PROSJEKTBESKRIVELSE Etablering av samarbeid om sykehjemstjenester

Transkript

1 Grane kommune Hattfjelldal kommune PROSJEKTBESKRIVELSE Etablering av samarbeid om sykehjemstjenester Fellesprosjekt for Grane kommune og Hattfjelldal kommune.

2 Innhold 1 HENSIKTEN MED PROSJEKTET PROSJEKTETS MÅLSETNING... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 3 PROSJEKTETS OMFANG... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 4 ANSVARSFORHOLD... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 5 ORGANISERING... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 5.1 STYRINGS OG PROSJEKTGRUPPE:... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 5.2 STYRINGSGRUPPE... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 5.3 PROSJEKTLEDER (PL)... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 5.4 PROSJEKTGRUPPE.... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 5.5 ARBEIDSGRUPPER... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 6 PROSJEKTGJENNOMFØRING... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 6.1 TABELL A OPPGAVEBESKRIVELSER.... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 6.2 TABELL B TIDSPLAN... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 7 BUDSJETT / FINANSIERING... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT CSR Side 2 av 9

3 1. Hensikten med prosjektet Hvorfor gjennomfører vi dette prosjektet? For å sikre prosjektet de beste forutsetninger til å lykkes, er det vurdert som kritisk at alle som vil relatere til prosjektet på en enkel og lettfattelig måte skal kunne få gjøre seg kjent med og forstå hvorfor prosjektet er igangsatt. Hensikten med prosjektet er å etablere samarbeide om institusjonstjenester der èn av kommunene drifter tiltak som benyttes av begge kommuner i perspektiv av: Felles for Grane og Hattfjelldal: Vanskelig å rekruttere fagpersonell Utfordringer jf Samhandlingsreformen o Avklare ev samarbeide om et øyeblikkelig døgnoppholdstilbud i kommunene (KAD) o Annet samarbeide ift LMS i Mosjøen, ev knoppskyting til Grane og Hattfjelldal Felles planverk på demens og palliativ behandling Kort avstand mellom våre to kommuner Økonomiske utfordring med å drive godt nok og billigst mulig Likt antall innbyggere i våre to kommuner Begge kommuner venter eldrebølge og større behov for tjenester Tilbud om dagaktiviteter til hjemmeboende demente innen Mangler aktiv sykepleier på natt Grane kommune: skal bygge nytt sykehjem Hattfjelldal kommune: Ledig kapasitet på tre sengeplasser i sykehjemmet Egen liten sykehjemsavdeling med 4 sengeplasser ledig medio 2015 Spesiell økonomisk utfordring grunnet forpliktene plan ift ROBEK I gang med utarbeidelse av Pleie- og omsorgsplan PROSJEKTETS MÅLSETNING Hva skal vi oppnå ved å gjennomføre dette prosjektet? For å sikre at alle involverte (enkeltpersoner og samarbeidende parter) trekker i riktig retning er det en forutsetning at vi definerer de mål vi ønsker å nå. Vi skal nå følgende mål gjennom dette prosjektet: Målet er å gi brukerne i kommunene utbygde tjenester som forsinker/hindre sykehusinnleggelser ved at tjenestene er minst like gode som i sykehus. Etablere tiltak som èn kommune ikke kan drifte alene f eks pga befolkningsgrunnlag og/eller økonomi. Ett tett samarbeide mellom kommunene for å møte Samhandlingsreformens utfordringer CSR Side 3 av 9

4 Ingen medarbeidere skal sies opp som følge av samarbeidet Likelydene kst vedtatte serviceerklæringer i hver kommune Ev kollegial fraværsdekning 3. PROSJEKTETS OMFANG Hvilke rammer må vi holde oss innenfor? Prosjektets hensikt og målsetning skal imøtekommes - men ikke for enhver pris, uavhengig av tid og ressurser, og utenfor enhver grense. Prosjektets omfang beskriver hvilke rammer som er satt for prosjektet og dets gjennomføring Etablering prosjektorganisasjon. Kartlegge status og behov i begge kommuner. Definere mulige områder som kan driftes av èn kommune hver med tjenester til begge kommuners innbyggere. Det skal defineres to slike områder der èn tjeneste er i Trofors og den andre i Hattfjelldal. Begge samarbeidsområder bør først og fremst dekke tjenester som kommunene er lovpålagt å sørge for. Tidsrammer er nærmere definert i prosjektplanen. Gjennomføringen av prosjektet forutsetter noe fleksibilitet når det gjelder tid for å få til optimale løsninger. 4. ANSVARSFORHOLD Hvem har ansvar for hva i prosjektet? Før en fordyper seg i prosjektets detaljplan for gjennomføring er det vurdert hensiktsmessig å beskrive det ansvar som de mer sentrale parter, grupperinger og enkeltindivid i prosjektet har, innenfor prosjektet generelt sett. De mer detaljerte ansvarsforhold er inkludert i den til enhver tid gjeldende prosjektplan. 4.1 Grane kommune og Hattfjelldal kommune vil være ansvarlig for å sikre prosjektet de ressurser (finansiering, personell, tilgang til informasjon, koordinering, møteadministrasjon, tilrettelegging av informasjon til involverte parter, osv.) som trenges for å utføre prosjektet iht. gjeldende prosjektplan. Grane kommune er ansvarlig for prosjektledelsen - og dermed resultatene - av det endelige prosjektet CSR Side 4 av 9

