Hattfjelldal kommune PROSJEKTBESKRIVELSE/ FORPROSJEKT Flyktningeboliger 2013
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 HENSIKTEN MED PROSJEKTET... 3 2 PROSJEKTETS MÅLSETNING... 3 3 PROSJEKTETS OMFANG... 3 4 ANSVARSFORHOLD... 4 5 ORGANISERING... 5 5.1 STYRINGSGRUPPE... 5 5.2 PROSJEKTLEDER (PL)... 5 5.3 PROSJEKTGRUPPE.... 6 5.4 PROSJEKTGRUPPEMØTE... 6 6 PROSJEKTGJENNOMFØRING... 6 7 BUDSJETT / FINANSIERING... 7 8 DRIFT OG FORVALTNING... 7 Side 2 av 7
1 Hensikten med prosjektet Hvorfor gjennomfører vi dette prosjektet? For å sikre prosjektet de beste forutsetninger til å lykkes, er det vurdert som kritisk at alle som vil relatere til prosjektet på en enkel og lettfattelig måte skal kunne få gjøre seg kjent med og forstå hvorfor prosjektet er igangsatt. I hht Boligpolitisk plan er det vedtatt å bygge 6 boenheter/leiligheter for bosetting av flyktninger. I kommunestyrets vedtak i sak 005/13 fremgår følgende i pkt.2: 2. Det settes i gang planlegging for realisering av 6 nye leiligheter i 2013 for bosetting av asylsøkere/flyktninger. Det bevilges kr. 200.000,- til prosjekteringsarbeidet, bevilgningen dekkes av næringsfondet 2 Prosjektets målsetning Hva skal vi oppnå ved å gjennomføre dette prosjektet? For å sikre at alle involverte (enkeltpersoner og samarbeidende parter) trekker i riktig retning er det en forutsetning at vi definerer de mål vi ønsker å nå. Prosjektet målsetting er å realisere 6 boenheter for ytterligere bosetting av flyktninger i Hattfjelldal kommune. 3 Prosjektets omfang Hvilke rammer må vi holde oss innenfor? Prosjektets hensikt og målsetning skal imøtekommes - men ikke for enhver pris, uavhengig av tid og ressurser, og utenfor enhver grense. Prosjektets omfang beskriver hvilke rammer som er satt for prosjektet og dets gjennomføring. Gjennomføringsmodell Det er i Boligpolitisk plan pekt på muligheten av å trekke med private aktører i bygging av flere boliger i kommunen. Rådmannen er kjent med at andre kommuner har lykkes med slike modeller. Et eksempel er Hamarøy-modellen, som Husbanken og Fylkesmannen benytter som stjerneeksempel på hvordan man kan lykkes med realisering av boliger i områder hvor rene kommersielle interesser er helt eller delvis fraværende. Hamarøy kommune har i sitt prosjekt inngått et samarbeid med en privat entreprenør etter modell av OPS (offentlig-privat samarbeid). «Offentlig Privat Samarbeid (OPS) er et samarbeid mellom offentlig og privat sektor om et prosjekt eller en tjeneste, der privat sektor tar en større del av ansvaret knyttet til utvikling og/eller drift av prosjektet/tjenesten. Den offentlige aktøren beskriver oppgaven som skal løses, og beskriver hvilke standarder og kvaliteter man vil ha levert. Innenfor disse rammene får den private aktøren frihet til å planlegge og gjennomføre arbeidet på en mest mulig hensiktsmessig måte» (Kilde: http://www.opsportalen.net) Ved hjelp av modellen har Hamarøy kommune og private aktører i fellesskap bygd over 40 boligenheter på to år, uten at boligene har kostet kommunen noe. Utbyggingen er organisert innenfor rammen av Lov om offentlige anskaffelser og uten å øke den kommunalt eide eiendomsmassen. I en tradisjonell OPS-modell (offentlig-privat samarbeid) overtar staten eiendommen etter 20 år, men i Hamarøymodellen forblir eiendommen på private hender. En alternativ modell til realisering av boligene er at kommunen er byggherre og eier av byggene. Pr. i dag eier kommunen mer bygningsmasse enn hva en har ressurser til å vedlikeholde. Det er derfor ikke primært ønskelig å ha ytterligere eierskap, men dersom annen modell ikke lar seg gjennomføre, må kommunen ta dette ansvaret. Side 3 av 7
Tomter: Med bakgrunn i vedtaket har en sett på to tomter i Toppenfeltet som kan være aktuelle til dette tiltaket. Dette er Toppenveien nr 17 og 19. 4 Ansvarsforhold Hvem har ansvar for hva i prosjektet? Før en fordyper seg i prosjektets detaljplan for gjennomføring er det vurdert hensiktsmessig å beskrive det ansvar som de mer sentrale parter, grupperinger og enkeltindivid i prosjektet har, innenfor prosjektet generelt sett. De mer detaljerte ansvarsforhold er inkludert i den til enhver tid gjeldende prosjektplan. Kommunen er prosjekteier og skal besørge prosjektet gjennomført i hht. politisk godkjent forprosjekt. Som nevnt ovenfor er det to modeller som kan benyttes med noe forskjellig ansvarsinnhold: Alternativ 1: OPS-modell. Kommunen beskriver hvilken funksjon og innhold bygningsmassen skal ha, hva den skal benyttes til mv. Kommunen må garantere for leie av leiligheten i et gitt antall år (f.eks. 20 år). Kommunen lyser ut anbud og velger den tilbyder som har det beste tilbudet. En entreprenør (tilbyder) gjennomfører prosjektet innenfor det krav og beskrivelser som kommunen som leietaker har skissert. Alternativ 2: Kommunen som byggherre. Tradisjonelt byggeprosjekt hvor kommunen lager kravspesifikasjon og gjennomfører anbud. Tilbyder med beste tilbud gjennomfører og bygger. Kommunen står som eier av bygg og drifter/vedlikeholder bygningsmassen. Side 4 av 7
5 Organisering Prosjektet organiseres i henhold til modell: Styringsgruppe Rådmannen Prosjektgruppe: Int.leder, NAV-leder, NTKleder, Øk.konsulent + PL. Prosjektleder(PL): Ingeniør NTK Prosjektgruppen ledes av prosjektleder 5.1 Styringsgruppe Styringsgruppen skal styre prosjektet og holde møter ved behov. Møtene skal planlegges i forhold til fremdriftsplanen slik at styringsgruppen kan følge opp fremdrift i forhold prosjektets hovedmilepæler. Det enkelte medlem i styringsgruppen kan be om at det holdes møte. Møter skal også holdes dersom prosjektleder eller de kommunevise koordinatorene ber om det. Styringsgruppemøter skal avholdes innen 7 dager etter at en av partene har fremsatt ønske om møte. Rådmannen utgjør i dette prosjektet styringsgruppen. Rådmannens oppgaver omfatter blant annet : følge opp prosjektet med hensyn til fremdrift og ressurser treffe beslutninger angående mål, rammer, planer, ressurser og fremdrift, godkjenne prosjektbeskrivelse, prosjektplan og krav om endringer godkjenne leveranse i henhold til hovedmilepæler Det er rådmannens ansvar å sette i verk tiltak der prosjektet selv ikke klarer å løse problemene. 5.2 Prosjektleder (PL) PLs oppgaver i prosjektet er å: utarbeide detaljert prosjektplan Side 5 av 7
følge opp prosjektet mht. fremdrift, ressursforbruk, resultater og kvalitet foreta rapportering til prosjektgruppe og prosjektets styringsgruppe sørge for at vedtak fra styringsgruppen blir gjennomført i prosjektet påse at intern kvalitetssikring blir gjennomført i henhold til plan Rapportering om fremdrift og eventuelle avvik skal skje til prosjektets styringsgruppe på to ukers basis eller etter behov, fra det tidspunkt prosjektet er satt i gang og styringsgruppe er opprettet. Prosjektleder er: Ing.Karl Olav Bostad. 5.3 Prosjektgruppe. Det skal etableres en prosjektgruppe som utfører det løpende prosjektarbeidet i prosjektet. Prosjektgruppen skal ta nødvendige tverrfaglige beslutninger, samt ha ansvar for fremdriften i prosjektet iht plan. 5.4 Prosjektgruppemøte Avtales i hht. fremdriftsplan. 6 Prosjektgjennomføring Når prosjektets hensikt, målsetning, omfang og ansvarsforhold er vel definert, gjenstår å bestemme følgende punkter: 1. hvilke aktiviteter skal gjøres (sett i lys av bl.a. prosjektets målsetning)? 2. hvem skal gjøre de enkelte aktiviteter (sett i lys av bl.a. prosjektets ansvarsforhold)? 3. hvordan skal disse aktivitetene gjøres (sett i lys av bl.a. prosjektets omfang)? 4. når skal disse aktivitetene gjøres (sett i lys av prosjektets omfang)? Det er når vi setter disse punktene sammen i en felles oversikt at vi får en fullverdig prosjektplan. Hovedaktivitet Ansvar Tid Utført 1. Utarbeidelse av prosjektplan Rådmannen 2. Vedtak om oppstart av arbeid Kommunestyret 03.04.13 3. Utarbeide anbudsgrunnlag Prosjektleder 4. Anbudsperiode Prosjektleder April/Mai 5. Søknad finansiering i Husbanken Øk.konsulent April/Mai 6. Godkjenning tilbud Formannskapet 12.06.13 7. Kontrakt Rådmannen juni 8. Byggestart Entreprenør August 9. Ferdig bygg Entreprenør Desember 10. Ny bosetting Int.leder Desember/Januar 11. Sluttrapport bygg til k.styret Rådmannen Mars 2014 Fremdriftsplanen justeres i fht hva som er viser seg mulig å gjennomføre innen de fastsatte tidspunkt.. Side 6 av 7
7 Budsjett / Finansiering Alternativ med OPS-modell: Privat utbygger forestår finansieringen av prosjektet. Kommunen må inngå langsiktig leieavtale for 6 boenheter. Leilighetene leies da ut til bosatte flyktninger som betaler ordinær husleie. Alternativ med kommunen som byggherre: Kostnader Bygg 13.965.000 Prisstigning, 1,5 år 523.000 Byggeledelse og administrasjon 400.000 Uforutsett, 10% 1.400.000 Byggelånsrenter 5% i 15 mnd 580.000 SUM Byggekostnad 16.868.000 Det er på kostnadssiden tatt høyde for at prosjektet evt. ikke lar seg gjennomføre i 2013 og at bygg da står ferdig i 2014. Kortere byggetid gir mao. lavere byggekostnad. Finansiering Tilskudd fra kommunen 200.000 Lån (Husbanken) 13.295.000 Tilskudd (Husbanken) 3.373.000 SUM Finansiering 16.868.000 8 Drift og forvaltning. De økonomiske konsekvensene i fht drift og forvaltning er avhengig av hvilken løsning som velges. Dersom kommunen skal være byggherre, vil alle kostnader, herunder drift og forvaltning, samt finansiering forbli på kommunens hender. Ved valg av OPS-modell vil kommunens kostnader være knyttet opp mot husleiekostnader for leilighetene i ca. 20 år. I begge modeller legges likevel til grunn at husleie skal finansiere kostnad. Risikoen i prosjektet er i hovedsak knyttet til husleie og om kommunen lykkes med å få leid ut leilighetene til selvkost. For å minimere risikoen i prosjektet, må husleien ligge på et «håndterbart» nivå for leietaker. Gruppen bosatte flyktninger mottar integreringsstønad som sin inntekt i en periode på 2 år. Denne stønaden er på ca. kr.160.000,- pr. deltager. Det vil si at man er avhengig av bostøtte for å kunne leie bolig til markedspris. Dette er likevel helt i tråd med hva statlige myndigheter legger opp til. Side 7 av 7