Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 07.06.2013 39436/2013 2010/6299 614 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/112 Formannskapet 26.06.2013 Ny brannstasjon Bodø - Forprosjekt Forslag til vedtak 1. Prosjektet videreføres med basis i utarbeidet forprosjektet. 2. Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise. 3. Mulighet for å gjennomføre de 3 kutt tiltak som er beskrevet videreføres ved å beskrive disse som opsjoner i konkurransegrunnlaget. 4. En økning av rammen søkes inntatt i forbindelse med behandlingen av kommunens økonomiplan for 2014 2018. Sammendrag Det er utarbeidet forprosjekt for ny brannstasjon. Det har vist seg umulig å komme ned på rammen på 150 Mill uten å kutte betraktelig i funksjonalitet i bygget. Forprosjekt er bearbeidet med hensyn på kostnadseffektive løsninger og ivaretar det beskrevne behov på en nøktern og tilfredsstillende måte. I denne prosessen er det blant annet foretatt kutt som har ført til at er redusert med 700 m2. Prosjektkostnaden er etter dette 168 Mill, noe som er 18 Mill over vedtatt kostnadsramme og som indikerer at rammen bør økes. Det er utarbeidet 3 mulige kutt tiltak for å kunne redusere kostnadene ytterligere i forhold til forprosjektet, men da med konsekvenser for funksjonalitet og drift av bygget. Selv etter gjennomføring av kutt tiltakene er man ikke nede på godkjent ramme. Det er gjennomført en usikkerhetsanalyse av forprosjektet for blant annet å identifisere de viktigste usikkerhetsområder og evaluere tidsmessige og økonomiske konsekvenser knyttet til disse. Prosjektet gjennomføres som en totalentreprise slik at prosjektkostnaden avklares tidligst mulig. De tre identifiserte kutt tiltakene innarbeides i anbudsmaterialet, slik at de kan aktiveres om ønskelig. Saksopplysninger Bakgrunn Behovet for ny brannstasjon har vært kjent lenge. I kommunens vedlikeholdsplan for 2012 2015 står det at dagens brannstasjon er i en slik stand både funksjonsmessig og bygningsmessig at den bør saneres. Byens størrelse har økt slik at eksisterende brannstasjon ikke lenger tilfredsstiller dagens arealbehov verken i forhold til personell, utstyr eller operative behov. Brannvernstyrken skal ved passering av 50 000 innbyggere utvides, det, samt etablering av ny nødnettsentral, gir et økt arealbehov i nær fremtid. Side38
Forhold til planverk Områdereguleringsplan for Albertmyra, Nordland Kultursenter, Elveparken og Bodin kirke er utarbeidet av Byplankontoret i samarbeid med Nordland Fylkeskommune. Tomten og nødvendig adkomst for ny brannstasjon er detaljregulert i samarbeid med Eiendomskontoret gjennom områdeplanen slik at bygging kan skje uten mer reguleringsarbeid. Områdeplanen skal behandles i bystyret 20.6.13. Forhold til lovverk I henhold til Brann- og eksplosjonsvernloven skal kommunen sørge for etablering og drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver etter loven på en effektiv og sikker måte. I forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen 5 står det bl.a. at det skal være minst 2 vaktlag og nødvendig støttestyrke i tettsted fra 50.000 til 100.000. Andre opplysninger/uttalelser En samlokalisering av operasjonssentraler for nødetatene er under vurdering og det er nedsatt en prosjektgruppe bestående av representanter fra Salten Politidistrikt, Salten Brann IKS, Nordland fylkeskommune, Salten regionråd og Bodø kommune som skal jobbe med dette. I planleggingen av ny brannstasjon er det lagt til rette for at alle sentralene kan få plass på tomten, i tilknytning til 110- sentralen visst dette skulle bli aktuelt. Det vil også være en fremtidig mulighet å bygge på en tredje etasje på kontorfløyen, forutsatt at fløyen dimensjoneres for dette. Kostnad forbundet med oppdimmensjonering er medtatt i forprosjektkostnaden. Salten interkommunale utvalg mot akutt forurensing (Salten IUA), som har ansvar for å ivareta kommunens forpliktelser etter Forurensningsloven kapittel 6, har i brev av 24.1.13 fremlagt ønske om at deres beredskapslager samlokaliseres med ny brannstasjon. Dette av kompetansemessige, organisatoriske og praktiske grunner. De har i dag leide lokaler for dette på kaia i Bodø. Det er på tomta mulighet for å etablere dette lageret i forbindelse med den planlagte brannstasjonen, det er imidlertid ikke en del av prosjektet i dag. Grovt kostnadsestimat for etablering av et slikt lager er på 6,8 Mill kr. Status forprosjekt Behovet for ny brannstasjon og plassering på Albertmyra er anerkjent i tidligere behandlinger av saken. Det er avsatt ei ramme på 150 Mill til bygging av ny stasjon og ferdigstilling i løpet av 2015. Investeringskostnaden på 150 Mill var grovt beregna basert på erfaringstall fra tilsvarende prosjekt i Tromsø som var ferdigstilt i 2010. Det er gjennomført en usikkerhetsanalyse av forprosjektet for å bevisstgjøre beslutningstakere og prosjektdeltakerne om hvor usikkerheten for gjennomføring av prosjektet ligger, både teknisk, tidsmessig og økonomisk, samt identifisere de viktigste usikkerhetsområder og evaluere tidsmessige og økonomiske konsekvenser knyttet til disse. Kostnader Det foreliggende forprosjekt er over kostnadsrammen. Forprosjektet er utarbeidet basert på Salten Brann IKSs funksjonskrav av 18.3.13. Første utkast resulterte i en brannstasjon på 5.523 m2 brutto med prosjektkostnad på 190 Mill etter gjennomført usikkerhetsanalyse. Det ble da gjennomført en grundig prosess med gjennomgang av forprosjektet for å redusere areal og kostnader. Gjennomgangen resulterte i en kraftig reduksjon av bruttoareal fra 5.523m2 til 4.824 m2. og ny Side39
kostnad på 168 Mill. De utførte reduksjonene har i liten grad innvirkning i forhold til funksjonalitet og drift av stasjonen, men gir mindre handlingsrom i forhold til fremtidig utvikling. Mulige kutt Det er vurdert 3 ytterligere kutt i forhold til forprosjektet som kan gjennomføres, men da med konsekvenser i forhold til funksjonalitet og drift av stasjonen. Tiltakene er prioritert i henhold til innspill fra brukerne. Tiltak 1: Forebyggende avdeling reduseres ytterligere 3 løp a 3,6m bredde. Størstedelen av kjøretøyene til forebyggende avdeling må parkeres utendørs. Gymnastikksalen flyttes ned og reduseres i grunnflate fra 11,5 x 19 m til 10,5 x 13m. I tillegg blir det et disponibelt rom i 2. etasje på 10,5 x 7m som kan benyttes til treningsrom eller annen virksomhet. Konsekvenser er at biler plasseres utendørs. Dette medfører fare for tyveri av materiell og utstyr. Driftsmessige konsekvenser spesielt på vinterstid knyttet til kulde, snø og is. Redusert levetid på elektronisk utstyr og levetid på bilmateriell. Reduksjon av størrelse på gymnastikksal medfører at mulighetene for fellestreninger reduseres. Tiltaket gir en reduksjon i brutto areal på 148 m2 og total prosjektkostnad på 164 Mill kr. Tiltak 2: Branntårnet nord for brannstasjonen utgår. Funksjonen med slangevask og tørking av slangene løses ved anskaffelse av en slangevaske-/ tørkemaskin som plasseres inne i vognhallen. Konsekvenser: Bruker har undersøkt erfaring fra andre stasjoner som benytter denne løsningen og har ikke funnet at noen har fått den til å fungere tilfredsstillende. Den medfører stor slitasje på brannslangene. En plassering av slangevask og tørkemaskin i vognhallen er en uheldig løsning som bør unngås. Dette er knyttet til støy og vannsøl og de konsekvenser dette får for lagret materiell og arbeidsforhold i vognhallen. Tiltaket gir økte driftskostnader for drift av slangevaske-/tørkemaskin i forhold til tradisjonell vasking med luft tørking i tårn. I tillegg til luft tørking av slangemateriell benyttes tårnet til øvingsaktiviteter knyttet til redning med tau(urban redning). En fjerning av tårn gir alvorlig konsekvens fordi kravene til øvelse på urban redning ikke lenger kan utføres på stasjonen. Følgen er at man må leie seg inn hos andre og gjennomføre øvelser i egnet terreng. Dette vil også kreve bruk av overtid siden vaktlaget da ikke er tilgjengelig på stasjonen. Kostnadsmessig konsekvens i forhold til økte driftskostnader er ukjent, men antas å ligge rundt ca. 175 000,- pr. år. Tiltak 2 medfører en arealreduksjon i brutto areal på 106 m2 og total prosjektkostnad på 161 Mill kr. Beløpet er inklusive kostnader til innkjøp av slangevaske-/tørkemaskin. Tiltak 3: Verksted utgår. Konsekvens: Fjerning av verkstedet vil gi økte driftskostnader ved leie av verkstedtjenester på det private markedet. Fjerner muligheten for vedlikehold av beredskapsmateriell. Vedlikehold av utstyr og materiell er en viktig del av kompetanseutviklingen til mannskapene. Dette gir også en fornuftig og fleksibel ressursutnyttelse ved at mannskaper vedlikeholder utstyr som en del av vakttjenesten. En utsetting av denne tjenesten vil fullt ut generere en økt driftskostnad, tap av kompetanse om utstyret i egen organisasjon og mindre fleksibilitet. Kostnadsmessig konsekvens i forhold til økte årlige driftskostnader er estimert til ca. kr. 120 000,- pluss egne administrative kostnader. Tiltaket reduserer byggets bruttoareal med 91 m2. Total prosjektkostnad 159,7 Mill kr. Tiltak vist i tabellform Forprosjekt anbefalt løsning Tiltak 1 Total prosjektkostnad 168 Mill 164 Mill Økte årlige driftsutgifter Side40
Tiltak 1 og 2 161 Mill Ca. 175.000,- Tiltak 1,2 og 3 159,7 Mill Ca. 120.000,- Fordyrende elementer Kostnadsrammen på 150 Mill er grovt beregna på et tidlig stadium i prosessen med referanse i Tromsø brannstasjon. I arbeidet med forprosjektet får man naturlig større innsikt i de behov, krav og tiltak som må utføres for å etablere en ny brannstasjon i Bodø og her ser man at denne innsikten i seg selv tyder på at kostnadsrammen i utgangspunktet var noe lav. Konkret kan følgende elementer nevnes som fordyrende: Nye forskriftskrav i forhold til handtering av rein og skitten sone. Romforløp, organisering og omfang av utstyr er mer utviklet i henhold til nye forskriftskrav enn i Tromsø. Det medfører større arealforbruk og større omfang av bygge utstyr med tilkobling til tekniske anlegg. Estimert merkostnad er på ca. kr 2 Mill. I Tromsø er brannstasjonen plassert meget nært eksisterende bebyggelse og vei, altså nært eksisterende infrastruktur. Tomten slik den er plassert for ny brannstasjon i Bodø krever noe mer kostnader til byggemodning, det vil si etablering av innkjøring, tilførsel vann- og avløp samt strøm. Totalt kommer dette på ca. kr. 5 Mill. Grovt antas at i forhold til Tromsø kan det være snakk om merkostnad på ca. 3 Mill. Prisstigning er også en faktor som virker inn. Det har naturlig skjedd en prisstigning fra estimatet ble laget til i dag. Prisstigning fra mars 2012 og frem til februar 2013 utgjør ca. kr. 4 Mill. (Forventa prisstigning fra 15.3.13 til ferdigstillelse er medtatt i forprosjektkostnadene og utgjør kr 6,8 Mill). Markedssituasjonen i Bodø er ganske stram, det foregår, og vil foregå, mye bygging og dette har også naturlig innvirkning på prisnivået. Samlet utgjør de konkrete fordyrende elementene en kostnad på ca. kr 9 Mill i forhold til rammen. Entrepriseform: Det er vurdert både detaljbeskrivelse av prosjektet (hovedentreprise, generalentreprise eller delte entrepriser) og totalentreprise. Rådgivergruppen i prosjektet har anbefalt generalentreprise begrunnet med: En entreprisekontrakt og mindre administrasjon for byggherren Klare ansvarsforhold og mindre risiko for byggherren enn hovedentreprise, hvis arbeidet er godt definert Ved ekte generalentreprise vil entreprenørene ha valgt samarbeidspartene selv og kan ofte ha utnyttet markedet godt med hensyn på kostnadseffektivitet / veletablerte samarbeidsrelasjoner. For totalentreprisemodellen gjelder blant annet: Kostnadsrammen blir tidlig fastsatt og entrepriseformen gir byggherren en relativ trygg styring med kostnadene under forutsetning at det ikke er vesentlige mangler i funksjonsbeskrivelsen til totalentreprisekonkurransen forut for valg av totalentreprenør. Ansvar for prosjektering og bygging samles hos totalentreprenøren. Gir fokus på byggbare løsninger og klare ansvarsforhold Totalentreprise kan gi mindre styring med kvaliteten og detaljløsningene på ferdig bygg. Minst innsats fra byggherren for gjennomføring av prosjektet. Erfaringsmessig kan interessen for å regne på totalentrepriser være lav når markedet er stramt. Side41
Etter en totalvurdering anbefales bruk av totalentreprise. I forhold til økonomisk situasjon i kommunen er det viktig å få oversikt over kostnadene så raskt som mulig, det oppnås best ved totalentreprise. Forprosjektmaterialet er også godt utvikla og gir derved et godt grunnlag for en funksjonsbeskrivelse som underlag for en totalentreprisekonkurranse. Skulle totalentreprisekonkurransen bli mislykket med liten/ingen konkurranse og/eller høy pris, så kan en detalj beskrivelse av prosjektet gjennomføres for å søke å oppnå større konkurranse og lavere pris. Det vil da kreve noe mer tid og prosjekteringskostnader. Fremdrift: Tentativ fremdriftsplan er som følger Aktivitet Dato Godkjenning av forprosjekt Juni 2013 Oppstart utarbeiding av totalentreprisegrunnlag August 2013 Utsendelse av tilbudsunderlag Oktober 2013 Kontrahering Desember 2013 Byggestart Mai 2014 Overlevering Oktober 2015 Driftskostnader Salten Brann IKS Brannvernstyrken må utvides med mer personell i takt med økningen i innbyggertall, det vil naturlig få økonomiske konsekvenser, men disse er uavhengig av lokalisering og bygging av ny brannstasjon og dekkes innenfor Salten Branns egne rammer. Konklusjon og anbefaling Det viser seg gjennom arbeidet med forprosjektet at det er umulig å komme ned på rammen på 150 Mill uten å kutte betraktelig i funksjonalitet i bygget. Forprosjekt er godt gjennomarbeidet og bearbeidet med hensyn på kostnadseffektive løsninger og gir i stor grad ønsket funksjonalitet og drift av brannstasjonen. I denne prosessen er blant annet bruttoarealet redusert med 700 m2. Prosjektkostnaden er imidlertid etter dette 168 Mill, noe som er 18 Mill over vedtatt kostnadsramme. Det er tilkommet fordyrende elementer på ca. 9 Mill. etter at kostnadsrammen ble fastsatt, noe som indikerer at rammen bør utvides. Kommunens økonomiske situasjon er meget stram og det er med bakgrunn i det utarbeidet 3 kutt tiltak med samlet effekt på 8,3 Mill. i forhold til forprosjekt, men da med konsekvenser for funksjonalitet og drift av bygget. Det anbefales å videreføre forprosjektet og gjennomføre prosjektet som en totalentreprise slik at prosjektkostnaden avklares tidligst mulig. De tre identifiserte kutt tiltakene innarbeides i anbudsmaterialet, slik at de kan aktiveres om ønskelig. Kommunen vil da opprettholde sitt handlingsrom i forhold til økonomisk evne til de faktiske prosjektkostnadene er kjent etter anbudskonkurranse. Rolf Kåre Jensen Rådmann Thor Arne Tobiassen Eiendomssjef Side42
Saksbehandler: Aud Val Trykte vedlegg: <skal fylles ut> Utrykte vedlegg: <><Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side43