VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 17.06.2011 2011/10734 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Hanne Staberg tlf 903 66 408 ANDEBU KOMMUNE v/rådmann Andebu sentrum 1 3158 ANDEBU TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I ANDEBU KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Vi viser til tilsyn gjennomført hos Andebu kommune den 25.05.2011 og 27.05.2011 hvor følgende deltok: Fra virksomheten: Åpningsmøte Tilsyn Andebu skole Tilsyn Andebu ungdomsskole Sluttmøte Bjørn Aamodt, kommunalsjef Inger Hillestad, rektor Andebu skole Lone Uth, VO Andebu skole Erik R.Hagen, rektor Andebu ungdomsskole Kjell Skalleberg, VO Andebu ungdomsskole Einar Nyhus, vaktmester Leif Halvorsen, fagleder Thor H. Larsen, driftsleder teknisk Kjell Skoli, personalrådgiver Siv Breitve, HTV Utdanningsforbundet Inger Moe, vara HVO Jørn Svinsholt, Miljørettet helsevern Jan Dørum, Rubicon bedriftshelsetjeneste Magni Wegger, vara HTV Utdanningsforbundet Fra Arbeidstilsynet: Conny Bruun, overingeniør Hanne Staberg, overingeniør Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771721 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. I denne tilsynsprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Tilsynene ble gjennomført over to dager. Vi gikk først igjennom kommunens rutiner og systemer før vi besøkte Andebu skole og Andebu ungdomsskole for å se om de kjente til kommunens rutiner og systemer. I tilsynet fremkom det blant annet at: Andebu kommune er en relativt liten kommune med i overkant av 5000 innbyggere. Kommunen driver 4 skoler, hvorav en ungdomsskole. Kommunen har en bygningsmasse ca 33.000 kvm og har planlagt utbygging av ytterligere 3-5000kvm. Deler av den eksisterende bygningsmassen er planlagt for salg for å redusere vedlikeholdskostnadene i kommunen.
VÅR REFERANSE 3 Under åpningsmøtet fikk kommunen anledning til å redegjøre for sitt HMS-system og system for forvaltning, drift og vedlikehold. Driftsleder på teknisk hadde kun vært ansatt i stillingen et par uker, og hadde ikke klart å skaffe seg full oversikt over alle rutiner ved teknisk avdeling. Rektor ved barneskolen hadde god kontroll på rutinene ved sin skole, mens rektor ved ungdomsskolen syntes det hadde vært vanskelig å få full oversikt i løpet av de 2 årene han har vært ansatt som rektor. Alle var enige om at nødvendig vedlikehold ble utført på skolene. Det ble redegjort for planer om å innføre IKbygg og Dash som vedlikeholdssytemer for å hjelpe kommunen til å få bedre oversikt over bygningsmassen og kommunen var allerede i gang med å innføre Kvalitetslosen som en del av interkontrollsystemet. Andebu kommune er medlem hos Rubicon bedriftshelsetjeneste og synes samarbeidet med bedriftshelsetjenesten fungerer bra. Det er utarbeidet en handlingsplan for hva Rubicon skal bistå kommunen med i 2011. Kommunen og skolene samarbeider også bra med Miljørettet helsevern. To av skolene i kommunen har ikke godkjenning fra Miljørettet helsevern pga manglende ventilasjon. Det ble opplyst om at det er bevilget ekstra penger til dette på vedlikeholdsbudsjettet, og på Andebu skole vil nytt ventilasjonsanlegg være på plass i løpet av 2011. Kommunen er i gang med å energimerke skoler og sykehjem og det er utarbeidet en prioritert liste over vedlikeholdsbehov for perioden 2011-2014 med kostnadsberegninger. Hovedverneombudet i kommunen er for tiden sykemeldt, og det har derfor ikke vært gjennomført noen fora for verneombudene. Vara for hovedverneombudet var utpekt til tilsynet, men det er ikke valgt noen fast vara. Det er viktig at vara for hovedverneombud velges, slik at verneombudsarbeidet ikke stopper opp på grunn av sykdom. Verneombudene i kommunen har gjennomført opplæring i regi av Rubicon. Ikke alle lederne har gjennomført nødvendig opplæring i HMS, og enkelte av lederne har gjennomført opplæring for så lenge siden at oppdatering er ønskelig. Under tilsynet ved en av skolene fikk Arbeidstilsynet en kopi av HMS-systemet for Andebu kommune som var lagt inn i Kvalitetslosen. Dette dokumentet ble ikke presentert under åpningsmøtet, og det var tydelig at systemet var lite kjent for ledelsen i kommunen. HMS-systemet var ikke endret på noen år og var blant annet ikke blitt oppdatert på endringer i ledelsesstrukturen i kommunen. Systemet kan om ønskelig være et godt utgangspunkt for det fremtidige systematiske HMS-arbeidet i Andebu kommune. Andebu barneskole Skolen er ikke godkjent av miljørettet helsevern pga manglende ventilasjonsanlegg i deler av skolen. Det er bevilget penger til å installere ventilasjonsanlegg i den delen av skolen som i dag mangler slikt anlegg. Arbeidene med dette skal gjøres samtidig som deler av skolen skal ombygges og det bygges et nytt bygg i tilknytning til eksisterende bygninger. Det er også satt av penger for å lage ny himling for å dempe trinnlyd fra ovenforliggende rom i en del av bygningen. Skolen har et tett samarbeid med vaktmester, og forholder seg til en fast person. Det oppleves at forhold som trenger utbedring blir håndtert raskt. Det er imidlertid litt usikkerhet knyttet til avviksmeldinger på bygningsmessige forhold, om de skal rettes til vaktmester eller til teknisk. Skolen har faste renholdere som er ansatt på skolen og det føres lister over det daglige og det periodiserte renholdet. Renholdet på skolen oppleves som tilfredsstillende. Vaktmester gjennomfører årlige filterskifter, og disse dokumenteres i en liten blå bok som henger ved anleggene. Det bør Ventilasjonsanlegget slås av etter endt skoletid og settes så på igjen et par timer før skolestart. Det bør utarbeides klare rutiner for når og hvor lenge ventilasjonsanlegget skal stå på før skolestart og etter skoleslutt før det slås av, slik at man sikrer skikkelig utskifting av luften.
