Møtereferat 18.01.19 SUKSIT digitalisering Krona møterom Breistul II kl. 09.00 15.00 Deltakere: Merknad: Kongsberg Hilde Enget Tinn Gry Anja Gundersborg Notodden Vigdis Bergestig Rollag Hans Henrik Thune Flesberg Jon Gjæver Pedersen Hjartdal Oddvar Nygård Forfall Nore og Uvdal Anne Rudi K-IKT Oddvar Kaasa Kongsbergregionen Britt Inger Kolset, Halvor Rostad, Anne Rygaard og Jo Jøldal INNHOLD SAK 001/19: GODKJENNING AV MØTEREFERAT AV 16.11.18... 2 SAK 002/19: STATUS FRA K-IKT... 2 SAK 003/19: STATUS PÅGÅENDE DIGITALISERINGSPROSJEKTER... 2 SAK 004/19: FELLES RUTINER FOR ANSKAFFELSER VEDLEGG... 3 SAK 005/19: UTRULLING AV OFFICE-365... 3 SAK 006/19: KOSTRARAPPORTERING 2018 (VEDLEGG)... 4 SAK 007/19: DIGITALISERINGSKONFERANSEN 25. APRIL 2019... 5 SAK 008/19: EVALUERING/ERFARINGER FRA ANSKAFFELSER OG IMPLEMENTERINGER... 5 SAK 009/19: PILOT NYBY (VEDLEGG)... 5 SAK 010/19: DIGITAL RESEPSJON (VEDLEGG)... 6 SAK 011/19: TELEFONI... 6
SAK 012/19: DIGITALISERINGSSAMARBEID VIKEN... 7 SAK 013/19: SKJØNNSMIDDELSØKNAD - ARKITEKTUR... 8 SAK 014/19: ORGANISASJONSSTRUKTUR - IDM... 8 SAK 015/19: EVENTUELT... 8 RUNDE RUNDT BORDET... 10 SAK 001/19: GODKJENNING AV MØTEREFERAT AV 16.11.18 Møtereferat fra 16.11.18 Møtereferatet godkjennes SAK 002/19: STATUS FRA K-IKT Daglig leder i K-IKT orienterer om de viktigste aktivitetene i K-IKT for tiden. Oddvar orienterte om at det er besluttet at Krødsherad og Sigdal kommuner skal inngå i K-IKT. Mange av tjenestene/løsningene som benyttes i disse 2 kommunene skal flyttes inn i Kongsbergregionsskya 1. halvår 2019. På sikt bør det vurderes om noen av løsningene skal harmoniseres med Kongsbergregionens 7 kommuner. Saken tas til orientering SAK 003/19: STATUS PÅGÅENDE DIGITALISERINGSPROSJEKTER Det gis en kort status på fremdrift for følgende tiltak/prosjekter: Utrulling av Elements og ebyggesak Digisos Digital Dialog Orden i eget hus Digitale løsninger i skole
Saken tas til orientering Prosjekt digital dialog gis i oppdrag å vurdere felles skjemaløsning for Kongsbergregionens kommuner SAK 004/19: FELLES RUTINER FOR ANSKAFFELSER VEDLEGG Kommunene vedtok ved opprettelsen av SuksIT en felles rutine for anskaffelse av digitale løsninger. Det er behov for å detaljere denne for å for å sikre en enda mer forutsigbar oppgave- og ansvarsfordeling. Den reviderte versjonen bør inneholde en beskrivelse av K-IKT s, og personvernombudets rolle. Britt Inger har laget forslag til revidert anskaffelsesrutine som gjennomgås i dagens møte (se vedlegg). I tillegg til en presisering av eksisterende anskaffelsesrutine er det også behov for en avklaring av SuksIT s rolle i andre type digitaliseringstiltak som enkeltkommuner ønsker å iverksette/gjennomføre. Dette behøver ikke dreie seg om konkrete anskaffelser, men allikevel falle inn under SuksIT s arbeids/ansvarsområder. Det er viktig at SuksIT diskuterer og avklarer hva slags rolle SuksIT og/eller andre regionale samarbeids/nettverk/kommunene selv skal ha i slike initiativ, og at dette også beskrives i ovennevnte rutinebeskrivelse. Innspill fra dagens møte innarbeides i forslag til ny rutinebeskrivelse for anskaffelse av digitale løsninger Ny rutine legges fram