STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN

STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 20.10.2015 Tid: 15.30 Sted: BI Trondheim, Allrommet TILSTEDE: ØA, FA, NA, MA, NLD, UA, KA, SA, HRa, HRb, HRc Tilskuer: Nestleder Sosialutvalget Sak 111 15: Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Nestleder som ordstyrer og AK som referent. Endringsforslag: Nestleder som ordstyrer og HRc som referent. Godkjent Sak 112 15: Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige møte, innkallingen og sakslisten. Godkjent Sak 113 15: Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 35 minutter. FA: Vært tilstede for de som arrangerer temakvelden, de som har ansvar men er selv overordnet ansvarlig og hjelper underveis i prosessen. Hatt månedsmøte, møte med admin, fått gjennom åpningstidsaken, jobbet med budsjettet til U4. Prepping til GF med klasserepresentantene, vært på Studentpanel, et forum ved BI Nydalen, alle FA fra lokalavdelingene møttes og diskuterte der. Generelt vært tilstede for klasserepresentanter og håndtert klager. Studentpanelet: diskuterer ulike situasjoner som har oppstått på tvers av lokalavdelingene, får belyst alle sider av en sak. NA: Vært i møte med NBS, kommer en form for stønad til Start BI, usikker på hvor mye. Jobbet mye med promotering av morgendagens bed.pres, jobbet med forelesere og admin ift det, de har vært vedlig samarbeidsvillige. Hatt prepping til GF,

avholdt GF, generelt jobbet med NU ift. NLD. Jobber med et nytt standprodukt til NLD som skal treffe markedsføringsbedrifter og litt smalere bedrifter. ØA: Kommer det flere i morgen enn forrige gang? NA: Håper på det. FA: Status bedpressen i November? NA: Egentlig fått så og si muntlig aksept, men mulig vi må finne en nødløsning nå. MA: Brukt all tid på planlegging av Markedsuken, ligger an til at alle samarbeidspartnerne kommer på stand i løpet av uken, fem gratis aktiviteter på kveldstid, ølsmakingskurs som koster 100 kr, blir morsom uke med masse som skjer. Samarbeidspartnere er skikkelig gira, skal kickstarte samarbeidet med Sushi Bar, Starbucks kommer med team fra Oslo til torsdagen. Gjort klart konkurranser til temakvelden. Vært GF, saken til meg og Tatjana gikk bra. HRb: Når starter påmelding til kursene? MA: Skal ordne Facebook arrangement, bør komme i løpet av uken. UA: Blir det noe av aksjekvelden? MA: Nei, ikke i markedsuken. Da måtte det kommet opp et team fra Oslo, er ikke kapasitet til det. ØA: Hva slags kurs skal dere ha? MA: Crossfit, paintball, Egon quiz, ølsmakingskurs, pole dancingkurs Leder NLD: Mye tid til oppfølging til de forskjellige gruppene og arrangement i NLD uken, som Start BI og Women@BI. Satt første foredragsholder, var med og planla LEF, startet med goodiebags, hatt styremøte, skal starte å lage logo i løpet av uken, komitémøte i morgen, reiser på jakt på fredag, borte i en uke. UA: Jobbet tett med idrettsansvarlig for å få satt styret som et ordentlig styre, ikke bare en samling av ulike idretter. Laget mal til månedsmail til idrettslederne, skal sendes til idrettsansvarlig fremover. Skal sørge for at det hele tiden er en oppfølging på disse. Studentaksjonen er godt i gang med planlegging med organisasjonen som ble valgt. Innen idrettsstyre vil jeg sette en gruppe som kan jobbe med å finne lager med meg. Vil også sette en sponsorgruppe som skal jobbe for sponsorer til idrettene. Det kommer også en idrettssnap. KA: Utvalgene skal ikke lage egne snapper, prøver samle opp i større grad. Dette gjelder da ikke idretten, de kan ha egen. ØA: Skal det være styremøte annenhver uke i idrettsstyret? UA: Nei, de vil ha en gang i måneden. Så sender de månedsmail to uker etter møtene, dermed er det hele tiden oppfølging. KA: Hatt et møte med utvalget mitt, fått respons på at grafisk ikke sendes inn i tid, 3 uker på forhånd (plakater). Promotert generelt, holder på å ferdigstille stillingsannonsen til journalist, holder også på med skjermen på BIS veggen.

