MIRROR ACCOUNTING AS Fakturering etter 01.07.2012 Det du bør vite om det elektroniske handelsformatet (EHF)
INTRODUKSJON OM ELEKTRONISK HANDELSFORMAT (EHF) Utveksling av dokumenter elektronisk mellom virksomheter har pågått i mange år. En utfordring har imidlertid vært manglende standarder for dokumentutveksling. Virksomheter som har ønsket å utveksle dokumenter elektronisk, har måtte ordnet dette seg imellom. EU har gjort noe med dette gjennom prosjektet, PEPPOL 1, som ledes av (DIFI 2 ) i Norge. Hensikten er å gjøre det enklere for leverandører å drive handel med offentlige oppdragsgivere på tvers av landene i EU. Logikken er at hvert land etablerer sine elektroniske løsninger basert på felles retningslinjer fra PEPPOL. I praksis skal da virksomheter som er koplet mot et aksesspunkt 3 kunne utveksle dokumenter seg imellom. Resultatet av dette arbeidet starter for alvor i Norge 01.07.2012. GJELDER FLERE TYPE DOKUMENTER Så langt er det ferdigstilt dokumentstandarder på faktura, kreditnota og purring. Det arbeides på kort sikt med å lage tilsvarende standard på varekatalog og innkjøpsordre. Videre ser man for seg at man på sikt kan inkludere ordrebekreftelse og pakkseddel. IKKE BARE MOT DET OFFENTLIGE Hele offentlig sektor vil etter hvert sette krav om at leverandører må levere fakturaer på det elektroniske handelsformatet (EHF). Imidlertid er det også en målsetning at det private næringslivet skal benytte dette seg imellom. Som alternativ til å lage egne løsninger, kan partene bli enige om å utveksle dokumenter via EHF. Er man litt kreativ, vil løsningen også kunne benyttes til for eksempel fakturering mellom selskaper i samme konsern. 1 Pan-European Public Procurement Online 2 Direktoratet for forvaltning og IKT 3 Transportformidler av filer fra en utsteder til en mottaker Morten Reinhardt Nordeide - 2012 Side 1 av 10
KOMPONENTENE I DET ELEKTRONISKE HANDELSFORMATET (EHF) Innledningsvis tok vi for oss noen grunnleggende punkter omkring det elektroniske handelsformat (EHF). For å forstå litt mer av oppbygningen av dette, er det 3 elementer som man bør vite om. Her gjengir vi kort disse. PUNKT 1: FORMATET SOM FILENE SKAL OVERFØRES PÅ Filoverføring skal skje på det som kalles EHF-format. Et slikt felles format er en nødvendighet for at sender og mottaker skal kunne utveksle dokumenter. De fleste systemene tilrettelegges slik at de kan håndtere EHF-formatet. Om så ikke er tilfelle, kan leverandøren av aksesspunkt bistå med konvertering. Dette er et XML-format som inneholder; obligatoriske felter 4, anbefalte felter 5 og valgfrie felter 6. PUNKT 2: AKSESSPUNKT SOM FORMIDLER FILENE Et aksesspunkt er en formidler av filene på EHF-format. For at du skal kunne sende eller motta filer, må du være knyttet til et aksesspunkt. (det er altså ikke nok at systemet ditt kan sende og motta EHF-filer). I april 2012 finnes det 13 aksesspunkter i Norge. Alle disse er godkjent av DIFI, som har ansvaret for koordinering og godkjennelse i Norge. Det finnes et felles elektronisk mottakerregister (ELMA 7 ), der alle som knyttes til et aksesspunkt blir registrert. I Norge benyttes organisasjonsnummer som identifikator. Her finnes informasjon om hvilket aksesspunkt virksomheten er knyttet til, samt hvilke dokumenttyper virksomheten kan håndtere. I tillegg til ELMA, har hvert aksesspunkt eget kunderegister med all nødvendig informasjon om sine kunder, samt tekniske data knyttet til selve filoverføringene. 4 Obligatoriske felt som må fylles inn for å oppfylle norsk regnskapsplikt 5 Felt som bruker vil ha stor nytte av, spesielt når det finnes en ordre i forkant 6 Felt som gir informasjon om fakturaens innhold 7 Elektronisk mottakeradresseregister er et norsk register hvor mottakere av fakturaer registrerer til hvilken adresse virksomheten ønsker å få sine dokumenter sendt. Morten Reinhardt Nordeide - 2012 Side 2 av 10