VÅR REFERANSE 4 Det har vært lite fokus på inneklima på skolen de siste årene. Det er planlagt en kartlegging og en risikovurdering av inneklimaet etter at det nye ventilasjonsanlegget er på plass. Det blir imidlertid utført tiltak for å kompensere for det manglende ventilasjonsanlegget. De rommene som er små og er dårlig ventilert blir benyttet av små grupper, slik at det blir lavest mulig personbelastning i disse rommene. Det er også utarbeidet lufterutiner for disse rommene. Rommene ved skolen skjermes mot sol med manuelle markiser. Det kom frem under tilsynet at dette ikke er en tilfredsstillende løsning i alle rom, da solen kommer inn under "trekanten" som dannes når markisen rulles ut. Andebu skole har utarbeidet et eget HMS-hefte som deles ut til de ansatte. Der står det informasjon om rutiner vedrørende HMS og hvem som har ansvaret for hva ved skolen. Det gjennomføres også en HMS-runde årlig, der de ansatte deles inn i 4 grupper; lærere, ansatte ved SFO, renholdere og øvrige ansatte. Skolen har flere avviksskjema, og det bør vurderes om ikke skjemaene kan forenkles noe og samme skjema kan brukes til ulike typer avvik. Andebu ungdomsskole Andebu ungdomsskole er godkjent av Miljørettet helsevern. Skolen har ventilasjonsanlegg i alle deler av bygget, men kun avtrekk i heimkunnskapssalen, sløydsalen og kunst- og håndverksalen. I skolens nybygg, som ble bygget i 2003, er tilførselen av friskluft og avtrekk av luft på samme vegg. Her er det nok ment at rommene skal ventileres etter kald-ras-prinsippet. Men siden elevene sitter inntil veggen hvor den kalde luften presses ned, justeres temperaturen på tilluften opp og dermed fungerer ikke ventilasjonsanlegget som planlagt. Miljørettet helsevern har i den senere tid gjennomført temperaturmålinger i enkelte klasserom ved skolen, da temperaturen oppleves som et problem. Målingene avdekket store svingninger i temperaturen og det ble målt både veldig lave temperaturer (13-14 grader) og høye temperaturer. Problemene med temperaturen kan antakeligvis tilskrives vannbåren varme, som ikke kan reguleres for de enkelte rom. Rommene med størst svingninger i temperatur deler varmesløyfe med kantina, og blir derfor tilført for mye varme i forhold til arealet. Skolen har stedlig vaktmester og synes det er en ordning som fungerer bra. Det oppleves at forhold som trenger utbedring blir håndtert raskt. Skolen har faste renholdere som er ansatt på skolen. Arbeidet med å utarbeide lister over det daglige og det periodiserte renholdet er i gang, slik at renholdet dokumenteres. Renholdet på skolen oppleves som greit. Skolen leier ut et par rom i kjelleren til skolekorpset, og disse rommene er det korpset selv som har ansvaret for å holde rene. Det oppleves at disse rommene ikke blir tilfredsstillende rengjort. Vaktmester gjennomfører årlige filterskifter, og filterskiftene skal dokumenteres i en perm som ligger inne på det tekniske rommet. Under tilsynet kunne det ikke dokumenteres at filterskifte var blitt gjort siden i 2009, men vaktmester mente bestemt at han har skiftet filter i 2011, uten at dette var notert ned i permen. Gymsalen ved skolen er gammel, og malingen flasser i deler av taket etter tidligere lekkasjer ved ventilasjonskanalene. Det er ingen tegn på at fukt er et problem i salen i dag. Ventilasjonen i gymsalen har også tilførsel og fratrekk av luft på samme vegg, slik som på nybygget. Det ble uttrykt bekymring i forhold til enkelte tilstøtende rom, men disse er for tiden ikke i bruk. I tillegg til skolebygningen har Andebu ungdomsskole også en svømmehall. Denne er for tiden stengt grunnet manglende vedlikehold, og åpnes ikke igjen før svømmehallen og tilhørende garderober er tilfredsstillende rehabilitert.