5 5. ORGANISERING STYRINGS- OG PROSJEKTGRUPPE: Fra Grane Rådmann Lars Erik Kapskarmo Helse- og omsorgsleder Tanja Pedersen Avd spl sykehjem Åse Linder Pettersen Fra Hattfjelldal Rådmann Stian Skjærvik PRO-leder Christian S Rokkestad Enhetleder for sykehjemmet Turi Thorsteinsen Kommuneoverlegerepresentasjon Kommunelegene i Grane (K. Beck) og Hattfjelldal (Britt B. Petersen) velger seg imellom hvem som skal sitte i Prosjektgruppen. Tillitsvalgsdeltagelse: De tillitsvalgte velger èn HTV-representant til Styringsgruppen Prosjektet organiseres i henhold til modell: Styringsgruppe Lars Erik Kapskarmo Stian Skjærvik, èn HTV Prosjektgruppe: Thorsteinsen, Rokkestad, Pedersen, Pettersen, èn av komm overlegene Prosjektleder: Fra Grane komm Arbeidsgruppe Hattfjelldal Arbeidsgruppe Grane Prosjektgruppen ledes av prosjektleder PL Arbeidsgruppene ledes av prosjektkoordinator (PK) som oppnevnes særskilt CSR Side 5 av 9

6 STYRINGSGRUPPE Styringsgruppen skal styre prosjektet og holde møter ved behov. Møtene skal planlegges i forhold til fremdriftsplanen slik at styringsgruppen kan følge opp fremdrift i forhold prosjektets hovedmilepæler. Styringsgruppen kan holde sine møter telefonisk/videokonferanse. Det enkelte medlem i styringsgruppen kan be om at det holdes møte. Møter skal også holdes dersom prosjektleder eller de kommunevise koordinatorene ber om det. Styringsgruppemøter skal avholdes innen 7 dager etter at en av partene har fremsatt ønske om møte. Rådmannen eller den han bemyndiger kan møte i styringsgruppen. Alle beslutninger som styringsgruppen skal ta, skal gjøres ved konsensus. Leder av styringsgruppen: Lars Erik Kapskarmo, rådmann, Grane.. Styringsgruppens oppgaver omfatter blant annet: 1 følge opp prosjektet med hensyn til fremdrift og ressurser 2 treffe beslutninger angående mål, rammer, planer, ressurser og fremdrift, godkjenne prosjektbeskrivelse, prosjektplan og krav om endringer 3 godkjenne leveranse i henhold til hovedmilepæler Det er styringsgruppens ansvar å sette i verk tiltak der prosjektet selv ikke klarer å løse problemene Prosjektleder (PL) PLs oppgaver i prosjektet er å: utarbeide detaljert prosjektplan følge opp prosjektet mht. fremdrift, ressursforbruk, resultater og kvalitet foreta rapportering til prosjektkoordinatorer og prosjektets styringsgruppe sørge for at vedtak fra styringsgruppen blir gjennomført i prosjektet påse at intern kvalitetssikring blir gjennomført i henhold til plan bistå PK hos Grane kommune og Hattfjelldal kommune med praktisk gjennomføring av deres oppgaver. Kostnadene av prosjektleders oppgaver skal fordeles likt på deltagende kommuner ut fra statens satser for timeberegningspris. Rapportering om fremdrift og eventuelle avvik skal skje til prosjektets styringsgruppe på to ukers basis eller etter behov, fra det tidspunkt prosjektet er satt i gang og styringsgruppe er opprettet. Prosjektleder fra Grane 5.4 PROSJEKTGRUPPE. Det skal etableres en prosjektgruppe som utfører det løpende prosjektarbeidet i prosjektet. Begge kommuner skal stille til rådighet de interne ressurser som er nødvendig for framdriften. Prosjektgruppen skal ta nødvendige tverrfaglige beslutninger, samt ha ansvar for den daglige fremdriften i prosjektet iht plan. Møter avtales i hht. fremdriftsplan CSR Side 6 av 9

7 ARBEIDSGRUPPER Det skal ved behov etableres en arbeidsgruppe for hver kommune. Arbeidsgruppene utfører ad-hoc utredningsarbeid i prosjektet, som for eksempel utredning og avklaring av interne anliggender i kommunen. 6. Prosjektgjennomføring Når prosjektets hensikt, målsetning, omfang og ansvarsforhold er vel definert, gjenstår å bestemme følgende punkter: 1. hvilke aktiviteter skal gjøres (sett i lys av bl.a. prosjektets målsetning)? 2. hvem skal gjøre de enkelte aktiviteter (sett i lys av bl.a. prosjektets ansvarsforhold)? 3. hvordan skal disse aktivitetene gjøres (sett i lys av bl.a. prosjektets omfang)? 4. når skal disse aktivitetene gjøres (sett i lys av prosjektets omfang)? Det er når vi setter disse punktene sammen i tabell A og B nedfor, får man en fullverdig prosjektplan med oppgaver og tidsplan. 6.1 TABELL A OPPGAVER TIL UTFØRING Oppgave Beskrivelse av oppgave 1. Iverksetting Formell iverksetting av prosjekt og ansvarsavklaring. Hvorfor samarbeide om institusjonstjenester Stadfeste hvem av prosj gruppens medlemmer som har et hovedansvar for hver av prosjektdelene Avklare arb gruppenes oppgaver Avklare hvem som skal sitte i arbeidsgruppene Avklare innleid bistand 2. Målsettingene i hver kommune pt Målsettinger i Grane Målsettinger i Hattfjelldal 3. Utarbeide statusbeskrivelse av tjenestene pt Hvilke tjenester i Grane Hvilke tjenester i Hattfjelldal 4. Avklare rammebetingelser Lover, forskrifter, Samhandlingsreformen, befolkning 5. Kartlegge nåværende og fremtidige utfordringer og behov. Målsettinger og tiltak 6. Avgrensning til LMS sine oppgaver 4. Avklare hvilke to områder inkl utfordringer som bør omfattes av prosjektet 8. Avklare pro et contra ved de to utvalgte områders nytte av felles løsning Målsettinger for felles legetjeneste Muligheter for felles pleie- og omsorgsplanlegging Utfordringer gitt av rammebetingelser, befolkningsgrunnlag med mer Hvor er utfordringne størst Kostnader Avklare driftsmodell Kostnadsfordelinger Økonomiske gevinster Stedsvalg for tjenestene CSR Side 7 av 9

8 9. Avklare nye driftsenhet: organsiering, kontoplan, felles løsninger, felles drift osv. Eierskapsfordeling av materiell som ikke er direkte driftsrelatert Utarbeide bemanningsplaner Kontorløsninger IKT Ansattes forhold til samarbeidet Organsisasjonskart HMS Kvalitetssikring Utarbeide fordelingsnøkkel mht kostnader 10. Avklare kostnader de nye driftsenhetene 11. Planlegge implementering Felles budsjett Felles LTB 12. Utarbeidelse avtale mellom Utarbeide avtalen punkt for punkt. Grane/Hattfjelldal 13. Utarbeide felles Utarbeide felles kommunestyresak kommunestyresak 14. Evaluere arbeidet 6.2 TABELL B TIDSPLAN Det er et mål at arbeidet er ferdig innen og tas med i LTB fra Hovedaktivitet Hovedansvar Tid Utført 4. Avklare hvilke to områder inkl utfordringer som bør omfattes av prosjektet 8. Avklare pro et contra ved de to utvalgte områders nytte av felles løsning 9. Avklare nye driftsenhet: organsiering, kontoplan, felles løsninger, felles drift 1. Iverksetting Formell iverksetting av prosjekt og ansvarsavklaring. PL April oppstart uke Målsettingene i hver kommune pt Lederne for inst Mai 3. Utarbeide statusbeskrivelse av Lederne for inst Juni tjenestene pt 4. Avklare rammebetingelser PL August 5. Kartlegge nåværende og fremtidige PL September utfordringer og behov. Målsettinger og tiltak 6. Avgrensning til LMS sine oppgaver PRO-leder/ho- September leder Lederne for institusjonen Lederne for institusjonen PRO-leder/holeder November Desember Februar CSR Side 8 av 9

9 osv. 10. Avklare kostnader de nye driftsenhetene PL Mars 11. Planlegge implementering Lederne for inst Mars 12. Utarbeidelse avtale mellom PL April Grane/Hattfjelldal 13. Utarbeide felles kommunestyresak PL Mai 14. Evaluere arbeidet PL juni 7. BUDSJETT / FINANSIERING I prosjektperioden bærer begge kommunene sin andel av kostnadene i prosjektet. Kostnadene til dette prosjektene skal holdes adskilt ved prosjektkode i begge kommuner. Det søkes om statlige midler. Styringsgr Prosj gr To arb gr Prosj leder Kjøp tjenester SUM Møter Personer Timer Timepris Annet SUM Kommunen Tilsk staten SUM CSR Side 9 av 9