for RMU for behandling SAK 005/19: UTRULLING AV OFFICE-365 I henhold til vedtatte roadmap for SuksIT skal O-365 implementeres i alle kommuner i 2019. O-365 innehar mange muligheter og verktøy, og for å sikre effektiv og god utnyttelse av ønsket funksjonalitet må det utarbeides både kjøreregler og veivalg for bruk av plattformen. SuksIT har derfor tatt i bruk O-365 (Teams) som samhandlingsverktøy for å gjøre seg noen erfaringer med verktøyet. Oddvar jobber med innspill til en strategi for utrulling som SuksIT skal lage. Strategien bør omfatte alle tjenesteområder i kommunene. Skolene vil antakeligvis ha et litt annet behov enn de øvrige deler av kommunen. Temaet blir derfor også adressert i det regionale oppvekstnettverket i møte 14.01.19. Britt Inger vil orientere kort fra dette møtet. K-IKT opplever for tiden et stort trykk fra alle kommuner fra brukere som vil ta i bruk Teams og Onedrive osv, og det er viktig at vi raskt får på plass en slik utrullingsstrategi.
Noen foreløpig innspill fra Oddvar følger her: Det er kommunene som må bestille dette som prosjekt der K-IKT sørger for tilgjengelighet og migrering av brukere. Då må det være en adopsjonsplan i kommunene for innføringen, men en struktur for administrasjon, opplæring osv. Det vil være kostnader knytte til et adopsjonsprogram, og mulig også på tekniske utbedringer hos K-IKT, så det må vi også diskutere hvordan vi funder. SuksIT avklarer hvilke temaer som må inn i en strategi for utrulling, hvem som skal delta i arbeidet og når det skal være ferdig. K-IKT gjennomfører en vurdering av teknisk infrastruktur og ferdigstiller ROS-analyse. Disse presenteres i SuksIT når de foreligger Det åpnes opp for at K-IKT kan tilgjengeliggjøre Teams for noen utvalgte regionale prosjekter, slik at flere kan gjøre seg erfaring med om løsningen dekker behov for samhandling og kommunikasjon. Det må utpekes en ansvarlig for hvert Team som får i ansvar å legge til «sine» medlemmer og etablere ønskede kanaler og tilhørende ressurser. Hver teamleder må også sørge for at teamets medlemmer får nødvendig opplæring. SuksIT beslutter på et senere tidspunkt ønsket utrulling av O-365 i kommunene SAK 006/19: KOSTRARAPPORTERING 2018 (VEDLEGG) I kommunenes Kostra-rapportering for 2018 (skjema 25) skal kommunene besvare en god del spørsmål som omhandler IKT og Digitalisering. For å lette kommunenes arbeid med å besvare disse spørsmålene har Oddvar, Vigdis og Britt Inger gått gjennom rapporteringsskjemaet og laget forslag til svaralternativer som den enkelte kommune kan benytte i sin besvarelse - se vedlagte PDF. Der det ikke er angitte svaralternativ må den enkelte kommune selv velge riktig alternativ. Når det gjelder spørsmål som omhandler kostnader vil den summen som den enkelte kommune skal angi her være summen av kommunens andel av kostnader til både K-IKT og SuksIT + ev. egne kostnader i tillegg. I møte gis anledning til å gå gjennom skjemaet dersom noen har spørsmål. Saken tas til orientering