UA: Er toukersmailen i gang? KA: Nei, Leder, HR og KA må snakke litt sammen om den. UA: Angående arrangementer, er ikke alltid man vet så lenge før? KA: Tekst er veldig enkelt, og kan fylles inn i senere tid. Men malen og systemet må bli laget i lengre tid før. Bruk alltid malen som ligger inne på disk. UA: Fint hvis alle i utvalgene har tilgang til snapchaten, så den blir brukt i større grad. Men spørsmålet mitt, er det ok at det er synlig alkohol på disse snapsene? KA: Nei, det skal ikke være synlig alkohol på noen av snapsene. NA: Jeg vet ikke hvor smart det er å dele ut infoen til flere i utvalgene, sjansene for at noe går galt er større da. KA: Vi kan for eks gi til alle oss og våre nestledere. SA: Er nesten alltid alkohol i bildet når vi har arrangementer, om dette er så strengt fra sentralt er det mulig vi bør ta dette på landsmøtet. KA: Det er bare å arrangere på bildet så man ikke ser alkoholen. SA: Har jobbet mye med U4 med min nestleder, satt sosialutvalget på julebordet og fylla på hylla. HR: GF har stått i hovedfokus, gjort ferdig vedtektene, invitert til GF, utlyst og intervjuet SPA og faddersjef, generell planlegging og promotering av GF. ØA: Jobbet mot GF, ferdigstilt regnskap og budsjett. Satt assistentene til å regnskapsføre alene, nytt tiltak jeg forsøker, blir spennende å se hvordan det går, de tok det på strak arm. Betale regninger, andre småting (drift). Ikke satt dato, men jeg, Leder og Leder Bull Invest skal ha møte om hvor vi skal plassere pengene våre, siden de per dags dato står på én konto alle sammen. Skal derfor se om vi kan finne en bedre løsning enn den vi har per dags dato. UA: Har tatt lang tid før folk får tilbakebetalt utleggene sine. ØA: Ja, skal sette faste datoer hvor dette gjøres. KA: Er det andre enn de i styret som kan bruke BIS kortet? ØA: Nei. Sak 114 15: Til behandling: Økt budsjett til julebord for engasjerte i BIS Bakgrunn: Lokalet ble dyrere enn planlagt, ser derfor at nåværende budsjett ikke strekker til, dersom julebordet blir på frimurerlogen. Med tanke på at det er få lokaler som har sentral beliggenhet, samtidig plass til 100+ og lov med medbragt mat og drikke er Frimurerlogen det alternativet som er mest gunstig. Vedlegg: 1 (lagt til i sakslistemail)

Presenteres av: Nestleder SU Estimert tidsbruk: 25 minutter. HR: Er det ikke admin som dekker julebordet? ØA: Ja. SA: Med andre ord er det snakk om å bruke 10 000 kr fra vår side. UA: Hva kostet lokalet i fjor? ØA: Litt usikkert, tror det kostet 5000 kr for selve leien i fjor. Nestleder presenterer budsjettet. Det er to alternativer på mat, som vi forsatt forsøker å prute litt på. Vanskelig å få det under det vi har i budsjettet foreløpig. NA: Budsjettillegg på 10 000 kr, hva mer enn lokalet er det som vil koste mer enn planlagt? Nestleder SU: Maten. MA: Er det ikke litt vel mye mat? SA: Vi får ikke mindre mat for lavere pris. Dette er priser de har satt på catering av julemat. Jeg anbefaler at vi bruker Meny fordi vi har brukt dem tidligere og var fornøyd med dem i fjor. NA: Alternativet til å stemme gjennom saken er å prøve å finne lokale som er billigere da? Nestleder SU: Ja, det har vi prøvd og ikke fått til. SA: Vi trenger da omtrent gratis lokale, mat koster jo rundt 20 000 kr. ØA: Om vi stemmer gjennom dette er det i praksis kun 10 000 kr som brukes av oss, er ikke penger vi egentlig vil bruke fra budsjettet på dette, men er mulig vi må dersom det skal kunne gjennomføres julebordet. SA: Sparte vi ikke mye penger på LEF så vi kan redistribuere? ØA: Jo. Vi har råd til det, spørsmålet er om vi har lyst til at det skal gå fra vårt budsjett, som det egentlig ikke skal gjøre. UA: Er det stemning for at admin dekker dette FA? FA: Utrolig usikker, men er nok ikke så mye stemning for det, da de vet at vi har råd til å dekke dette. Men usikker. HRb: De har nettopp gitt oss ekstra penger til både BIS dag og GF, så det er kun de absolutt viktigste tingene som skal tas med admin. Så går nok da på bekostning av andre arrangementer vi skal ha senere. KA: Jeg ser for meg at admin er positive til det, det er et arrangement som de skal dekke som ikke lar seg gjøre uten mer støtte fra dem, og om vi skal bruke våre egne er det studentenes penger, tror de heller da vil dekke det. SA: Jeg tror det er bedre om vi søker på ting som går alle til gode når vi skal søke til admin, de kommer til å si nei en eller annen gang. FA: Ja, vi skal ikke søke om små beløp i hytt og pine, men samtidig er dette egentlig deres post fra før av, så tror kanskje de vil tenke at de vil støtte. NA: Jeg synes ikke det er helt uforsvarlig å bruke 10 000 kr på de engasjerte.

