Orienteringssak vedrøende pågående prosjekt for å nå fastsatte mål i forhold til deltid, sykefravær og avvik fra arbeidstidsbestemmelsene Styret ba på styremøte 7. 11.12 om en nærmere orientering om pågående prosjekter og evt. planlagte prosjekter fra foretakene i HMN for å nå fastsatte mål i forhold til deltid, sykefravær og avvik fra arbeidstidsbestemmelsene. Foretakene har beskrevet pågående og evt. planlagte tiltak på litt ulike måter, men alle gir en god beskrivelse av arbeidet som utføres for å nå fastsatte mål. Det enkelte HF sine orienteringer er kopiert inn under det enkelte område og kommer i følgende rekkefølge: Deltid, sykefravær og avvik fra arbeidstidsbestemmelsene. 1. Pågående og planlagt prosjekt/tiltak for å redusere andel deltid, i tillegg til mål for reduksjon av andel deltid i 2013 Rusbehandling Midt-Norge Kartlegging av uønsket deltid - status pr. nov. 2012. Tallgrunnlag er basert på antall fast ansatte fra klinikkenes lønnsbudsjett 2012 og rapporter fra klinikkledere. Kartlegging per april 2012 viste 89 deltidsstillinger hvorav 12 uønskede. Situasjonen per august var 80 deltidsstillinger hvorav 9 uønskede. Ut fra dette har vi beregnet en nedgang på 25 % av uønskede stillinger. TRK MBS Vestmo KoRus Adm Totalt Totalt antall ansatte (stillinger) 100 41 111 28 12 292 Antall ansatte heltid 77 33 54 21 12 197 Antall ansatte deltid 23 8 47 2 0 80 Ønsker å jobbe mer og kan starte innen en mnd 7 0 2 0 0 9 Ønsker å jobbe mer og kan starte innen seks mnd 0 0 0 0 0 0 Andel av de som ønsker å jobbe mer som vil ha 100 % 6 0 1 0 0 7 Kommentarer: Vestmo har to uønskede deltidsstillinger hvor stillingsandelen økes dersom budsjettforslaget godkjennes. Trondheimsklinikken melder om uendrede status i forhold til kartlegging april 2012, men har fokus på dem som har uønsket deltid. RMN har per okt. en andel deltid på 29 % hittil i år. Pr. okt. er vi på 28 %. Totalt for HMN ligger andel deltid på 40 % så RMN ligger forholdsvis lavt i andel deltid.
St. Olavs Hospital HF Mål for 2013 Redusere andel deltid med 10 %. Prosjekt/tiltak for å redusere andel deltid Hovedtiltaket for å redusere deltidsandelen er å redusere ufrivillig deltid. Ved nyrekruttering legges det større vekt på tilsetting i hele stillinger. Det er startet prosjekter med endrede arbeidstidsordninger, blant annet pilotprosjekt på 12-timersvakter som kan gi økte stillingsandeler for ansatte. I tillegg er det et tilbud om økte stillingsandeler gjennom en kombinasjon av klinikk og bemanningssenter der vikarbehovet skal som hovedregel dekkes av egne faste ansatte. Dette benyttes av flere klinikker etter hvert. Det er videre tatt i bruk nye modeller i IKT-systemene for bemanning som gir en sanntidsregistrering av korrigert deltid (rettighetsbasert deltid og frivillig deltid). Oversikt over hvilken stillingsstørrelse de med ufrivillig deltid ønsker og fra når de ønsker det, vil gi ledere mulighet for kontinuerlig oppfølging. Det er utarbeidet personaladministrative retningslinjer for det videre arbeidet med å redusere deltidsandelen, se Vedlegg 1, Retningslinjer for bruk av deltidsstillinger. Helse Nord-Trøndelag HNT-nivå Nye retningslinjer for arbeidet med reduksjon deltid innført 05.10.12 (vedlagt). Partssammensatt arbeidsgruppe for reduksjon av deltid fra mai 2011. Faste månedlige møter. HVO inngår også som fast medlem Andel deltid i forhold til mål framgår av styringskortene. Permreglement ble gjennomgått av en partssammensatt arbeidsgruppe våren 2011 endret og innskjerpet praksis HNT fremmet flere søknader om midler fra NAV/VOX i 2011. HNT fikk nesten kr 1 million fra VOX til gjennomføring av høgskolestudium for kontoransatte (til bruk 2012-2013) studiestart for første kull var høsten 2012. Ryddejobb i data gjøres fortløpende (Nå arbeides det med forståelsen av korrigert deltid og innføring av avkryssingsrubrikk for ufrivillig deltid i Min Arbeidsplan) Generelle føringer for klinikkens arbeid: Tiltak som bryter