SAK 007/19: DIGITALISERINGSKONFERANSEN 25. APRIL 2019 Innspill fra SuksIT 16.11.18 har blitt innarbeidet i videre planlegging av digitaliseringskonferansen 25. april 2019Det er etablert en lenke til påmelding til konferansen på KS Læring: https://www.kslaring.no/local/course_page/home_page.php?id=17174&start=0 Det er viktig at SuksIT raskest mulig formidler denne til aktuelle ledere/deltakere i egne kommuner slik at de kan sette av dagen. I møtet gjennomgås et første utkast til program for diskusjon. Ny påmeldingslenke som fungerer sendes SuksIT raskest mulig. SuksIT får i ansvar å distribuere denne videre til egne ansatte/ledere. Innspill fra dagens møte tas med i ferdigstillelse av programmet SAK 008/19: EVALUERING/ERFARINGER FRA ANSKAFFELSER OG IMPLEMENTERINGER Vi erfarer at noen av de største anskaffelsene av digitale løsninger har hatt en del utfordringer knyttet til leveranse, tidsbruk og gjennomføring. RMU har signalisert at de ønsker en gjennomgang av erfaringer fra disse for å identifisere hva som har vært de viktigste utfordringer regionalt og lokalt. Dette for å sikre at fremtidige anskaffelser bidrar til planlagt gevinstrealisering. I dagens møte drøftes tidspunkt for når det vil være mest hensiktsmessig med en slik gjennomgang, og SuksIT kommer med innspill til form og innhold. Det vurderes også om det er hensiktsmessig/ønskelig at SuksIT også deltar i en slik gjennomgang. Koordinator for SuksIT utarbeider en kortfattet rapport med læringspunkter fra de 2 prosjektene: digitale løsninger i skole og sak/arkiv når disse prosjektene er nærmer seg ferdigstillelse. Rapporten presenteres i SuksIT og legges deretter fram for RMU. SAK 009/19: PILOT NYBY (VEDLEGG) Helse og omsorgssjefen i Kongsberg kommune ønsker å orientere SuksIT om at Kongsberg kommune er i dialog med Nyby vedr. en løsning som bidrar til forenklet kobling mellom frivillige og brukere/evt tjenesten for å støtte opp om overordnet målsetting om økt bruk av frivillige i tjenesten.
Leverandøren har presentert systemet for HO-nettverket i regionen og for utvalgte representanter i flere kommuner i Kongsbergregionen. Det vises til vedlegg med informasjon om løsning og status både i Kongsberg og de øvrige kommunene i regionen. Kongsberg hadde eget møte med leverandøren 13.12.18 for å komme videre i planarbeidet. Det er ikke inngått noen avtale, men kommunen prøver nå ut systemet i både Frivilligsentralen og Helse og omsorg (frivillighetskoordinator). Helse og omsorgssjefen i Kongsberg ber om at denne informasjonen tas inn i Suksit for vurdering. Det er ønskelig at SuksIT i dagens møte vurderer og tilrår videre prosess. SuksIT tilrår at Kongsberg piloterer løsningen fram til høsten 2019, og at erfaringer fra pilot presenteres de øvrige kommunene i regionen før man foretar beslutning om felles anskaffelse eller ikke. Dette innebærer at ingen av de øvrige kommunene anskaffer eller tar i bruk løsningen før Kongsberg har pilotert løsningen og delt sine erfaringer. SuksIT ønsker også å få presentert erfaringene fra piloten når pilotperioden er ferdig. SAK 010/19: DIGITAL RESEPSJON (VEDLEGG) Kongsberg kommune ønsker ifb med ombygging av 1. etasje i Rådhuset å fjerne dagens fysiske servicetorg og etablere en digital resepsjon. Kommunen har vært i dialog med leverandør av en mulig løsning. Det vises til 2 stk vedlegg som beskriver