1 REFERAT MØTE I SUKSIT Sted: SKYPE-møte Dato: 20.09.17 Tidsramme: 0900 1200 Deltagere: Merknad Kongsberg Tinn Notodden Rollag Flesberg Hjartdal Nore og Uvdal K-IKT Kongsbergregionen Finn-Arild Bystrøm Vigdis Bergestig Else Berit Grette Jon Gjæver Pedersen Oddvar Nygård Anne Rudi Oddvar Kaasa Britt Inger Kolset Hilde Enget SAK 43/17 GODKJENNING AV REFERAT FRA MØTET 18.08.17 Møtereferatet finner du her. Referatet ble godkjent. SAK 44/17 STATUS FRA K-IKT Daglig leder i K-IKT orienterte om de viktigste aktivitetene i K-IKT. Det er for tiden mest fokus på ordinær drift, redusere backlogg fra sommerferien og deltakelse i SuksIT s pågående prosjekter. Saken ble tatt til orientering
2 SAK 45/17 OPPGAVER OG ANSVAR FOR FELLES PERSONVERNOMBUD RMU besluttet i siste møte før ferien at SuksIT skulle utarbeide forslag til oppgaver og ansvar som bør tillegges en eventuell ny stilling som felles Personvernombud. SuksIT gikk gjennom et første utkast til beskrivelse i forrige møte 18.08.17 og besluttet da at hver SuksIT-representant skulle avklare innhold med relevante aktører i egen kommune innen 6. september. Det har ikke kommet noen innspill fra kommunene på endringer. Britt Inger og Oddvar gjennomfører møte med Datatilsynet 14.09 for å få deres vurdering av beskrivelsen og formidler denne i dagens møte. SuksIT ferdigstiller dokumentet og oversender til RMU for behandling 29.09.17. Britt Inger orienterte om tilbakemeldingene fra samtalen med Kari Laumann i Datatilsynet som har ansvar for den nye personvernforordningen i Datatilsynet. Vi fikk tilbakemelding på at vi har forstått innholdet i den nye forordningen, og at dokumentet vårt er veldig bra. Hun hadde ingen innspill til endringer, men presiserte viktigheten av at felles personvernombud også må kunne rapportere direkte til øverste nivå i kommunen ved behov. For å sikre at dette blir ivaretatt er dette nå beskrevet i et eget kulepunkt i dokumentet. SuksIT anbefaler for RMU at det etableres en ny stilling som felles Personvernombud fra 2018 i tråd med beskrevne oppgaver og ansvar SAK 46/17 ANSKAFFELSE AV DIGITALE LØSNINGER FOR SKOLER/BARNEHAGER SuksIT behandlet saken i forrige møte 18.08.17 og ga signaler/anbefalinger til prosjektleder vedr. anskaffelse og kostnadsfordeling. Prosjektleder Berit deltar i møtet og presenterer forslag til sak som behandles i RMU 29.09.17. SuksIT tilslutter seg forslag til sak til RMU SAK 47/17 HARMONISERING AV KARTLØSNINGER SuksIT besluttet 18.08.17 at det regionale plan, bygg og geodatanettverket vurderer om det er vil være hensiktsmessig å harmonisere kommunenes eksisterende kartsystemer med bakgrunn i kommende krav om publisering til sentral FKB-løsning. Plan, bygg og geodatanettverket konkluderte i møte 24.08.17 med at nettverket ikke vil anbefale å brukes ressurser på å få til en felles kartløsning nå. Dette fordi det ikke synes å foreligge noen utfordringer eller store kostnader som krever at dette må gjennomføres nå på kort sikt. Det vil uansett
3 vil være krevende og knapt med ressurser til å gjennomføre noe slikt samtidig med alle de andre store endringene som pågår, i år og neste år. Det iverksettes ingen prosess for å etablere felles kartløsning for kommunene i regionen nå SAK 48/17 DIGITAL KOMPETANSE - LEDERE SuksIT har tidligere fått informasjon om innholdet i etterutdanningsprogrammet «Digital ledelse og innovasjon», og diskutert deltakelse fra kommunene. Det gis en kort tilbakemelding fra lokale runder. Britt Inger orienterer kort om kurs i gevinstrealisering for ledere 30. november i Kongsberg. Det synes å være interesse i alle kommunene for deltakelse på studiet «Digital ledelse og innovasjon» Endelig avklaring gjøres når programmet er