Ny FDVU-løsning Bodø kommune Facilit Brukerforum 27.09.2018 Kjetil Woje Bedriftskompetanse AS Ekstern prosjektleder Utbyggings- og eiendomsavd.
Agenda Bakgrunn historikk FDVU i Bodø kommune Forprosjekt Pilotprosjekt OK-bygg (skoler) Anbudsprosess nytt FDVU-system Evaluering og anskaffelse/kontrakt Implementering
Bakgrunn prosjekt Bodø kommune Bodø kommune har en eiendomsmasse på ca. 135 bygg/250.000 m2 med samlet markedsverdi på ca. 6 mrd. kroner Behovet for å etablere en mer effektiv og rasjonell forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av eiendomsmassen i Bodø kommune er kommunisert og dokumentert over mange år (vedtak 1999 ->) Det er et tydelig politisk og administrativt krav og forventninger om å gjennomføre en helhetlig prosess som sikrer leietakeres og brukeres behov samtidig som kommunens krav til rasjonell og effektiv drift ivaretas Mars 2017: beslutning om iverksettelse av et helhetlig hovedprosjekt som bygger på konklusjonene i forprosjekt (februar 2017) Mai 2017: beslutning om iverksettelse av pilot-prosjekt OK-bygg (skoler) for å prøve ut ny organisering, sterkere forankring av oppgavefordeling (utleier og leietaker), mer profesjonell drift/vedlikehold, nytt FDVU-verktøy mv.
Konklusjon forprosjekt 2017 Effektivisering og profesjonalisering FDVU: Tydelig behov for effektivisering og profesjonalisering Underbygget, dokumentert og kommunisert Gjelder «alle områder»: økonomi, kvalitet, samhandling, planlegging, rapportering, kompetanse mv. Organisasjon og struktur: Behov for helhetlig prosess (alle ledd) Overordnede kritiske suksessfaktorer: 1) Forankring og eierskap på toppledernivå og berørte enheter 2) Involvering av alle berørte interessenter (internt og eksternt) 3) Definering av relevante og tydelige mål, rammer og målekriterier 4) Tilrettelegging og fjerning av barrierer for omstilling og endringer Strukturelle kritiske suksessfaktorer: Tydelige forventningsavklaringer mellom leietakere/brukere og utleier formulert gjennom leieavtaler/sla-avtaler Helhetlig bruk av effektive og moderne digitale FDVU-verktøy Tydelig ledelse med definerte forventninger og krav til organisasjonens prestasjoner Effektiv organisering, inkl. hensiktsmessige rutiner, arbeidsbeskrivelser, rapporter etc. Tydelige kompetansebehov/-plan i fht. tjenesteomfang
Pilotprosjekt FDVU OK-bygg (skoler) Pilot 1: Alstad ungdomsskole, Alstad Barneskole, Grønnåsen skole, Bodøsjøen skole, Østbyen skole Pilot 2: Saltvern skole, Rønvik skole Hensikt: mer helhetlig og profesjonell forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av eiendomsmassen gjennom å prøve ut ny organisering, rolle- og ansvarsfordeling, økt digitalisering, bedre budsjettering/økonomisk oppfølging mv. Utgangspunkt: ny tjenesteleveranseavtale Viktig forutsetning: fungerende og effektivt digitalt FDVU-verktøy Grunnlag piloter: Valgt i samråde med referansegruppe rektorer/skolesjef Teste ut ny organisering med regional samhandling/ressursbruk driftspersonell Teste ut eksisterende og potensielt nytt digitalt FDVU-verktøy Teste ut større grad av involvering og samhandling brukere (skolepersonell) Skaffe bedre dokumentasjonsgrunnlag (teknisk og økonomisk)
Effektmål leietakere og brukere Raskere respons og gjennomføring på innmeldte behov Bedre kvalitet og arbeidsflyt på oppgavehåndtering Bedre kommunikasjon, informasjon og oversikt for leietaker/bruker Mindre støy/tidsforbruk på status/oppfølging behov/oppgaver Bedre/tydeligere ansvarliggjøring mellom utleier og leietaker/bruker Bedre dokumentasjon (inkl. «service-hefte» pr. bygg) Bedre arbeidsmiljø/klima etc. for brukere Bedre kvalitet og beslutningsgrunnlag på tilstandskontroll, drift og investeringsbehov Forutsetning FDVU-system: Brukervennlig Effektivt Helhetlig Moderne Oversikt Struktur Rutiner Leverandør
Erfaringsinnhenting ulike FDVU-systemer
Konkurransegrunnlag
Kravspesifikasjon
Evaluering tilbud
Prosess anskaffelse og implementering