løsningen. Kongsberg er i ferd med å utarbeide et konkurransegrunnlag med mål om anbudsutlysning i februar. Regional innkjøper og K-IKT er involvert i denne prosessen. Kongsberg ønsker å informere SuksIT om prosessen for å vurdere om det er ønskelig for flere kommuner i regionen å delta i anskaffelsen. Kongsberg ferdigstiller arbeidet med å avklare og beskrive behov og formidler dette videre til prosjekt Digital Dialog slik at de andre kommunene kan vurdere om de ønsker å delta i anskaffelsen SAK 011/19: TELEFONI Telefoniprosjektet følges opp iht. gjeldende strategi- og tiltaksplaner. I 2019 blir det som kjent en omlegging av telefoniplattformen, det etableres en egen superbrukergruppe for Trio telefonistøttesystem og det følges opp øvrige planlagte aktiviteter, særlig på teknisk side. Her er to problemstillinger som tas opp til drøfting i dagens møte:
1. Omleggingen av telefoniplattformen omfatter bl.a. gradvis utfasing av dagens fasttelefoniløsning og erstattes med summetone Skype for telefonsamtaler eksternt. Vi ser det er nokså få i kommunene som i dag er aktive Skype-brukere. Økt utbredelse og erfaring med dette er en viktig forberedelse til omleggingen og bør ses i sammenheng med planene for utrulling av MS Teams. Tilgjengelighet i Skype/Teams (og på mobiltelefon) er nå synlig for ekspedientene på sentralbordet i Trio. Det legges opp til endringer i opplegget for fraværsmarkering i 2019. Økt bruk av Skype/Teams er et mål også i denne forbindelse. Det skal i samarbeid med K-IKT kartlegges hvem som skal bruke mobiltelefon og hvem som skal ha summetone i Skype. 2. Økt utnytting av Trio telefonistøttesystem er en viktig del av arbeidet med gevinstrealisering innenfor telefonisamarbeidet. Agentene i Trio benyttes av ekspedientene på kommunenes sentralbord, men er lite utnyttet ellers i organisasjonen. Vi hører det er spørsmål om løsninger for håndtering av køer, hvor en vurderer å anskaffe andre systemer, men dette kan løses nokså enkelt og rimelig ved såkalte klientløse agenter i Trio. Vi bygger opp kompetanse på dette i superbrukergruppa, med støtte i en ny brukerstøtteavtale med Wecan. Kommunene bør unngå å anskaffe alternative systemer, uten å ha avklart i hvilken grad behovene kan løses i Trio. Behov må meldes til SuksIT iht. retningslinjene. Det kan ellers minnes om at omleggingen til summetone i Skype medfører behov for hodesett og eventuelt Skype-apparater. K-IKT tester ut alternativer og anbefalte løsninger tilgjengeliggjøres i nettbutikken for ITutstyr. K-IKT gis i oppdrag å lage en rapport som beskriver alternativer til hvordan fasttelefoner best kan erstattes. Rapporten formidles til Prosjekt Dialog for videre oppfølging slik at kommunene kan iverksette prosess med å fase ut sine fasttelefoner så raskt som mulig. Rapporten formidles også til SuksIT. SAK 012/19: DIGITALISERINGSSAMARBEID VIKEN Som nevnt i forrige SuksIT-møte inviterte rådmannen i Bærum de største kommunene i den nye regionen Viken til et møte for å drøfte mulig samarbeid om digitalisering mellom kommuner i den nye regionen. Møtet ble arrangert 14.12.18 i samarbeid med KS. Britt Inger deltok og orienterer kort fra møtet.