VÅR REFERANSE 5 Arbeidstilsynet avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. På bakgrunn av tilsynsbesøkene vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Andebu kommune kunne ikke dokumentere et oppdatert HMS-system. Arbeidsmiljølovens 3-1 stiller krav til et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Det innebærer at arbeidsgiver skal fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet og ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for HMS-arbeidet er fordelt. Systematisk HMS-arbeid innebærer også at kommunen kartlegger farer og problemer og på den bakgrunn vurderer risikoforholdene i virksomheten og utarbeider planer og iverksetter tiltak for å redusere risikoen. Kommunen kunne ikke dokumentere tilfredsstillende kartlegging og risiko knyttet til inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som kommunen har ansvar for. 2. Dagens HMS-system var lite kjent for ledelsen og skolelederne i Andebu kommune. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Interkontrollforskriften) (best.nr 544) 5-2 sier at virksomheter skal sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Arbeidstakere skal også informeres ved endringer i HMS-sytemet. 3. Det kunne ikke dokumenteres at alle virksomhetsledere hadde gjennomgått noe HMS-opplæring. Noen av virksomhetslederne har kurs fra flere år tilbake, og ønsker oppdatering. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-2 (b) skal arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere ha nødvendig kompetanse for å sikre at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Opplæringen skal gi arbeidsgiver kunnskap om hvordan de organisatoriske, fysiske og psykososiale forhold i virksomheten virker inn på arbeidsmiljøet, samt hvilke positive og negative helsemessige konsekvenser dette kan ha (best.nr. 588 Veiledning om Arbeidsgivers plikt til å gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid). 4. Kommunen kunne ikke dokumentere en overordnet vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold. Kommunen har ikke gode rutiner for å dokumentere gjennomført vedlikeholdsarbeid. 5. Andebu skole er ikke godkjent av Miljørettet helsevern på grunn av mangelfull ventilasjon. Kommunen har bevilget penger til å installere nytt ventilasjonsanlegg ved Andebu skole i løpet av 2011. Arbeidstilsynet ønsker en kopi av rapporten som sendes til Miljørettet helsevern når ventilasjonsanlegget er på plass. NB: Arbeidstilsynet vil påpeke at kommunen må sørge for at ventilasjonsanlegget som skal installeres fungerer hensiktsmessig i et skolebygg. Under tilsynet har det blitt avdekket flere rom hvor ventilasjonsanleggene ikke fungerer som planlagt fordi anlegget "kortsluttes" med tilførsel og avtrekk av luft på samme vegg.
VÅR REFERANSE 6 Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Andebu kommune må sørge for at det utarbeides et system for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten, jf. Arbeidsmiljølovens 3-1 (1) Dette arbeidet skal gjøres i samarbeid med arbeidstakere og deres tillitsvalgte. HMS-systemet skal inneholde de punkter som er listet opp i arbeidsmiljølovens 3-1 (2 a-h). Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått oversendt en kopi av HMS-systemet. 2. Andebu kommune må sørge for HMS-systemet gjøres kjent for arbeidstakerne i kommunen, jf forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskiften) (best.nr 544) 5-2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått melding om at opplæring er blitt gitt. 3. Arbeidsmiljøloven 3-2 (1b) pålegger arbeidsgiver eller arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere, plikt til å gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Pålegget anses for etterkommet når Arbeidstilsynet mottar bekreftelse på gjennomført opplæring eller en kopi av bindende påmelding og hvor det fremgår hvilke tema som inngår i opplæringen. 4. Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6 (internkontrollforskriften) (best.nr. 544). Pålegget anses som etterkommet når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av vedlikeholdsstrategien og en bekreftelse på at det er laget en vedlikeholdsplan for den enkelte skole. 5. Kommunen skal sende over kopi av rapporten som blir sendt til Miljørettet helsevern etter installasjon av ventilasjonsanlegg ved Andebu skole, jf Arbeidsmiljølovens 18-5 (1) Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 01.08.2011 Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at virksomheten henviser til sak 2011/10734 ved eventuelle henvendelser til Arbeidstilsynet.
VÅR REFERANSE 7 Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Marianne Pedersen tilsynsleder (sign.) Hanne Staberg overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: Ordfører Bjørn Aamodt, kommunalsjef Rektor Andebu skole Verneombud Andebu skole Rektor Andebu ungdomsskole Verneombud Andebu ungdomsskole Teknisk v/ Thor H. Larsen Teknisk v/ Leif Halvorsen Kjell Skoli, personalrådgiver Siv Britve, HTV Inger Moe, vara HVO Magni Wegger, vara HTV Miljørettet helsevern Pb 123, 3164 Revetal Fylkesmannen ved skoleansvarlig Pb 2076, 3103 Tønsberg Fylkesmannen ved helseansvarlig Pb 2076, 3103 Tønsberg Rubicon Bedriftshelsetjeneste Baglergata 3, 3111 Tønsberg