ferdig og fordeling av 30 plasser er avklart Britt Inger sender invitasjon til rådmennene om deltakelse på gevinstrealiseringskurs 30 november og ber om signal på ca hvor mange som kommer fra hver kommune. SAK 49/17 ANSKAFFELSE AV AVTALEFORVALTNINGSLØSNING SuksIT vedtok i forrige møte at Oddvar og Anne tester ut om ny sak/arkivløsning vil dekke behovet for god avtaleforvaltning, og melder erfaringene tilbake til SuksIT. Oddvar og Vigdis orienterte kort om foreløpige tester/vurderinger. Anskaffelse av løsning legges inn i tiltaksplanen for 2018 slik at man har mulighet til å anskaffe en dedikert løsning dersom pilot på bruk av Elementsløsningen viser at denne ikke vil dekke kommunenes behov eller krav til brukervennlighet Britt Inger avklarer med Petter prosess for ev. anskaffelse av en 3. parts løsning. SAK 50/17 INVITASJON FRA KS DELTAKELSE I FINANSIERINGSORDNINGEN KS inviterer alle kommuner og fylkeskommuner til å bli med i en finansieringsordning for felles digitaliseringsprosjekter. Deltakelse vil sikre tilgang til felles løsninger som blir utviklet for kommunesektoren. Kommuner bes om å bidra med et engangsbeløp tilsvarende kr. 20,- pr. innbygger i 2018, og må gi tilbakemelding til KS innen 20. desember dersom de ønsker å være med på ordningen.
4 SuksIT diskuterer saken og vurderer deltakelse. Alle kommunene i regionen ønsker å delta i finansieringsordningen. Kostnadene for alle 7 kommuner samlet legges derfor inn i tiltaksplanen for 2018. Britt Inger lager brev/svar til KS på vegne av alle kommunene i regionen. Brevet signeres av rådmennene i RMU-møtet 24. november og oversendes KS når alle kommunestyrene har ferdigbehandlet budsjettene i desember. SAK 51/17 TILTAKSPLAN 2018 (VEDLEGG-1) SuksIT skal legge fram tiltaksplan og budsjett for RMU 29.09.17. SuksIT behandlet første utkast til plan i forrige møte. I dagens møte jobber SuksIT videre med satsningsområde 10 Digital Administrasjon og ferdigstiller hele tiltaksplanen. Tiltaksplanen ferdigstilles i henhold til innspill fra dagens møte og oversendes RMU for behandling 28.09.17 Anskaffelse av ledelsesstyringsverktøy er ikke lagt inn i tiltaksplanen for 2018 pga ulikt behov i kommunene. De kommunene som har behov for et slikt verktøy jobber videre med behov og mulige løsninger, og koordinerer dette med Britt Inger. SAK 52/17 FORPROSJEKT SMARTE LOKALSAMFUNN (VEDLEGG-2) Forprosjektet ligger ikke inne i SuksIT s handlingsplan for 2017, men som et eget prosjekt i sekretariatets handlingsplan. Mandat for prosjektet er vedtatt av Rådmannsutvalget (se vedlegg). Prosjektet gjennomføres høsten 2017 og skal kartlegge næringslivets behov for «stordata». Basert på disse behovene skal prosjektet blant annet komme med anbefalinger til egnet infrastruktur for uthenting av data som kommunene i dag har lagret i egne løsninger. Britt Inger orienterte kort om gjennomføring og fremdrift. Saken ble tatt til orientering
5 SAK 53/17 DIGITALISERINGSKONFERANSEN 2018 Det er ønskelig at SuksIT kommer med innspill til innhold, form og dato for neste års digitaliseringskonferanse. Dato for digitaliseringskonferansen 2018 settes til 25. april Konferansen skal denne gang ha størst fokus på egne resultater og gevinster, og gode og praktiske eksempler på digitaliseringstiltak/prosjekter som er gjennomført ute i kommunene. SuksIT involveres i videre planlegging og identifisering av mulige prosjekter/tiltak som bør presenteres på konferansen. SAK 54/17 EVENTUELT Status ny strategiprosess Britt Inger orienterte kort Møteplan 2018 Britt Inger kaller inn til SuksIT-møter 6 fredager i 2018. Møtene gjennomføres 14 dager før møtene i RMU. Kongsberg, 20.09.17 Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT