Referat Rådmannsutvalget 22.02.2019 MØTEROM STYGGEMANN, KRONA, KONGSBERG Tid: kl 10:00-13:00 Tilstede: Til: Jon G. Pedersen, Hans Henrik Thune, Ann Kathrin Bjørnsrud Aaasen, Rune Enghult, Jan Erik Søhol og Stine Nyheim Folserås. Andre: Anne Rygaard (sak 12 og 14), Halvor Rostad (sak 12), Britt Inger Kolset (sak 11) og Annette Finnerud Forfall: Wenche Grinderud.
INNHOLD Sak 009/19: Godkjenning av møtereferat... 2 Sak 010/19: Strategiprosess kongsbergregionen - fremdriftsplan... 3 Sak 011/19: Heving av kontrakt Pedagogisk løsning for oppvekst... 5 Sak 012/19: Regionalt arkivsamarbeid - orienterings- og drøftingssak:... 7 Sak 013/19: Vedtak i Fellsnemda... 8 Sak 014/19: Regional sak-/arkivløsning Plan for utrulling... 9 SAK 015/19:HENDVENDELSE FRA SIGDAL OG KRØDSHERAD KOMMUNER - SUKSIT... 10 Sak 016/19: Nytt fra Sekretæriatet... 11 Eventuelt... 12 Felles bord... 12 SAK 009/19: GODKJENNING AV MØTEREFERAT Referat fra møtet i rådmannsutvalget 25.01.2019 Saksbehandler: Annette Finnerud Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 25.01.2019. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 25.01.2019.
SAK 010/19: STRATEGIPROSESS KONGSBERGREGIONEN - FREMDRIFTSPLAN Saksbehandler: Annette Finnerud Ingen Strategien for Kongsbergregionen skal revideres og vedtas før nytt kommunevalg høsten 2019. Forslag til strategi legges på høring før sommeren. Involvering og medvirkning legges på et nivå som er i tråd med fremdriftsplanen. Innspill fra heldagsmøte med Representantskapet, Regionråd og Rådmannsutvalg vil sette retning for strategien. Det legges også opptil møter i hver enkelt kommune før høring. Foreløpig aktivitets- og fremdriftsplan: Uke Dato: Aktivitet Ukemål nummer 7 11-17 feb. Få oversikt over bakgrunnsstoff. Ta kontakt med regionleder. Bestille lokale og mat til Representantskap den 11. mars. Sende ut invitasjoner. Lage en overordnet prosessoversikt til Rådmannsutvalget 8 18-24 feb. Arbeidsmøte med regionleder 18 mars. Lage program for den 11. mars. Sende ut invitasjon og ta inn påmelding. Rådmannsutvalg 22. feb. - legge frem forslag til overordnet prosess. Få innspill til prosess og 11. mars. Ta kontakt med aktuelle parter for å avtale medvirkning i uke 12, 13 og 14. Avklare hvordan kommunene vil ha medvirkningen. (obs: vinterferie Telemark). Intervjumal- oversikt Lage presentasjon 9 25-3 mars Vinterferie Buskerud 10 4-10 mars Ta imot påmeldinger. Møte med FM og FK? Skrive bakgrunn og historikk Milepæl 1: Representantskapet Lage en plan for medvirkning Program 11 mars ferdig og utsendt Oppstart skriveprosess Alt klart til rep. møte
11 11-17 mars Representantskapet 11. mars. Hvordan forholder vi oss til nye regioner og hvordan legger vi opp strategien for å møte fremtiden? 12 18-24 mars Regionråd 19. mars legge frem referat/oppsummering fra dagsmøte. Møter med hver enkelt kommune- de bestemmer selv omfang 13 25-31 mars Rådmannsutvalg 29. mars informere Møter med hver enkelt kommune- de bestemmer selv omfang 14 1-7 april Møter med hver enkelt kommune- de bestemmer selv omfang 15 8-14 april Nøste sammen innspill og jobbe med selve dokumentene 16 15-21 april Påske 17 22-28 april Rådmannsutvalg 26. april- informere Jobbe med saksfremlegg- forslag til strategi 18 29-5 mai Sende ut saksfremlegg forslag til strategi på mandag Lesetid for regionrådet 19 6-12 mai Lage presentasjon Milepæl 2: forslag til strategi i regionrådet 20 13-19 mai Regionråd 14. mai Rådmannsutvalg 24. mai 21 20-26 mai Legge inn føringer fra Regionmøte 22 29-2 juni Skrive sak 23 3-9 juni Skrive sak 24 10-16 juni Saksfremlegg sendes ut på mandag. Lesetid for re- Få innspill om retning i strategiarbeidet. Samle det i et dokument Få innspill fa kommunene Få innspill fra RMU og kommuner Få innspill fa kommunene Ferdig med dialogmøter/ medvirkning Avslutte forlag til 1. runde i regionrådet Få tilbakemeldinger Avslutte skrivearbeid gionrådet. Lage presentasjon til møtet Milepæl 3: vedtak i regionrådet om å legge ut på høring 25 17-26 juni Regionråd 18. juni Forslag til strategi vedtas lagt på høring 26 24-30 juni Legge ut saken på høring over sommeren 27-32 1 juli- 10 Høringsperiode aug. 33 12-18 aug. Sammenfatte innspill, skrive vurderinger. Oversende en oversikt til et eventuelt rådmannsutvalg uken etterpå 34 19-25 aug. Rådmannsutvalg? gjennomgå hva som har kommet inn i høringen. Få tilbakemeldinger ferdigstille strategi etter siste
35 26-1 sept. Saksfremlegg sendes ut på mandag Lesetid for regionrådet + lage presentasjon til møtet Milepæl 3: Endelig vedtak i Representantskapet 36 2-8 sept. Regionråd /Representantskap. kommer tilbake til dato og omfang. 37 9-15 sept. Ny strategi kunngjøres på nett. Orienteringssak i de ulike kommunestyrene? innspill fra rådmennene. Pluss en side strategioversikt Fremdriftsplanen vil måtte justeres noe underveis og er mest konkret i den første halvdelen. Program for Representantskapet i mars sendes ut i uke 8. Fremdriftsplan tas til orientering Daglig leder tilpasser høringsperioden slik at det er mulig å behandle høringen politisk i kommunestyrene på høsten. Høringsfrist utvides dermed til 19 september. SAK 011/19: HEVING AV KONTRAKT PEDAGOGISK LØSNING FOR OPPVEKST Handlingsplan digitalisering 2017 (RMU september 2016) Saksbehandler: Britt Inger Kolset Handlingsplan digitalisering 2018 (RMU september 2017) RMU sak 044/17 Digitale løsninger i Oppvekst (valg av løsning for administrative behov) RMU Sak 049/17 Digitale løsninger i Oppvekst (fordeling av kostnader) RMU Sak 004/18 Anskaffelse av pedagogisk løsning for oppvekst Rådmannsutvalget vedtok i september 2017 å anskaffe løsning fra IST for å dekke kommunenes administrative behov i skoler og barnehager. I samme møte ble det også vedtatt å lyse ut et anbud for å anskaffe felles løsning som skulle dekke de pedagogiske behovene. Denne prosessen ble iverksatt umiddelbart, og sluttevaluering ble gjennomført i et felles møte med anskaffelsesgruppa og oppvekstnettverket 11. desember 2017. Rådmannsutvalget besluttet deretter i januar 2018 å anskaffe IST Læring som pedagogisk løsning, da denne løsningen fikk best score i sluttevalueringen.
Målsetningen var at begge løsningene fra IST skulle være tilgjengelige for bruk i god tid før nytt skoleår høsten 2018. Rådmannsutvalget er gjennom orienteringer underveis i prosjektet gjort kjent med at det har vært til dels store utfordringer med å all funksjonalitet på plass til skolestart slik man hadde som mål. IST Admin er implementert og i bruk i alle skoler og barnehager i regionen. Det gjenstår fortsatt å ta i bruk funksjonalitet for IOP og vikarhåndtering. Det vil derfor være fokus på å implementere dette framover, samtidig som man allerede nå starter forberedelsene til nytt skoleår. Dette arbeidet ledes av en felles regional prosjektleder i 50 % stilling i 2019. Når det gjelder innføringen av IST Læring ble denne satt på vent i september, da løsningen ikke inneholdt tilbudt/beskrevet integrasjon til Office-365. Dette ble gjort i tråd med anbefalinger fra IKTveilederne i regionen. Saken ble deretter løftet til oppvekstsjefene i regionen. Hver kommune har nå gjort en ny vurdering av hvorvidt man har behov for å innføre IST Læring eller ikke. Tilbakemeldingene fra oppvekstsjefene viser at ingen av kommunene mener at IST Læring slik den fremstår i dag vil gi noen verdi, og oppvekstsjefene ønsker derfor å heve denne kontrakten. Leverandøren innrømmer at det er problemer med å levere tilbudt funksjonalitet, og at det derfor er grunnlag for å heve kontrakten. Det bemerkes at det ikke har påløpt noen kostnader for denne kontrakten. Dersom kommunene hever kontrakten vedr. IST Læring, vil det være noen behov som kommunene da må dekke på annen måte. Temaet har vært belyst i oppvekstnettverket. Hovedkonklusjonen synes å være at kommunene i Kongsbergregionen pr. i dag mangler et digitalt verktøy som kan håndtere informasjonsflyt til foresatte vedrørende halvårsvurdering og annen formell dokumentasjon. På bakgrunn av dette har oppvekstsjefene besluttet å gjennomføre en felles workshop 22. februar hvor de sammen med egne IKT-veiledere og ev. representant for skoleleder ser på hvordan disse behovene best kan løses opp mot de løsningene som er anskaffet og i bruk i dag som f.eks. Showbie, Office-365, IST Admin, Transponder mm. Det blir også viktig at oppvekstsjefene i samme workshop blir enige om videre prosess, og at denne er i tråd med felles rutiner for anskaffelser av digitale løsninger godkjent i RMU 25.01.19. Kontrakten vedr. IST Læring heves Det gjennomføres en felles workshop for oppvekstsjefer og IKT-veiledere 22. mars for å identifisere eventuelle behov som ikke dekkes av dagens løsninger. Anbefaling(er) fra workshop 22. mars legges fram for RMU for orientering/behandling
Kontrakten vedr. IST Læring heves Det gjennomføres en felles workshop for oppvekstsjefer og IKT-veiledere 22. mars for å identifisere eventuelle behov som ikke dekkes av dagens løsninger. Anbefaling(er) fra workshop 22. mars legges fram for RMU for orientering/behandling SAK 012/19: REGIONALT ARKIVSAMARBEID - ORIENTERINGS- OG DRØFTINGSSAK: Rådmannsutvalget 25. mai 2018 sak 027/18 Rådmannsutvalget 31. august 2018 sak 034/18 Rådmannsutvalget 30. november 2018 sak 042/18 Rådmannsutvalget 19. januar 2019 sak 005/19 Uttalelse fra Fagforbundet mottatt 14. februar 2019 Saksbehandler: Halvor Rostad Rådmannsutvalget besluttet 25. mai 2018 å sette i gang en prosess med formål om å få en felles regional organisasjon for å ivareta dokumentkontroll og arkivering. Prosjektmandatet ble godkjent i rådmannsutvalgets møte 31. august 2018. Prosjektleder orienterte kort om status og fremdrift i møtet 30. november 2018. I møtet 19. januar 2019 ble det varslet at avgivelse av prosjektrapport med anbefalinger må forskyves fra februar 2019 til mars 2019. Det gis en ny orientering om status, med utvalgte resultater fra utredningsarbeidet, i møtet. Uttalelse fra IKA Kongsberg fulgte som vedlegg til saken når prosjektmandatet ble lagt fram til behandling i august 2018. Torleif Lind fra IKA Kongsberg vil delta under orienteringen i møtet, hvor det bl.a. vil bli fokusert på ulikhetene i dagens interne organisering av arkivfunksjonen i kommunene. Ny uttalelse fra Fagforbundets koordineringsledd i regionen, sendt til prosjektleder 14. februar 2019, følger vedlagt. Fagforbundet støtter fortsatt etableringen av et formalisert samarbeid om arkivfunksjonen i regionen, men mener det ikke skal være nødvendig med en felles arbeidsgiverfunksjon. Aktuelle problemstillinger, herunder siste innspill fra Fagforbundet, legges fram til uformell drøfting i møtet. Fremlagt informasjon om status og resultater tas til orientering. Eventuelle tilbakemeldinger fra rådmennene medtas til sluttfasen av utredningsprosessen.
Fremlagt informasjon om status og resultater tas til orientering. Eventuelle tilbakemeldinger fra rådmennene medtas til sluttfasen av utredningsprosessen. SAK 013/19: VEDTAK I FELLSNEMDA Saksbehandler: Annette Finnerud Ingen Fellesnemnda i Buskerud Fylkeskommune fattet følgende vedtak 07.02.2019: Fellesnemnda ber om en sak som synliggjør mulighetene for å legge noen av de fylkeskommunale arbeidsplassene til distriktene. Saken bør tydelig vise hva slags arbeidsplasser som kan være aktuelle for en desentralisering, og hva slags områder som har kompetanse og mulighet til å ta imot slike arbeidsplasser. Kongsbergregionen har gitt foreløpig tilbakemelding, om at vi gjerne vil være med i prosessen og kan bidra med innspill. Kontaktperson er konstituert Fylkesrådmann Kjersti Bærug Hullbakk. Det er ikke satt en fremdrift på prosessen ennå. Fylkeskommunen har mange fylkeskommunale arbeidsplasser som kunne vært plassert i Kongsbergregionen. Et eksempel kan være Seksjon for kulturarv som kunne vært knyttet til museumsvirksomheten i Kongsberg. Et annet interessant perspektiv er kobling mellom fagskolen, næringslivet og Fylkeskommunens utdanningsseksjon. Arbeidsplassene i seg selv er svært interessante, og man kan i tillegg få til gode synergieffekter. Det ansees som viktig at Kongbergregionen er aktiv i prosessen fremover for å se på muligheter for kommunene i Viken. Avstand fra kollektivknutepunkt som jernbanestasjon vil sannsynligvis være viktig i en slik vurdering fra Fylkeskommunens side. Vi anbefaler at Kongsbergregionen tar kontakt med Fylkeskommunen for videre prosess. Det bør startes opp et arbeid, som kan svare ut det Fylkeskommunen har behov for i sin saksprosess. Arbeidet bør synliggjøre regionens muligheter og fortrinn til å ta imot eventuelle fylkeskommunale arbeidsplasser. Rådmannsutvalget avklarer hvilke personer som er ressurspersoner inn i arbeidet fra kommunene i Viken sammen med Kongsbergregionen.
Saken løftes opp til Regionrådet for vurdering om grad av politisk involvering i styringsgruppe jamfør arbeid i Hallingdalsregionen. Det bør også vurderes samme fremgangsmetode i nye Vestfold og Telemark fylke. Sekretariatet starter opp bakgrunnsarbeidet for saken i samarbeide med Strategisjef Håvard Fossbakken fra Kongsberg kommune. I tillegg kan andre ressurspersoner fra hele regionen benyttes etter behov. SAK 014/19: REGIONAL SAK-/ARKIVLØSNING PLAN FOR UTRULLING Ingen Saksbehandler: Anne Rygaard Fra vedtaket i Rådmannsutvalget i januar: Det legges en plan for utrulling i de resterende kommunene i perioden mellom påske og høstferien. Planen fremlegges for godkjenning på neste rådmannsutvalg. Alle de gjenstående 5 kommunene har fått opprettet oppstartsteam, og prosjektet har fått innspill på ønskede ukenummer for overgang til Elements. Kommunene har naturlig fordelt seg slik at det er mulig å lage en fornuftig plan. Oversikten under viser kommunenes ulike ønsker med lyseblått, og prosjektets anbefalinger med mørkeblått. Uke 21: Rollag og Flesberg Uke 35: Nore og Uvdal Uke 38: Notodden Uke 40: Kongsberg
Erfaring fra forberedelsene i Tinn viser at vi trenger 10-12 uker fra vi begynner å jobbe målrettet med oppgavene i en kommune, til vi er klar for overgang. Prosjektet vurderer at det vil være fornuftig å kjøre parallelle prosesser i flere kommuner om gangen for å få til en effektiv dialog mot Evry og synergier mellom kommunenes ressurser og kompetanser. Det foreslås derfor et løp med 2-3 kommuner som begynner oppsettet sitt i uke 10, mens de resterende 2-3 kommunene starter på et løp fra midten av mai. Prosjektet bidrar med mal for oppgavene som skal gjøres, dokumentasjon på konfigurasjon, materiale for opplæring og noe informasjon. I tillegg holder prosjektet i kommunikasjonen mot Evry. Prosjektet lager forslag til prosjektplan for hver kommune. Kommunene må selv stå for utførelse av oppgaver knyttet til kartlegging og oppsett av organisasjon, utvalg og styrer, skjemaer, eventuelt egne maler, tilgangsgrupper, integrasjoner. Kommunene må også selv lage en plan for kommunikasjon og opplæring samt oppgaver knyttet til avslutting av dagens system. Prosjektet estimerer et ressursforbruk på de mindre kommunene på 40% - 60% stilling i prosjektperioden, mens det for de to store kommunene nok vil bli 60% - 80%. Dette er grove estimater og vil selvsagt bli påvirket av dagens bruk av sak- og arkivsystem og kompetanse samt hvilke synergier kommunene kan ta ut seg imellom. Foreslåtte utrullingsplan for Elements vedtas Utrullingsplanen vedtas. Det hensyntas i prosessen at Notodden har oppstart av Elements rett etter valget. SAK 015/19: HENDVENDELSE FRA SIGDAL OG KRØDSHERAD KOMMUNER - SUKSIT Saksbehandler: Annette Finnerud ingen Kongsbergregionen mottok en skriftlig henvendelse den 18.02.2019 fra Sigdal og Krødsherad kommuner v/rådmann Jostein Harm om mulig inntreden i SuksIT. Viser til hyggelig møte fredag 15.02.19. Som kjent har kommunene Krødsherad og Sigdal vedtatt å delta i Kongsbergregionen IKT.
I den forbindelse er det ønskelig for oss å tiltre samarbeidet om IKT Strategi- og utvikling benevnt Suksit. Vi mener dette er nødvendig for å koordinere og planlegge digitaliseringsarbeidet på en optimal måte og håper denne anmodningen kan behandles i rådmannsutvalget så raskt som mulig. Sekretariatet har hatt et par møter med Harm der dette har vært løftet inn som tema. Saken løftes opp til Rådmannsutvalget for en mulig aksept for videre prosess. Det er behov for en kartlegging av status i kommunene og avklaring på hvordan man kan implementere de inn i samarbeidet. Dersom det blir aktuelt å formalisere et nytt samarbeid vil det løftes frem en ny sak med forslag til implementering med de formelle og juridiske rammene. Det er positivt at Sigdal og Krødsherad kommuner ønsker dialog om inntreden i SuksIT. Sekretariatet tar initiativet til videre prosess med kommunene og fremmer en sak senere når det er avklart om kommunene ønsker å gå inn i et samarbeid. Det er positivt at Sigdal og Krødsherad kommuner ønsker dialog om inntreden i SuksIT. Sekretariatet tar initiativet til videre prosess med kommunene og fremmer en sak senere når det er avklart om kommunene ønsker å gå inn i et samarbeid. SAK 016/19: NYTT FRA SEKRETARIATET Saksbehandler: Annette Finnerud Ny daglig leder på plass 1 februar. Det er levert inn søknader på Skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Telemark på følgende prosjekter: Helhetlig plattform for digitalisering av kommunale tjenester (Søknadssum1090000 kr) Interkommunalt samarbeid om oppgaver knyttet til barnevernreformen (Søknadssum 160000 kr) Søknad om støtte til BTI (Søknadssum 200000 kr) Orden i eget hus i Praksis (Søknadssum 400000 kr) Søknadsfrist til Fylkesmannen i Buskerud er i mars. Status system for avtaleforvaltning. Info fra Petter Hoen (ca. 10 min)
Tas til orientering Tas til orientering EVENTUELT - FELLES BORD -