger Evjen, inspektør Vigernes skole Grethe Løkken, verneombud Vigernes skole Else Lien, HVO Linda Eek, HTV Utdanningsforbundet Helge Dulsrud, sektorsjef Hans Tokvam, eiendomssjef Kristian Juel Røysland, inspektør Cathrine Holme, inspektør Lene Cecilie Skahjem, seniorinspektør Hensikten med tilsynet Med tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass ønsker Arbeidstilsynet å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima i skolen et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk inneklima og vedlikeholdssituasjonen i skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2009 ønsker Arbeidstilsynet å fokusere på hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse har kartlagt bygningenes tilstand, planlagt utbedringstiltak, utarbeidet og fulgt opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Beskrivelse av tilsynstema og tilsynsprosessen I brev av 12.02.2009 etterspurte Arbeidstilsynet skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: 1. Skoleeiers system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for, samt dokumentasjon på gjennomførte kartlegginger og vurderinger ved to skoler. 2. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi), samt vedlikeholdsplaner for to skoler som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis. 3. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. 4. Rådmannen eller privatskoleeiers vurdering av om vedlikehold på dette nivået vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. 5. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. I tilsynsprosessen fremkom det blant annet at skoleeier har følgende: Kommunen har fremlagt rutine for kartlegging av eiendomsmessige forhold som har betydning for HMS. Det er også beskrevet rutiner for melding av avvik. Det er videre fremlagt handlingsplan etter kartlegging av eiendomsmessige forhold som har betydning for HMS. Samt beskrevet hvordan dette foregår i praksis under oppsummeringsmøtet. Det ble forklart hvordan eiendomsavdelingen involverer skolene, verneombuda og vaktmestrene i kartleggingsarbeidet. Arbeidstilsynet er forelagt vedlikeholdsplan for forebyggende vedlikehold. Samtidig avdekket Arbeidstilsynet følgende avvik/forbedringsområder i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Kommunen har ikke kunnet fremlegge skriftlig overordnet/helhetlig rutine for hvordan kommunen kartlegger inneklima og andre forhold med betydning for inneklima, samt utarbeidelse av handlingsplaner. Viktige rutiner som bør falle inn under en slik parapy vil kunne være rutinen for HMS-kartlegging, kontroll og vedlikehold av ventilasjon, vaktmesterrutinen vedr melding av avvik/vedlikeholdsbehov, renholdsrutiner, rutine for handtering av fuktskader/ vannlekasjer og andre hendelser som kan ha stor betydning for inneklima eller som kan gi følgeskader om det ikke blir handtert ordentlig, skolens interne rutiner for å ivareta inneklima i den daglige driften. Samt skriftlig vurdering av om vedlikeholdsbehovet er tilstrekkelig for å opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene.
VÅR REFERANSE 3 Kommunen kan ikke dokumentere at inneklimasituasjonen er kartlagt og vurdert. Mye er gjort med tanke på HMS-kartlegging. I handlingsplan etter kartlegging av eiendomsmessige forhold som har betydning for HMS er tiltakene ikke prioritert og det er ikke tidfestet når tiltakene skal gjennomføres. Skolen bør videreutvikle denne med sikte på tydelig ansvarliggjøring, prioritering (1 2 3 4 osv). Det er også viktig å vise det som ikke blir prioritert. Vedlikeholdsplanen for forebyggende vedlikehold er i følge eiendomsavdelingen tilpasset budsjett. Alle tiltakene som er ført opp har første eller andre prioritet og skal bli gjennomført. Vedlikeholdsplanen skal i følge eiendomsavdelingen være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. På den andre siden fremkommer det ikke av planen når tiltakene skal gjennomføres tidfesting. Det er heller ikke vektet med hensyn på alvorlighet og betydning for HMS/inneklima mv. Arbeidstilsynet er av den oppfatting at vedlikeholdsbehov som ikke er prioritert, eller funnet rom for i budsjett, ikke er listet opp og tatt med i vedlikeholdsplanen. Det er også viktig å fremlegge et helhetlig bilde av vedlikeholdsbehovet uavhengig av budsjettrammer. Vedlikeholdsplanen bør rulleres fortløpende slik at nytt vedlikeholdsbehov finner sin prioriterte plass i denne planen. Det vil slik sett være lettere og omsette vedlikeholdsplanen til rapport for gjennomført vedlikehold og vedlikeholdsbehov som det ikke er funnet rom for å gjennomføre. Arbeidstilsynet kan ikke ut fra dokumentasjonen se at kommunen har vurdert skriftlig om veldikeholdet vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Arbeidstilsynet kan ikke se at kommunen har utarbeidet vedlikeholdsplaner mv i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte, verneombud og arbeidsmiljøutvalg. Jfr Arbeidsmiljøloven 3-1(1), 6-2(4), 7-2. På bakgrunn av tilsynsprosessen vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjon som viser at skoleeier har et helhetlig system/skriftlig rutine for kartlegging av inneklima og andre forhold som innvirker på inneklima. Eiendomsavdelingene har og gjør mye bra, med hensyn på kartlegging, vaktmesterrutiner og avviksmeldinger mv og bør fortsette med de gode rutinene. Viktige rutiner som bør falle inn under en slik helhetlig rutine for kartlegging, risikovurdering og utarbeidelse av handlingsplan vil kunne være: rutinen for HMS-kartlegging, kontroll og vedlikehold av ventilasjon, vaktmesterrutinen vedr melding av avvik/vedlikeholdsbehov, vaktmesterinstruks/stillingsinstruks, renholdsrutiner og kontroll og vurdering av disse, rutine for handtering av fuktskader, vannlekasjer og andre hendelser som kan ha stor betydning for inneklima eller som kan gi følgeskader om det ikke blir handtert ordentlig, skolens interne rutiner for å ivareta inneklima i den daglige driften.