med dagens praksis skal behandles av HNTs arbeidsgruppe for reduksjon av deltid før iverksetting Tiltak skal være langsiktige og evalueres. Ansatte skal og kan ha antall helger i tråd med protokoll for årsturnus; dvs. 17, og det kan avtales ytterligere helger individuelt. Ansatte skal maksimum ha to klinikker å forholde seg til, kan ha flere enheter i en klinikk Dagenheter og enheter med 2-skift skal organiseres slik at de kun har helstillinger. Klinikk-nivå Andel deltid for klinikkene (per måned og akkumulert) framgår av klinikkenes styringskort. Styringskortet kan brytes ned til avdelings- og seksjonsnivå. Deltidsutlysninger må begrunnes. Føring: Hvis det ikke gis fortrinnsrett til medarbeidere som ønsker utvidelse til 100 % stilling, så skal dette begrunnes i tilsettingsprotokollen. Klinikkene gis i perioden 23.08.11- mulighet til å tilsette kvalifiserte fast deltidsansatte som ønsker utvidet stilling til heltidsstilling uten å lyse ut stillingen. Muligheten gjelder både ved
midlertidig og fast tilsetting. (Ordningen er fra mars 2012 utvidet til at fast ansatte som har varig nedsatt arbeidsevne kan betraktes som heltidsansatte i den stillingsprosenten de har arbeidsevne til å dekke). (Protokollene er vedlagt) Ressursenheter (dvs. en bemanningspool for å dekke forutsigbart fravær finansiert innenfor maks 50 % av enhetens budsjett til ekstrainnleie) på enhets-/klinikknivå vurderes av hver klinikk - der krav til kompetanse i stor grad er lik bør ressursenheten spenne over flere enheter. Prøvd ut i 2012 ved sengeposter i klinikkene KIR NA og MED LE. Nå oppfordres alle klinikkene til å innføre dette i de avdelingene klinikken finner det formålstjenelig for. Oversikten fra kartleggingsundersøkelsen skal holdes à jour på enhetsnivå av leder og ansatt. Denne skal erstattes av avkryssingen den enkelte skal gjøre i Min arbeidsplan når denne funksjonen er operativ (november 2012 iht HMN). Endret organisering av arbeidstid, f.eks. bør bruk av 12t vakter i helg og flere helger prøves ut ved enheter som ønsker dette. Prøves høst 2012-vår 2013 ut ved to enheter Psyk LE Personalsjefen har hatt forløpende møter med det enkelte klinikkrådet for å sikre fokus på arbeidet med reduksjon av deltid gir også mulighet for kunnskapsdeling mellom klinikkene Helse Møre og Romsdal Mål/Tiltak Gjennomført kartlegging november 2010, ny kartlegging mai/juni 2011. Tilbakemelding frå tilsette som opplevde uønska deltid blei meldt tilbake til klinikksjefane. Alle utlysningar skal sjekkast mot eigne ansatte om ønska auke i stilling før evt utlysning. Har aventa eigen modul i MAP angåande deltid. Vi har difor valgt å avvente ytterligare kartlegging til denne er på plass. Ansettelsar var planlagde i eiga eining usikkert no grunna budsjettutfordringar. Det er fortløpande arbeid på gong i høve kalenderplanlegging. Sykehusapoteket Deltiden i Sykehusapotekene i Midt-Norge HF er i all hovedsak rettighetsbasert, p.t. har vi ingen ansatte som ønsker høyere stillingsandel og som ikke har fått tilbud om dette. Foretaket har eget dokument; Reduksjon av deltid mål og tiltaksplan, samt egne retningslinjer for deltidsansattes fortrinnsrett til stillingsutvidelse. Hovedregelen i foretaket er at det ved nyrekruttering tilsettes i 100 % stilling. Det er et betydelig antall småbarnsforeldre i foretaket, vi har derfor liten tro på at andelen deltid vil gå ned i perioden frem mot 2020. Mål for perioden 2012 2020: Sykehusapotekene i Midt-Norge HF skal ikke ha uønsket deltid blant de ansatte. Hemit Status: I Hemit har vi kun heltidsstillinger. Pr. november 2012 er det 16 av 268 ansatte med deltidsprosent. Årsakene er: 7 Varig ufør / midlertidig ufør 4 Omsorg for små barn 2 Foreldrepermisjon 2 Eget ønske om redusert stilling pga deltidsansettelse utenfor foretaket 1 delvis alderspensjon Tiltak: Hemit har ikke iverksatt tiltak for å redusere deltid da vi kun har frivillig/ønsket deltid, eller deltid kombinert med uføre/attføring.
2. Pågående og planlagte prosjekt/tiltak for å redusere sykefravær og nå oppsatt mål. Rusbehandling Midt-Norge RMN har hatt en fin utvikling gjennom hele året i forhold til sykefravær og ligger an til 8,4 % på hittil i år per okt. For oktober måned er fraværet 5,3 %. Måltall for 2012 er 8 %. Utdrag fra AD-rapport for okt. 2012: Netto sykefravær (%) Egenmelding Sykemelding Samlet for foretaket: Denne periode Hittil Faktisk Forrige år Endring Faktisk Mål Avvik 1,7 % 1,9 % 0,2 % 1,5 % 3,6 % 6,2 % 2,6 % 6,9 % 5,3 % 8,1 % 2,8 % 8,4 % 8,0 % 0,4 % Vestmo; har innført arbeidsmiljøtiltak ved at alle er pålagt å spise lunsj utenfor kontoret, dette for å øke felleskapet og bedre trivsel. Det er tilrettelagt for en stillesone og en annen sone for å senke stressfaktor i pauserommet. Det blir også tilrettelagt for ansatte å trene i og utenfor arbeidstid i ny gymsal på Vestmo fra 2013. Høsten 2012 har ansatte hatt tilbud om deltagelse på Zumba. St. Olavs Hospital HF Sykefraværet på St Olavs Hospital i oktober 2012, er redusert med 0,3 %-poeng sammenlignet med året før. Det er ikke satt måltall for 2012, men ved utgangen av IA-avtale perioden på slutten av 2013 er målet at sykefraværet ikke skal overstige 6 %. Som en del av Hovedprogram for forbedring 2013 planlegges det særskilte tiltak for å forebygge sykefravær og redusere behovet for tilrettelegging i sykepleietjenesten. Hovedledelsen ved St Olavs Hospital HF vedtok at det igangsettes et prosjekt som har til hensikt å videreutvikle et mer målrettet forebyggende og tilrettleggende arbeid. Prosjektlederen har fått i oppdrag å kartlegge hva har fungert og hva har ikke fungert i det forebyggende og tilretteleggingsarbeidet som i dag gjøres ved St Olavs Hospital HF. På bakgrunn av denne kartleggingen, skal det utarbeides en prosjektplan med konkrete forslag til hvordan en kan jobbe mer målrettet med forebyggende og tilrettleggende arbeid. Prosjektplanen skal ferdigstilles innen 31.12.12, deretter vil de konkrete forslagene bli utprøvd i 2 piloter. Pilotene planlegges gjennomført høsten 2013. Siden tiltakene nå settes i system, vil det være enklere å si noe om effektene på sikt. Det er gjennomført et prosjekt med fokus på gravide arbeidstakere. Prosjektet munnet ut i en ny prosedyre, se vedlegg 2 Forebyggende arbeid og tilrettelegging av arbeid for gravide arbeidstakere, samt at det i AMU ble bestemt at tilbudet om trekantsamtaler med jordmor og leder breddes ut i hele St Olavs Hospital HF. Det ble også utviklet et lederverktøy som er tilgjengelig for alle lederne. Høsten 2012 startet det også opp et tilbud om trening for gravide. Under prosjektperioden ble sykefravær hos gravide arbeidstakere fulgt opp spesielt. I perioden prosjektet pågikk, sto gravide i arbeid en uke lengre enn før oppstart av prosjektet.