HRb: Når må dere ha svar? Nestleder SU: Logen blir booket hele tiden, tror det må ordnes nå. SA: De etterspurte et svar i går. FA: Dette skal vi kun stemme gjennom fordi julebordet ikke lar seg gjøre uten støtten. ØA: Det er kun det nødvendigste som er tatt med. Endringsforslag: Styret godkjenner en ramme på inntil 10 000 kroner ut over administrasjonens støtte på 20 000 kroner til julebord. Forslag til vedtak: Styret godkjenner revidert budsjett på 30 000 kroner. Nedstemt. Endringsforslag : Styret godkjenner en ramme på inntil 10 000 kroner ut over administrasjonens støtte på 20 000 kr til julebord. 7 av 8 stemmer for, vedtatt. Sak 115 15: Til diskusjon: Reglement og ansvarsoppgaver for U4 Bakgrunn: U4 ble tildelt som et sosialt avslapningsområde for studentene. Et reglement vil gjøre det enklere å holde de samme retningslinjer for alle studentene. Presenteres av: SA Estimert tidsbruk: 25 minutter. Leder ankommer møtet. SA presenterer. Ble etterlyst et reglement på Generalforsamlingen, ønsker innspill på hva slags reglement/retningslinjer vi bør ha. Forslag: Rommet er åpent for alle studenter ved BI Trondheim døgnet rundt. Rommet kan ikke leies av studenter som vil ha eget arrangement. Det er ikke åpent for vorspiel. Det oppfordres til å legge fra seg skolebøkene når man går inn i U4. Man kan ikke bruke det som grupperom og be andre dempe seg. Det er lov å låne med spill, men disse må lånes tilbake samme dag.

MA: De punktene fra SA er veldig gode retningslinjer. UA: Skal man ikke kunne låne rommet for å ha filmkveld med klassen? Leder NLD: Nei, jeg synes ikke det. FA: Hørte det ble ytret på GF, tok det med linjeutvalget, mener ikke det bør være noen begrensninger på det rommet i det hele tatt. HRb: Istedenfor vors kan det stå nulltoleranse for alkohol. SA: Litt uenig, nulltoleranse på alkohol på generelt basis, men kan være greit med tillatelse for alkohol, for eks når det er CL kveld. Leder: Må hvertfall snakke med admin, må han skjenketillatelse. Litt usikker på om det er så smart med alkohol, kan bli litt uklart når det er greit og når det ikke er greit. FA: De begrensningene vi har utfordringer med å sette, er for eksempel i pausen på en temakveld, om en elev går og setter seg på U4 med en øl i hånden, tror ikke vi klarer å ha oppfølging på det. SA: Det er ikke lov å ta med alkoholen ut av det området vi har skjenkebevilling. UA: Er det umulig å søke skjenkebevilling i U4? SA: Vi kan søke i alle rom som er på skolen, men må ha godkjenning fra admin. UA: Hadde vært kult å selge noen pils og ha FIFA kveld. SA: Det kan være uheldig å bruke U4 som bar, hvertfall ikke i eksamensperioden. Kunne hatt nulltoleranse for alkohol, utenom skjenkebevilling som er godkjent fra administrasjonen. NA: Hva med nulltoleranse for medbrakt alkohol? SA: Godt forslag. UA: Angående låning av spill, skal de skrive seg på liste? SA: Kan gjerne sette opp liste og informere om bruksregler, men må sette vår lit til at folk følger reglene, har ikke mulighet til å overvåke. MA: Lager et A4 ark hvor man skriver seg opp når man skal låne. UA: Er alle enige med at man kan låne ting ut derfra? Leder NLD: Positiv til at folk kan låne med seg ut. For eks om det er fullt på rommet. Leder: Er det ikke greiere om folk skal låne ting, at vi har det på BIS kontoret? Det skal jo brukes på rommet. Når vi låner ut andre ting er det jo veldig strengt. Skjer veldig fort at ting bare blir borte. FA: Folk kan finne på å ta med seg alkohol inn på U4. Kan være rutine å spørre tilsynsvaktene om de har mulighet til å gå innom og sjekke der på slutten av dagen. Ift. låning, vi vil jo at folk skal ha mulighet til å bare stikke innom og låne ting, vil passe på at det blir lavterskel. Leder: Mente at det som ligger på U4 skal være på U4, om vi skal låne ut ting kan det heller ligge på BIS kontoret. SA: Ift. alkohol, blir vanskelig å følge opp. Har ikke mulighet til å kontrollere vi som styre, blir BIs bord. SA: Går gjennom punktene. MA: Jeg er mot alkoholsalg. I og med at det er døgnåpent og er knyttet opp mot GLS, kan det bli sjenerende mot de som sitter på U4, om det blir høy lyd der.