PUNKT 3: RAMMER FOR HVORDAN FILOVERFØRING SKAL SKJE For å bli et godkjent aksesspunkt, må man tilfredsstille DIFI/PEPPOL sine tekniske krav. Disse kravene dekke både drift og forvaltning av aksesspunktene. Hvert aksesspunkt opereres således under de samme kravene og betingelsene. I praksis er det lite av dette som den enkelte virksomhet trenger å tenke på. OVERFØRING AV FAKTURA PÅ EHF-FORMAT Nedenfor illustreres kortfattet aktivitetene som vil foregå når du skal sende en faktura på elektronisk handelsformat (EHF). ARBEIDSGANGEN I utgangspunktet påvirkes ikke arbeidet før selve faktureringen. Imidlertid må avsender sørge for at kundedata er korrekte, samt inneholder alle data som kreves i filoverføringen. Spesielt organisasjonsnummer er viktig, da dette er en sentral identifikator for å finne aksesspunkt som mottaker er knyttet til. 1. Avsender overfører faktura elektronisk på EHF-format til sitt aksesspunkt 2. Aksesspunktet sjekker mot database for å finne mottaker sitt aksesspunkt 3. Aksesspunktet overfører fil til mottaker sitt aksesspunkt 4. Aksesspunktet til mottaker overfører filen til mottaker Morten Reinhardt Nordeide - 2012 Side 3 av 10
GEVINSTER Vi nevner kort noen gevinster for både mottaker og sender av elektroniske fakturaer. For mottaker, er det ikke tvil om at dette vil gi store besparelser. Ved å fjerne papirfakturaene, elimineres mye ressurser som medgår til behandling av disse. I tillegg kommer bonuseffekten knyttet til miljøgevinster. Kvaliteten på informasjonen i fakturaene øker. Et kjent problem for de som arbeider med inngående faktura, er manglende eller feil informasjon. Dette problemet elimineres med EHF-formatet, da filene ikke blir godkjent før de innehar riktig informasjon. Vi får nå et felles standardisert rammeverk for utveksling av forretningsdokumenter. Et viktig mål med prosjektet er at dette ikke bare blir brukt mot offentlig virksomhet, men at også det private næringslivet kan benytte dette seg imellom. For sender, vil dette også medføre besparelser. Avhengig av antall bilag du har gjennom aksesspunktet, vil prisen ligge anslagsvis mellom 1,00 til 2,50 pr. overføring. Antar vi 5 000 fakturaer, vil dette gi en besparelse på 30 000,-, bare på porto. I tillegg kommer kostnadene med utskrift og forsendelse. Morten Reinhardt Nordeide - 2012 Side 4 av 10
VALG AV AKSESSPUNKT Alle som er godkjente aksesspunkt er underlagt de samme retningslinjene fra DIFI/PEPPOL. Det er derfor ingen ting som skiller selve tjenesteleveransen knyttet til formidling av dokumentene. Imidlertid er det 3 kriterier som sentrale for hvilke leverandør av aksesspunkttjenester du bør etablere avtale mot. PRIS Pris vil selvfølgelig være en svært avgjørende faktor. Så langt har det utviklet seg to hovedprinsipp for prising; Variabel pris Leverandør betaler etter bruk. I tillegg til en engangssum for opprettelse/etablering, vil det påløpe er årlig forvaltningskostnad, samt en pris pr. bilag som mottas eller sendes. Desto større volum, desto lavere enhetspris, da de faste kostandene fordeles på et større volum. Fastpris Leverandøren betaler en fast årlig pris som inkluderer alt. Virksomheten kan da sende og motta så mange bilag som ønskelig. Med mindre det er en høy årlig pris, vil det normalt være et tak på hvor mange bilag som kan sendes gjennom aksesspunktet. Start med å kartlegge nåværende og fremtidig behov for elektroniske dokumenter. Summer inngående og utgående fakturaer. Estimere hvordan dette vil utvikle seg de neste 5 årene. Antall bilag vil garantert bli mye høyere enn om du bare estimerer basert på de neste 6 månedene. Morten Reinhardt Nordeide - 2012 Side 5 av 10
SUPPORTTJENESTER OG FEILHÅNDTERING I en perfekt verden skal filoverføringen gå uten problemer. Slik er det imidlertid ikke alltid. Du bør derfor sikre deg at leverandøren har tilstrekkelig supporttjeneste og feilhåndtering. Dette kan knyttes til; - Krav til tilgjengelighet - Leverandørens oppfølging av feil - Leverandørens melding til avsender ved feil - Oppfølging av dokumenter sendt gjennom aksesspunkt Leverandørene bør kunne fremlegge dokumentasjon på hvordan de har tilrettelagt sitt rammeverk for supporttjenester og feilhåndtering. Still krav om at dette dokumentet vedlegges tilbud. TILLEGGSTJENESTER For mange virksomheter vil det vær et veiskille når de nå skal starte med å sende fakturaer elektronisk. Et viktig spørsmål i den sammenheng vil være hvordan dette vil påvirke arbeidet med utfakturering. Har alle fakturaer tidligere vært printet og sendt manuelt, må virksomheten nå operere med 2 kanaler for fakturering. I den sammenheng kan det være hensiktsmessig å se på hvilke tilleggstjenester som leverandøren av aksesspunkt kan levere. Dette for å sikre en mest mulig effektiv håndtering av fremtidig dokumentstrøm. To konkrete eksempler; Om du driver et lite selskap med begrenset antall utgående fakturaer, kan det være hensiktsmessig at du ser om leverandøren av aksesspunkt også kan tilby fakturaportal. Du kan da selv registrere fakturaen, uten å måtte tenke på grensesnitt mot system. Større selskaper kan finne det hensiktsmessig å finne en samarbeidspartner som kan dekke det totale behovet for fakturering. Økt fokus på elektronisk fakturering vil stille krav om at du følger med på hvordan kundene skal motta fakturaer. Det kan da være fornuftig å alliere seg med noe som kan forenkle dette arbeidet. Morten Reinhardt Nordeide - 2012 Side 6 av 10