I ettertid er ikke dette fulgt opp med målinger og det er vanskelig å si noe om videre effekt. Det vi derimot vet er at tilbudet om trekantsamtaler med leder og jordmor etterspørres. Med fokus på Helsefremmende arbeidsplasser, ble det gjennomført et pilotprosjekt med strukturert dialog mellom ulike yrkesgrupper i et arbeidsmiljø for å identifisere og forsterke nærværsfaktorer. Metoden som ble brukt var fokusgrupper og hensikt var å identifisere og forsterke nærværsfaktorene. Piloten viste positive funn og det ble i AMU vedtatt at dette skulle breddes som et tilbud videre til enhetene i St Olavs Hospital HF. Tilbudet er ikke i stor grad blitt benyttet, men enhetene oppfordres om å ta i bruk dette tilbudet fra Arbeidsmiljøavdelingen. St Olavs Hospital HF er akkurat i startfasen med prosjektet Unge uføre. Prosjektet er et samarbeid med Hysnes Helsefort og er todelt. Den ene delen av prosjektet skal kartlegge ansatte som allerede har en uføregrad og se om det er noe som kan gjøres for å få den ansatte over i en høyere aktivitetsgrad. Hoveddelen av prosjektet blir å se på metoder for å forhindre/forebygge at unge ansatte blir helt eller delvis uføre. Ved St Olavs Hospital HF gjennomføres årlig HMS-kartlegging, der også psykososialt arbeidsmiljø er et tema. I tillegg kjøres Arbeidsmiljøundersøkelser (AMUS) annet hvert år. I etterkant av AMUS utarbeider hver enhet forbedrings- og bevaringstiltak som skal følges opp med konkrete tiltak. Vi avventer nå å få på plass fraværsmodulen i vårt personalsystem. Denne vil bidra til en enklere oppfølging av sykefravær, både sentralt og på enhetene Helse Nord-Trøndelag HF HNT vedtok en ny IA policy 01.01. 2010. Det overordnede målet for IA arbeidet er: Helse Nord Trøndelag-en helsefremmende arbeidsplass med fokus på forebyggende arbeid og nærvær. HNT har opprettet en IA oppfølgingsgruppe hvor tillitsvalgte, hovedverneombud, NAV Arbeidslivssenter, HR-sjef,foretakets IA kontakt og linjeledere er medlemmer. Gruppen ledes av assisternende direktør. Dette var ett bevisst valg da en ønsket å forankre IA arbeidet i toppledelsen. IA oppfølgingsgruppa har vedtatt en Handlingsplan for oppfølging av IA arbeidet som løper fram til 2016. Klinikkvis oppfølging Siden 2010 har IA oppfølingsgruppa fulgt opp klinikkene gjennom årlige møter. Klinikkene er blitt utfordret på å sette egne måltall for alle 3 delmålene i IA avtalen. Dette er gjort for å sikre at klinikkene selv har ett eierskap til måltallene. Det er store variasjoner i sykefravær mellom klinikkene og mellom ulike avdelinger i klinikkene. Egne måltall vil sikre at klinikkene setter realistiske mål for dette arbeidet.
I 2012 har HNT evaluert IA arbeidet og vi har gjennom evalueringen fått dokumentert hva som gir effekt.: Systematisk tilnærming Fokus på lederrollen og lederskap Lederstøtte Fag og kompetanseutvikling Rolleklarhet blant IA- aktørene og samarbeid mellom disse Psykososialt arbeidsmiljø og fysisk aktivitet. Evalueringen viser videre at den klinikkvise oppfølgingen har i varetatt den systematiske tilnærmingen og satt ett kontinuerlig fokus på IA arbeidet. Det pekes videre på at Utstrakt bruk av MAS og forventningssamtaler og opplæring av tillitsvalgte og verneombud vil gi bedre effekt i IA arbeidet HNT har tilsatt frisklivskonsulent i 50% stilling som følger opp enkelt arbeidstakere med trening / tiltak og grupper med b.a. trening i basseng. Dette tiltaket gir effekt fordi det er fokus på forebygging HNTs planer for IA arbeidet 2013: HNT har inngått avtale om kjøp av bedriftshelsetjeneste og vil ha ett utstrakt samarbeid med AKTIMED i den videre klinikkvise oppfølgingen. Jobbe mot ett sykefravær på foretaksnivå på 7,0 % Fortsatt fokus på delmål 2 og 3 gjennom Kartlegging av arbeidstakere som står i fare for gå ut i uføretrygd og få avklart hva som er rett stillings % for arbeidstakere som har en gradert uførepensjon. Starte opp gravid prosjekt Implementere HNT s seniorpolitikk. Helse Møre og Romsdal Mål/Tiltak Mål 2012 Gjennomsnitt fråvær under 7,7% - Nærvær 92,3%. Mål for 2013 er ikkje bestemt i høve pårosent men tiltak i same retning då vi mener det er rette vegen å gå sida mål er nådd og sågar betre i 2012. Eigen IA - Handlingsplan tatt ut av overordna HMS handlingsplan grunna ivaretagelse av og ekstra fokus på dei tre delmålene. Herunder delmål 1. Resignering av IA-avtalen for Helse Møre og Romsdal gjennomført saman med partene i leiarråd lkonkrete tiltak for delmål 1 o Ha oppdatert retningsline o Fokus oppfølging av alle sjukmelde. BHT skal delta på Dialogmøte 1 o Leiaropplæring kun sjuferåvær o Utarbeideing av eigen plakat om stopppunkta o Restart, samordning og utprøving av metode og tiltak - gravide tilsette i Helse Møre og Romsdal o Oppfølging av avdelingar som over tid har høgt sjukefråvær Eigen Handlingsplan - reduksjon av sjukefråvær og auka nærvær. Helse Møre og Romsdal har erfaring med intervensjon på arbeidsplassar med høgt sjukefråvær dei siste åra. Desse viser at ein ved arbeid med nærversfaktorar kan oppnå svært gode resultat. Med utgangspunkt i desse
erfaringane ønskjer gruppa at det blir arbeidd systematisk for å få nærversfaktorar inn i avdelingane sine rutinar. Ikkje berre som prosjekt når det er tydeleg nødvendig, men også som ein del av det ordinære arbeidsmiljø-arbeidet som blir forventa av leiarar og medarbeidarar. I hovudsak er det leiar på alle nivå som har ansvaret for å initiere dette arbeidet. Ein ynskjer å bygge ein kultur som synleggjer at det er viktig at den enkelte medarbeidar er på arbeid. Gjennom systematisk å ha fokus på nærversfaktorar vil Helse Møre og Romsdal skape arenaer for samhandling: o At medarbeidarane kjenner seg trygge i arbeidsmiljøet sitt o At tema som medarbeidarane tar opp blir tekne på alvor o At leiarar er synlege og tydelege o At leiarane synleggjer medarbeidarane og det arbeidet og oppgåvene dei utfører o At medarbeidarane blir ansvarleggjort i høve oppgåvene i den enkelte seksjon. o At alle tilsette ser Helse Møre og Romsdal under eitt. Skal dette arbeidet lykkast - må leiar saman med sine medarbeidarar arbeide for samhald og identitet. Alle har behov for å bli sett og å bli teken på alvor. Det gjer ein forskjell om eg er her..., dette skal bety noko, også for den enkelte leiar. For å bygge ein god kultur er det nødvendig at alle har fokus på dette og utøve medverknad på alle nivå. Leiarar må motiverast og skolerast til å arbeide med nærværsfaktorar. Ein må ha fokus på HMS-arbeid, etikk, lojalitet og sjukefråvær på arenaer der medarbeidarar er samla. Heilskapen er viktig. Arbeidet med nærværet skal jamnleg setjast på dagsorden og etterspørjast. Det skal vere eit kontinuerleg arbeid - og difor er det ingen tidsfristar i planen. Sykehusapotekene Sykehusapotekene i Midt-Norge har IA-avtale, og i 2012 har vi gjennomført følgende tiltak: Prosjekt Bygge Stolthet i egen organisasjon med tre delprosjekt; 1. Lederutvikling, 2. Faglig og personlig utvikling, 3. Virksomhetsportal, hjemmeside og sosiale medier Årsplanlegging herunder behov for individuell tilrettelegging Tilrettelegging for gravide Informasjonsmøter om IA rettigheter og plikter Oppfølging av sykmeldte i henhold til gjeldende lovverk Ved ombygging og nybygging skal det legges vekt på ergonomi (jf. ombygging av produksjonsavdelingen i Trondheim) I 2013 planlegger vi bl.a. å gjennomføre følgende: I samarbeid med NAV Arbeidslivssenteret: Opplæring i tilrettelegging på arbeidsplassen med ledere (alle nivå) og tillitsvalgte Revitalisere rulleringsprosjektet i Trondheim (fra 2011) Årsplanlegging Flere faste stillinger p.g.a. betydelig økning i aktivitet I tillegg har vi en pågående dialog med tillitsvalgte om andre aktuelle tiltak i 201 Hemit Status: Hemit har hittil i år et sykefravær på 4 %. Vi har oppnådd en jevnlig reduksjon på sykefraværet de siste 3 årene, fra 6,3 % i november 2009 til 4 % i november 2012. Vi har satt oss som mål å ha sykefravær under 5 %. Dette målet vil videreføres i 2013. De tiltakene vi har hatt fokus på er; - Tett og rask oppfølging av alle sykemeldinger, men mulighet for alternative oppgaver. Fokus på god dialog med ansatte. - Generell forbedringsfokus på arbeidsmiljø, både fysisk og sosialt - Opplæring og informasjon om IA-arbeid til ledere, samt støtte til ledere knyttet til sykefraværsoppfølging.
- Implementering av seniorpolitikk som setter økt fokus på individuelle ønsker og behov for å stå i jobb Tiltak: Vi vil fortsatt ha fokus på det som er nevnt over. I tillegg vil vi i 2013 styrke tiltak knyttet til internt samarbeid og kultur, noe vi mener vil øke motivasjon og trivsel for å være i jobb og dermed redusere sykefravær. Lederutvikling med fokus på medarbeideroppfølging vil også være et område med tiltak i 2013. Dette mener vi skal styrke ledelsens kommunikasjon og relasjon til de ansatte, og dermed øke ansattes trivsel og engasjement på jobben. 3. Pågående og planlagte prosjekt/tiltak for å redusere andel avvik fra arbeidstidsbestemmelsene Rusbehandling Midt-Norge Utdrag fra regional rapportering til AD-rapporter for okt. 2012: Denne periode Hittil siste 2. halvår 2012 Antall arbeidstidsavvik Daglig arbeidstid 74 Hviletid 2 104 Overtid 4 uker ihht AML Overtid pr. år ihht AML Sammenhengende arbeidstid 6 163 Ukentlig arbeidstid 6 34 Ukentlig fritid 10 59 Totalsum 24 434 Rusbehandling Midt-Norge har ikke fastsatt måltall for deltid og sykefravær 2013 enda dette blir gjort i god tid før årsskiftet. Deltid, sykefravær og brudd på AML har høyt ledelsesfokus og det gjøres løpende gjennomgang og analyser av styringsdata på områdene. St. Olavs Hospital HF Til tross for stor oppmerksomhet på overholdelse av arbeidstidsbestemmelsene, er det fremdeles mange avvik. Ressursstyringssystemet er under utvikling, og det jobbes fremdeles med å forbedre rapporteringen. Det kan være registrert flere avvik knyttet til samme vakt. Arbeidsmiljøloven gir arbeidsgiver, tillitsvalgte og ansatte mulighet til å inngå avtaler vedrørende lengde på hviletid og arbeidstid. Denne muligheten er ikke benyttet av alle enheter. På legesiden er det inngått avtaler på foretaksnivå. Alle avtaler om utvidet arbeidstid eller kortere hviletid må være grundig vurdert i forhold til arbeidsbelastning og forsvarlighet. Dialogen med Den norske legeforening i forkant av årets sommerferie var god, og arbeidsgiver har initiert tilsvarende dialog med andre organisasjoner. Gjennomgang av planene som er lagt inn i systemet, viser at feilføringer og manglende registrering av inngåtte avtaler fører til avvik som kunne vært unngått. Selv om rapportene inneholder mange feil, egner de seg godt for intern oppfølging, både på sykehusnivå og på klinikknivå. Fokus på temaet har ført til en større bevisstgjøring.
Tiltak Det arbeides videre med tiltak knyttet til Planlegging Registrering Kontroll og oppfølging Planlegging For å sikre at kravet om et gjennomgående system for aktivitets- og bemanningsplanlegging blir implementert, har administrerende direktør utarbeidet et årshjul som beskriver planleggingsrutinene. Planperioden skal være på minimum 4 måneder. Ved inngangen til hver planperiode, skal det rapporteres klinikkvis på følgende punkter: Fraværsoversikt for alle yrkesgrupper er utarbeidet. Samlet oversikt over planlagte aktivitet i klinikken er utarbeidet. Bemanningsoversikt for alle yrkesgrupper som viser bemanningsbehov i normal- og eventuelle lavaktivitetsperioder er utarbeidet. Tjenesteplaner og turnuser for kommende periode er utarbeidet i henhold til planlagt fravær, aktivitetsplan og bemanningsplan. Bestemmelsene i lov- og avtaleverk er overholdt for alle yrkesgrupper. Administrerende direktør vil gjennom månedlig oppfølging sikre at plansystemet implementeres i hele virksomheten. Registrering En forutsetning for å kunne sikre at arbeidstidsbestemmelsene overholdes er at all arbeidstid registreres. I samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene har sykehuset utarbeidet egen prosedyre som beskriver oppgaver og ansvar for at all arbeidet tid registreres, se vedlegg 3 Personal, arbeidstid, registrering av arbeidstid. Kontroll og oppfølging Prosedyren Personal, Arbeidstidsbestemmelser, kontroll og oppfølging, se vedlegg 4, beskriver hvordan hver enkelt leder med personalansvar skal sikre at arbeidstakere ikke arbeider ut over grensene i arbeidstidsbestemmelsene i lov- og avtaleverk. Kontrollen må foretas umiddelbart etter at informasjonen er tilgjengelig 2. virkedag i måneden. Avvik som avdekkes ved kontroll må følges opp med nødvendige endringer og forbedringstiltak. I tillegg til faste interne opplæringstilbud på området, er det utviklet et opplæringstilbud til ledere som gjennomføres klinikkvis. Administrerende direktør rapporterer månedlig til styret eventuelle avvik fra arbeidstidsbestemmelsene og tiltak for å lukke avvikene. Administrerende direktør legger vekt på å ivareta nødvendig dialog med tillitsvalgte og verneombud og med Arbeidstilsynet. Foreløpig mottar Arbeidstilsynet samme rapport som styret på brudd på arbeidstidsbestemmelsene.
I Hovedprogram for forbedring, handlingsplan 2013 har særlig fokus på tiltak når det gjelder koordinering av planlagt aktivitet og tilgjengelig bemanning. Personallogistikk vil være ett av satsningsområdene for å sikre bedre kvalitet og mer effektiv ressursutnyttelse i foretaket. Sommerferieavvikling Sommerferien er perioden som utfordrer grensene i arbeidstidsbestemmelsene mest. Sommerferien 2012 er evaluert på foretaksnivå. Følgende forbedringspunkter er identifisert: Bedre samarbeid med tillitsvalgte og vernetjeneste Bedre samarbeid mellom klinikkene Bedre og tidligere dialog med vikarbyrå Vedtatt stimuleringstiltak må tas i bruk der det er hensiktsmessig Ferieplanen må ferdigstilles i god tid som en del av ordinær aktivitets- og bemanningsplanen Hele ferieperioden må utnyttes ut fra hva som er hensiktsmessig for driften Risikovurdering må gjennomføres som en del av planarbeidet Hver klinikk utarbeider i løpet av november 2012 planer med forbedringstiltak for sommerferien 2013. Helse Nord-Trøndelag HF Rapportering på plass Rapporter i RS - Opplæring linjeledere Er implementert i HR-kuben Løpende kvalitetssikring av data - Riktig input - Felles forståelse av årsakskoder Standardrapporter (jobbes det med) Teller handlinger som fører til brudd Eks på handlinger: Ekstravakt, mertid/overtid, utrykning, forskyving av vakt En handling kan gi opptil 5-6 brudd Teller brudd/handlinger for Vaktkategori (dag, aften, natt, vakt) Teller brudd/handlinger for Pr ansatt (hoder) Hva viser rapporter brudd AML? Fleste brudd skyldes ekstravakter! Fleste brudd er brutt hviletid med tilhørende for lange sammenhengende vakter (to ting samme sak) Tiltak: Ressursenheter Hva kan vi si om fraværet (dag, aften, natt, helg) Er det forutsigbart nok for å etablere ressursenhet Årsplanprosessen - virkemidler i planprosessen Vaktfordelingen Kombinasjoner (dag /aften / natt) Er noen kombinasjoner kritiske? Buffer i planene? Lokale avtaler Hviletid Vaktlengder
Fokus på andre tiltak Avklare forventningene til ledere - Se på fordeling av arbeidsoppgaver - Bruk av tilgjengelige verktøy Bemanningsplaner / grunnbemanning - Mer aktiv bruk av bemanningsplaner Kompetanse / kompetansegap - Økt internopplæring - Økt fagopplæring Heltid / deltid Fleksibilitet overfor ansatte (ønsker, bytter mv) Bevisstgjøring/holdningsarbeid Helse Møre og Romsdal Mål/Tiltak Mål er minst mogleg brudd ihht arbeidstidsbestemmelsane. Avdelingsvise og individuelle avtalar registrert i RS-systemet. Bevisstgjering kva er det som utløyser brudd? Opplæring av leiarar i arbeidstidsplalegging Sykehusapotekene Få lagt inn gjeldende avtaler (bl.a. vaktavtaler) i PRS Flere faste stillinger p.g.a. betydelig økning i aktivitet Hemit Status: Avvik fra arbeidstidsbestemmelsene som oppstår i Hemit knyttes til overtid ifm større systemendringer, utrullinger og utrykning på vakt. Dette er som regel oppgaver som må gjøres utenom normalarbeidstid for å ikke forstyrre sykehusdriften mer enn nødvendig. Tiltak som har blitt iverksatt for å forhindre og begrense avvik på arbeidstidsbestemmelsene er fokus på god bemanningsplanlegging i forkant av endringene, samt månedlig oppfølging av overtidsrapporter og avvik i ledergruppene. Dette har medført redusert bruk av overtid og færre avvik i løpet av 2012. Tom oktober i 2011 hadde vi brukt 13 073 timer overtid, og tom oktober 2012 har vi brukt 12 026 timer overtid. Det er en nedgang på 8 %. Tatt i betraktning av vi har økt bemanningen i denne perioden fra 231,4 årsverk i oktober 2011 til 257,5 i 2012, så er reduksjon i bruk av overtid 17,3% pr. årsverk. Tiltak: Vi vil fortsatt ha fokus på rapportering og planlegging av større endringer. Samtidig vil vi ha fokus på sårbarhet knyttet til kompetanse, og kompetanseoverføring der vi ser mulighet for det. Dette skal bidra til at flere ansatte kan benyttes ved endringer og utrullinger, og belastning knyttet til overtid og mertid fordeles på flere ansatte.
PERSONALADMINISTRATIVE RETNINGSLINJER FOR ARBEIDET MED REDUKSJON AV DELTIDSSTILLINGER For Helse Nord-Trøndelag HF er det et mål at flest mulig ansettes i full stilling, jf aml 14-3. Flere ansatte i hel stilling gir fordeler både for pasienter, ansatte og ledere. Mer heltidsarbeid er bra for samfunnsøkonomien og fremmer likestillingen. For å nå målet om at flest mulig skal kunne jobbe i hel stilling, kreves det endringsvilje, mot og innsats både fra ledere og ansatte. Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling. Arbeidsgiver skal informere arbeidstakerne om ledige stillinger i virksomheten. Ledere skal arbeide aktivt for å motivere sine deltidsansatte til å jobbe heltid, samt organisere arbeidstiden slik at flere får mulighet til å utvide sin stilling. Unntaksprotokollen fra Tilsettingsprosedyren forlenges til den sies opp. Ressursenheter etableres klinikkvis for de avdelingene der dette er hensiktsmessig. En ressursenhet skal dekke forutsigbart fravær og legges utenfor grunnbemanningen. Ansettelser i ressursenheter gjøres fast. Ressursenheten etableres med budsjetterte midler til overtid/forskjøvet arbeidstid/vikarer. Vikariater gjøres om til faste stillinger der det er overveiende sannsynlig at den vikariatet er for, ikke vil komme tilbake i stillingen. Oppgaveglidning må også ses inn i arbeidet med å redusere deltid. Fast ansatte som har ufrivillig deltid må registrere i Min Arbeidsplan hvorvidt de ønsker økt stillingsandel eller hel stilling. (denne funksjonen kommer i november 2012). Arbeidsgiver må så snart som mulig, og senest innen en måned gi tilbakemelding til ansatte som via Min Arbeidsplan har ønsket høyere stillingsandel eller helstilling. Ovennevnte retningslinjer skal gjøres kjent for ledere ved sykehuset, og skal ligge tilgjengelig på HNTs intranett Innblikk. Klinikklederne er ansvarlig for at retningslinjene gjøres kjent blant ansatte og følges opp av ledere i klinikken. Det vises forøvrig til Arbeidsmiljølovens 14-3, overenskomstens Del A-2 del III, pkt. 2.8, og HNTs Tilsettingsprosedyre. Helse Nord-Trøndelag HF 05.10.2012