BRUKERVEILEDNING AMESTO DOCARC DATO: 26.03.14

BRUKERVEILEDNING AMESTO DOCARC DATO: 26.03.14

Innhold 1. Generelt... 3 2. DocArc Admin... 5 2.1 Rettigheter... 5 2.2 Definer ny strukturmal... 5 2.2.1 Opprett struktur... 5 2.2.2 Legg til mapper og undermapper... 6 2.3 Knytte en strukturmal til en prosjekttype... 6 2.4 Endre på prosjektstrukturen til et etablert prosjekt... 7 2.4.1 Legge til en strukturmal til en undermappe... 7 2.4.2 Legge til en prosjektstruktur til en undermappe... 7 2.5 Tilordne dokumentmaler til en mappe... 8 2.6 Knytte mappestruktur til et prosjekt... 9 2.6.1 Velge en forhåndsdefinert strukturmal... 9 2.6.2 Velg struktur fra et annet prosjekt... 9 2.6.3 Velge prosjekttype som har strukturmal tilknyttet seg... 9 3. DocArc klient... 10 3.1 lagre et nytt dokument i en mappe... 10 3.1.1 Bruk «skriv» - knappen i SuperOffice... 10 3.1.2 Stå i mappe og opprett dokument... 10 3.2 Lagre et dokument i DocArc som er opprettet utenfor SuperOffice... 11 3.2.1 Bruk SuperOffice Ribbon... 11 3.2.2 Dra dokumentet inn i SuperOffice «drag and drop»... 11 3.3 Lagre epost i DocArc... 11 3.3.1 Ny maillink... 11 3.4 Visning av lagrede dokumenter... 12 3.4.1 Åpne et dokument eller en mail i en mappe... 12 3.4.2 Visning av antall dokumenter i mappestrukturen... 12 3.5 Behandle et lagret dokument... 12 3.5.1 Generelle funksjoner... 12 3.5.2 Flytte et dokument... 13 3.5.3 Merke og behandle flere dokument samtidig... 13 3.6 Eksport fra DocArc til Excel... 14 4. Tilleggsmodul: DocArc på kontaktkortet... 15 4.1 DocArc Admin på kontaktkortet... 15 4.1.1 Rettigheter... 15 4.1.2 Arbeid med maler og mappestrukturer... 15 4.2 DocArc på kontaktkortet: Bruk... 16 4.3 DocArc på kontakt- OG prosjektkortet... 16 5. Tilleggsmodul: DocArc oppfølging... 17 5.1 DocArc Oppfølging: Admin... 17 5.2 DocArc Oppfølging: bruk... 17 5.3 Skjul visning... 17 6. Tilleggsmodul: DocArc Import/Eksport... 18 6.1 Importere mappestruktur og dokument fra en filserver... 18 6.2 Eksportere mappestruktur og dokumenter til en filserver... 19 Denne brukerveiledningen tar for seg grunnleggende funksjonalitet i Amesto DocArc. I valget mellom unødige detaljer og brukervennlighet har vi valgt det siste. Veiledningen gjelder DocArc versjon 4.3. Den kan anvendes på tidligere versjoner, selv om disse typisk vil mangle noe funksjonalitet og ha et litt forskjellig utseende. 2

1.GENERELT Amesto DocArc består av 2 delsystemer som et supplement til SuperOffice sitt aktivitetsarkiv: 1. DocArc Admin for administrering av mappestrukturer 2. DocArc for arbeid med dokumenter DocArc har følgende tilleggsmoduler: - DocArc på kontaktkortet - DocArc aktivitet - DocArc import/eksport Disse behandles i egne kapitler. DocArc kan brukes på kontaktkortet alene. Funksjonaliteten er som på prosjekt, med de forskjellene som er beskrevet i kapittelet for DocArc på kontaktkortet. Denne veiledningen er beregnet på SuperOffice Windows-versjon. DocArc fins også for SuperOffice Web, med noen endringer i funksjonalitet på mappevelgeren. Det er også utviklet en DocArc-versjon for integrasjon mot SharePoint. Funksjonaliteten til denne avviker på noen områder fra beskrivelsene i denne veiledningen. DocArc import/eksport fungerer ikke mot SharePoint. Brukergrensesnittet i Amesto DocArc bygger på funksjonaliteten i SuperOffice og Windows utforsker. Figur 1: DocArc hovedbilde 3

Figur 2: DocArc Admin DocArc ligger som egne arkfaner i SuperOffice og rettighetene styres av SuperOffice. DocArc er en webapplikasjon. Det kan i enkelte tilfeller bety at endringer ikke umiddelbart vises på skjermen. I slike tilfeller: Velg «oppdater». 4

2.DOCARC ADMIN DocArc Admin har 3 hovedoppgaver: 1. Man kan bygge opp strukturmaler for mappestrukturer. Til de enkelte mappene i hver mappestruktur knytter man SuperOffice-maler for automatisk lagring av dokument 2. Man kan knytte strukturmalene til de ulike prosjekttypene som er definert i SuperOffice 3. Man kan legge til nye mapper til mappestrukturene som er etablert på de enkelte prosjektene 2.1 RETTIGHETER Rettighetsnivåene i DocArc er som følger: - DocArc bruker Rettigheten inkluderer tilgang til mappevelger i dialogboksen for dokumenter samt anledning til å behandle lagrede dokumenter. Alle brukere av SuperOffice får denne rettigheten. - Prosjektadministrator Alle brukere av SuperOffice får rettigheten til å endre på mappestrukturen på prosjekt hvor man selv står som ansvarlig. - Maladministrator Som maladministrator har man mulighet til å opprette og endre på eksisterende strukturmaler. Man kan også endre på mappestrukturen på samtlige prosjekter i SuperOffice, uavhengig av hvem som er ansvarlig på prosjektet. Rettigheten gis i SuperOffice admin ved at brukeren legges i brukergruppen DocArc Template. Å behandle lagrede dokumenter krever tilgang til DocArc Webfane. Å endre på en mappestruktur eller en strukturmal krever tilgang til DocArc admin webfane. Tilgang til webfanene gis i SuperOffice admin. Dersom man ønsker å begrense rettighetene til brukerne kan man altså gjøre dette ved å gjøre en eller begge av disse webfanene utilgjengelig. 2.2 DEFINER NY STRUKTURMAL 2.2.1 Opprett struktur Start med å klikke på ny mal-ikonet oppe til høyre i DocArc Admin og skriv inn navnet på den nye prosjektmalen. Trykk på opprettknappen. En navngitt mal med rotmappe er etablert. Figur 3: Opprette mappestruktur (1) 5

Inntil du har trykket på opprett-knappen vil du til venstre i DocArc-ruten fortsatt se mappestrukturen på det prosjektet som er valgt i SuperOffice (figur 3). Når du har trykket opprett, vil du se mappestrukturen for malen du jobber med (figur 4). For å komme tilbake til mappestrukturen på prosjektet som er valgt i SuperOffice, velg «tilbake til prosjektstruktur». 2.2.2 Legg til mapper og undermapper Høyreklikk på rotmappen og velg «ny mappe». Gi navn og velg «legg til». Mappene legger seg alfabetisk. Ønsker man en annen rekkefølge: Start mappenavnet med tall. For å lage en undermappe: stå på den aktuelle mappen og velge «ny mappe» fra høyreklikkmenyen. På denne måten bygger man mappestruktur. Figur 4: Opprette mappestruktur (2) Det er viktig å skille mellom å etablere/utvikle strukturmaler og å jobbe med mappestruktur på et etablert prosjekt. Dersom du har valget «Tilbake til prosjektstruktur» oppe til venstre, jobber du med en mal. 2.3 KNYTTE EN STRUKTURMAL TIL EN PROSJEKTTYPE Klikk på «maler» oppe til høyre og velg den malen du vil tilordne en prosjekttype. Høyreklikk på malnavnet oppe til venstre og du får opp en hjelpemeny som ser slik ut: 6

Figur 5: Strukturmal og prosjekttype Valgene du nå får opp er prosjekttypene som fins i SuperOffice. Velg prosjekttype. Her gang du oppretter et prosjekt av denne typen i SuperOffice vil den tilordnede mappestrukturen komme automatisk. Dersom det allerede er knyttet en strukturmal til prosjekttyper vil dette være angitt i parentes under de forskjellige prosjekttypene. 2.4 ENDRE PÅ PROSJEKTSTRUKTUREN TIL ET ETABLERT PROSJEKT Stå på prosjektstruktur. Dersom du har valget «Tilbake til prosjektstruktur» oppe til venstre, klikk på det valget. For å legge til en undermappe: Høyreklikk på den aktuelle mappen og velg «ny mappe». Gi navn og velg «legg til». Mappene legger seg alfabetisk. Ønsker man en annen rekkefølge: Start mappenavnet med tall. 2.4.1 Legge til en strukturmal til en undermappe Høyreklikk på den aktuelle mappen. Velg «kopier mapper fra mal». Velg mal. Du får kontrollspørsmålet «Er du sikker». Velger du ok, vil hele den valgte strukturmalen legge seg som undermapper til den valgte mappen. 2.4.2 Legge til en prosjektstruktur til en undermappe Høyreklikk på den aktuelle mappen. Velg «kopier mapper fra eksisterende». Velg prosjekt. Du får kontrollspørsmålet «Er du sikker». Velger du ok, vil hele den valgte prosjektstrukturen legge seg som undermapper til den valgte mappen. Figur 6: Er du sikker? 7

2.5 TILORDNE DOKUMENTMALER TIL EN MAPPE Samme prosedyre gjelder om du jobber med en strukturmal eller med en prosjektstruktur. Klikk «maler» for å jobbe med maler. Klikk «tilbake til prosjektstruktur» for å jobbe med strukturen på det prosjektet som er valgt i SuperOffice. Figur 7: Knytte SuperOffice-maler til malstruktur Høyreklikk på mappen du vil tilordne dokumentmaler til. Velg «Knytt dokumenttyper». Alle dokumentmalene som er lagt inn i SuperOffice kommer nå til syne. Velg dokumentmal. Dersom dokumentmaler allerede er knyttet til en mappe vil dette være angitt i parentes under den aktuelle malen. Dersom du klikker på en av disse dokumentmalene, vil malen nå være tilknyttet den nye mappen. En mappe kan ha flere dokumentmaler knyttet til seg, men samme dokumentmal kan kun være knyttet til en mappe. Merk: Om du endrer på en malstruktur vil dette ikke få tilbakevirkende kraft. Prosjekter som har mappestruktur basert på malstrukturen du har endret vil beholde sin nåværende mappestruktur. Se neste kapittel for endring av prosjektstruktur. 8

2.6 KNYTTE MAPPESTRUKTUR TIL ET PROSJEKT Dette kan gjøres på 3 måter: - Ved å velge en forhåndsdefinert strukturmal - Ved å velge mappestruktur fra et annet prosjekt - Ved å velge prosjekttype som har strukturmal tilknyttet seg 2.6.1 Velge en forhåndsdefinert strukturmal Høyreklikk på prosjektnavnet eller mappeikonet. Velg «erstatt med struktur fra mal». Velg mellom de etablerte malene. Du får kontrollspørsmålet «Er du sikker?». Ved «Ja», legges den valgte mappestrukturen til prosjektet. Figur 8 Knytte mappestruktur til et prosjekt Merk: Dersom prosjektet har en mappestruktur fra før, vil dokumenter som ligger i disse mappene tilordnes den nye mappestrukturen. Dokumenttyper med mal som er tilordnet en mappe i den nye strukturen vil legge seg der, andre dokumenter vil legges på øverste nivå (på rot). Dette vil ikke kunne tilbakestilles. 2.6.2 Velg struktur fra et annet prosjekt Høyreklikk på prosjektnavnet eller mappeikonet. Velg «erstatte med struktur fra eksisterende prosjekt». Velg mellom strukturer som tilhører samtlige prosjekt som ligger i SuperOffice (også de som ikke har noen mappestruktur). Du får kontrollspørsmålet «Er du sikker?». Ved «Ja», legges den valgte mappestrukturen til prosjektet. Merk: Dersom prosjektet har en mappestruktur fra før, vil dokumenter som ligger i disse mappene tilordnes den nye mappestrukturen. Dokumenter med maler som er tilordnet en mappe i den nye strukturen vil legge seg der, andre dokumenter vil legges på øverste nivå (på rot). Dette vil ikke kunne tilbakestilles. 2.6.3 Velge prosjekttype som har strukturmal tilknyttet seg Ved opprettelse av prosjekttyper som har en strukturmal tilknyttet seg vil denne malen automatisk bli valgt, se kapittel 2 over. Ved endring av prosjekttype vil mappestrukturen ikke bli byttet ut. 9

3.DOCARC KLIENT 3.1 LAGRE ET NYTT DOKUMENT I EN MAPPE Dette kan skje på en av to måter - Ved å bruke «skriv»-knappen i SuperOffice - Ved å stå i mappe i DocArc og opprette dokument 3.1.1 Bruk «skriv» - knappen i SuperOffice Dialogboksen for SuperOffice kommer opp som vanlig. Tilordne dokumentet til et prosjekt (dette skjer automatisk dersom du står på et prosjekt). Når dokumentet er tilordnet et prosjekt dukker DocArc mappevelger opp med mappestrukturen på det aktuelle prosjektet. Dersom prosjektet ikke har mappestruktur vil mappevelgeren ikke dukke opp. Dersom du bytter prosjekt, vil også mappestrukturen byttes. Dersom malen du har valgt er tilordnet en mappe vil dette markeres ved at navnet på mappen er gjengitt med fet rød skrift. Klikk på mappen du ønsker å lagre dokumentet i. Valget markeres ved at mappenavnet får blå bakgrunn og hvit skrift. Velg «opprett» i SuperOffice dokumentdialogboks. Dokumentet er nå lagt i den valgte mappen. Dersom du ikke velger mappe vil den legge seg i den automatisk tilordnede mappen, eller på øverste nivå (på rot) dersom dokumentmalen ikke er tilordnet noe mappe. 3.1.2 Stå i mappe og opprett dokument Høyreklikk på en mappe i DocArc. Velg «nytt dokument». Dialogboksen for SuperOffice kommer opp, sammen med DocArc mappevelger for det tilhørende prosjektet. Dokumentet er tilordnet den valgte mappen. Velg «opprett» i SuperOffice dokumentdialogboks. Dokumentet blir lagret i den mappen du sto i da du startet operasjonen. Figur 9: Lagre dokument i mappe 10

3.2 LAGRE ET DOKUMENT I DOCARC SOM ER OPPRETTET UTENFOR SUPEROFFICE Dette kan gjøres på en av to måter - Ved å bruke SuperOffice Ribbon - Ved å dra dokumentet inn i SuperOffice «drag and drop» Husk at dokumenter som lagres inn i SuperOffice på en av disse måtene forsvinner fra opprinnelig lagringssted. 3.2.1 Bruk SuperOffice Ribbon Når du jobber med et Office- dokument Klikk på «Lagre i SuperOffice CRM» («ugle-ikonet»). SuperOffice Dialogboks for dokumenter kommer frem. Når dokumentet tilordnes et prosjekt dukker også DocArc mappevelger opp. Fremgangsmåte deretter som når du bruker «skriv» - knappen i SuperOffice (se kapittel 8). 3.2.2 Dra dokumentet inn i SuperOffice «drag and drop» Merk dokumentet. Dra det inn i SuperOffice og slipp det på prosjektkortet eller aktivitetsfanen på prosjektet. SuperOffice Dialogboks for dokumenter kommer fremsammen med DocArc mappevelger. Fremgangsmåte deretter som når du bruker «skriv» - knappen i SuperOffice (se kapittel 8). Siden DocArc er en webapplikasjon går det ikke å dra dokumentet inn i DocArc-webfanen. Merk: Det er mulig å merke flere dokumenter og dra dem samlet inn i SuperOffice. Dokumentdialogen og mappevelgeren vil da komme opp flere ganger på rad og du velger mappe for hvert dokument fortløpende. Denne fremgangsmåten kan på generelt grunnlag ikke anbefales. Oppsettet på serveren hvor SuperOffice er installert kan gjøre at en slik masselagring av dokumenter blir ustabil. Resultatet kan være at dokumentene ikke legger seg i de valgte mappene. Til lagring av flere dokumenter om gangen bør derfor DocArc import vurderes. 3.3 LAGRE EPOST I DOCARC Man lagrer innkommende- og utgående epost på vanlig måte i SuperOffice. Når dokumentdialogvinduet i SuperOffice dukker opp, vil DocArc mappevelger også dukke opp og vise mappestrukturen for det valgte prosjektet. Ved å klikke på ønsket mappe vil eposten lagres under denne. 3.3.1 Ny maillink Dersom SuperOffice er satt opp med ny maillink, vil Dialogboks og DocArc mappevelger dukke opp etter at man har valgt «lagre». I tilfeller hvor en eller flere mail er blitt lagret uten at SuperOffice har vært åpen, vil man få følgende spørsmål når man logger på SuperOffice: Figur 10: Sjekke inn i DocArc Dersom man svarer ja vil man få Dialogboks og DocArc mappevelger for hver mail som er lagret og knyttet til et prosjekt. Dersom man svarer nei, vil mailene legge seg på øverste nivå (på rot) på prosjektet. 11

3.4 VISNING AV LAGREDE DOKUMENTER 3.4.1 Åpne et dokument eller en mail i en mappe Dobbeltklikk på dokumentet. 3.4.2 Visning av antall dokumenter i mappestrukturen Bak navnet på de forskjellige mappene finner du to tall i parentes. Det første viser antall dokumenter i mappen du ser, det andre viser totalt antall dokumenter i mappen inkludert undermapper. Figur 11: Mappevisning 3.5 BEHANDLE ET LAGRET DOKUMENT 3.5.1 Generelle funksjoner Høyreklikk på dokumentet. Du får følgende valg: Nytt dokument Oppretter et nytt dokument som lagres i mappen du står i. Ny oppfølging (tilleggsmodul) Oppretter en ny avtale/oppfølging i SuperOffice som lagres i den mappen du står i. Åpne Åpner dokumentet for lesing og redigering Utført Endrer status (utført/ikke utført) Dokument Åpner dialogboksen i SuperOffice, inkludert DocArc mappevelger Send som E-post Legger dokumentet som vedlegg i e-post via SO maillink. Fungerer på dokumenter og mail. Utskrift Sender dokumentet til oppsatt printer. Sjekk ut/inn Låser dokumentet for redigering av andre. Utsjekket dokument vil få rød tekst skrevet i kursiv. Andre brukere vil kun ha mulighet til å lese dokumentet. Dersom de høyreklikker på dokumentet, vil de kunne se hvem som har sjekket det ut. Klipp Klipper ut dokumentet. Høyreklikk på en mappe for å lime inn dokumentet der. Klikk kanselleres ved å klikke på rødt kryss i dialogboksen nede til høyre, bytte kontakt eller logge av SuperOffice. Slett Sletter valgte dokument 12

Figur 12: Høyreklikk på et dokument 3.5.2 Flytte et dokument Flytte et dokument kan gjøres på flere måter: - Høyreklikk på et dokument og velg «Klipp». Høyreklikk på en mappe for å lime inn dokumentet der. - Høyreklikk på et dokument og velg «Dokument». SuperOffice dialogboks kommer opp sammen med DocArc mappevelger. Dersom dokumentet er markert som «utført» må du huke av dette først. Velg ny mappe i det aktuelle prosjektet og deretter lagre. Du kan også velge et nytt prosjekt og deretter mappe i mappestrukturen som tilhører dette prosjektet. Dokumentet er nå flyttet til både nytt prosjekt og til en mappe i det nye prosjektet. - Klikk på et dokument. Teksten blir markert med blå bakgunn. Klikk en gang til og hold musetasten inne. Dra dokumentet til ønsket mappe. Du kan flytte flere dokumenter på en gang på denne måten, se under. 3.5.3 Merke og behandle flere dokument samtidig Hold Ctrl-tasten nede og klikk med musen på ett og ett dokument. Valgte dokument markeres med blå bakgrunn. Ved høyreklikk på ett av de valgte dokumentene får du følgende valg: Utskrift Sender valgte dokumenter til oppsatt printer Sendt som e-post Legger valgte dokumenter som vedlegg i e-post via SO maillink Slett Sletter valgte dokumenter Du kan dra de valgte dokumentene over i en ny mappe. Klikk, hold musetasten inne og dra alle dokumentene til ønsket mappe. 13

3.6 EKSPORT FRA DOCARC TIL EXCEL Klikk på Excel-ikonet og du eksporterer oversikten over dokumentene fra DocArc til Excel. Kolonnene du får i Excel-dokumentet tilsvarer de som vises i DocArc. Figur 13: Eksport til Excel Figur 14: Dokumentoversikt i Excel Merk: du eksporterer ikke selve dokumentene, men visningen slik den fremkommer i DocArc. 14

4.TILLEGGSMODUL: DOCAR C PÅ KONT AKT KORTET Funksjonaliteten for DocArc på kontaktkortet er grunnleggende lik den for prosjektkortet. For gjennomgang av all funksjonalitet vises det derfor til kapittelet over. I all hovedsak vil forklaringen være den samme, men med prosjekt erstattet av kontakt. Dette kapittelet tar for seg de elementene hvor DocArc er annerledes. Figur 15: DocArc på kontaktkortet Webfanene på kontaktkortet har punktum i navnet. Slik kan man skille dem fra webfanene på prosjektkortet. 4.1 DOCARC ADMIN PÅ KONTAKTKORTET 4.1.1 Rettigheter Den som står oppført som «Vår kontakt» har anledning til å endre mappemal på kontakten Brukere i brukergruppen DocArc template i SuperOffice administratorklient har også rettigheter til å endre strukturmaler for kontaktkortet. Tilgang til webfanene DocArc. og DocArcAdmin. gis i SuperOffice administratorklient. Begrensninger i rettigheter kan med andre ord gis ved at brukere ikke får tilgang til denne webfanen. 4.1.2 Arbeid med maler og mappestrukturer Strukturmaler kan knyttes mot kategori (i stedet for prosjekttype). Endring av kategori kan dermed innebære endring av mappestruktur på kontakten. Du vil få et spørsmål om du er sikker før mappestrukturen endres. Man kan ikke kopiere strukturmaler fra prosjekt til kontakt eller omvendt. Man kan ikke bruke prosjektstrukturer på kontaktkortet eller omvendt. 15

4.2 DOCARC PÅ KONTAKTKORTET: BRUK Du vil øverst i mappevelgeren ha teksten «kontakt» og kontakt-ikonet til SuperOffice. Mappenavnene i mappevelgeren er blå. Figur 16: DocArc mappevelger på kontakt Ved høyreklikk på et dokument og valget «dokument» vil du i dokumentets dialogboks naturlig nok få muligheten til å endre kontakt (og person) som dokumentet er tilordnet. Mappevelgeren vil endre seg i henhold til valgt kontakt. 4.3 DOCARC PÅ KONTAKT- OG PROSJEKTKORTET Du vil øverst i mappevelgeren ha to faner, en for prosjekt og en for kontakt. Standard valgt fane er prosjekt. Du vil kunne bevege deg mellom mappestrukturene ved å klikke på fanene. Dersom prosjektet ikke har mappestruktur, vil mappestrukturen for kontakt dukke opp. Dersom heller ikke kontakten har mappestruktur vil ikke mappevelgeren dukke opp i det hele tatt. 16

5.TILLEGGSMODUL: DOCARC OPPFØLGING Funksjonaliteten for DocArc aktivitet er grunnleggende lik den for dokumenter. Du får følgende tilleggsfunksjoner: 5.1 DOCARC OPPFØLGING: ADMIN Høyreklikk på mappe for å knytte aktivitetstyper til mapper, enten i prosjektstrukturen eller strukturmalen. 5.2 DOCARC OPPFØLGING: BRUK Høyreklikk på en mappe og velg «ny oppfølging» i tillegg til «nytt dokument» Høyreklikk på en aktivitet gir følgende muligheter: Nytt dokument Oppretter et nytt dokument som lagres i mappen du står i. Ny oppfølging Oppretter en ny avtale/oppfølging i SuperOffice som lagres i den mappen du står i. Utført Endrer status (utført/ikke utført). Send som E-post Legger oppfølgingen som tekst i en epost via SO maillink. Klipp Klipper ut oppfølgingen. Videre bruk er beskrevet ovenfor. Slett Sletter valgte oppfølging. 5.3 SKJUL VISNING Man får muligheten til å differensiere visningen ved at man kan skjule aktiviteter og/eller dokumenter. Figur 17: Skjul visning Merk: Dersom verken Oppfølginger eller Dokumenter er huket av, vil ingen aktiviteter vises i det hele tatt. 17

6. TILLEGGSMODUL: DOCARC IMPORT /EKSPORT 6.1 IMPORTERE MAPPESTRUKTUR OG DOKUMENT FRA EN FILSERVER Høyreklikk på rett mappe i den aktuelle prosjektstrukturen. Velg «Import fra filsystem». Figur 18: Import fra filsystem Du får opp dette vinduet: Figur 19: Velge importkatalog Bruk feltet «importkatalog». Her kan du enten skrive inn stien til mappen som skal importeres fra filserveren eller klikke på dette ikonet og bla deg frem til ønsket mappe. 18

Velg «Start import». Det valgte området, inkludert alle dokumentene vil legge seg i den valgte mappen i DocArc. Huk av for «Bare struktur» dersom du bare vil ha med tomme mapper. Mappestrukturen på det valgte området vil bli importert til den valge mappen i DocArc. 6.2 EKSPORTERE MAPPESTRUKTUR OG DOKUMENTER TIL EN FILSERVER Høyreklikk på rett mappe i den aktuelle prosjektstrukturen. Velg «Import fra filsystem» (samme valg som når du skal importere fra en filserver, se forrige kapittel). Bruk feltet «eksportkatalog». Her kan du enten skrive inn stien til mappen som DocArc skal eksporteres til, eller klikke på dette ikonet og bla deg frem til ønsket mappe. Figur 20: Velge eksportkatalog Velg «Start eksport». Det valgte området, inkludert alle dokumentene vil legge seg på det valgte stedet på filserveren. Huk av for «Bare struktur» dersom du bare vil ha med tomme mapper. Mappestrukturen fra DocArc vil eksportert til det valge stedet på filserveren. 19

20