NA: Punktet for medbrakt handler mer om å lage en formulering som åpner for muligheten til å eventuelt kunne ha videresalg senere, så vi har muligheten til å selge alkohol der, den diskusjonen kan vi ta senere. SA: Alkoholsalg i U4 bør behandles hver gang det skal være tema. Vi må forstå i styret at vi ikke kan ha alkoholsalg i eksamensperioden. HRb: Blir motsigende å snakke om våre egne arrangementer når vi har sagt til andre at det ikke er en mulighet. KA: Vi skal ikke bestemme når det er folk på GLS, kan ikke bare fjerne funksjonen den har når vi ønsker det. Leder: Enig med NA, men eneste vi gjør her er å åpne for videresalg, trenger ikke diskutere om vi skal ha alkohol eller ikke, det kan vi ta på et annet tidspunkt. Leder NLD: Det går jo an å lage et event med for eks CL kamp, trenger ikke være lukket arrangement pga. det. SA: Enig her. UA: Vi kan lage en Facebookgruppe som heter U4, så da trenger vi ikke lage arrangementer heller. Punktene diskuteres, og kommer frem til dette forslaget: Rommet er åpent for bruk for alle studenter ved BI Trondheim døgnet rundt 7 dager i uken. Rommet kan ikke benyttes til arrangement som avgrenser bruken for andre. Eksempelvis lukkede arrangementer, filmvisning med vennegjengen osv. Det oppfordres til å legge fra seg skolearbeidet når man går inn i U4. Det er ikke åpent for å bruke U4 som grupperom. Ved misbruk stenges rommet av i en gitt tidsperiode. Det er ikke anledning for å ta med seg utstyr ut fra rommet. Nulltoleranse for rus. Vil du låne noe/savner du noe, spør på BIS kontoret. Ødelegges inventar med vilje, vil det kreves erstatning av den ansvarlige. Moren din jobber ikke her, rydd opp etter deg. Alle studenter har ansvar for at disse reglene følges. SI IFRA. Sak 116 15: Til diskusjon: Generalforsamlingen Bakgrunn: Det ønskes å diskutere Generalforsamlingen som ble avholdt 15.10.15. Presenteres av: SA Estimert tidsbruk: 60 minutter.

SA: Vil at dette skal diskuteres. Leder: Vi er ikke alltid like flinke til å støtte hverandre når det butter litt mot. Vi lot frustrasjonen vises ganske åpenbart, og det som ikke ble gjort riktig kan heller diskuteres i senere tilfeller. Uansett hvor lenge det varer, skal vi gå ut derfra og tenke at det gikk bra. Det var et godt arrangement, men tenkte i etterkant at jeg ikke var flink nok til å støtte opp. Synes vi alle falt litt gjennom her. Synes ikke det var så mye som gikk galt som vi kanskje først tenkte. Arrangementet ble ikke helt som det skulle fordi vi som styret og ledelsen falt litt gjennom. La oss nå heller jobbe til det beste for generalforsamlingen, ikke bare alltid tenke hva som en selv mener er rett. VI i styret og ledelsen kan være litt flinkere til å jobbe sammen på alle plan. FA: I mine øyne var ikke arrangementet dårlig planlagt, men spesielt redegjørelsene skeiet veldig ut, har et konkret forslag. Ønsker begrensing på tid på egen redegjørelse, og også antall spørsmål eller tid det kan stilles spørsmål. HRb: Det har blitt pratet om å sette makstid, men det blir litt feil fordi det er den ene muligheten de har til å stille oss spørsmål. FA: Jeg er uenig, mener vi når ut bra her i Trondheim, GF er ikke eneste plattformen de har til å stille oss spørsmål. Det falt gjennom på denne GF, engasjementet var veldig stort og det er bra, men mulig det burde være restriksjoner så vi unngår at det ble som det ble på denne GF. ØA: Litt enig med deg FA, men er litt splittet. Vært inne på tanken å avgrense, men mener likevel det skal være et forum hvor alle skal få spørre seg ferdig. Leder: Må være en av to, enten har du ordstyrer som slår hardt ned på irrelevante spørsmål, eller må man ha begrensninger. HRb: Bør holde denne diskusjonen til hva som var feil nå, trenger ikke snakke om hva som skal gjøres til våren. NA: Synes GF var bra, ift våre redegjørelser bør de begrenses og håndheves strengt. Ift saker som legges frem til votering, ref. Studentkasjonen, hadde det vært mer hensiktsmessig å ha en redegjørelse fra de som presenterer gir fullstendig beslutningsgrunnlag, spørsmål skal heller være opplysningsspørsmål. SA: Enig, åpner man for argumentative spørsmål, åpner man for lang tid med krangling. Leder: Ble stilt spørsmål til hvorfor vi har redegjørelsene først? ØA: Enig, kanskje redegjørelsene bør være til slutt. Leder: For eks studentaksjonen gikk det veldig bra i starten, men endte mye med at styret og ledelsen diskuterte mye mot hverandre. NA: Ordstyrer kan ha kjøreplan til hvordan hver sak skal håndteres. Vil også understreke at sakslisten var som den var, hadde kanskje klart å kneppe inn 1 time eller halvannen, men en GF er lang. ØA: Tellingen på slutten, må det gjøres sånn? HRa: Ja. HRb: Vi tar det videre med sentralt.

Leder: Kan ha skikkelig styring på tid på kommentarer og innlegg, var mye frem og tilbake. Det står i forretningsorden at det skal være mindre tid på innlegg og replikker. Mener også at de fra Sentralledelsen som var der involverte seg i for stor grad, da det er vår Generalforsamling. FA: Ha en klarere kjøreplan for ordstyrer. HRb: HR tar selvkritikk for mangel på forberedelse til ordstyrer og bisitter. SA: Reagerte ift. stemming på de nye tillitsvalgte, viktig å være nøye med å forklare hva de ulike alternativene betyr. Også noen som påpekte hva benking er. HRb: Hele valgdelen burde blitt gjort bedre, vi brukte for mye tid på annet og for lite på strukturering av våre egne saker. NA: Skal være forsiktige med hvordan vi ter oss under redegjørelser og appeller, vi er veldig synlige siden vi sitter så nærme, viktig at vi viser respekt for de som står der oppe. Leder: Hvorfor gikk jeg og FA ut under redegjørelse? Jeg var usikker på hvordan jeg skulle svare på noen av spørsmålene jeg fikk, måtte samkjøre med FA som skulle ha redegjørelse rett etterpå. Vi skal ikke ha mobil oppe i det hele tatt under GF. UA: Det er kun én måte vi kan kommunisere under GF, og det er mobil. SA: Vi fikk alle fem minutter til redegjørelsene, og det holdt vi oss ikke innenfor. Det må vi ta selvkritikk på, det skeiet fullstendig ut. HRb: Det var også flere studenter som hadde sittet i salen som presiserte at de mente at styret og ledelsen skrøt for mye av oss selv. Leder: Forsåvidt enig, men den tilbakemeldingen har alltid kommet opp, at det er for mye skryt. UA: Vi forteller bare om hva vi har gjort selv, vi skryter jo ikke. SA: Du får ett minutt, si det du har gjort, si det du ikke har gjort, hold deg innenfor tiden. NA: Vi må huske på hva som er negativt med det vi har gjort, i tillegg tror jeg den jevne GF deltaker synes det blir litt mye styreskryting. HRb: Det er bra at vi vil at studentmassen skal vite så mye som mulig, men vi må heller legge opp til at folk kan spørre selv, veldig mye tid gikk til at styret og ledelsen brukte tid på å stille spørsmål. NA: Føler vi vi må stille spørsmål for å belyse, bør det heller stå i sakspapirene et sted. Sak 117 15: HRs oppfølgingssaker Presenteres av: HR Estimert tidsbruk: 10 minutter. Sak 118 15: Kritikk av møtet

MA: Bare 10 minutter over, veldig bra! Leder: Bra ordstyrer, folk har vært flinke til å stryke innlegg og replikker som ikke var nødvendige. NA: Bra ordstyrer, bra diskusjon, retningslinjer U4 burde vi holdt oss til det som faktisk skal stå der, ikke hva som skal skje om et halvår eller et år. Møtet hevet 18:20. Møtet vil vare rundt 2 timer og 40 minutter og vil være ferdig ca kl.18:10.