PROSESSER PROSESS UTGÅENDE FAKTURA For noen vil fakturering på EHF-format var første møte med elektronisk fakturering. For andre vil det bli en ny kanal. Uansett vil dette påvirke hvordan virksomheten håndterere faktureringsprosessen. I figuren nedenfor har vi skissert de vanligste mulighetene som finnes nå de skal sendes en faktura. Offentlig virksomhet Målet med EHF-prosjektet er å standardisere input av inngående fakturaer. I avtaler som opprettes etter 01.07.2012, skal det stilles krav om at leverandøren skal kunne levere på EHFformat. I fremtiden må leverandører ta høyde for at all fakturering skal foregå på EHF-format. Dagens alternativer med B2b, E-post og Print vil etter hvert bli faset ut. Privat virksomhet Mot privat virksomhet finnes det flere løsninger for fakturering. - Alle virksomheter i privat sektor som er registrert mot et aksesspunkt, kan benytte EHF- FORMATET til å fakturere andre utenfor offentlig virksomhet. Det er også en viktig målsetning med EHF-prosjektet at private aktører benytter dette seg imellom. - I B2B ligger det at det etableres en elektronisk distribusjon av elektroniske dokumenter mellom to eller flere aktører. Innen enkelte bransjer er dette utbredt. Spesielt der det knytter seg gevinster for begge parter at de manuelle dokumentene blir borte. - Oversendelse av filer på E-POST er ikke det samme som elektronisk fakturering. Her mottar leverandøren filen i pdf (eller annet format) som grunnlag for behandling i eget faktureringssystem. Morten Reinhardt Nordeide - 2012 Side 7 av 10
- PRINT er historisk den vanligste måten å sende faktura på. Også ofte ansett som mest hensiktsmessig, da det ofte er vedlegg som skal følge med faktura som i utgangspunktet ikke foreligger i elektronisk. Privatpersoner Mot privatpersoner er PRINT fortsatt den vanligste, men det finnes alternativer; - I likhet med privat og offentlig virksomhet, kan faktura sendes på E-POST - B2C inneholder muligheter for hvordan fakturaer enkelt og effektiv kan sendes elektronisk til privatpersoner. De mest vanlige her er efaktura og avtalegiro. I tillegg har det i det siste året kommet ulike løsninger for digitale postbokser til privatpersoner. Morten Reinhardt Nordeide - 2012 Side 8 av 10
MIRROR ACCOUNTING AS Helt fra starten har Mirror hatt fokus på etablering av kostnadseffektive løsninger for transaksjonshåndtering. Gjennom etablering av transaksjonssenter i Litauen, har kunder kunne redusert kostnader med 30-50%. Foruten Norge og Litauen, er Mirror etablert i Sverige. KORTE FAKTA Etablert i 2000 200 ansatte i Norge, Sverige og Litauen 130 MNOK i omsetning En del av Lindorff Group Lokalisert på Helsfyr TJENESTER Transaksjonstjenester Regnskapstjenester Rådgivningstjenester Økonomisystem som tjenester (ASP) Driving The Change Morten Reinhardt Nordeide - 2012 Side 9 av 10
MIRROR EBILLING Etter hvert som bevissthet og fokus på elektronisk handel har økt, har vi stadig utviklet våre systemløsninger. Når aksesspunktløsningene nå kom på plass, har vi et rammeverk som dekker alle dine behov for fakturering. Kunder som kun trenger et aksesspunkt, får dette til konkurransedyktige priser. Som kunde betaler du kun en lav månedlig forvaltningsavgift. Resten avhenger av antall bilag som sendes gjennom aksesspunktet. En utfordring for virksomhetene, vil være å vite hvilke kunder som kan faktureres på EHF-format. For hver måned vil antall virksomheter som benytter EHF-formatet øke. En utfordring vil da være å holde seg a jour med dette. Vi har løst denne utfordringen med konseptet EBILLING. o Kundens fakturafil leses inn i EBILLING o Det gjøres så et søk, der man finner hvilke kunder som kan faktureres via EHFformatet. Fakturaene sendes deretter til riktig aksesspunkt. o Kunder som ikke kan faktureres på EHF-format, sendes til print 8. 8 Løsning kan også settes opp med andre faktureringsmetoder. Vi setter bare opp hvilke kanaler som skal sjekkes, før fakturen alternativt sende til print. Morten Reinhardt Nordeide - 2012 Side 10 av 10