Saken tas til orientering. SAK 013/19: SKJØNNSMIDDELSØKNAD - ARKITEKTUR I tiltaksplanen for 2019 er det budsjettert med at en stor del av kostnadene vedr. prosjekt Arkitektur skal finansieres av skjønnsmidler. Frist for søknad om skjønnsmidler er innen utgangen av februar. Halvor og Britt Inger jobber med søknad. Det orienteres kort om dette. Saken tas til orientering. SAK 014/19: ORGANISASJONSSTRUKTUR - IDM I forbindelse med planleggingen av implementering av Elements har Tinn kommune sett noen utfordringer knyttet til gjenbruk av opplysninger om brukere fra HR-systemet til Elements. Dette handler ikke om tekniske begrensninger i noen av disse løsningene, men mer om ulikt behov for å definere organisasjonsstruktur og ulike rutiner for oppdatering av denne. Dette vil sannsynligvis også være en utfordring for de øvrige kommunene. Tinn kommune v/ Gry Anja beskriver utfordringene som de opplever. SuksIT diskuterer mulige tiltak. Prosjekt Arkitektur gis i oppdrag å vurdere hva som må til for at de beskrevne utfordringene kan løses, herunder høre hva andre kommuner har gjort. Prosjekt arkitektur vurderer også om det er behov for å kjøpe eksterne tjenester for å få bistand til å lage et beslutningsunderlag som legges fram for behandling i SuksIT. SAK 015/19: EVENTUELT a) Henvendelse vedr. deltakelse i SuksIT Britt Inger er i dialog med kommuner utenfor regionen som vurderer/ønsker deltakelse i SuksIT og orienterer kort om dette. Saken tas til orientering. Britt Inger orienterer kort om dette i neste RMU møte 25.01.19
b) Henvendelse om leverandørpresentasjon Britt Inger har fått henvendelse fra leverandør av digitale løsninger innen Vann og avløp (se vedlegg). SuksIT vurderer om det er ønskelig med en felles presentasjon av løsningen. SuksIT ønsker at spørsmålet om leverandørpresentasjon spilles inn til det regionale tekniske nettverket for vurdering. Nettverket består av teknisk sjef i hver av kommunene i regionen. I henvendelsen til nettverket bør det også beskrives om det bør være flere ev. områder av tekniske tjenester det kan være aktuelt å se på samtidig. Britt Inger følger opp dette med det regionale tekniske nettverket. c) Forespørsel om pilot Britt Inger har fått forespørsel/tilbud fra leverandør av løsning som tilbyr plattform for innovasjon- og forbedringsarbeid om en av våre kommuner ønsker å teste løsningen. Mer info gis i dagens møte. Saken utsettes til neste møte i SuksIT d) Konsekvenser av å endre kommunenummer Fylkesmannen i Oslo og Viken sendte 10.01.19 brev til alle kommuner i den nye regionen med info om at kommunene vil få nye kommunenr fra 2020, og at det er viktig at kommunene starter å kartlegge hvilke IKT-systemer som benytter kommunenummer som identifikator. SuksIT avklarer om noen av kommunene i vår regionen har startet slik kartlegging/ev. hvem som bør få ansvar for dette. Arbeidet bør koordineres med pågående implementering av løsningen Orden i eget hus. Jo får i oppdrag å sjekke ut hva som bør gjøres vedr. forberedelser til endring av kommunenr og vurdere og hvordan dette bør følges opp videre. SuksIT holdes orientert.
e) Utrulling av VDI SuksIT har tidligere besluttet at VDI skal benyttes i alle 7 kommuner. Løsningen er tilgjengelig for alle ansatte, men det er fortsatt kun ca 1/5 som har tatt i bruk løsningen. Det er viktig å raskt å få flere brukere over på VDI ikke minst fordi dette vil sikre at man unngår arbeidskrevende klienttilpasninger ifb med utrullingen av Elements. K-IKT gis i oppdrag å sende ut mail til alle brukere i alle kommuner om at VDI skal tas i bruk og bakgrunnen for dette. Det er et mål at så mange brukere som mulig har tatt i bruk VDI i god tid før utrullingen av Elements i sin kommune RUNDE RUNDT BORDET Vi tar en uformell rundt for å dele aktuell informasjon vedr. digitalisering i egen kommune. Hensikten er å få litt mer oversikt over hva som er status i den enkelte kommune akkurat nå. Dette kan f.eks. være status knyttet til gjennomføringen av regionale/lokale tiltak. Det er også ønskelig å få høre litt om lokal forankring av den nye regionale digitaliseringsstrategien. Kongsberg, 18.01.19 Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT