MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET ADM.

Transkript

1 NORDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET ADM. N.B!TID: kl STED: FORMANNSKAPSSALEN, 2. ETG. Eventuelle forfall meldes på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 11/12 FORPROSJEKT LEAN- SLUTTRAPPORT/ ANBEFALING NORDRE LAND KOMMUNE, den 04. desember Liv Solveig Alfstad ordfører

2 Lnr.: 14786/12 Arkivsaksnr.: 12/2980 Arkivnøkkel.: 000 Saksbehandler: MLT Utskrift til: FORPROSJEKT LEAN- SLUTTRAPPORT/ ANBEFALING Sammendrag: Forprosjekt Lean er gjennomført i tråd med prosjektplan og revidering i Formannskapetadm. Tre pilotavdelinger har gjennomført opplæring i teori og praksis i utvalgte Leanverktøyer i samarbeid med eksternt konsulentmiljø og interne Lean- veiledere, og er nå i gang med implementering i avdelingene. Erfaringer fra disse er samlet i en sluttrapport/ anbefaling. Rådmannen anbefaler at Formannskapet- adm. tar sluttrapporten til etterretning og støtter anbefaling til videre utrulling i organisasjonen av Lean som arbeidsmetode med hovedprosjekt i Vedlegg: -Sluttrapport/ anbefaling Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): -Prosjektplan og revidert prosjektplan forprosjekt Lean Saksopplysninger: Kommunestyret har gjennom Handlingsplan gitt rådmannen i oppdrag å sette i gang et pilotprosjekt om Lean som arbeidsmetode for å kunne arbeide mer hensiktsmessig på en del områder. Hensikten er å frigjøre tid og ressurser som kan brukes til å gi et bedre tjenestetilbud og økt kvalitet for brukeren. Forprosjekt Lean ble sluttført , i tråd med prosjektplanen. De tre pilotavdelingene er i gang med implementeringen av Lean i avdelingshverdagen, men er fortsatt i en tidlig fase. Erfaringer og resultater så langt er samlet i en sluttrapport/ anbefaling fra forprosjektet. I sluttrapporten/ anbefalingen er det budsjettert med kr 1,13 mill i interne og eksterne kostnader for utrulling i Det er foreløpig avsatt av kr ,- fra fond gjennom budsjettprosessen. Eksterne tilskudds- muligheter utnyttes, men kan ikke garanteres. Øvrige interne finansieringsmuligheter som dekning av kostnader innen enhetens og adm. rammer og ytterligere bruk av fond må utforskes. Vurdering:

3 Forprosjekt Lean har hatt tre veldig ulike piloter i både størrelse og tjenestetilbud. De tre hadde også ulike utgangspunkt for å gå inn i Lean- prosess med tanke på mål, forventninger og motivasjon. Dette har ført til svært ulike prosesser og utfordringer i pilotavdelingene, som har gitt et godt lærings- og evalueringsgrunnlag for prosjektet. Prosjektledelsen og veilederne har igjennom forprosjektet lært hva som er kritiske suksessfaktorer for å lykkes med innføring av Lean i ulike avdelinger, og fått nyttig erfaring for å forbedre innføringsmetodene i andre avdelinger i organisasjonen. På tross av at pilotavdelingene har vært ulike og hatt ulike prosesser og utfordringer, viser resultatene fra pilotavdelingene at Lean som arbeidsmetode gir både ressurs- og kvalitetsgevinster. Dette gir et godt anbefalingsgrunnlag for videre utrulling i ulike avdelinger i organisasjonen. Det vises for øvrig til vedlagt sluttrapport/ anbefaling. Utrullingen vil søkes gjennomført i tråd med anbefalingene i rapporten, i så stor grad som råd. Det avhenger dels av om det mottas tilskudd i 2013, og hvordan utfordringen med interne kostnader løses. Prosjekteier og prosjektansvarlig støtter sluttrapporten/ anbefalingen. Denne har ikke vært oppe i styringsgruppen når saken sendes ut, og det tas forbehold om eventuelle endringer der. Administrasjonens innstilling: Rådmannen vil råde Formannskapet-adm. til å fatte slikt vedtak: 1. Formannskapet- adm. tar sluttrapporten til etterretning. 2. Formannskapet- adm. støtter anbefaling til videre utrulling i organisasjonen av Lean som arbeidsmetode med hovedprosjekt i NORDRE LAND KOMMUNE, den Jarle Snekkestad rådmann Merethe Lien Tøftum

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14