VÅR REFERANSE 4 Utarbeidelse av handlingsplan/vedlikeholdsplan, samt skriftlig vurdering av om vedlikeholdet er tilstrekkelig for å opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Andre rutiner med betydning for vedlikehold. Kommunen må i samarbeid med ansattes representanter vurdere omfanget og behovet for hva en slik helhetlig rutine skal inneholde. Se påleggspunkt nr 1. 2. Arbeidstilsynet har mottatt dokumentasjon som viser at skoleeier har en overordnet vedlikeholdsplan for forebyggende vedlikehold. I denne planen er tiltakene ikke vektet, tidfestet og prioritert (alle har samme prioritet og skal gjennomføres). Vedlikeholdsbehov som ikke er prioritert kan ikke leses ut fra vedlikeholdsplanen eller annen dokumentasjon. Slik sett vurderer Arbeidstilsynet vedlikeholdsplan for forebyggende vedlikehold mer som en gjennomføringsplan enn en opplisting av vedlikeholdstiltak med prioriteringer, vektig tidfesting mv. Malen for utarbeidelse av vedlikeholdsplanen bør oppdateres slik at tiltakene blir vektet, at gjennomføringen blir tidfestet og at også ikke prioriterte tiltak fremkommer av planen ev. gjennom annen dokumentasjon. Se påleggspunkt nr 2. 3. Kommunen har ingen skriftlig rutine for vurdering av om prioritert vedlikehold vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima. Dette er et meget viktig punkt som har til hensikt å sikre at rutinene og vedlikeholdet er av et slikt omfang at hensikten med tanke på å oppnå og opprettholde et godt inneklima oppnås. Se påleggspunkt nr 3. 4. Dokumentasjonen som Arbeidstilsynet har mottatt og/eller opplysninger som har kommet frem i møter med eiendomsavdelingen, skoleledelse og verneombud viser at medvirkning fra skoleledelse og/eller verneombud/ansatte ikke er tilfredsstillende ivaretatt i forbindelse med utarbeidelse av overordnede planen for vedlikehold. Se påleggspunkt nr 4. Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Overordnet rutine for kartlegging, vurdering og handlingsplan for å oppnå og opprettholde et godt inneklima Skoleeier skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte systematisk kartlegge helsefarer og problemer knyttet bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. System for kartlegging skal dokumenteres skriftlig. Jf Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt bekreftelse om at kommunen har utarbeidet skriftlige overordnet system for å sikre systematisk kartlegging av inneklima og andre forhold med betydning for inneklima er oppdatert/utarbeidet.
VÅR REFERANSE 5 2. Oppdatere mal/skriftlig rutine for utarbeidelse av skriftlig handlingsplan for vedlikehold og andre tiltak for å oppnå og ivareta godt inneklima. Kommunen skal oppdatere malen/skriftlig rutine for utarbeide av tidfestet plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering/andre tiltak for å ivareta inneklima. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6 og 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt bekreftelse fra kommunen om at malen for skriftlige overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) er oppdatert.. Det vises for øvrig til begrunnelsen. 3. Rutine for vurdering av om vedlikehold og eksisterende rutiner vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde et godt inneklima. Kommunen skal utarbeide skriftlig rutine for vurdering av om planlagt og gjennomført forebyggende vedlikehold vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde et godt inneklima. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 7 og 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt bekreftelse fra skoleeier om at slik skriftlig rutine er utarbeidet. Det vises for øvrig til begrunnelsen. 4. Medvirkning i forbindelse med utarbeidelse av handlingsplan/vedlikeholdsplan. Kommunen skal sørge for utarbeiding av vedlikeholdsplaner gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (1), jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en bekreftelse på at skoleeier har utarbeidet et skriftlig rutine som sikrer at kartlegging og utarbeiding av vedlikeholdsplaner gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 19.06.09. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten.
VÅR REFERANSE 6 Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen tilsynsleder (sign.) Kristian Juel Røysland inspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Kjellervolla skole v/rektor og lokalt verneombud Postboks 4 2001 Lillestrøm Vigernes skole v/rektor og lokalt verneombud Vigernesgata 2004 Lillestrøm Volla skole v/rektor og lokalt verneombud Nittedalsgata 59 2000 Lillestrøm Skedsmo kommune v/hovedverneombud Else Lien Skedsmo kommune v/helge Dulsrud, sektorsjef Skedsmo kommune v/hans Tokvam, eiendomssjef