VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 29.06.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Jan Ivar Marthinsen tlf 918 14 505 Rakkestad Kommune Postboks 264 1891 RAKKESTAD RAKKESTAD KOMMUNE, ADMINISTRASJONEN V/RÅDMANNEN TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE INNEKLIMA Vi viser til innhenting av informasjon i vårt brev av 28.04.2009 og tilbakemeldingen fra Rakkestad kommune av 27.05.2009. Vi viser også til felles oppsummeringsmøte den 18.06.2009 der Arbeidstilsynet oppsummerte funn etter tilsynsbesøkene ved skolene, samt det som har fremkommet gjennom den skriftlig dokumentasjon fra virksomheten knyttet til inneklima. Hensikten med tilsynet Med tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass ønsker Arbeidstilsynet å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima i skolen et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikeholdssituasjonen i skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2009 ønsker Arbeidstilsynet å fokusere på hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse har kartlagt bygningenes tilstand, planlagt utbedringstiltak, utarbeidet og fulgt opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Beskrivelse av tilsynstema og tilsynsprosessen I brev av 28.04.2009 etterspurte Arbeidstilsynet skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: 1. Skoleeiers system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for, samt dokumentasjon på gjennomførte kartlegginger og vurderinger ved to skoler. 2. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi), samt vedlikeholdsplaner for to skoler som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 3. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. 4. Rådmannen eller privatskoleeiers vurdering av om vedlikehold på dette nivået vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. 5. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. I tilsynsprosessen fremkom det blant annet at skoleeier har følgende: Årsplaner for CO 2 måling i skolene. Vedlikeholds-/tiltaksplaner for Kirkeng skole og Os skole. Skissert vedlikeholdsbehov for kommunale bygninger pr. januar 2009. Prosjektkart for vedlikehold, statens tiltakspakke. Forslag til vedlikeholdsplan for kommunale bygninger behandlet i kommunale fora. Standardhevende tiltak på kommunale bygninger. Driftsrutiner, en oversikt over frekvens for besøk av vaktmester. Ut fra dokumentasjonen og det som fremkom under oppsummeringsmøtet har vi følgende kommentarer relatert til det vi ba om av dokumentasjon: 1. Skoleeiers system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima: a. Det er uklart for oss hvem som kartlegger eller kontrollerer de ulike faktorene som innvirker på inneklima. Det er synlig at teknisk avdeling blant annet får foretatt CO 2 målinger, men det er mer uklart hvordan brukeropplevelsene kartlegges. b. Det foreligger en plan for vedlikeholdskontroller med fastsatte tidsintervaller, uten at det fremgår spesifikt hvilke kontroller og oppgaver som skal utføres under disse besøkene. Vi ser av dokumentasjonen at man har store flater med stærkt nedslitt overflate, noe som blant annet bør føre til hyppigere renhold. c. Det finnes, slik vi oppfattet det, rapporteringsrutiner for skolene til kommunens tekniske avdeling for avvik på bygningsmessige forhold. d. Det er teknisk avdeling i kommunen som har ansvar for samordning og oppfølging i forhold til bygningsmessige forhold som krever tiltak. 2. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi): a. Det er ikke noe i vedlikeholdsplanene som viser hvilke kravspesifikasjoner som setter mål for tilstand eller ytelse som skal overholdes (kan bl.a. være konkret referanse til verdier i forskrifter og normer). Vi oppfatter at opprettholdelse av teknisk standard for et bygg er for upresist for å kunne vurdere om inneklima er fullt forsvarlig. Vi viser igjen til kommunens dokumentasjon som peker på elde og slitasje som åpenbart har sine konsekvenser som må synliggjøres i vedlikeholdsplanene. Blant annet hyppig renhold.
VÅR REFERANSE 3 b. Det er ikke, etter det vi kan forstå, fremlagt tilstrekkelige opplysninger om hvilke konkrete forhold av forebyggende løpende oppgaver som bør omfattes av kommunens vedlikeholdsplaner. Det er i tillegg ikke tydelig hva som er vedlikeholdsoppgaver og hva som ytes av service/tjenester for skolenes drift. c. Det finnes rutiner for behandling av avviksmeldinger fra skoleledelsen om feil/mangler vedrørende forhold som berører bygninger, uten at inneklima er definert som eget varslingsområde. d. Rutiner for vurdering og revisjon av vedlikeholdsplaner skjer i kommunens tekniske avdeling. Det er usikkert om det finnes god kommunikasjon mellom teknisk avdeling og skolene til at aktivitetene som utføres anses for dekkende for skolenes behov. Det er her tenkt på skolens behov for gode rammebetingelser i bygningene og dets drift og vedlikehold og ikke de tjenester som skolen trenger for skolens drift. e. Alle vedlikeholdsoppgavene organiseres i teknisk avdeling i kommunen f. Det finnes rutiner/praksis for dokumentasjon av gjennomført vedlikehold. g. Det er uklart hvilke kriterier eller begrunnede argumenter som legges til grunn for prioritering av omfattende rehabiliteringsoppgaver. 3. Tidfestet plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering ut over det som systematiske forebyggende vedlikeholdet kan ivareta: a. Vi oppfatter at kommunen mangler kriterier eller begrunnet underlag for prioritering jfr. pkt. 2. g og referanse til kartlagte forhold som er grunnlag for prioritering b. Det finnes prioriterte planer for de aktuelle skolene som angir tiltak og tid for gjennomføring. Det er uklart/udefinert om dette er tilstrekkelig for å sikre et fullt forsvarlig inneklima i skolene i Rakkestad kommune. c. Det finnes etter det vi kan se god dokumentasjon/referanse til aktuelle saker angående politisk behandling og prioritering. Vi er usikker på om dette evalueres for å sikre at man, under tiden mens man venter på tiltak, kan opprettholde et fullt forsvarlig inneklima innenfor de bygningsmessige rammen som finnes. 4. Rådmannens vurdering av dagens vedlikehold: a. Rådmannen har på en tydelig måte fremmet til politisk behandling planer som synliggjør et betydelig etterslep på vedlikehold av kommunale bygninger. b. Det er uklart om rådmannen har fått tilstrekkelig informasjon om det underlaget han bygger på. c. Det er usikkert for oss om det er foretatt tilstrekkelige analyser av inneklimaforholdene på skolene, og om eventuell konsekvenser for skolene eller kommunen, dersom dette ikke anses for fullt ut tilfredsstillende 5. Politisk behandling: a. Rakkestad kommune har dokumentert forslag til vedlikeholdsplan lagt fram for politisk behandling. b. Det er uklart i dokumentasjonen om dette sikrer at inneklimaet er ivaretatt fullt forsvarlig i skolene. Vi viser til det som er anført ovenfor. Arbeidstilsynets normer for inneklimafaktorer finnes i veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen, bestillingsnr. 444, jf. også helsemyndighetenes normer i IK-2619 veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
VÅR REFERANSE 4 Vi mener at man i det som er anført har avdekket avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. På bakgrunn av tilsynsprosessen vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Dokumentasjonen som Arbeidstilsynet har mottatt i brev av 27.05.2009, samt vår oppfatning av de opplysninger som fremkom i oppsummeringsmøtet viser at skoleeiers system for kartlegging ikke er tilfredsstillende med hensyn til hvem som kartlegger eventuelle behov for tiltak og hva som kartlegges av opplevd inneklima, behov for organisatoriske tiltak eller bygningsmessige forhold. 2. Dokumentasjonen som Arbeidstilsynet har mottatt i brev av 27.05.2009 samt opplysninger fra oppsummeringsmøtet den 18.06.2009 viser at skoleeiers overordnede vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) ikke er tilfredsstillende med hensyn til: - Kravspesifikasjon for ønsket tilstand og ytelse på bygningene. - Hvilke oppgaver som skal utføres som forebyggende rutinemessig vedlikehold. - Definisjon av hva som påvirker inneklima av bruk og eventuelle bygningsmessige mangler. 3. Det er kjent gjennom omfattende undersøkelser av tilstanden til skolebygninger at mange kommuner har et betydelig etterslep i vedlikeholdet. Dette bidrar til at bl.a. inneklima ikke er tilfredsstillende. Dokumentasjonen vi har mottatt viser at dette gjelder for Rakkestad kommune. Det er kommunens oppgave å gjennomføre nødvendige tiltak så raskt som mulig og å prioritere tiltakene ut fra vurdering av tilstand og risiko. Dokumentasjonen som Arbeidstilsynet har mottatt i brev av 18.05.2009, samt opplysninger fra oppsummeringsmøtet den 18.06.2009 viser at skoleeiers plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering ikke er tilfredsstillende med hensyn til; - kvaliteten på kartlegging som blir gjennomført, - oversikt over hvilke oppgaver som utføres - og om det mangler informasjon og kjennskap til brukernes opplevelse og behov. Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Skoleeier skal, i samarbeid med (medvirkningskrav i Arbeidsmiljøloven), arbeidsgiver (rektor) og ansatte, og verneombud, systematisk kartlegge helsefarer og problemer knyttet bygninger, dets tilstand og vedlikeholdsstatus og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. System for kartlegging skal dokumenteres skriftlig. Jf Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6.
VÅR REFERANSE 5 skriftlige system for å sikre systematisk kartlegging og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 2. Skoleeier skal i samarbeid med rektor og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Det gjelder tiltak som er normalt for ordinære forhold og både tiltak for ordinære forhold og særlige og eventuelt kompenserende tiltak der det er ekstraordinære forhold så som slitte og ødelagte bygningsdetaljer. Overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) skal dokumenteres skriftlig. Jf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. skriftlige overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 3. Kommunen skal utarbeide en tidfestet plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. tidfestede plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 30.08.2009 Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen tilsynsleder (sign.) Jan Ivar Marthinsen seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.